株洲千金医药贸易公司调研报告

年4月19日株洲千金医药贸易公司调研报告文档仅供参考株洲千金医药贸易公司调研报告企业现状株洲千金医药贸易股份有限公司是湖南省株洲药业集团所属的一家股份制公司,公司当前有职员６０余人,下设６个部门(采购部、销售１部、销售２部、质量部、财务部、营业部),一个科室(办公室),两个库房(小库、大库)。当前,采购部主要负责公司的进货业务,销售部主要负责企业的对外销售业务,业务部负责相关业务票据的计算机处理,财务部则负责公司的财务工作,库房则负责相关的入库和出库处理,以及相应库房的日常库存维护,办公室负责日常的各业务环节的管理和协调工作。公司经营品种主要以中成药为主,含部分的生物制剂、器械及少量的原料和进口药品。对于计算机系统应用,公司先后采用过两套系统进行相应的管理(财务、业务各一套),取得一定的经验,计算机基础较好。采购环节1＞、说明公司当前所涉及的供货单位约有260－270家,地域涉及全国。整个采购工作由采购部负责。采购部当前有3人,大致按剂型进行分工,各自负责相应剂型的品种进货采购工作。2＞、业务流程采购部根据进货计划联系供应商,组织供货渠道,与供货单位签订供应合同,也有部分经过电话联系,协商进货;到货交接。对于厂家直接送货上门的,采购部门的相关人员查验供应合同或电话要货协议无误,根据厂家的送货单信息填写到货通知单,通知质检部和库房进行相应验收入库;对于托运(如铁路运输)的,采购部在接到托运部门的到货通知后,负责将货品从提货地点提回本公司,移交给库房进行验收,在库房的收货本中作相应的记录(记录内容包括移交品种、数量和交接负责人的签字);到货验收。质检部门和库房根据采购部门的到货通知单对到货进行验收。其中,质检部门对到货品种的内外质量进行验收,库房负责到货的品种、数量及破损情况的验收。对于质量合格的品种,库房根据到货实际情况填写入库验收单,单据的内容包括该次进货的品种、应到数、实到数、批号效期及破损情况。并将该验收入库单传递到营业部,经划价员划价后,由营业部负责该入库单的实际到货数的入机工作,同时打印出对应的入库单的电脑票据,经采购部确认后,将电脑票据作为正式票据传递到各相关部门进行本部门的入帐处理。对不合格的品种,则由质验部相关人员填写不合格品种通知单,并由质检部门主管签发。通知采购部门联系原供货单位协商退货问题。对于采用托运运输的,库管员与采购员完成货品交接后,通知质检部进行质量验收。同样,库房负责到货品种、数量及破损情况的验收,对于质量合格的品种,库房根据到货实际情况填写入库验收单,单据的内容包括该次进货的品种、应到数、实到数、批号效期及破损情况。并将该验收入库单传递到营业部,经划价员划价后,由营业部负责该入库单的实际到货数的入机工作,同时打印出对应的入库单的电脑票据,经采购部确认后,将电脑票据作为正式票据传递到各相关部门进行本部门的入帐处理。对不合格的品种,则由质验部相关人员填写不合格品种通知单,并由质检部门主管签发。通知采购部门联系原供货单位协商退货问题。进货结算付款。一般情况下,只有在发票已到后才进行结算,对于合同规定或协议规定结算日期的,则根据合同或协议进行结算,而不严格要求发票的到与否。首先,根据合同或协议,供应商业务员,到财务部领取和填写付款申请表(内容有单位信息、银行、帐号、款项用途等),持该申请单(后附发票和发票对应的业务验收入库单)到营业部进行进货结算。营业部相关人员根据供货单位业务员提交的结算申请表,审查其完整性,然后根据申请表后附的进货入库单明细进行结算,计算货款,进行付款。3＞、进货退货对于到货验收不合格的品种,采购部在接到质检部的不合格品种通知后,与供货单位联系,作退货处理;对于库房验收中出现的部分破损品种,在与供货单位协商同意后,也采用进货退货处理,直接冲减进货货款。4＞、其它首先,各库房保管员根据自已所保管的品种的当前实际库存,结合品种的销售情况(经验值),确定在预定时间段内的库房要货计划,销售部门根据前期的销售及客户的要货情况,制定销售部门的要货计划,采购部综全考虑各部门提交的要货计划,制定下一期的进货计划,根据进货计划组织货源,同供货单位联系,签订供应合同。绝大部分的进货业务,都签订供应合同,对于部分大批量的进货,在年初签订一总合同,然后每次进货都逐笔勾对该合同。公司拟在以后对所有的进货都要求有相应的合同,对于电话要货协议,也将以合同的方式作相应的记录。库房入库处理时,保管员根据实际到货数进行入库,对其中的破损部分,作相应的说明,由采购部负责与供货单位联系,决定相应的处理方法。当前采用的方法大致有进货退货、补货两种。如作退货处理,则直接减原进货款,如作补货处理,则要求供货单位立即补上。存在有对已经结算付款的进货业务进行退货的情况,这种情况较少,公司当前采用向原供货单位作销售的方式将品种退回,在以后拟采用冲红,扣下次货款的方式加以处理。对于进货结算,财务部拟在以后作调整,规定如果发票没到,原则将不予结算和付款。销售环节1＞、说明 销售业务主要由销售一部和销售二部负责。其中,销售一部主要负责二、三、四级站的销售业务,大部分是现款现货的销售。销售二部主要负责医院、卫生院、厂矿医务室、诊所、药店等直接客户的销售业务,有部分的转帐销售;公司销售业务所涉及到的客户地域上遍布全国,较为稳定的客户二、三级站约有200家左右,其它客户约有1000余家。客户一般按地域划分为,由不同的业务员负责,特殊几个客户的业务员划分不按地域,但同一客户对应的业务员是唯一的,不存在同一客户有多个业务员的交错现象。2＞、业务流程划价员根据客户的类型及品种的情况对客户要货计划中所有的品种进行销售划价;营业部有关人员根据客户要货计划和划价员划定的销价信息在计算机系统中填写销售票并打印出电脑销售票(指定客户、品种、数量、库房等),并由计算机自动完成记相应的业务帐的工作;电脑销售票经复核员复核无误后,到结算台进行结算,对现金销售的进行收款,对于转帐销售的,则进行相应的财务转帐处理。结算员结算完毕后,在电脑中作相应的结算处理,同时在销售票上盖有相应的处理章(现金收讫或转帐收讫);客户持结算过的销售单提货联到相应的库房提货。库房管理员接到客户的提货联后,在电脑中确认该提货联的有效性,通知相关人员进行备货。备货时,对据将出库品种的批号及对应的数量作手工记录;备货完毕,由管理员将备货记录的手工信息(批号及对应的数量)信息录入到计算机中(现微机系统对一销售细目只能管理一个批号,而不能同时管理多个批号信息),在计算机系统中作销售出库处理,然后,通知客户将货提走,同时减库房实货帐。2＞、销售退货流程在销售业务发生规定时间内(市内为一个月,市外为两个月),如要客户由于各种原因需要进行退货,则在原则上给予退换。其业务流程为:客户凭发票提出退货要求,库房管理在电脑中确认相关品种是本公司所售无误(主要相关品种的批号信息),然后相关人员批示是否给预退货;在相关领导同意给予退换后,库房通知质检部进行质检,对验收合格部分品种,库房保管员进行品种、数量验收实货销退入库处理,对不合格部分,则由库房进行品种、数量验收,并将实货置于库房红牌区,通知采购部与原供货单位协商解决。然后通知营业部在计算机中开销售退货票;对于原销售业务还没有结算的,则直接冲减应收货款;对于原销售业务已经结算完毕的,则原不给退款,而是以换货的方式,抵消货款。对于部分特殊情况(客户所要的货公司没有等原因),则允许直接给予退款。3＞、其它公司当前只有一个划价员,对客户品种本次销价划定完全凭个人对公司的价格政策的理解和个人经验,要实际操作中往往出现不合理现象。且尺度难以准确把握,不利于管理;日常销售,货品都从小库中提货,仅有极少数品种的大批量销售才从大库提货。且在提货前,由小库管理员在计算机系统中对该销售提货单进行有效性进行确认,然后经过电话通知大库管理员,大库管理员在接到电话通知后,根据客户的提货联进行备货、出库,出库后通知小库管理员进行相应的微机中的出库处理。当前,销售结算方式有现金和转帐两种,结应于不同的结算方式,由现金结算员和转帐结算员分别进行处理。客户在营业部开出销售票后,如果是现金结算的,则转到结算台处,由结算员对本次销售货款进行验算并核收。收款完毕,在客户提货联盖上现金收讫章。对于转帐结算的销售业务,公司根据双方日常交易额及客户资信程度,按一定的比列,规定其一个相对固定的允许转帐额度。结算员在考核客户转帐额度无误后进行自转帐处理,将本次销售货款转记到客户的应收帐上,然后在提货联上盖转帐收讫章。客户转帐额度不够的,则须经相关领导批准,否则将不予以转帐。库房管理1＞、说明公司当前设有大库和小库两个库房,其中,小库是日常业务库房,货品齐全,大库是一个储备仓库,只有部分数量较多的品种。业务过程中入库和出库基本上是在小库中进行的。小库货品根据品种类型大致分为外用酊水、片剂等6个区,分由不同的保管员各自管理,由两个库房负责人统一总体管理。各个保管员据负责的品种不存在有交错现象。对应品种不同的质量状况,将库房划分为红牌区、黄牌区、蓝牌区,其中,红牌区存放质量不合格还没处理的品种,黄牌区存放待验收的货品,蓝牌区为合格品区。 2＞、进货入库流程 参见进货业务流程相关部分描述。 3＞、进货退货出库流程 见进货退货及进货业务流程其它处的相关描述。 4＞、销售出库 参见销售业务流程。 5＞、销售退货入库 参见销售退货业务流程。 6＞、库房日常维护日常业务中,对库房中的品种,一般一星期检查一次,有时是半个月检查一次。对检查不合格的货品,保管员将货品移到库房的红牌区,库房管理员对红牌区的品种进行统计,消减库房帐,并将相应的信息通知各相关部门进行消帐,同时通知采购部,由采购部负责与该品种原供货单位联系,协商处理方法。 7＞、库存维护日常业务所有的库房业务都在小库进行。每天,各小库库房管理员根据当前本库房中货品的库存,综合考虑日常的销售量,提交品种移库计划,由专门移库人员进行从大库到小库的移库业务操作,使小库库存维持正常业务所需的数量。对于特殊的大批要货表况,也有直接到大库提货,大库出库作货品出库前须经小库管理员确认。财务及成本核算财务部当前有五名职员,负责本公司的财务成本核算和对外财务申报。公司内部采用加权平均的核算方法进行成本核算,没有独立的商品帐,对应收应付帐仅作针对余额的核算,而不对应到明细。质检部业务情况质检部当前有3人负责。质检部全权负责本公司所经营的品种的质量问题及对外质量问题的交涉工作。其工作内容主要有:进货环节中,对于有送货上门的,质检部在接到采购部的到货通知单后,先对到货品种进行质量验收,对于托运到货的,质检部根据库房到货通知对到货品种进行质量验收。只有质检部验收合格的,才由库房进行相应的入库验收。对不合格的品种,质检部根据质检人员的不合格品种信息签发不合格商品通知单,直接由采购部对不合格商品进行相应处理。销售业务中,对滞后发现质量有问题的品种销售去向进行追踪,并负责事后处理工作。日常维护中,对当前库房中的货品定期进行质量抽查,对其中不合格品种,提交不合格品种通知,交由相关部门进行处理。严防不合格品种销售。负责办理所有进口药品销售的许可手续。对在关主管部门定期公布的信息进行搜集和登记,并随时对业务各环节中的品种进行跟踪,杜绝假药、劣药的购进和销售。其它公司成立于1995年,历史较短,整体管理与规范化管理有一定的差距,具体业务进行规范化处理时存在一力度问题有待一企业领导拟定;公司库房条件相对较差,保管员