台塑集团集中采购与资材管理介绍

报告人：简志仁台塑集团采购部副理陈宪胜台塑网科技公司处长2009/3/24-25台塑集团

集中采购与资材管理介绍台塑集团採購组织架构及工作範圍集团与子公司采购业务分工资材(采购)管理制度/规范的运作采购E化的效益采购E化案例分享AGENDA海外专案组资材管理组资材审核组…其它各组集团总管理处总经理室财务部采购部其它…经理室化学材料组机械设备组电仪设备组一般材料组铁材管件组医疗器材组台塑公司总经理室会计处资材（储运）处其他…塑胶事业部台丽朗事业部…各事业部厂区资材课仁武厂…厂（处）台塑集团采购部组织架构资材审核

机电审核营建审核产销管理工安环保保养管理人事总务财务动采购、发包审核项目改善支持各公司及事业部经营管理经营管理及改善总管理处总经理室资材管理工程管理公共关系土地工程品检管理制度规划及推总管理处总经理室与采购部較有密切业务往来部門海外专案组资材管理组资材审核组…其它各组集团总管理处总经理室财务部采购部其它…经理室化学材料组机械设备组电仪设备组一般材料组铁材管件组医疗器材组台塑公司总经理室会计处资材（储运）处其他…塑胶事业部台丽朗事业部…各事业部厂区资材课仁武厂…厂（处）台塑集团采购部组织架构台塑集团总管理处资材管理组新制度管理制度意见反应项目改善总管理处总经理室召集各相关部门确定需求专责管理人员负责制度规划委由专业程序人员负责开发软件管理及程序人员共同负责对使用者教育训练及试行正式实施稽核及查核機能：1.制定資材管理制度并计算机化。：2.推动管理制度执行及业务稽核。台塑集团资材规章及办法台塑集团采购管理办法海外专案组资材管理组资材审核组…其它各组集团总管理处总经理室财务部采购部其它…经理室化学材料组机械设备组电仪设备组一般材料组铁材管件组医疗器材组台塑公司总经理室会计处资材（储运）处其他…塑胶事业部台丽朗事业部…各事业部厂区资材课仁武厂…厂（处）台塑集团采购部组织架构集团总管理处资材审核组采购审核异常案例机能：采购案之审核项目核决权限子公司经理子公司协理子公司副总经理子公司总经理子公司董事长集团总裁创办人订购金额200万元↓500万元↓1,000万元↓1,500万元↓2,000万元↓3,000万元↓3,000万元↑合约金额200万元↓500万元↓1,000万元↓1,500万元↓2,000万元↓3,000万元↓3,000万元↑※2万元以下由采购部门组长核决。※2万元~200万元(含)案件由各公司总经理室审核。※200万元以上案件由总管理处总经理室资材审核组审核后，再依核决权限呈核采购作业核决权限币别：NT新台币开标会签议价核决订购海外专案组资材管理组资材审核组…其它各组集团总管理处总经理室财务部采购部其它…经理室化学材料组机械设备组电仪设备组一般材料组铁材管件组医疗器材组台塑公司总经理室会计处资材（储运）处其他…塑胶事业部台丽朗事业部…各事业部厂区资材课仁武厂…厂（处）台塑集团采购部组织架构集团采购部经理室机能及工作职掌采购庶务采购管理1采购管理制度推行及设修订检讨2采购制度执行检核3采购管理指标分析检讨4教育训练计划拟定及推行5采购进度逾期案件协助及跟催6厂商开发、网络联机系统维护7材料编号编审作业1总务、人事、文件收发2开标作业管理及5S推行维护5事务用品管理及询价对象文件维护7付款异常及交货质量异常处理大宗原物料采购采购部经理室大宗8外购索赔及订购数据修改6投抵案件资料汇送及整理付款3内外购逾期交货及交期变更处理4接件审查及数据输入报表打印集团采购部人员配置采购部负责全台塑集团采购案件对外招标及厂商开发案件类别采购件数采购金额(佰万元)件/人年佰万元/人年经理室医材组化学组机械组海外组28人6人8人16人5人一般采购230,73874,7602,849923合约采购29,730189,0349015,728123人总人数2008年度完成件数、金额采购管理6人大宗采购一般组19人铁材组18人电仪组15人内购(81人)一般采购520,07047,3616,420585合约采购6,7306,544204198外购(33人)小计750,808122,1219,2691,508小计36,460195,5781,1055,926总计114人787,268317,6996,9062,7872人经(副)理(不含经(副)理２人及料号编审７人)台湾采购部全集团整合香港广州华亚厦门南通华阳厦门漳州重庆芜湖东营如东华丰昆山江苏省安徽省山东省浙江省福建省江西省广东省湖南省湖北省广西省贵州省四川省河南省宜兰龙德新港彰化林园高雄嘉义大肚三峡年代冬山仁武长庚医院工务台塑前镇台货小港嘉义长庚医院工务嘉义长庚医院营建工五高雄林园冬山大肚龙德宜兰嘉义仁武麦寮台北宁波惠州新港彰化嘉义大肚台塑货运台塑马槽台塑货运嘉义台湾电讯仁武台塑集团集中採購(台灣)集团采购作业绩效评核指针(KPI)开标决购率送会签率决购逾期率逾期交货率品质异常率网络联机厂商数逾期装货率索赔未结件数总接件数一般采购件数合同采购件数每件采购成本集团采购部采购人员评核指标(KPI)评核项目80%1.决购逾期件数2.议价逾期件数3.订购逾期件数4.审核退件件数5.逾交件数设定6.品质异常件数案件件数处理绩效案件執行效益20%1.优-采购案件执行重大绩效事项2.优-厂商开发执行效益3.优-创新、执行力特殊表现4.劣-审核部门退件重大异常事项」5.劣-内、外部稽核重大异常事项」6.劣-执行力偏差及重大异常事项」集团采购部采购人员评核指标(KPI)加、扣分提报原则类别：採購部化学组厂商开发作业执行效益项次材料项目处理方式及结论效益一.热安定剂B-561一.本品原以合同采购向供货商A公司采购单价NT135/KG，年用量约259MT(年用额高达NT：34,965,000)。经分析○○塑料部应有能力制造此类添加剂，经洽其开发及多次调制送试，于六月份经○○聚烯部认可使用，其单价为NT125KG(-7.4%)依259MT/年计，年可节省NT2,590仟元资材管理制度/规范的运作采购管理存量管制仓储管理资材管理作业关联请购作业存量管制低于请购点计算机开单工程材料订单用料大宗原料非常备用料达请购时机接获客户订单库存或市场价格用料需求请购资料输入采购作业仓储作业合约采购一般采购询价开标订购交期管制厂商交货收料发料收发数据检验付款审核盘点电汇厂商采购的课题如何降低采购发包成本

如何开发优良合格厂商

如何争取时效及提升作业效率

如何公开、公平、避免人为介入

品质时效价格防弊采购作业流程图询价网络询价?传真或网络询价邮寄询价NO请购单(检附图面规范)YES请购单滞料查核转用滞料拨售确认单开标YES开标会签议价核决订购计算机数据檔材料库存档请购基准档低于请购点受订资料文件标准配方檔库存或市场价格达请购时机接获客户订单用料需求计算机开单请购资料输入采购作业料号编审及建档料号申请就源输入专人编审品名规格文件请购时机工程进度管制檔工程预算基准档请购作业存量管制工程材料订单用料大宗原料非常备材料请购作业关联料号编审及建档．就源申请，专业审查－用料部门就源申请材料编号，审查专人订定材料规格原则，完整描述材料品名规格．编订料号－新开发材料赋予料号，达到一品一号．规格化管制－简化用料规格，增加转用机率，节省仓储事务料号编审及建档料号申请就源输入专人编审品名规格文件．采购记录建立－供作下次比价参考用．厂商及对抗品开发－提供报价家数不足之材料做为开发之依据．购备天数差异提示－确保采购作业天数合理，避免供料异常．动态提示－由接件、订购、交货至逾期未交均主动提示采购部门采购记录建立厂商评核逾基准?采购天数差异反应单催交单是逾交期?是采购数据管理各项进度动态提示订购采购进度管制采购数据管理．常用材料纳入合约采购－确保价格交期之优势及简化事务．厂商评核－针对厂商交期、质量、报价情形定期评核，更新供应厂商档．异常管理－逾管制基准之异常(质量、进度)进行稽核采购记录建立厂商评核逾基准?采购天数差异反应单催交单是逾交期?是采购数据管理各项进度动态提示订购采购进度管制采购数据管理．存量管制－经常性使用之原物料，依库存状况自动请购．工程进度及预算－根据工程进度及预算之用料需求自动请购．依订单开单－接获客户订单时，以MRP展开用料需求自动请购．大宗原料－大宗原料视市场行情波动适时请购．非常备开单－视个案需求开单请购材料库存档请购基准档低于请购点受订资料文件标准配方檔库存或市场价格达请购时机接获客户订单用料需求计算机开单请购资料输入采购作业请购时机工程进度管制檔工程预算基准档请购作业存量管制工程材料订单用料大宗原料非常备材料请购时机询价．供应厂商建档－依材料别建立可供应厂商档案．进度管制－接件后，由计算机纳入进度管制．余滞料查核－优先转用企业内余滞料．自动询价－依建档之材料别可供应厂商档自动询价．网络招标－透过网络公告及询价7厂商调查厂商基本资料建文件材料别可供应厂商建檔接件滞料查核余滞料拨售确认单邮寄询价传真询价网络询价邮寄报价网络报价采购进度管制檔逾期？进度逾期催办单是否询价合约材料是否厂商开发申请单询价决购．合约材料请购立案即自转订购．开标后，打印「比价表」及「采购记录」．开标即决购(不再议价)1.原始报价最低者2.不高于前购价格者．优先议价条件1.原始报价最低者2.质量交期符合者．专业审查1.询议价作业合理性2.请(订)购规格合理性3.选购作业合理性4.决购价格合理性8余滞料拨售确认单采购记录表比价表议价订购是否呈核审核决购?采购呈核表决购开标厂商评核及淘汰询价厂商异常反应表计算机每月查核1.暂停询价2.拒绝往来流程超过异常标准YES评核标准：依同一厂商在最近三个月内报价或交货案件数计算1.未报价比率2.报价偏高比率3.未得标比率4.交期异常比率5.品质异常比率采购作业流程（一）请购就源输入计算机批次作业透过因特网或传真或邮寄询价邮局取回邮件放入31格信箱未联机厂商以邮寄报价厂商透过因特网报价网络报价数据传回台塑衔接ERP系统请购采购作业流程（二）依报价高低顺序打印比价表最低报价优先拟购完成订购！审核单位审核拟购合理性台塑采购开标作业计算机汇集厂商于网络报价数据及采购部输入之报价资料邮寄报价案件由采购部输入报价数据呈核决购网络报价数据传回台塑衔接ERP系统厂商端作业（三）厂商随时上网作业透过因特网连接台塑采购作业网站于计算机浏览询价资料打印询价单及请购规范等相关资料计算报价上网报价台塑采购开标作业采购进度管制(四)会签逾期催办单送会签日+7天是否会签?开标会签完成否?NO决购否?NO决购逾期催办单YESNOYES议价完成否?议价逾期催办单NOYES呈核完成否?呈核逾期催办单NO

内购:会签完成日+7天

外购:会签完成日+15天送呈核日+10天YES订购资料输入否?订购逾期催办单NO

内购:呈核完成日+7天

外购:呈核完成日+10天

内购:开标日+7天

外购:开标日+10天采购交期管制(五)催交单是否交货?订购后逾约交日3天?YESNOYES付款审核跟催厂商尽速交货内购材料付款审核关联图收料凭证(发票..)采购部门资材料库检验部门会计部门订购单价检验结果收料数量发票金额计算机审核正确不正确汇入厂商银行账户异常处理四支钥匙E-MarketplaceASPSCMCRME-CommerceE-CommerceOAKME-ManagementERP询价检验收发数据发料收料合约材料开标电汇订购付款审核厂商交货交期管制请购基准自动调整用料差异反应采购作业生产管理仓储管理存量管制非常备及零星材料请购存量管制财务管理依产量展开材料耗用量盘点资材管理计算机作业关联图SCM台塑集團对计算机应用的态度纵然是传统产业(石化、纺织、电子、汽车、炼油、运输)仍然要全面高科技的管理。不断引进计算机应用科技，

彻底改善管理体质，全面

深植至各机能、各部门。采购询报价作业演进过程1994年EDI询报价缺点：软件安装在厂商之PC端作业，程序更新修改时，须派员至厂商端更新，耗费人力。邮寄询报价缺点：1.时效慢，且偶而会遗失。2.邮寄工作事务多，浪费人力。1992年传真询价缺点：1.传真失败时，须再人工补传。2.须再人工输入报价数据。1999年1月因特网询报价优点：公开招标，公平竞标，降低成本，防止舞弊，提高效率，确保数据正确安全..等等。供应链SupplyChainINTERNETERPERP存量管制最低库存开单预估使用量非常备就源输入请购统购网络询价网络报价开标比价决购网络订购进度管制资材收料质量检验汇款集中采购订购通知逾期催交交货提示在线数据查询厂商Modem汇款通知采购部资材课检验部门厂商交货询报价作业订单作业交货管理作业货品催交作业付款进度查询台塑

因特网

采购系统(1)询报价单(2)询价撤销通知(3)已报价案号通知(4)未得标通知(5)报价数据查询(1)订购通知(2)交货通知(1)交货提示表(2)交货变更通知(1)催交单(2)确认交货日(1)汇款通知单(2)付款进度查询凭证文件催交作业(1)逾期交货扣款通知单(2)催发票函(3)催投资抵减文件函安全控制系