内部稽核制度

湖南宇航科技有限公司管理文件湖南菲尔斯特传感器有限公司管理文件版次/修改码A/0页码1/11标题内部稽核制度编号YH-QⅢ-D-内部稽核制度1.0内部稽核的定义：内部稽核是一项既有系统性又有独立性的稽查与复核活动，收集证据并对证据进行客观地评价，以确定相关的活动及其结果是否与规划内容一致，规划内容是否有效实施，且规划内容是否适合与达成目标，或是否满足相关之审核原则(如ISO条文)，对异常问题进行追溯和跟踪，并最终形成文件的过程。2.0目的：为加强和规范公司的内部管理，建立和完善内部稽核制度，以保护公司资产的完整与安全、促进目标任务达成、促进流程制度落实、提高执行力、降低成本费用，形成内部制约机制和控制体系，防止内部管理过程的失控，履行公司各部门的职责，实现公司持续改进与经济效益最大化，特制订本制度3.0范围：本制度适用于公司总经办属下所有部门和人员。4.0职责：4.1稽核组长：负责制定《稽核计划》与《稽核任务书》，并组织稽核实施，审核《稽核整改通知书》、《稽核通报》、《稽核奖惩汇总表》，向总经办定期汇报稽核情况4.2稽核专员：根据稽核计划与任务实施稽核，开具《稽核整改通知书》，发布《稽核通报》，对稽核异常进行整改跟踪验证，实施稽核奖惩.A.代表公司总经办对各部门、各岗位行使监督权、检查权、奖惩权；B.稽核检查各部门、各岗位是否按照规章制度、作业程序、岗位职责、会议决议等规定进行作业；C.以公司相关规章制度、作业程序、岗位职责、会议决议为准绳，以事实为依据，以纠偏、教育为目的，实事求是，不徇私舞弊、不偏不坦、公正无私；D.对稽核工作中发现的问题有督导建议权和奖惩权，有权召集被稽核部门相关人员参与调查会议；E.认证学习公司各类制度条文、熟练掌握奖惩尺度、使公司稽核工作良性、持续开展；F.及时向稽核组长或总经理反馈和汇报稽核工作中遇到的各类问题及建议。4.2公司各部门：负责配合稽核实施，对稽核中暴露的问题进行限期内有效整改，持续改进.A.被稽核时，积极快捷提供各类报表证据以供稽核检查；B.对宇航公司各项规章制度、作业程序、岗位职责、会议决议等文案的缺陷可提出修改建议；C.对稽核工作有异议时向稽核组长或总经理提出书面申诉，总经办三个工作日内给予申诉部门或申诉人员回复；D.稽核专员要求按期完成整改任务，被稽核部门或人员由于特殊原因需要延长整改期限的，必须向总湖南宇航科技有限公司管理文件湖南菲尔斯特传感器有限公司管理文件版次/修改码A/0页码2/11标题内部稽核制度编号YH-QⅢ-D-经理书面申请，并经总经理批准后方可延期完成；E.稽核内容涉及到多个部门时，稽核专员要一查到底，直到追究出最终责任部门和人员为止；各部门负责人又义务协助稽核专员查出责任人，否则责任部门负责人需承担相应责任。4.3人力资源部：根据稽核中心的《稽核奖惩汇总表》，在相关人员的薪酬中进行奖惩核算（需评估“现金”与“计分”方式的优劣性，确定奖惩方式，如现金奖惩则行政部执行）5.0稽核流程：5.1稽核组长在上月底制订次月的《稽核计划》，对突发问题或反馈、举报问题制订《稽核任务书》（《稽核计划》与《稽核任务书》对被稽核部门或人员必须严格保密），报总经理批准；5.2稽核专员按照批准之《稽核计划》或《稽核任务书》对稽核部门、人员进行现场稽核，将稽核事实客观地记录在《稽核检查表》上面，对稽核发现的异常开具《稽核整改通知书》，由稽核组长核准签字后让被稽核部门责任人签字，如责任人拒绝签字的，由其直接上司确认签字生效（一式两份，稽核专员与责任人各执一份）；5.3稽核专员完成稽核任务后2个工作日内向被稽核部门发出《稽核通报》；5.4稽核专员根据《稽核整改通知书》与《稽核通报》跟踪被稽核部门的限期整改情况与结果，如有异常情况及时上报稽核中心主管领导；5.5稽核专员根据稽核实际情况编写《月度稽核报告》或《专项稽核报告》、《稽核奖惩汇总表》，经稽核组长审核上报总经办；经总经办批准之当月《稽核奖惩汇总表》在次月的5号前交到人力资源部；5.6人力资源部根据总经办批复之《稽核奖惩汇总表》，在相关人员的薪酬中进行奖惩核算。6.0各部门稽核项目：6.1技术部稽核项目6.1.1.研发过程内部稽核项目6.1.1.1研发过程内部稽核控制的目的是为了合理地规划研发周期、控制研发费用、确认各阶段研发成果、减少损失，以较少的资金投入，争取最大的研发效益；6.1.1.2研发项目必须根据公司制定的研发进程进行分步实施，严格按《设计开发控制流程》执行，研发项目的立项应该形成文件，通知总经办、财务、营销等相关部门；6.1.1.3公司按计划批准的研发项目，应编制研发项目详细资金预算，经公司主管领导审批后交公司财务部备案，财务部按进度计划拨付资金；6.1.1.4研发部门应对每一个研发项目要进行阶段论证和阶段审计，评估研发进度与资金使用，对研发项湖南宇航科技有限公司管理文件湖南菲尔斯特传感器有限公司管理文件版次/修改码A/0页码3/11标题内部稽核制度编号YH-QⅢ-D-目各阶段必须形成的文件资料予以保留，最大可能减少风险；6.1.1.5研发项目中途停止或失败,应及时分析原因,并提出处理意见,形成书面报告后报请公司审批.对由于个人营私舞弊或责任事故造成研发项目重大损失的,应追究直接责任人的经济、法律责任和主要领导的相关责任。6.1.2技术部日常工作稽核项目6.1.2.1专案小组类：生产线工艺过程控制、工艺改进与验证跟踪、工艺问题处理；6.1.2.2工艺管理类：工艺问题处理、工艺夹（治）具出图纸与制作、工艺文件修订与管理、量产追踪、技术类合同评审、可靠性试验、参与技术类客诉分析与改进；6.1.2.3样品制作类：样品试制与参数设置、样品制作异常分析与反馈、参与原材料采购评估、样品批量试产建议；6.1.2.4客服技术类：技术类客户投诉远程处理与现场处理、客诉退货维修、协助完成技术类客服8D报告、技术类客诉趋势分析；6.1.2.5材料试验类：材料试验与可行性分析、新材料试验与评估、检验标准制订、参与采购封样、材料投产工艺转化；6.1.2.6制件开发类：自制件模具（或机加工）出图、协助产品成本核算与定价、品质与可靠性试验、工艺与检验标准制订；6.1.2.7可靠性验证类：试验项目、条件及判定标准确定，信赖性与例行试验实施，试验报告与趋真度分析，异常原因分析；6.1.2.8资料整理类：公司ISO文件资料管理，技术资料、图纸制订与受控分发，技术资料、图纸等公司技术资产保密管理；6.1.2.9部门质量目标、ISO质量管理体系文件、会议决议执行情况。6.2生产部稽核项目湖南宇航科技有限公司管理文件湖南菲尔斯特传感器有限公司管理文件版次/修改码A/0页码4/11标题内部稽核制度编号YH-QⅢ-D-6.2.1生产过程内部稽核的目的是为了保证生产计划的合理性和有效性、生产过程的受控性、库存存货的真实性和合理性，最大限度的满足营销部门的发货要求与服务要求，避免生产过程中的不合理损耗；6.2.2生产计划类：生产计划、产品管制表、请购单、生产日报表、产品流程单、入库单等必须与销售发货计划、存货管理相一致；6.2.3成本控制类：生产材料预算、领料单、退料单、盘点盈亏表、物料损耗、人工工时统计、成本核算等必须与营销订单、公司预期成本目标一致；6.2.4生产汇报类：月度生产总量汇总、物料耗损、成本核算等由生产部编制，部门经理审核，按月度上报总经办；6.2.5生产控制类：人员产能满负荷数据、机器产能满负荷数据、人员上岗培训考核记录、设备维护（修）申请与记录、制程标识、不合格品的隔离标识与处理、物料欠料表、物料数量是否准确受控、生产现场工艺文件是否合理有效、安全生产环境状况；6.2.6部门质量目标、ISO质量管理体系文件、会议决议执行情况。6.3物资供应部稽核项目6.3.1供应商甄选类：供应商选择严格按照适价/适量/适质/适地/适时进行选择、建立合格供应商一览表、供应商资质齐全、供应商调查评审记录完整、必须签订品质协议；6.3.2价格核定类：同一种物料至少有三家（含三家）以上独立供应商报价、供应商报价单完整清晰、报价单中体现物料品质与价格对比、核价前采购员有询/比/议价作业、价格核准按核价权限操作；6.3.3采购作业类：请购单清晰明了、请购权限合适、需要附带图纸或技术要求的请购单附件完备有效、采购合同中品名/规格/数量/价格/交齐/包装/交货方式等信息清晰明确、下达至供应商之采购合同皆有核准、采购合同供应商皆有回签、采购合同附带图纸在采购合同中皆有注明图号、采购信息变更皆有重新核准、作废采购合同皆有供应商确认、采购合同执行情况皆有跟催、物料到货时间皆有统计分析；6.3.4退货处理类：湖南宇航科技有限公司管理文件湖南菲尔斯特传感器有限公司管理文件版次/修改码A/0页码5/11标题内部稽核制度编号YH-QⅢ-D-退货经过质管部品质判定、退货信息与供应商沟通及时到位、退货及时、退货单据准确清晰并有一联交至财务部作扣款依据、补货及时、补货送货单必须明确注明“补货”字样；6.3.5对账付款类：送货单/退货单与收料单汇总数据一致、扣款单适时入账/未有变相抵销、供应商对账单/物资供应部对账单/财务对账单三者一致、付款方式/时间/发票与采购合同规定一致；6.3.6部门质量目标、ISO质量管理体系文件、会议决议执行情况。6.4营销部稽核项目6.4.1营销部内部稽核的目的是为了保证营销目标、营销战略落实和营销价格政策符合公司整体利益，保证应收帐款的真实性和可收回性，保证销售折扣的适度性和销售退回的合理处理；6.4.2营销政策类：制定与公司目标和战略协调一致的营销目标和营销战略并形成书面文件（需董事会批准）、合理确定销售最低最高价格/折扣率/销售提成、销售人员营销费用管理办法等、客户征信管理；6.4.3营销操作类：顾客台账联系信息清晰且保密防护措施好、营销方式规定、订单（电话/电邮/电传/下单）处理流程、销售合同订立前的评审、销售合同订立符合相关规定、销售合同中产品名称/规格/技术参数/交期/包装/标识/价格/交货方式/收款方式/质量异议/仲裁规定等明确、销售合同（或变更）审批完整、销售合同信息传达到生产部门顺畅有效受控、交货时间协调顺畅有效、交货时限满足销售合同要求、发货计划与发货单据完整；6.4.4客诉处理类：制订客诉管理办法、客诉登记表客诉内容清晰明了、客诉回复方式合理有效、客诉回复处理后有定期跟踪验证、客诉有效回复皆在期限内、保内返修产品的跟踪、保外产品维修与收费、客诉有统计分析并及时将信息反馈至相关部门和相关人员进行针对性整改；6.4.5营销回款类：应收帐款应按客户、业务员及区域制作明细帐，制成回款计划表，专职人员负责电算化帐的输入及附助备查登记（登记金额、合同号、送货单、销售日期、发票号等），回笼货款时逐笔核销；对账龄较长的客户进行坏帐风险评估，对销售人员按比例（计提比例由营销部根据实际情况报公司财务副总批准）提留销售提成与绩效奖金，待应收款回笼后予以冲回，以最大限度减少坏帐损失；6.4.6部门质量目标、ISO质量管理体系文件、会议决议执行情况。6.5人力资源部稽核项目湖南宇航科技有限公司管理文件湖南菲尔斯特传感器有限公司管理文件版次/修改码A/0页码6/11标题内部稽核制度编号YH-QⅢ-D-6.5.1人力资源规划类：A.人力资源战略规划:根据宇航总体发展战略目标、政策法规变化,制订宇航科技1-5年的人力资源开发利用和储备方针、政策、策略，是各种人力资源具体计划的核心，是事关全局的关键性计划；B.组织规划：组织规划是对宇航整体框架的设计,主要包括组织信息的采集、处理和应用、组织调查、诊断和评价、组织设计与调整、组织机构的设置、组织架构图的确定与绘制等；C.制度规划：根据战略规划逐步制订宇航人力资源管理制度、纳入具体操作方法和控制表格；D.人员规划：对宇航科技人员总量、构成、流动的整体规划,包括人力资源现状分析、企业定员、人员需求和供给预测和人员供需平衡等；E.费用规划：对宇航科技人工成本、人力资源管理费用的整体规划,包括人力资源费用的预算、核算、结算、以及人力资源费用控制等；6.5.2招聘与入职类：制订完善可行的招聘管理办法，对招聘方式、应聘要求、考核办法、考核权限、录用程序作出具体规定；收集宇航各部门的人力资源需求信息，制订招聘计划，发布招聘信息，采集应聘者简历，按岗位任职资格甄选人员，组织面试，通知应聘者面试结果，确认试用过程；6.5.3培训与开发类：根据岗位设置及考核结果，制订必要的技能培训计划，组织培训、考核、评估工作；根据公示发展及员工个人能力制定员工职业生涯发展培训计划；对培训的目标、课程内容、授课教师、时间、地点、设备、预算等进行管理，对培训人员、培训结果、培训费用进行管理；6.5.4绩效考核管理类：通过绩效考核评价人员培训和岗位操作的效果、对员工进行奖惩激励、为人事决策提供依据；根据不同职位在知识、技能、能力、业绩等方面的要求，提供系统考核方法、标准，对员工的特征、行为、工作结果等进行定性和定量考评；6.5.5薪资管理类：制定了合理完善的工资发放制度，包括不同员工的薪资标准、薪资的明确组成部分、发放薪资的政策、薪资发放办法和原则、对该员工工作评价制度和薪资评价制度等；按时进行工资核算、工资发放、费用计提、统计分析等，将薪资发放统计分析数据运用到人力成本控制计划；6.5.6劳动关系管理类：制订了明确合理的劳动合同管理、劳动争议处理、员工沟通、职业安全管理等规章制度；对员工劳动合同的签订、变更、解除、续订、劳动争议、经济补偿等皆按规章办理；员工沟通与协商协调通湖南宇航科技有限公司管理文件湖南菲尔斯特传感器有限公司管理文件版次/修改码A/0页码7/11标题内部稽核制度编号YH-QⅢ-D-道畅通有效；员工劳动防护措施与执行状况良好；6.5.7部门质量目标、ISO质量管理体系文件、会议决议执行情况。6.6品质部稽核项目6.6.1根据宇航的远景规划制订出1-3年的质量战略规划，作为宇航质量管理的指导政策；定期出具品质成本分析报告，从来料、制程、成品、客诉等四方面对品质控制投入与控制成果进行分析，给决策层提供详实的决策依据；根据传感器产品的特点制订品质检验制度、品质控制制度、品质保证制度、全员参与制度等品质管理制度，作为宇航质量管理的准绳；6.6.2品质检验类：制订了宇航品质检验抽样方法、明确了抽样标准；制订了进料检验规定、制程检验规定、成品检验规定、出货检验规定；制订了各检验流程具体有效的检验标准、检验方法与检验判定数据；6.6.3品质控制类：制订了宇航完善的品质控制体系，如不合格品的控制与处理、特采作业管理办法、外购外协品管理办法、代加工、全检、批退等作业办法；质量绩效考核制度的制订让自检、互检、专检的产品质量控制三步骤得以切实执行；6.6.4品质保证类：宇航科技与客户、供应商签订了质保协议，交货品质保证与来料品质保证都严格按照质保协议的协议内容进行验证；各检验流程的检验报表完整留存，宇航出厂成品与来料检验数据能够被追溯；关键品质控制点都有相关的品质保证方法，且有记录留存；6.6.5全员参与类：有全员参与品质管理的计划与方案；在专项品质问题分析与改善、品质计划、品质提升等品质项目中，公司相关部门和人员都有参与，动议与决议记录保存完整；全员参与品质管理过程中相关部门的执行力度与执行情况都有跟踪，对执行过程中存在的问题有积极的处理措施。6.6.6部门质量目标、ISO质量管理体系文件、会议决议执行情况。6.7财务部稽核项目6.7.1财务部稽核主要审查经总经理批准的财务收支计划、销售经营计划、投资计划、固定资产购置计划、资金筹集和使用计划、利润分配的执行情况，发现问题稽核组及时向公司领导反映，并提出改进设想、办法及措施，对计划指标的调整提出意见和建议；A.编制月度资金使用预测计划表，并与实际执行后的资金使用情况作对比分析；B.收款账目、付款账目、银行往来账目与现金收支账目清晰无异常；6.7.2财务部制订销售部月（季）度销售资金回款计划并提前将计划发送至销售部主管，财务部根据月（季）湖南宇航科技有限公司管理文件湖南菲尔斯特传感器有限公司管理文件版次/修改码A/0页码8/11标题内部稽核制度编号YH-QⅢ-D-度营销目标、月（季）度销售资金回款计划对销售部的实际销售总额、销售回款进行稽核,并制订销售、回款报告呈报公司决策层以作公司决策之用；6.7.3财会部在月末对应收帐款进行帐龄分析，对挂帐时间长、资信较差的客户，应提醒销售人员及时催收；对财务部门已提出警告，发现擅自赊帐销售应收款不能收回的，应追究营销部门主管和销售人员的责任；6.7.4宇航产品销售由销售人员提出销售申请，营销部负责人审核报财务有关人员审核价格、客户资信无误后交财务部开票；财务部发票开立及申报需严格按税法规定时限办理、发票内容与送货单相符、发票作废流程正确，财务部自身原因造成错开销售发票的，由财务部及相关人员承担一切损失；6.7.5非常规性销售（eg：销售使用过的办公室家具、车辆、办公设备、无用的生产设备和其他设备需经相关责权主管审批）、废品和废料的销售需形成书面文件，报财务部进行相应的帐务处理。6.7.6财务部对宇航公司各部门的销售费用、管理费用控制中存在的问题应及时呈报主管领导，采取措施予以解决，发现问题而未及时上报，由财务部门承担责任；管理费用中重点控制的可控费用项目为办公费、差旅费、业务开拓应酬费、会议广告费、修理费等；6.7.7财务部对采购应付账款必须严格审批：A.财务对账单与物资供应部、供应商对账单必须一致方可核准对账单；B.财务对账需依据核准报价单、送货单、收料单、退料单、扣款单五单作业；C.财务付款需要核对采购合同之付款方式、付款条件、付款申请单、付款批准权限、发票（收据）等；D.财务付款现金支出传票需核准、受款人与发票（收据）抬头一致、支出传票金额与发票（收据）抬头一致、作废支票处理经权限主管核准、款项付讫即在凭证上盖“付讫”章并核对银行往来明细；6.7.8部门质量目标、ISO质量管理体系文件、会议决议执行情况。6.8行政部稽核项目6.8.1行政事务类：A.负责宇航公司内部、外部公共关系的建立和维护，包括公司内部各部门，公司同政府、社区、新闻、行业等方面的联络、协调沟通、处理具体事宜等；B.制订宇航公司行政类规章制度并监督促进制度的规范化管理；C.负责公司资料、信息的管理与对外宣传推广工作；D.负责公司各项活动、会议的组织与安排工作，做好相关记录与归档工作；E.负责公司办公设备购置维护、印章、证照、公车、考勤、消防安全、后勤保障等行政杂务管理；湖南宇航科技有限公司管理文件湖南菲尔斯特传感器有限公司管理文件版次/修改码A/0页码9/11标题内部稽核制度编号YH-QⅢ-D-F.行政相关工作都严格按照文件规定执行，并且相关记录完整、清晰、追溯性强；6.8.2资产管理类：A.行政部负责宇航公司各部门实物资产增加、减少报批手续的管理，资产登记管理及末使用实物资产的保管工作；公司各部门是二级管理单位，具体负责本部门各项实物资产的实物管理工作；财务部负责公司实物资产的核算管理工作；B.行政部制订实物资产价值标准管理制度，并依据制度建立公司资产管理台账，分固定资产、低值易耗品、耐用品设立台帐，对本公司各项实物资产的增减变动情况进行登记、统计；C.行政部建立资产管理台帐，对宇航公司各类实物资产实行控制（购入、入库、出库）管理；财务部对固定资产、低值易耗品、耐用品按分类进行核算，并定期对实物资产管理实行财务监督盘点检查，制订盘点检查表呈报决策层；D.行政部制订实物资产盘盈盘亏处理办法，实物资产管理盘点严格按照该办法执行；6.8.3部门质量目标、ISO质量管理体系文件、会议决议执行情况。7.0内部稽核的奖惩规定：7.1稽核专员的奖惩规定：7.1.1稽核专员必须经过严格筛选、竞聘上岗，试用期2个月，试用期岗位津贴500元/月，试用期后岗位津贴800元/月；7.1.2稽核专员在稽核工作结束后的2个工作日内向稽核中心、被稽核部门发出《稽核检查表》、《稽核通报》，延期一天乐捐20元；7.1.3稽核专员在稽核工作中被投诉弄虚作假、徇私舞弊、偏袒一方等严重不良行为，经调查属实的，每次乐捐50元，两次（含）以上取消稽核员资格；7.1.4稽核专员在稽核过程中开具的稽核异常整改事项，经被稽核部门申诉总经办调查确认属稽核错误的，乐捐30元/单；7.1.5稽核专员对《整改通知书》上的整该要求进行期限内整改效果跟踪验证的，乐捐20元/单；7.1.6稽核专员未及时将《稽核检查表》、《整改通知书》、《稽核通报》、《稽核奖惩汇总表》传送归档的，乐捐20元/单；7.1.7稽核专员违反公司保密制度或其他保密协议的，追究相应责任。7.2被稽核部门的奖惩规定：7.2.1在稽核巡查中，稽核专员发现相关人员确有突出表现时，可向公司报请给予100-2000元的适当奖励，但需提供相关证据证明；7.2.2被稽核部门不配合稽核工作、态度蛮横、拒绝提交稽核所需资料的，当事人乐捐20元/次，情节特湖南宇航科技有限公司管理文件湖南菲尔斯特传感器有限公司管理文件版次/修改码A/0页码10/11标题内部稽核制度编号YH-QⅢ-D-别严重的当事人乐捐50元/次并提报总经理予以停职反省或辞退处理；7.2.3限期整改的责任部门未按期整改完成的，责任部门责任人乐捐20元/单，并再次下达《整改通知书》要求限期整改