企业档案管理手册

2211企业档案治理手册案资源的真实、完整、有效，使档案资源更好地效劳于企业的改革与实施方法》等有关法律、法规和制度，坚持系统性、有用性、可操作性原则，针对公司档案工作现状，着眼于公司将来进展，编制了《档案治理手册》〔以下简称“《手册》”〕。《手册》由“机构设置与职责”、“档案分类方案”和“档案文件归档治理制度公司档案日常保管制度会计档案治理制度声像档案治理制度信用档案治理制度电子档案治理制度三局部全面介绍了档案工作的内容、工作方法、操作技能等，直接指导公司档案工作的实践。名目\l“_TOC_250006“第一局部档案机构设置与职责 1\l“_TOC_250005“其次局部档案分类方案 4\l“_TOC_250004“第三局部档案治理制度 23\l“_TOC_250003“文件归档治理制度 23\l“_TOC_250002“公司档案日常保管制度 35\l“_TOC_250001“会计档案治理制度 40\l“_TOC_250000“声像档案治理制度 48信用档案治理制度 53电子档案治理制度 57第一章总则第一条公司依据物业治理行业特点及公司运行治理模式，依据和所属各单位齐抓共管的工作格局。其次章档案机构设置及岗位治理职责其次条档案治理机构设置〔一公司总经理是档案治理行政治理部为执行机构并对所属各单位档案治理工作进展指导、监视和检查。〔二档案室部门配置专用档案柜。〔三所属各单位配置单位档案治理员，统筹治理所在单位档案工作，负责接收、收集、整部门级档案治理员，自行保管档案的部门必需配有部门档案员，负责部门档案治理工作。〔三〕第一阶段：由部门将档案进展初步整理，确保第一时间产生的档案不流失。其次阶段：交期限，将档案分类、分批送交档案室。第三阶段：定期向公司行政治理部移交〔具体条款见《公司档案日常保管制度》第五章《档案的移交》〕。第三条公司及所属各单位档案员职责〔一认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作打算，进展工作总结，并对总部各部门、所属各单位档案治理工作进展指导、监视、检查。〔二〕各类档案的接收、分类、编制检索工具，进展科学的系统治理，有权拒绝承受不符合归档要求的档案，有权要求有关部门或所属各单位按标准重收集齐全完整。〔三〕定期清查工作。所属各单位档案员每月对单位档案进展自查上报公司抽检，对不符合要求的准时提出整改意见并跟进整改状况。〔四〕对重要档案进展整理立卷。〔五〕统一格式的公司档案台帐，标准全公政治理部备案。〔六公司及单位档案员乐观协作人力部门和财务部门档案治理工作，做好整体档案的连接。〔七〕供给档案利用效劳，并对档案室资源进开放发利用，编写大事记与专题，更好的发挥档案价值，表达公司历程与风采。〔八〕分类表、增加工程、修订名目等。101033〔九〕乐观开展档案学问宣传工作，增加全体人员的档案意识。对保管期限已满的档案进展鉴定并负责向主管领导汇报处理意见。〔十〕组织部门档案员进展业务学习和业务培训。〔十一〕树立和加强保密观念，做好文件、资料，档案的保密、保管工作。第四条公司各部门、所属各单位部门档案员职责〔一〕部门档案员负责本部门的档案工作，担当本部门文件、资料、图纸和实物档案的形成、积存、保管、整理、立卷归档工作，工程资料应随工程进度同步收集、整理并按有关要求向单位档案员移交，保证归档文件材料完整、准确、系统。〔二〕依据部门不同各类文件形成的特征，准时制定案卷类目，合理分类存放，便于寻常利用和立卷归档。〔三组卷合理，编码页号准确，名目填写清楚，案卷标题简明扼要。〔四。〔五档案材料转递至员工档案存放地。〔六〕乐观宣传和执行《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保守隐秘法》，留意文件材料的安全和保密工作。第一章档案分类原则第一条档案分类原则是以公司全部档案为对象，依据公司治理的包涵性和延长性，便于科学治理和开发利用。其次条为了便于治理利用，本方案只设到二级类目。二级及以下类目可依据实际自行调整。其次章类目的设置及标识符号第三条依据治理职能及公司档案的实际状况，本公司档案分类有些档案难以归入以下大类的，可依据实际需要增设一级类目。第四条类号：类号是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中的位置和排列挨次。类目的级位表示上下位的隶属关系。党群工作类 A行政人事治理类 B611经营治理类 C品质治理类 D物业治理类 E会计档案类 F第五条分类二级及二级以下类目承受阿拉伯数字数字标识，并承受八分法编号，即从1.2. 8，八位数字表示前八个类目，第九类目则在9的后面扩展，第九类目用91，第十类目用92…依此类推，直至第十六类目用98完毕。第三章档案的分类方法及编号排列第六条编号是用来标识档案的一组代码，具有唯一性，档号不案卷封面和脊背上，在编号时，英文间隔号“．”隔离开，分类号与时间、案卷号中间用间隔号“-”隔离开。第七条党群工作类、行政人事治理类、经营治理类、品质治理类分别按“专题—年度”进展分类，一个年度一个案卷流水号。第八条为了保持工程的完整性，依据物业治理的特点，特规定消防车辆治理类、环境卫生治理类、绿化治理类、精神文明建设类、治理效益类作为物业治理类的二级类目业治理工程设置。第九条会计档案类的二级类目按文件形式〔名称〕设置。按大类分属类编号排列，即在会计档案类下分别按会计凭证、会计账簿、财务报告年度/月份挨次排列。第十条声像档案、信用档案及电子档案等其他非纸质形式的档案，其形成和反映的内容、作用与纸质档案有不行分割的联系，一般考虑其载体形式和保管要求不同，应分柜保管。号，按类别分别排架的方法，声像档案的代号为“S”，信用档案的代号为“X”，电子档案的代号为“D”。第十一条档号示意：一、公司总部档号示意：例：F01-2023.01-04第四卷20231〔会计档案二级类目(会计凭证)二、分公司档号示意：20231MS-B01.02-2023.01-04第四卷20231〔行政类〔公司来文〕单位代码第十二条案卷排架〔一〕党群工作类、行政人事治理类、经营治理类、品质治理类，分别按大类、年度、专题排架，即把同一大类的案卷首先按年度分排。〔二〕物业治理类按大类、年度、工程〔一个工程、一个年度、一个专题〕排架。对于分阶段和工程更、改造、维护、修理中形成归档的文件材料，实行预留空位的方式保持工程档案的完整、系统。〕会计档案按会计凭证、会计账簿、会计报表、其他分别进展排架。第四章档案分类、归档范围与保管期限表号)A作类二级类目名称(代号)根本范围限综合党群综合公司有关党组织、工会工作形成的请示、报告、通知、打算永或长B事治理类工作编制工作历史沿革、根本状况介绍、大事记、年鉴及编制永久公司来文1、公司来文、内部签报 三年032、公司发文、工作联系函、〔红头文件〕三年1、年度工作会议全套材料2、召开的重要专业会议成套材料〔需要执行的〕04等三年4、综合性和专业会议文件材料5、公司内部各部门、各子公司会议纪要05

、年度综合性、专题性规划、方案、打算、总结、报告、通知〔重要的〕 永久2、内部联络单、传阅文件 三年性事务工作 、参与社会活动形成的4、重要信访材料

长或短永久

公司成立、合并、撤销、企业变更名称、性质、 永久迁址等材料公司制定的劳动人事方面的规章制度、打算、总长或短结、通知、打算等C经营治理类

设置与人力资源决策治理

料企业治理综合工作

机构设置、人员编制方面的文件材料公司员工的任免与聘请、升降、奖惩员工聘请录用、辞退等案等文件材料公司员工工资、晋级、调资、转正等统计报表、员工名册、劳动合同方针目标治理〔年度的、长远的〕2、经营工作会议全套材料1、企业注册登记、营业执照、资质等级申报、审料2、公司社会信誉记载资料3、治理体系、认证资料、证书等

长期永久永或长永或长永久永久4、嘉奖证书〔重要的/一般的〕5、公司经营产生的各类证照则，股证业务的相关制度等〕、监事会会议文件材料及会议记录、决议及其他相关关

永久永久业务

、报送监管机构文件及重要复函原件5、监管机构及证券交易所重要批复文件6、公司定期报告录8、公司股权变动文件1、根本资料，身份证复印件、声明与承诺等2、高管考核文件资本运作公文资本运作公文2、公司债包括上报、评级文件董事会、监事会公文、红头文件永或长永久合同对外签订合同原件〔股证事务相关〕永久其他资料泛海物业简讯等长或短

永或长永久永久永久治理

报表、会议纪录与纪要等调查与证明等材料财务监视、财务审计对所属公司主要成员进展经济责任和资产经营

永或长审计5.工程造价治理永或长审计5.工程造价治理永或长案件治理打算1、公司涉诉案件报告、总结等文件2、立案、起诉、开庭、上诉等相关材料3、托付代理合同及授权文件4、法律意见书、代理意见和证据材料5、判决书、裁定书、调解书、判决书等司法文书1、公司中长期打算、年度打算永久治理打算治理治理

财务治理供给

、有关打算工作的治理财务治理制度、规定、方法、通知财务治理打算、总结、报表流淌资金核定固定资产的增、报废、调拨专项资金的提取、安排、本钱核算、经济活动分析等2、工程款清欠工作形成的文件材料关于价格治理、各种补贴补贴标准发放的文件格供方治理档案等2、与供货单位签订的料具、购配件供给合同

长期长期进展物业治理投经营 标

长期长或短类

体系

三标一体监控核、外部审核等监控核、外部审核等按规划要求的资料建设，住宅及配套设施投入使用6E类治理10、设施设备安装、使用和修理保养技术资料11、各单项工程竣工验收证明材料已办理承接查验手续〔如销售承诺、设备售后效劳资料等〕

治理体系筹划、治理体系文件、治理评审等

长或短永久永久化治理建设单位在与选聘的物业效劳企业签订前期物双方责权利明确在房屋销售购房人与物业效劳企业签订前期物双方责权利明确建立专项维

、物业效劳企业营业执照、资质证书 永久、专项效劳合同满足物业效劳合同和安全生产要 求1、与建设单位签订的前期物业效劳合同 永久1、前期物业效劳协议或临时治理规约承诺书 永久1〔仅适用于住宅工程〕2、专项修理资金使用记录，包括申请、批准、理、使用、续备案、施工治理及验收记录永久筹符合有关3、房屋及设施设备大中修治理规定〔仅适用于规定房屋使用手大厦工程〕治理规定及治理规约等各项公众制度业主委员会按规定程序程履行职责业主委员会与物业效劳企业签订物

1、房屋使用手册、装饰装修治理规定 永久31、业主委员会成立的备案资料及履行职责的记录 永久业效劳合同，双方责权利业效劳合同，双方责权利明确物业效劳企1短期业制定争创 的1/2以上的业主且打算和具体 占总人数1/2以上业主同意的证明经业主委员会同意建立健全各各岗位工作标准及应急措施及考核方法

1、行政治理制度2、人事治理制度3、财务治理制度4、工程治理制度5、客户效劳治理制度6、公共秩序治理制度、公共环境清洁治理制度 短期8、园林绿化治理制度9、节能环保治理制度10、公众安全及突发大事应急制度11、安全生产治理制度12、安全警示标志治理制度工程治理人1员和专业技2术人员持证业技术岗位证书，包括消防监控员、电梯修理工、上岗；员工统凹凸压电工、公共卫生从业人员安康检查证明等一着装，佩带3、员工佩戴工牌并对工牌实施治理 短期明显标志，工4、员工着装整齐，语言、行为标准实施打算、实施记录、考严谨 核记录智能化设备等现代化管治理效率

1、配备对讲、监控、门禁等不少于3项智能化管理效劳设施、配备计算机、机、网络等办公设备，满足 合同要求在收费、财务1、按合同及相关规定收取各类费用 治理等方面 2、费用收支凭证执行有关规收支状况

3、物业效劳费收支状况每半年公示一次，公示内 短期容符合法规要求及合同商定房屋及其共 一、房屋及设施设备治理资料用设施设备 1、上年度房屋、设施设备安全检查表等档案资料 2、房屋完损等级评定记录 齐全，分类成3、共用部位及共用设施设备月/年度修理养护计册，治理完划善，查阅便利4、共用部位及共用设施设备巡察检查、修理养护分户档案、房屋及其配套设施权属清册，查阅便利设立效劳电话，承受业主和使用人对物业效劳报修、问询、投诉等各类信息的收集和

记录二、档案治理、共用部位及共用设施设备的产权清册 永久/交班记录记录，按月进展统计分析30%、投诉回访率100%，并按月进展统计分析 短期照片定期进展满 相符意度调查，对2、每年集中进展一次公开的物业效劳满足度调合理的意见 查，每次问卷率不低于85% 准时整改，满3、满足率到达95%，有统计分析施及落实状况向业主公示，上 不少于7天落实修理服 1、修理工作单治理标准务承诺，修理2率100%、3、每月对修理工作单进展统计分析，修理准时率 返修率不高 返修率不高于1%访记录主出入口设有小区平面02示意图，主要访记录主出入口设有小区平面02示意图，主要治理及路口设有路1、现场符合要求修理养标，组团及护幢、单元〔门〕、户门标号标志明永久显〔仅适用于住宅工程〕内布置合理并设立引路驻大厦各单位名录标识在大堂内显用于大厦工程〕无违反规划擅自转变房屋用途现象房屋外观完等装饰无脱落、无污渍霓虹灯等按持干净统一隐患或破损阳台封闭统阳篷等空调安装位支架无锈蚀房屋装饰装制止拆改房屋承重构造及管线等行为

、大厦平面图 永久1、物业效劳企业无违反规划和擅自转变房屋用途 的行为，对违规行为进展劝阻、报告相关部门、住宅工程每周对房屋外立面及附着物进展巡 视大厦工程每月对大厦外立面及附着物进展巡察知，并限期整改 长期商定、对违反规定的行为进展劝阻、报告相关部门， 存在安全隐患要书面告知，并限期整改、冷凝水统一收集，支架无锈蚀 长期核、装修治理协议、装修安全治理协议 永久阻、处理、报告相关部门安全的行为10件〔仅适用于大厦工程〕共用配套设施完好，无随1、现场查看符合规划设计，配套设施完好 意转变用途共用设施设及维护按规定要求有记人员和维护人员严格遵共用 守操作规程

1、设施设备完好无损 永久234567安全运行需要8位10、设施设备安全检查、评定记录 短期11、排班、交接班记录12、操作运行分级检查记录设施设

13、记录定期进展统计分析、归档14、突发大事应急物资备治理 15、专业岗位配置符合合同行业操作要求现场操作人员持证件上岗16、弱电、避雷等安全系统运行正常室外无架空 1、现场符合要求 管、线塞外溢现象

1、排水排污管道通畅、雨水井、化粪池疏通、清掏记录 短期4〔仅适用于住宅工程〕面平坦；井盖1、道路无积存物，路面无破损缺损、无丢2、井盖完好 短期失供水设备运 1、水箱清洗消毒记录 行正常，设施2、水质化验报告，公示供水卫生许可证、安康证完好、无渗二次生活用水有严格的质符合卫生标准合理安排用给排水系统管道正常规定时间通知客户给排水系统人员在规定时间内进行抢修理措施严格执行供电系统治理电室治理符合规定，路公共照明设备完好电梯按规定或商定时间全事故；轿好

3、供水故障处理记录定期更换并记录、节水打算及实施记录 短期1、现场符合要求 短期1、停水、限水准时告知 短期、修理人员15分钟内到达现场 短期1、给排水故障处理记录 短期、临时用电、超负荷用电治理措施并记录 短期运行时间、电梯运行消灭故障修理人员20分钟到达现场 短期电梯轿厢、井道、机房保持1、电梯轿厢、井道、机房等保持清洁短期清洁1、电梯险情处置记录长期施供暖设施设冬季供暖室内温度不低18短期供暖供气系运行正常无1、事故处理记录短期隐患设备及机房合设备要求配备专业技

1、明确设备机房治理、安全责任人并有效执行、设备机房按标准配备消防器材 短期备，环境符合要求术人员，严格1、配备专业技术人员符合合同、行业操作要求 执行操作规程设施设备良备用发电机

1、现场重要设备运行状况良好，符合合同商定标准 短期2、设施设备治理责任事故记录治理措施 、备用发电机治理记录 短期〔仅适用于 、备用发电机油料存储安全、充分规定时间排 1、弱电设施设备巡察检查、修理养护并记录除故障，保证2、弱电设施设备故障处理记录 各弱电系统正常工作智能化设施 、运行信息按规定时间保存，满足查询需求 设备治理措 、监控系统运行、测试记录施中心空调系 1、测温记录 短期统运行正常 2、水塔噪音治理记录空调系统遇有故障，修理人员在规定15短期时间内进展抢修空调系统故障应急处理1、空调系统故障处理记录短期措施道路、楼道、大堂等公共共用部位照明正常短期照明完好小区封闭式治理短期24及巡逻；秩序突发大事应急预案，效劳标准维护员生疏24短期小区环境，落实岗位职责危及人身安全部位有明 1、安全标志设置清单，设置合理显标志和具 、危及人身安全部位的防范措施 体的防范措施保 、消防器材、设施分布图及台帐，安全疏散图，安、消 配置符合标准。防、车 2、消防器材及其标志完好辆治理 3、引路标志齐全消防设施设备可随时启畅通消防把握中

护、检测并记录、消防通道通畅 短期、记录，每年演习两次10、消防设备设施故障处理记录心24小时值1、实行24小时值班并记录 班，消防系统2、消防把握中心人员名单、排班表可随时启用隐患机动车停车场治理责任出有登记

1、易燃易爆危急物品、场所等重点事项及重点部位治理记录 短期1、停车场车位平面图2、停车治理效劳协议、临时出入车辆记录 短期8进出车辆管 、交通警示标志齐全 理有序 、车辆行驶有序非机动车车 、公示车辆停放治理须知 辆停放有序 、摆放整齐、无任凭停放结合工程特 1、重点部位安全治理记录防范措施卫生设施完备，实施垃圾防范措施卫生设施完备，实施垃圾短期分类治理明确清洁人实行标准化短期清洁垃圾日产日清，定期消毒短期灭杀房屋共用部卫生管位共用设施设备无蚁害1、现场符合要求短期理小区内道路等共用场地无纸屑、烟头1、现场符合要求短期等废弃物房屋共用部位保持清洁，无擅自占用和堆放杂物；1、现场符合要求短期楼梯扶栏、门、窗等干净商户治理有1、商户治理记录2、现场符合要求短期标准饲养宠物

1、对违规行为进展劝阻，报告相关部门 短期合环保标准境相符合环保标准境相符短期治理

绿地无转变使用用途和践踏、占用花草树木长秃烟头等落实工程内

、绿地巡察检查记录 短期1、绿化药剂、肥料使用治理记录 短期1、现场符合要求 短期顶等绿化管理措施安康向上的社区文化活动精神全体业主和文明建使用人能自设觉维护公众的各项管理规定违法案件

1、绿植摆放满足合同要求并记录 短期、各类宣传资料及宣传栏内容安康、有益 短期1、实施活动记录 短期1、现场符合要求 短期1、无重大违法案件的证明材料 短期治理

以上

1、工程费用收缴状况 短期效益偿效劳

1、符合合同商定或业主需求 短期案类

01账簿报告

况会计凭证会计账簿财务报告

原始凭证、记账凭证其中：涉及外单位的凭证现金和银行存款日记账总账固定资产卡片关心台账月季度会计报表〔决算〕审计报告发票、收据税务资料会计移交清册

短期永久1015251515永久5永久永久案

其他 其他

会计档案保管清册会计档案销毁清册的声像材料反映公司概貌的声像材料反映公司名称、公司历届主要领导人的照片房产土地证等各类证书照片〔部〕、市、总公司、局〔院〕以照片以及授奖仪式的声像材料公司召开的各类重要会议形成的主要声像材料〕大大事或重要活动的声像材料等对外交往活动中形成的声像材料公司在对外宣传报道中形成的声像材料以及各电台、电视台有关本单位宣传报道的声像材料记录影片等声像材料11.公司有参考利用价值的外购、交换、征集的声

15永久永久长期像材料像材料〔许可〕证、质量认证体系证书、验资报告等文件荣誉证书材料：奖杯、奖状、奖牌、锦旗等文件案资产评估、信用评估等文件记录企业各项专利证书各种学会、协会证书馈赠礼品并应包括相关的支持软件和相关数据永久案永久文件归档治理制度第一章 总则第一条档案标准化、标准化的要求，依据《中华人民共和国档案法》，结合我公司的实际状况，特制定本制度。其次条归档的文书档案按年度和组织机构分类，并整理立卷；各部门或所属公司在各项工作、活动中形成的具有保存价值的文字、分别立卷归档。第三条单位档案员负责归档文件整理工作的指导、检查；各部门负责归档文件的整理和归档。第四条批存的文件材料，由本部门、所属单位档案员准时收集、归档。其次章 归档范围及保管期限第五条范围与保管期限表》执行。短期(3-5〔一〕但凡记述和反映各单位主要职能活动和根本历史面貌的，对各单位工作有长远利用价值的文件材料，应列为永久保管。〔二有查考利用价值的文件材料，应列为长期保管。〔三期保管。第七条文件材料保管期限的计算，文书文件材料应从案卷所属一批档后)的下一年一月一日算起。第三章 归档立卷归档文件立卷马上归档文件以件为单位进展编号、编目、装订、装盒、使之有序化的过程。第九条归档文件中以下文件不应当列入公司归档范围：〔一〕本单位产生的不归档文件材料1、任免、奖惩非本公司人员的文件；2、普发供参阅，不办的文件材料；3、重份文件；4、无查考利用价值的事务性、临时性文件；5、未经会议争论、未经领导批阅、签发的未生效的文件、一般性文件的历次修改稿(公司总经理及以上级别领导的亲笔修改稿和最终定稿除外)；6、各单位内各部门相互抄送的文件材料，不履行公文的行文、介绍信等；7、各部门收集供参考的文件材料。〔二〕下级单位报送的文件材料：1、简报、状况反映类文件；2、不应抄报或越级备案的文件；3、抄报备案的一般性、临时性文件。明确列入单位归档范围外的材料，允许部门档案员留存以便备第十条立卷的分工〔一由下发、编制部门〔所属各单位〕立卷归档；〔二〕专业性的或具体业务性的，由各部门〔所属各单位〕立卷归档；〔三〕各部门〔所属各单位〕召开的特地会议或争论专题汇报所形成的材料，由各部门〔所属各单位〕负责立卷归档；〔四〕两个以上部门〔所属各单位〕共同完成的工作，由主办部门〔所属公司〕负责立卷归档。第十一条立卷的程序文件材料要按年度、专题、价值分类立卷。〔一〕文件按年度立卷的，必需正确区分文件的所属年度，对于跨年度进展的，或写成年份和内容针对年份不完全全都的,应具体分析，才能确定放在哪一年度立卷。具体如下：一般的收文和发文，放在文件形成的年度，即文件落款年度；年度打算、总结、报告、预决算、统计报表放在针对的年度；开头的年度；总结年度；以打算为主的，放在打算年度；开头的年度；批复的年度表内说明。〔二开。一个专题、一项工作、一起案件、一次会议形成的文件必需组成一卷或连续几卷；一份文件的正本与定稿、正件与附件、请示与批复、转发文与被转发文和多种文字形成的同一份文件，必需放在一起立卷；同一事、同一专题的文件、，应一起立卷；反映两个以上专题相近的文件材料，以其反映的主要问题为准；〔三〕分价值：依据《档案分类、归档范围与保管期限表》规定三个不同的保管期限分别组卷。第十二条档案治理员每月应将收集的文件材料清理一次，对文不标注视为一般档案，即一般级档案，指公司员工应知、应晓的一般事项，泄露不会对公司的权益造成损害。第十三条归档时间〔一集齐全，组成保管单位，于次年三月底以前归档；一年；〔三〕物业治理类档案资料要与工程物业治理过程同步。档案治理员的五个工作日内送本公司一个工作日内整理完毕录入更档案治理台账；〔五〕合同在签订后一个周内完成正本原件扫描并归档；〔六〕案件类档案在案件结案后，次年三月底前立卷；〔七专项活动的声像材料声像材料在工程竣工后随工程施工资料一并归档；〔八〕信用档案应随时归档；〔九〕电子档案应依据相对应的纸质文件规定时间归档；〔十〕其他类文件依据其特别性由产生部门确定适宜归档的时间，一般在大事完结后次年三月前；〔十一各部门不需要随时利用的整理立卷和档案台账的录入档案的编研供给保障；〔十二公司档案室作为接收方应对未准时移交档案的单位需进展催办。具体形式实行巡检、抽查和收集电子名目台账的方式。第十四条装订〔一〕装订时，批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；正本在前，定稿在后；非诉讼案件结论、判决性材料在前，依据性材料在后；〔二〕一个卷内有重要的和次要的文件，按重要程度、时间挨次装订；〔三〕工程按依据性材料、根底性材料、工程设计、工程施工、工程竣工验收等排列装订；〔四〕科研课题按预备阶段、争论阶段、总结鉴定阶段、成果申报嘉奖等时间阶段排列装订；〔五〔六〕装订时，尽量保持文件的原始面貌。承受左上角装订，应将左、上侧对齐；承受左侧装订，应将左、下侧对齐。永久保存的文的文件可用钉装，必需使用不锈钢钉。第十五条全宗卷内文件材料，是随着全宗治理的连续而渐渐增加的，寻常须留意积存，把全宗卷治理中产生的文件材料，先归入预成册的方式装入全宗卷盒，填写档案盒封面、盒脊及备考表。工程文件材料过多时，可分装数盒。形成的分卷，可在全宗卷号后加短横和分卷序号。第十六条编目、编号〔一〕编制卷内名目〔附表1〕1、序号：填写挨次号2、文件编号：按原文件编号据实著录3、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。填写责任者项时使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“本公司”等含义不明、难以推断的简称。4、文件材料题名：文件标题。没有标题或标题不标准的，应自拟标题，外加“[]”号。582023年1月1日，标注“20230101”。6、页号：应填写每份文件首页上标注的页号，该卷最终一份文件标注起止页号(例如100-120)。7、备注：注释文件需说明的状况。〔二〕编制卷内备考表卷内备考表〔2〕要说明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，说明卷内文件的组卷状况及修改、补充、移出、销毁、参照等状况和鉴定性意见。1、立卷人：由组本钱卷的责任者签名。2、检查人：由对案卷质量进展审核的责任者签名。3、立卷时间：指立卷人完成立卷的时间。4、检查时间：指检查人检查案卷的时间。第十七条档案台帐〔附表3。著录，并注明原件的存址号，以便检索。名目相应内容准时调整。实物档案〔如奖牌、奖杯等〕应用数码相机拍照转为电子文件形式录入台账存档。第十八条单位档案员要随时更档案台账，并以年度将归档文件名目刻制光盘保存。第十九条为了便于利用和保管，归档的案卷质量必需符合以下十条标准。〔一〕归档文件，齐全完整；〔二〕分类清楚，保持联系；〔三〕题名精准，简洁查找；〔四〕卷内排列，系统条理；〔五〕保管期限准确；〔六〕密级划分恰当；〔七〕蓝图折叠，符合要求；〔八〕卷皮书写，正楷干净；〔九〕案卷装订，整齐美观；〔十〕声像资料，清楚清楚。第四章附 则其次十条本制度由公司行政治理部负责解释。其次十一条本制度自公布之日起执行〔试行〕。1顺顺序号题名归档人归档日期页号备注2卷内备考表本卷状况说明：本卷状况说明：立卷人 检查人 立卷时间 检查时间 3序号档案编号档案名称卷内档案资料名称归档序号档案编号档案名称卷内档案资料名称归档编制人：343635公司档案日常保管制度第一章 档案保管制度第一条具有专用的档案室，门窗结实，确保档案的安全。其次条公司档案室在条件允许的状况下，应安装专业密级架，以增大库房容量。或配备专用档案柜、架，排列方法科学有序，各类档案按类别要求排架，柜、架应注明标识。第三条档案室内绘制档案存放示意图，便利利用，便于存取。第四条档案室中专项档案实行专柜保管的方式。每柜中档案按卷宗号列。〔一制度、标准图、合同范本等。〔二竣工档案等。〔三〕行政档案柜：指各单位形成的行政、经营文书类档案，包括公文发文、来文处理、会议材料等。〔四〕信用、声像、电子档案柜：由于这三类档案载体不同分别分柜保管。〔五〕绝密档案专柜〔预留柜〕：存放企业重要的、绝密性高、利用性低的档案。该柜须严格治理，把握使用。第五条档案在部门保管期间，各部门须将档案存放在专用柜中并上锁。制止消灭档案任凭堆放，分散放置的状况。第六条各单位人力部门和财务部门产生的专项档案由本部门自工作并供给档案存放的硬件设施。第七条库藏档案如有移交、销毁等状况时，需注明缘由，并保存依据。第八条底图存放应有专柜，以平放为宜。电子档案需防磁、防病毒。第九条单位档案员必需生疏档案库存状况，每年对库藏档案进展检查核对，做到账、物相符。如觉察有误，应马上更正。对破损和变质的档案，要准时进展修补和复制。其次章 档案保密制度第十条档案室是公司机要机构，非档案工作人员未经同意不得擅自抽取档案、资料。第十一条档案治理员要遵守职业道德，严守企业隐秘，不准向外泄露有关机密性内容，不该说确实定不说，不该借阅确实定不借，不该复制确实定不复制。第十二条企业重要档案应另柜保管，专人负责，严格治理，控制使用。第十三条凡查阅属于保密的文件或涉及个人的文件材料，须经总经理批准。第十四条借阅档案人员要在指定的地点查阅档案。第十五条复制和对外公布。第十六条凡因违反档案保密制度，造成失、泄密事故，应视情节轻重，赐予批判教育或纪律处分，状况严峻者追究法律责任。第三章 档案统计制度第十七条档案统计要有专人负责，实事求是填报各种数据。第十八条建立健全档案统计台账，随时做好档案的统计工作。第十九条认真做好档案材料的收集、整理、保管、鉴定、移出、利用等登记工作。其次十条认真做好档案治理根本状况统计、档案库藏量统计、档案供给利用统计及其效果的统计工作。其次十一条每年年初填报档案室根本状况年报。其次十二条各种统计材料及有关数字均应有状况分析，并留底存档，以备查考。第四章 档案借阅、复制、查阅制度其次十三条公司员工因工作需要借阅、复制、查阅本部门的一般档案，须填写《档案利用登记表》〔见附表1〕，完成借、查阅登记程序后，方可查阅和借阅。其次十四条借阅、复制、查阅审批权限如下：一、董事长、总经理可利用公司全部档案。二、总监及以上级别人员可利用分管工作内容的档案。三、部门负责人可利用与该部门职能相关的档案。四、其他人员依据审批的权限利用有关档案。其次十五条借阅档案时，将所借文件的年限、文号名称、内容等填入利用登记表，完成登记、审批程序后，档案治理员取出资料，档案治理制度》。其次十六条档案的利用审核一、凡利用档案者均须填写《档案利用登记表》。〔含案利用审批表》〔附表2〕，标明越权限利用文件的密级程度，完成登记和审批程序后，方可办理相关手续。三、紧急借阅文件手续欠齐备，如领导不在无法签字，应视状况进展请示，事后准时补签手续。或透露档案信息。其次十七条借阅期限一般最长不得超过十天，经批准借阅的绝密档案和孤本档案最长不得超过一周。借阅的档案使用后应马上归还，如不能按期归还，可续借，但需重办理借阅手续。其次十八条严禁涂改，拆卷、抽页剪裁，不得折叠、损坏。留意安全和保密。其次十九条档案归还时，档案治理人员要将归还的档案当面检查有无损坏现象，与原借阅登记工程逐一核对清楚，验明无过失后，方可销清手续。第三十条凡借阅者离职，所借档案，需在离开前归还，办理离职手续，须有档案室签字，证明无借失关系。第三十一条外单位利用档案资料，经总经理批准前方能利用，原则上不能将档案带离档案室。对摘抄、复印的材料，档案室有责任进展审查。第五章 档案的移交第三十二条移交内容〔一〕所属各单位自行做好档案和资料的归档和使用治理工作，每年度将电子档案台账移交公司备案；〔二〕各部门依据《档案分类、归档范围与保管期限表》定期将档案归集、移交至公司档案室〔公司人力部门、财务部门除外〕。第三十三条移交要求〔一〕各部门〔公司人力部门、财务部门除外〕于次年三月底前将文书档案及其电子名目按形成自然年度归档，移交至公司档案室；〔二随时移交公司档案室；〔三工程全部结算手续办理完毕后三个月内将完整的工程档案〔包括档案名目编制原则、分类原则，检索名目及卷宗文件名目〕整理完毕并依据公司要求做好移交工作；〔四管，不再移交；〔五〕公司领导批存的档案，各部门〔所属公司〕须按公司要求移交。第三十四条公司在工作活动中形成的档案，公司各部门和各所属单位将工作中形成的有保存价值的档案材料分类，组卷或装盒后，向档案室移交。第三十五条利用等状况的统计工作。第三十六条案卷质量检查立卷人改正后再办理移交手续。第三十七条立档部门编制《档案移交审批表》〔3〕、《档案资料移交登记薄》〔4〕，《档案资料移交登记薄》一式贰份，签字认可，各留一份备查。第六章档案鉴定与销毁制度第三十八条为了保证公司档案存贮的优质化，充分的发挥档案的作用，对确无保存价值的档案应进展鉴定、销毁。第三十九条档案鉴定工作是关系档案存毁政策性、政治性很强的工作，要严峻认真，格外慎重，任何人不得任凭打算销毁任何档案材料。第四十条依据国家档案保管期限规定，制定公司档案保管期限表，定期对档案进展鉴定，准确判定档案的存毁。第四十一条成立由公司总经理、专业人员和档案治理人员参与的鉴定领导小组。第四十二条凡经过鉴定提出失去利用价值和超出保管期限的档案要登记造册，写出书面销毁报告。第四十三条将销毁清册和报告提交鉴定小组审批，经总经理签字前方可销毁。第四十四条销毁档案，要指定两人〔专业人员、档案治理人员〕监销，监销人员要在销毁清册上签字以示负责。第四十五条不得私自留存、转让或出售待销毁的档案。第四十六条为防止丧失泄密，应指派专人监护，并派专车送指定造纸厂监销。第七章 档案室治理制度第四十七条档案室应集中布置，自成一区。第四十八条档案室要做到八防。即：防火、防光、防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘。第四十九条档案室内装具布置应成行地垂直于有窗的墙面，外墙采光墙宜与装具间的通道相对应，不得少于50cm，便于通风降湿。第五十条档案室内装具布置应考虑到防火通道。第五十一条档案室应科学地安设温湿度记录仪表，安装必备的设备，实行相应的措施。将档案室的温度应把握在14—24摄氏度，相对湿度把握在45—60％之间。第五十三条档案室内柜架排列应科学有序，便于查找。柜架编号应从左至右自上而下不连续。第五十四条定期投放防虫药物，觉察虫霉准时处理。第五十五条档案室内必需配备相应的档案消防器材，并按设备要求定期检查更换。第五十六条档案室不宜承受自然光源，有外窗应有窗帘、遮阳蓬等避光措施。第五十七条档案治理员离开档案室时顺手关窗、关灯、锁门。并须对档案室定期进展检查，觉察问题准时报告并实行措施予以处理。第八章 档案防火安全制度第五十八条建立健全档案库房防火组织。第五十九条制定安全防火责任制并落实到人。第六十条档案室内、外部防火通道要畅通。第六十一条档案室配备相应的灭火器材，要会同消防部门定期检查灭火器的效能，对不合格的器材应准时更换。第六十二条档案室制止烟火，制止存放易燃、助燃、易爆物品。第六十三条档案库房内的一切电器、电线要安全牢靠。不能有超负荷、漏电现象。每年请安全部门和电工技师检查一次，担忧全隐患要随时排解。第六十四条定期组织档案治理员学习防火、灭火学问，常常进展消防安全教育。第六十五条因治理不慎造成火灾事故的，要负刑事责任。第九章附 则第六十六条本制度由公司行政治理部负责解释。第六十七条本制度自公布之日起执行〔试行〕。1

序号序号日期利用人所在部门借阅内容事由利用形式档案编号文件〔档案〕名称4546472档案利用审批单

编号：LY-××××-×××申请单位事 文件密级相关领导意见：

申请经办人时间绝密□ 机密□ 隐秘□ 一般□年月 日年月 日总经理批示：年月 日3

档案移交审批表

编号：LY-××××-×××附移交清单 张移交部门 接收部门文件类别移交事由份 数移交部门负责人意见：年月 日接收部门负责人意见：年月 日相关领导意见：年月 日总经理批示：年月 日4档案资料移交登记表序号 档案编号 档案名称 料名称

数量 备注日期

日期会计档案治理制度第一章 总则第一条为加强会计档案治理，统一会计档案治理制度，依据国家相关法律、法规和公司《资产财务根本治理制度其次条本制度适用于公司总部、各所属单位以及纳入公司合并会计报表范围内的其他主体。其次章会计档案种类第三条会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核括：〔一〕会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。〔二〕会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，关心账簿，其他会计账簿。〔三附表、附注及文字说明，其他财务报告。〔四〕其他类：银行存款余额调整表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。〔五〕会计信息化所存储在磁性介质或光盘上的会计数据。第三章 会计档案的保管及调阅第四条财务部门特地负责保管会计档案，定期将财务部归档的会计资料按类别、按挨次立卷登记入册，专室专柜保存。财务部门进展档案的治理工作，做好全公司档案工作的连接。第五条会计档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类，定3年、5年、10年、15年、255种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第六条会计档案的调阅〔见附件1，按规定程序办理。〔一〕财务人员因工作需要调阅会计档案时，必需按规定挨次，准时归复原处，假设要调阅入库档案，应办理相关借用手续。〔二管领导批准、经主管会计工作负责人同意，方可办理相关调阅手续。〔三〕外单位人员因公需要调阅会计档案，应持有单位介绍信，会计档案人员的工作单位、查阅日期、查阅理由、会计档案的名称、归还时间等。〔四计档案携带外出，必需经主管会计工作负责人同意，填写借据，办理借阅手续后，方能携出，并在商定的限期内归还。〔五〕假设需要复印会计档案时，应经主管会计工作负责人同意，并按规定办理登记手续后才能复印。〔六〕封和抽换。第四章会计档案的移交第七条由于会计人员的变动或会计机构的转变等，会计档案需要转交时，须办理转交手续，并由监交人、移交人、接交人签字或盖章。第八条财务部门各岗位人员依据业务性质和需要制作的符合治理标准的各项会计档案，应按规定期限移交保管人。第九条会计人员工作调动或者因故离职，必需将本人所经管的第十条会计人员办理移交手续前，必需准时做好以下工作：〔一〔二尚未登记的账目，应当登记完毕，并在最终一笔余额后加盖经办人员印章；〔三〕整理应当移交的各项资料，对未了事项写出书面材料；〔四〕编制移交清册，列明应当移交的会计凭证、会计账簿、会计报表、印章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件、其他会计资料和物品等内容；〔五明会计软件及密码、会计软件数据磁盘(磁带等)及有关资料、实物等内容。第十一条会计人员办理交接手续，必需有监交人负责监交。一般会计人员交接，由财务部经理监交；财务部经理交接，由公司主管会计工作负责人监交，必要时可由上级主管部门派人会同监交。第十二条移交人员在办理移交时，要按移交清册逐项移交，接替人员要逐项核对点收。〔一现金、有价证券要依据会计账簿有关记录进展点交。库存现金、有价证券必需与会计账簿记录保持全都。不全都时，移交人员必需限期查清。〔二无缺。如有短缺，必需查清缘由，并在移交清册中注明，由移交人员负责。〔三的余额，与实物核对相符，或者与往来单位、个人核对清楚。〔四下进展交接。第十三条财务部经理移交时，必需将全部财务会计工作、重大遗留问题，应当写出书面材料。第十四条交接完毕后，交接双方和监交人员要在移交清册上签名或者盖章。并应在移交清册上注明：单位名称，交接日期，交接双见等。移交清册一般应当填制一式三份，交接双方各执一份，存档一份。第十五条接替人员应当连续使用移交的会计资料，不得自行另立账，以保持会计记录的连续性。第十六条会计人员临时离职或者因病不能工作且需要接替或者接替或者代理，并办理交接手续。或者代理人员办理交接手续。移交人员因病或者其他特别缘由不能亲自办理移交的经公司主应当担当相应的法律责任。第十七条移交人员对所移交的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关资料的合法性、真实性担当法律责任。第五章 会计档案的销毁第十八条保管期限届满的会计档案，除本制度第十九条规定的情形外，依据以下程序销毁：〔一〕由各单位财务部门提出销毁意见并编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。〔二公司总经理和财务负责人在会计档案销毁清册上签署意见后报上一级控股公司审批。〔三部门共同派员监销。〔四所列内容，清点、核对所要销毁的会计档案；在会计档案销毁后，监公司总经理和财务部门负责人。第十九条保管期限届满但尚未结清的债权、债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管销毁清册和会计档案保管清册中列明。第六章财务信息化档案的治理其次十条财务信息化档案主要包括存储在计算机硬盘中的会计帐簿、会计报表〔包括报表格式和计算公式〕等数据。其次十一条财务信息化档案治理是重要的会计根底工作，要严格依据财政部有关规定的要求对会计档案进展治理，由专人负责。其次十二条对信息化会计档案治理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应预备双份，存放在两个不同的地点其次十三条承受磁性介质保存会计档案，要定期进展检查，定期进展复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丧失。其次十四条公司所使用的财务软件〔网络〕的全套文档资料以或有重大更改之后的五年。第七章附则其次十五条本制度由公司行政治理部负责解释。其次十六条本制度自公布之日起执行〔试行〕。附件1：编号：

会计资料调阅审批单调阅部门日调阅部门日或单位资料名称及内容使用方式1、查阅□2、复印□3、借用□在相应调阅调阅缘由部门负归还时间年月日备注归还56注：会计档案经管人员应严格执行会计档案治理制度，对发生的“会计资料调阅申请单575859声像档案治理制度第一章 总则第一条影像、声音为主要反映方式的历史记录。其次章 治理职责其次条单位档案员负责对声像档案进展收集、整理、保管、鉴定、统计和利用，并对声像档案材料的形成、积存和归档工作进展催促、指导和检查。第三条各声像档案材料形成部门和个人负责声像档案的积存和整理，并按规定向单位档案室移交归档。第三章 归档要求及归档范围第四条归档要求〔一任何公司个人不得据为己有。〔二〕单位档案员定期或不定期对各部门的声像材料进展收集，保证材料的完整和齐全。〔三长需编辑整理的声像材料，可归原版复制片。〔四注明录制内容、录制时间、地点、机器型号及摄像者等。〔五〕录音带必需声音清楚，录音带盒上贴上标签，注明录音内容、录制时间、地点、盒数、编号及录制者等。〔六〕照片档案必需内容真实、主题突出、画面清楚。数码照片人物、背景、摄影者等。〔七〕缩微片上贴上标签，注明内容、编号及责任者等。〔八〕同一工程同一类别声像记录应存贮在同一磁性载体上。〔九〕底片册、照片册要立放；录音〔像〕带分别装盒放入专用贮存柜存放。第五条归档范围〔一察、检查工作或从事其它重大活动所形成的声像材料；〔二〕反映各单位概貌的声像材料。〔三〕反映各单位名称、历届主要领导人的照片。〔四〕公司工商、税务注册登记、行业许可、资质等级、房产土地证等各类证书照片。〔五〕荣获国家、省〔部〕、市、总公司、局〔院〕以上荣誉称号的各类证书、奖杯、奖状、奖牌、奖旗照片以及授奖仪式的声像材料。〔六〔包括大会会场、主席台、主要领导讲话等场面〕。〔七〕反映各单位生产、经营、治理、历史面貌等方面重大大事或重要活动的声像材料。〔八〕出国考察、接待来访、与外商洽谈、签约、索赔等对外交往活动中形成的声像材料。〔九视台有关本单位宣传报道的声像材料。〔十〕各单位或各单位参与制发的科教片、电视片、闻记录影片等声像材料。〔十一第四章 整理方法第六条底片不分属类，按形成时间先后挨次编号入底片册，并号，装满一册为一卷，每一卷底片编一个流水号，底片不需要编制卷内名目。底片与照片分别存放。第七条照片的整理〔一按年度---专题进展整理。〔二〕照片构成应包括照片、底片和文字说明三局部，依据国家〔GB/T11821－89〕进展整理。照片原版，以及翻版的底片均应标注清楚。〔三案袋，与照片说明一起存放，档案盒〔袋〕、照片应注明照片档号，相册内编号、填写单张照片说明，注明“大幅”，标明存放地点。第八编目〔一声像档案在区分载体形式的前提下与纸质档案对应分类编架保管。〔二〕声像档案载体用英文大写字母S标识。〔三括：内容、时间、地点、人物、背景、摄影〔像〕者六要素。文字说顺。用阿拉伯数字表示时间，照片说明要以自然张为单位编写。〔四〕编制案卷号：由类号、载体代号和案卷挨次号组成。即：AS.1 第一卷 声像类 党群工作类第五章 保管第九条保管〔一〕保管声像档案应有专室或专用装具。〔二〕保管声像档案应按不同载体材料分别排架、保管。〔三夹内,再装入专业底片档案册。接触底片时防止用手触摸。〔四〕常常检查声像档案的保存状况。对长期保存的录像带、录音带应每年倒带一次，觉察变形、断裂、磁粉脱落等现象，要准时修补、复制。〔五〕库存声像档案要两年检查一次。第十条保管期限分别按对应纸质档案划分为永久、长期、短期。第十一条利用〔一〕利用声像档案要严格办理借阅登记手续。〔二〕外单位借阅声像档案时，办理档案借阅审批表方可借阅。〔三人利用档案，应依据《中华人民共和国专利法》和学问产权保护的有关条款办理。第六章附则第十二条本制度由公司行政治理部负责解释。第十三条本制度自公布之日起执行〔试行〕。信用档案治理制度第一章 总则第一条信用档案是指企业在从事生产、经营等活动中，形成的反映企业信用状况的具有保存价值的各种载体文件材料的总称。其次章 治理职责和归档范围其次条治理职责〔一材料的形成、积存和归档工作进展催促和检查。〔二公司档案员归档。第三条归档范围〔一〕资质凭证材料：营业执照、税务登记证、财务登记证、法人代码证、资质〔许可〕证、质量认证体系证书、验资报告等文件。〔二〕荣誉证书材料：奖杯、奖状、奖牌、锦旗等文件。〔三〕年检资信材料：工商年检、税收缴纳、年度审计、资产评估、信用评估等文件。〔四〕经营效劳材料：客户、代理商和其他合作者的资质、信用文件，客户反响、投诉记录，产品售后效劳记录。〔五〕企业各项专利证书。〔六〕各种学会、协会证书。〔七〕馈赠的礼品。第三章 整理方法第四条编目、编号〔一编件号。〔二奖时间、内容整理。一个获奖工程的证书、奖杯等多种载体的荣誉档案同时存在时，挨次编号。〔三〕填写信用档案名目〔见《归集文件治理方法》附表1〕〔四〕案卷号：由类号、代号和挨次号组成。第四章 保管第五条保管〔一〕信用档案应有专用装具保管。〔二〕保管信用档案应按不同载体材料分别排架或陈设。〔三〕荣获省部级以上荣誉证书、奖状等重要档案，有条件的单位可塑封保管。〔四〕常常检查信用档案的保存状况，觉察污损、变形时应准时补救。〔五实物档案应用数码相机拍照转为电子文件形式录入档案台账存档。第六条保管期限依据获奖级别或利用价值划分为永久、长期和短期。〔一〕记录与反映信用主体资格、资质、资信力气的最终文本的信用档案，信用主体消亡后保存5年。〔二〕信用主体品牌、商标注册、评价等档案材料永久保存。〔三〕证明信用主体履约力气、信用等级、经营治理水公正方面的最终文本的档案材料，信用主体消亡后保存5年。〔四〕第五章附则第七条本制度由公司行政治理部负责解释。第八条本制度自公布之日起执行〔