SAP ERP-用户操作手册-FI(GL总账)1.5

./一丁集团股份ERP项目SAP系统用户操作手册GL模块文档准备:晓燕,许正华项目经理：振飞项目文档编号文档日期:2012-07-25目录1前言42SAP常见系统图标及功能说明43基本概念介绍54SAP系统登陆74.1登陆界面74.2更改密码74.3执行事务的路径84.4工具栏简介94.5显示帮助信息94.6菜单路径搜索帮助105操作说明105.1总分类账科目日常业务处理10一般科目凭证过账10快速录入、查模型、调用凭证20重置已清项23更改总账科目凭证26显示总账科目凭证30显示更改总账科目凭证33凭证冲销345.3预制凭证37生成预制凭证37更改预制凭证40显示预制凭证41显示更改预制凭证41过帐预制凭证425.4暂存凭证45生成暂存凭证45调用暂存凭证48显示暂存凭证49删除暂存凭证495.5周期性凭证51生成周期性凭证51执行周期性凭证54查看周期性凭证清单58更改周期性凭证59显示周期性凭证59显示更改周期性凭证59删除周期性凭证605.6查询60总账科目余额查询60凭证日记帐查询61余额/明细查询621前言本文档是在ERP项目中用于培训的系统操作手册,旨在帮助用户学习和掌握系统操作流程和方法。此文档必须结合系统操作和外部业务流程,以及用户岗位职责,详述每个业务操作环节。外部业务说明是为了帮助用户了解整个业务过程及加深对系统功能的了解和掌握。***此文档会进行补充校正,请参阅者注意文档版本更新信息***2SAP常见系统图标及功能说明功能SAP系统符号说明保存按钮保存您在数据库中的工作。返回〔上一级按钮使您在不保存当前工作的情况下返回以前的屏幕。取消〔退出当前屏幕按钮使您在不保存当前工作的情况下退出当前的任务。取消/放弃操作按钮使您在不保存当前工作的情况下退出当前的任务。确认〔回车按钮使您能够进入下一个屏幕或窗口。Enter按钮有相同的功能。下拉菜单选择项全选取消全选翻页按钮使您能够进入以后或以前的页,既可以进入第一页也可以是最后一页。列按钮使您能够显示以后或以前的列,既可以显示第一列也可以是最后一列。创建新的会话按钮使你快速打开一个新的会话窗口。执行键按钮使您开始运行一个系统活动。批准检查按钮可检查屏幕输入容〔或程序等的准确性及完整性。打印新建项目取消项目按钮在同一订单中删除一个或多个行项目。单据删除按钮删除整个订单。显示凭证流程按钮使您能够根据系统中的某单据或凭证,查找到与其相关的单据及凭证。显示凭证抬头细目状态总览帮助使您获得在线帮助。执行批量处理变量在执行报表时为不固定、可选条件。如可将公司代码、利润中心、期间设置成变量。取消激活项目激活项目更改点击后对屏幕上相关项目进行更改。错误信息〔红色需要对提示错误处进行修改,方可执行后继操作。警告信息〔黄色可继续执行操作,但对可能错误处提示警告信息。可直接回车跳过。提示信息〔绿色表示已正确完成某项操作3基本概念介绍1,集团：SAP标准层次中最高的级别,集团水平定义的参数适用于该集团下属各公司代码。2、公司代码：一个必须的企业结构,一个合法独立的实体。是一个能够执行会计的最小组织单元<进行业务交易的级别；会计科目管理的级别；产生合法的独立实体和损益报表的级别>。3,会计科目表：用于一个或多个公司代码的所有总帐科目的清单。3、成本要素：是对成本、费用的明细分类,用于详细记录成本、费用的发生方式和发生原因；当使用成本要素时,必须附加一个成本对象,如：成本中心,部定单等。成本要素是基于一定有效期间创建的,超过有效期将无法使用。成本要素分为初级成本要素和次级成本要素。4、成本中心：是在成本控制围中的代表独立的成本发生地点的组织单元,成本中心可以根据职能需求、分配原则、提供的作业或服务、地点或职责围建立。成本中心是基于一定有效期间创建的,超过有效期将无法使用。5、财务专用供应商主数据：和采购集成业务无关的应付挂帐业务需要创建财务专用的供应商主数据,且考虑将来员工信息将和人力资源模块进行接口,所以将企业的员工作为供应商进行管理,此类供应商主数据只需要创建基本视图和公司代码视图,组设置如下：6、凭证类型：决定凭证的编号围,系统通过不同的凭证类型编号围存储一种凭证类型的所有凭证。例如：SA总帐凭证等等7、记账码：控制每一个凭证行项目是借方还是贷方,也控制了用于行项目过账的特定科目类型〔客户、供应商、G/L科目、资产、物料。记账码同时还帮助控制行项目的字段状态。字段状态指行项目的屏幕布局。根据行项目上所使用的记账码的定义,个别字段可以是禁止、可选或必需的。如：一般总帐凭证过帐,40借方,50贷方。记账码描述借方/贷方科目类型01应收帐款/其它应收款〔应收模块借方客户11应收帐款/其它应收款贷方客户21应付帐款/其它应付款〔应付模块借方供应商31贷方凭证贷方供应商40借方分录〔总账借方G/L科目50贷方分录贷方G/L科目70借方资产〔资产借方资产75贷方资产贷方资产09预收/应收票据/其它应收款借方客户19预收/应收票据/其它应收款贷方客户29预付/应付票据/短期借款/其它应付款借方供应商39预付/应付票据/短期借款/其它应付款贷方供应商应收帐款/应付帐款/预收/预付/其它应收/其它应付/应付票据/应收票据/短期借款/固定资产/无形资产/长期待摊费用都按统驭科目进行管理,如果客户或供应商同时又是预收帐款/应收票据/其它应收款/预付帐款/应付票据/短期借款/其它应付款的客户或供应商,就通过09/19/29/39特别总帐标识来记帐。4SAP系统登陆4.1登陆界面在指定的用户名下,单击,运行后进入下一屏幕：输入用户名及密码〔密码栏本身为空白,设置密码最长为8位,可以短于8位,单击或直接回车后进入系统菜单。注：如果输入为第一次的初始密码进入SAP,系统会马上提示需要设置新密码来更改初始密码。4.2更改密码如果需要对密码进行修改,单击出现如下屏幕：按系统提示要求在栏输入新密码,单击或直接回车完成修改。4.3执行事务的路径[注1]：在事务代码栏输入如下符号,可实现下列功能：代码功能/n结束当前事务〔可在n后面直接加上事务代码,即可进入事务操作界面/o创建新的会话执行事物/i结束当前会话<退出操作系统>[注2]：点击〔本地格式设置,在"快速剪切和粘贴"前打"√"选中,在系统中实现快速复制、粘贴功能。[注3]：在菜单状态下,对任何事务代码单击右键,可将此事务代码列入收藏夹,便于日常使用。4.4工具栏简介4.5显示帮助信息4.6菜单路径搜索帮助回车或点即可查找到该事务代码的路径,生成如下屏幕：5操作说明5.1总分类账科目日常业务处理5.1.1一般科目凭证过账5.1.1.1菜单路径及事务代码菜单路径会计核算―>财务会计―>总分类账―>过账―>F-02一般过账事务代码F-025.1.1.2举例操作例1,苹果事业本部报销快递费250用现金支付双击或点输入SAP事务代码：F-02,进入下一屏幕：屏幕解释：字段名称描述用户操作和输入值1凭证日期记账日期2011-04-2凭证抬头文本凭证摘要员工报销快递费3记账码根据业务所定义的过账码,可确定记账的方向40〔借方4科目记账科目5凭证类型凭证类型决定凭证的编号围：系统通过不同的凭证类型编号围存储一种凭证类型的所有凭证。SA6过账期间凭证记账的月份47货币/汇率凭证记账货币RMB8G/L详细汪释可输入科目的关键字进行搜索点进入下一屏幕：帐户模型和快速数据输入都是可以多行录入的帐户模型和快速数据输入都是可以多行录入的双击进入下一屏幕：回车进入下一屏幕：有些科目是要输业务范围的,已设为必输了有些科目是要输业务范围的,已设为必输了回车进入下一屏幕：再点回车进入下一屏幕：选择完原因代码后,点进入下一屏幕：检查无误后点生成如下屏幕：例2,员工晓燕借款2000元点进入下一屏幕：双击进入下一屏幕：点进入下一屏幕：双击选择进入下一屏幕：回车进入下一屏幕：备注：统驭科目：统驭科目不能直接被过账,确保总账数据与明细账数据的实时集成统驭科目包括：客户、供应商、资产等当记录明细账时,系统自动更新相应的统驭账户总账回车进入下一屏幕：回车或点进入下一屏幕：点生成如下屏幕：点进入下一屏幕：5.2.1快速录入、查模型、调用凭证在F-02做凭证时,屏幕上显示如下：第一个模型,可以在一个屏幕里做总帐类的分录得到屏幕如下：录完后点返回,得到如下：检查无误后保存就行了。快速录入也类似,都可以从EXCEL表复制数字过来,不过只能一列一列复制点调用凭证时显示如下：选完后回车就调用了,再录好数字后,要更改的再改一下就行了。检查无误后保存就行了。5.2.2重置已清项.1菜单路径及事务代码菜单路径会计核算―>财务会计―>总分类账―>凭证―>FBRA-重置已结清项目事务代码FBRA重置已清帐FBRA指对清账凭证进行的冲销,对于一般凭证冲销使用事务FB085.2.2.2举例操作把清账凭证100000150进行冲销点,进入下一屏幕：：表示只取消已清项目之间的关联。〔借款凭证和报帐凭证仍然存在,但借款凭证表现为未清状态：1、取消已清项之间的关联；2、冲销原清帐凭证。〔冲销原费用报帐凭证点进入下一屏幕：点进入下一屏幕：屏幕显示100000150已经被冲销,点进入下一屏幕：屏幕显示冲销凭证100000151记账到1000中,用事务代码FB03即可显示该凭证：点可以看到原被冲销的凭证：备注：反记帐：科目的明细帐会在原记帐方向用红字反映冲帐金额,但凭证上不会用红字凭证显示。5.2.3更改总账科目凭证.1菜单路径及事务代码菜单路径会计核算―>财务会计―>总分类账―>凭证―>FB02-更改事务代码FB025.2.3.2举例操作备注：对凭证的修改,系统仅允许对文本、分配、参考等非关键字段进行修改,对记账日期、金额、业务围、凭证类型等关键字段系统不允许修改,错误情况下仅能对此凭证进行冲销。可直接输入凭证编码后回车进入凭证修改,也可单击凭证右上方,找到所需修改的凭证后进行修改。点进入下一屏幕,屏幕下方提示〔黄色警告,可继续回车进入下一屏幕：点进入下一屏幕：双击要修改的凭证编号,进入下一屏幕：双击行项目,生成如下屏幕：点后生成屏幕,可对的容进行修改,点进入下一屏幕：点生成如下屏幕：备注：字段栏底色为浅兰色属于不可修改字段,底色为白色的字段栏方可修改。SAP规定已保存的凭证的主要容都不能修改。只可对凭证抬头摘要、文本、参照三个容进行修改；科目名称、金额等不可修改。修改后保存即可,显示更改已保存。5.2.4显示总账科目凭证.1菜单路径及事务代码菜单路径会计核算―>财务会计―>总分类账―>凭证―>FB03-显示事务代码FB035.2.4.2举例操作直接回车即可查询100000150的凭证容如需查找其它凭证,可点击,生成如下屏幕：屏幕解释：〔可根据需要加入更多查询条件字段名称描述用户操作和输入值公司代码凭证所在的公司代码1000会计年度凭证所属的年份2011查询自己的凭证缩小查找围。如想扩大查找围,此处可不打"√"打"√"点进入下一屏幕：可根据需要加入更多的查询条件,点进入下一屏幕：点进入下一屏幕：双击行项目或把光标放置需要选择的凭证行上〔100000150,单击屏幕左上方,可显示凭证如下：有这个标志说明该凭证是被冲销的,正常的没有有这个标志说明该凭证是被冲销的,正常的没有点生成如下屏幕：双击"办公费"或将光标置于行项目"办公费"栏,单击屏幕左上方,可显示生成凭证行项目容如下若要查询其它凭证信息,可点重新选择要查看的凭证5.2.5显示更改总账科目凭证.1菜单路径及事务代码菜单路径会计核算―>财务会计―>总分类账―>凭证―>FB04-显示更改事务代码FB045.2.5.2举例操作输入要显示更改的凭证编号,回车或点进入下一屏幕：点进入下一屏幕：5.2.6凭证冲销.1菜单路径及事务代码菜单路径会计核算―>财务会计―>总分类账―>凭证―>冲销―>FB08-单一冲销事务代码FB085.2.6.2举例操作直接输入要冲销的凭证编号,或点选择要冲销的凭证编号,然后点生成如下屏幕：查看完毕点回到冲销屏幕界面：点生成如下屏幕：显示凭证完成冲销,点生成屏幕如下：5.3预制凭证5.3.1生成预制凭证.1菜单路径及事务代码菜单路径会计核算―>财务会计―>总分类账―>过账―>F-02一般过帐事务代码F-025.3.1.2举例操作预制凭证的操作与一般凭证过账相同,预制凭证的编号与一般过帐凭证产生的编号是连续性的,占用正式凭证编号资源,可以保存不完整的凭证,可以对预制凭证进行修改〔包括文本,金额,成本中心等,当把预制凭证过帐后〔FBV0,凭证编号不变。预制凭证做完后,要是没有再调用的话,要zfi004里可以查到,但里面是空的数据,里面的数据也不会记到帐上去,所以可以用在月底,做下月凭证前先预留几做后面要做的,可以减少凭证断号的情况回车进入下一屏幕：回车或点进入下一屏幕：点生成如下屏幕：点或点菜单上的,在跳出的下拉框中点击,生成如下屏幕：5.3.2更改预制凭证.1菜单路径及事务代码菜单路径会计核算―>财务会计―>总分类账―>凭证―>预制凭证―>FBV2-更改事务代码FBV25.3.2.2举例操作输入凭证编号或点进行选择,回车生成如下屏幕：点完成预制凭证的修改5.3.3显示预制凭证.1菜单路径及事务代码菜单路径会计核算―>财务会计―>总分类账―>凭证―>预制凭证―>FBV3-显示事务代码FBV3与显示总账科目凭证〔FB03操作基本相同,预制凭证也可通过FB03进行显示。5.3.4显示更改预制凭证.1菜单路径及事务代码菜单路径会计核算―>财务会计―>总分类账―>凭证―>预制凭证―>FBV5-显示更改事务代码FBV5与显示更改总账凭证〔FB04操作基本相同5.3.5过帐预制凭证.1菜单路径及事务代码菜单路径会计核算―>财务会计―>总分类账―>凭证―>预制凭证―>FBV0-过帐/删除事务代码FBV0.1举例操作输入预制凭证编号,或点进行选择,回车生成如下屏幕：继续按一般凭证过帐的方法完成凭证过帐即可,回车进入下一屏幕：点进入下一屏幕：点完成凭证过帐,生成如下屏幕：预制凭证的编号占用正式凭证编号资源,故生成的凭证编号即为预制凭证的编号备注：预制凭证与暂存凭证类似,均可保存不完整的凭证,但预制凭证占用正式凭证编号资源。5.4暂存凭证生成暂存凭证〔在做凭证后,发现抬头的时间错了,但又改不了的情况下可以用这个先暂存,再调用就可以改了.1菜单路径及事务代码菜单路径会计核算―>财务会计―>总分类账―>过账―>F-02一般过账事务代码F-025.4.1.2举例操作暂存凭证与预制凭证类似,均可保存不完整的凭证,但暂存凭证不占用正式凭证编号资源,暂存凭证使用自定义的临时编号,且只能调用一次。回车进入下一屏幕：回车或点进入下一屏幕：点生成如下屏幕：点菜单上的在跳出的下拉框中选择,生成如下屏幕：出现系统提示框,输入自定义的临时凭证编号：L0001,点运行后屏幕左下方出现系统提示调用暂存凭证.1菜单路径及事务代码菜单路径会计核算―>财务会计―>总分类账―>过账―>F-02一般过账事务代码F-025.4.2.2举例操作点击或点菜单上的,在下拉框单击选择进入下一屏幕：点进行选择,出现如下屏幕：将光标放在要选择的凭证编号上,点进入下一屏幕：继续按一般凭证过帐的方法完成凭证过帐即可。生成的凭证编号与一般过帐凭证相同。5.4.3显示暂存凭证.1菜单路径及事务代码菜单路径会计核算―>财务会计―>总分类账―>过账―>F-02一般过账事务代码F-02〔或直接输入事务代码FB11查询点击或点菜单上的,在下拉框单击选择,在生成的屏幕中点进行查询。5.4.4删除暂存凭证.1菜单路径及事务代码菜单路径会计核算―>财务会计―>总分类账―>过账―>F-02一般过账事务代码F-02〔或直接输入事务代码FB11删除点击或点菜单上的,在下拉框单击选择,在生成的屏幕中点屏幕显示如下：点生成如下屏幕：将光标放在要删除的凭证编号上,点进入下一屏幕：点完成凭证删除。5.5周期性凭证5.5.1生成周期性凭证.1菜单路径及事务代码菜单路径会计核算―>财务会计―>总分类账―>过账―>参考凭证―>FBD1-周期性凭证事务代码FBD15.5.1.2举例操作对于要定期生成的凭证,可以输入周期性凭证,设定运行周期,在相应的会计期间运行直接生成记账凭证,从而避免重复录入,提高工作效率。录入预提工资的的周期性凭证并运行生成记账凭证,操作如下：屏幕解释：字段名称描述用户操作和输入值首次运行日期选择或输入首次运行日期,即开始预提的日期2011-04-30最后运行于选择或输入周期性分录凭证的最后过账日期2011-运行间隔月数输入或选择间隔月数,填01表示每个月提一次01运行日期指定凭证过帐的那天为过帐日期01凭证类型选择或输入周期性凭证类型SA〔总分类账凭证回车进入下一屏幕：屏幕解释：字段名称描述用户操作和输入值金额输入每次运行的金额2400成本中心选择或输入成本中心编码1000004002记帐码40〔贷方科目5501000001回车进入下一屏幕：输入凭证的借方科目后,再输入下一行项目的贷方凭证容,屏幕显示如下：点进入下一屏幕：点生成如下屏幕：生成了一个周期性凭证9100000002,以后在这周期性凭证的执行期我们每个月都要去执行这周期性凭证,不需要再录入这周期性凭证,用事务代码F.14执行,具体执行方法如下：5.5.2执行周期性凭证.1菜单路径及事务代码菜单路径会计核算―>财务会计―>总分类账―>期间处理―>周期性分录―>F.14执行事务代码F.145.5.2.2举例操作点运行后系统屏幕左下方提示信息如下：然后单击屏幕菜单上方,屏幕显示如下：运行后进入下一屏幕：选中创建的会话"SAPF120",点进入下一屏幕：单击选中系统提示框中"仅显示错误",之后单击进入下一屏幕：再单击系统提示框中的,生成如下屏幕：选中会话SAPF120,点击屏幕上方〔查看日志,运行后生成下一屏幕：选中会话SAPF120,单击屏幕上方,运行后生成下一屏幕：进入凭证显示〔事务代码：FB03,即可查看生成的凭证100000168以后每月按规定时间执行F.14的操作,即可生成周期性记帐凭证,不需再重新输入相同分录。查看周期性凭证清单.1菜单路径及事务代码菜单路径会计核算―>财务会计―>总分类账―>期间处理―>周期性分录―>F.15清单事务代码F.155.5.3.2举例操作点进入下一屏幕：5.5.4更改周期性凭证.1菜单路径及事务代码菜单路径会计核算―>财务会计―>总分类账―>凭证―>参考凭证―>周期性凭证―>FBD2-更改事务代码FBD2与更改样本凭证〔FBM2操作基本相同,对凭证的修改,系统仅允许对文本、分配、参考等非关键字段进行修改,对记账日期、金额、业务围、凭证类型等关键字段系统不允许修改,但在错误情况下可以对此凭证进行删除。5.5.5显示周期性凭证.1菜单路径及事务代码菜单路径会计核算―>财务会计―>总分类账―>凭证―>参考凭证―>