文件控制程序

文件把握程序

中山市景鸿企业治理询问文件编号JH-QP-01受文件版本A/0控制定日期2023917印页 次19章文件修订记录修订日期2023.9.17

修订前版本 修订后版本A/0

修订内容首次制订

修订人编制 审核 批准留意：体系文件为公司内部保密资料，未经许可不得私自复制或外传！文件把握程序

中山市景鸿企业治理询问文件编号JH-QP-01受文件编号JH-QP-01受文件版本A/0控制定日期2023917印页 次29章标准和统一公司治理体系中全部相关文件的编制和格式，指导公司程序文件、工作流程文件以及各种记录文件的编制,到达标准化治理。2.0本程序适用于公司全部文件的编制、修订、发行、回收、作废、借阅、增补、评审、归档治理。3.0受控文件：指更改、公布均受到把握的文件，受控文件一般具有制修订与分发记录，修订后须重分发，失效时应准时收回作销毁处理，并应随时保持最版本，文件上每页盖有受控识别印章，失效文件每页有失效及作废标识。职责治理者代表:负责主导公司各体系文件的筹划，并跟进其落实；文控中心：a负责监视公司各体系文件的有效性与适宜性；bc负责体系文件年度评审打算实施的跟进；各部门:a负责依据需要进展文件的制/修订，并予以培训与宣导；b负责依据已公布文件执行、落实各项要求；c负责妥当治理本部门之受控文件与资料。程序总要求各职能部门依据部门流程繁简程度且需满足体系的要求,制订相应的体系文件,经过相关人员的审批后,文件阶层:质量治理文件共分为四个阶层，如下：abcd四阶文件：记录、表单、文件的编撰格式。文件制/修订完成后交部门负责人进展初审,初审合格后经各相关部门会签以及相关权责人员审核﹑批准后，交文控中心公布生效，文件审批权限详见下表:文件编号JH-QP-01文件编号JH-QP-01受文件版本A/0控制定日期2023917印页 次39章体系类别 文件阶层文件类别体系类别 文件阶层文件类别制定审核批准一级文件质量手册治理者代表—总经理二级文件程序文件部门负责人治理者代表总经理制度类、作业指QEO第三阶文导类、标准类工作负责人部门负责人治理者代表件技术资料类工作负责人直接上级部门负责人其他类部门负责人直接上级治理者代表四级文件表单、记录工作负责人部门负责人治理者代表理体系文件编撰格式治理文件的封面及正文格式参照“文件编撰格式”执行；文件编写条目按以下格式:1.01.11.1.11.1.1.12.02.12.1.12.1.1.1„„依此类推文件的页次格式为:页次/1/515版次:版次号/修订数，须全页更改不行以进展单页修订。在一个版次内只能修订九次,超九次后,变更版本号(O,IA/0→A/1→A/2→A/3→A/4→A/5→A/6→A/7→A/8→A/9B/0→B/1→B/2→B/3→B/4→B/5→B/6→B/7→B/8→B/9„„依此类推文件的字体公司名称大标题 宋体小四号文件名称标题 宋体小二加粗5.4.5.4文件“1--5”内容 宋体五号治理体系文件类型为word文档，表单格式不限；20流程图编制要求包含流程图、执行部门、依据文件、执行记录四个局部，具体编制要求如下：中山市景鸿企业治理询问文件编号 JH-QP-01 受文件把握程序

文件版本

A/0 控制定日期页 次椭圆形 代表开头及完毕长方形 代表工作内容菱形 代表审批、检验、推断

2023917日印第4页共9页 章圆形 A B

表示页次之间的连接实线箭头 代表同意(OK)往下虚线箭头 代表不同意(NG)返回文件中须包含以下内容：1.0目的：介绍编制此文件的作用和意义。2.0范围：介绍文件适用的范围，如：按使用的场所〔组织别、产品、职能等进展界定。3.0〔无〕4.0职责：按文件的相关方分别介绍在此文件中所担当的职责〔程相关方”的写法，文件进展修订时均改用“职责”的形式来编写〕5.0程序：文件的主体局部，描述各项工作的运作流程及相关要求。6.0〔无”7.0相关记录：文件使用过程中产生的记录表单，没有时写〔无8.0附件：本属于文件的组成局部，但为了突出其内容或保证其独立性、完整性才附在正文之后，没有时则删除此条款。附件应与正文的文件一起妥当保管和受控。文件编号规章治理体系一、二阶文件编号规章JH-□-01流水号文件阶层公司代号注：A.第一段“KSL”代表公司代号。B.,如质量手册为“QEQP”；第三阶文件编号规章：JH-□-□-□流水号文件类别部门代码公司代号中山市景鸿企业治理询问文件编号 JH-QP-01 受文件把握程序

文件版本

A/0 控制定日期 2023年9月17日印页 次 第5页共9页 章部门代码与受控号如下表：部门部门代码受控号部门部门代码受控号总经理GEN01治理者代表MR02人事行政部HR03技术品质部QA04生产部MD05物控部PM06营销中心YX07财务部CW08第三阶文件类别具体代码如下：文件名称文件代码文件名称文件代码文件名称文件代码包装明细表PW成认书REGQCQCFC治理类工作文件MAN检验标准QI临时文件LS设备操作标准QX技术图纸DRG环境/安全ES操作/测试/检查WI/测量指导书

材料明细

BOM

制度外来文件 WL第四阶文件〔表单〕编号规章JH-FM-001-A/0版本号流水号四级文件代码公司代号表单编写格式与内容：公司名称：word/加粗excel16表单名称：word/excel14正文内容：word/excel10表单编号：word/excel10审批流程/备注/说明：word/excel10文件的受控/发放/回收：5.3条规定逐级报批；种类型文件在初次受控时写一张《文件受控申请单》经部门负责人审核、相关部门签署评审意见、治理者代表审批后连同获批文件一并交文控中心受控；当技术类文件后续再有同系列同类型的文件受控时则不再填写《文件受控申请单5.7.4文控中心依据《文件受控申请单》确定的文件发放对象及数量复印适当的份数，加盖蓝色“受控印章文件把握程序

中山市景鸿企业治理询问文件编号JH-QP-01文件编号JH-QP-01受文件版本A/0控制定日期2023917印页 次69章全部受控文件原件〔正本〕由文控中心保存。签字的原件版本，归档存放，不用盖章，如再有使用需求，复印后再盖受控章。各部门因工作需要，需增加文件发放份数时﹐可填写《文件补发申请单表审批后，向文控中心申请补发。文件失效或修订后分发版文件时，文控须收回全部旧版文件，收文部门在接收到版文件后必需件更改申请单》上作相应登记。对于已确认无法收回的文件，经调查处理后由文控中心以公告形式声明作废。文件的修改和废止：文件修改方式：手动修改：由提出修改部门填写《文件更改申请单》并说明缘由，经治理者代表审批后，文控中心依据发放范围将文件统一回收并交由文件编制部门承受手工局部修改，修改时将原文件内容划掉方式进展修改，并在修改处签上修改人的姓名及修改日期，手动修改后原文件版本保持不变，文控中心需确认每份文件均有被修改到及修改的全都性，无误后按原发放范围进展发放。书面修改：由提出修改文件的部门或个人填写《文件更改申请单》并说明缘由，连同修改后的书面文件一同交治理者代表审批后进展书面更改并升版；修改//废止文件名目。名目上最少应包括文件名称、编号、版本号；后执行废止，产生的作废文件副本由文控员收回，准时销毁。作废文件正本由文控员加盖红色“作废文件”印章标识，填写《作废文件清单》并保存；对于作废或换版之文件，文控员应在《受控文件分发记录表》中注明文件已升版或作废。文件因实际需要，需转换部门并更改文件编号时文件升版原则为：当文件名称发生变化时则将原部门文件废止，文件以本部门的文件编号受控，当文件名称未发生变化时，则在原文件的根底上进行升版并更改为本部门的文件编号；对已保存到期和已失效的文件书面档，由使用部门提出申请，经治理者代表签核后，依据需要来确文件废止后原编号不得重复使用。文件与记录的借阅：如需向文控中心或其他部门借阅文件时，由借阅申请人直接到文件治理部门进展借人需在《文件借阅记录表》中做好相应借阅登记。中山市景鸿企业治理询问文件编号 JH-QP-01 受文件把握程序

文件版本

A/0 控制定日期 2023年9月17日印文件的使用、归档与治理：

页 次 第7页共9页 章文控中心对公司体系文件进展统筹治理，监视各部门按要求执行文件记录的编制、审核、批准、收发、保存、借阅、更改、销毁等工作，并不定期对各部门进展文件治理审查，文件审查不符合项责2各部门需按本文件各款项进展文件治理，如有违反者，将依据《体系运行治理制》进展相应惩罚。当各部门文件治理员离职或异动时，文控需列出《文件交接清单做好交接记录，并交文控保存,否则将不予以办理离职或异动。易于识别和治理的编号，内装文件应建立名目或《受控文件清单于识别和检索；〔如工艺文件、作业指导书等悬挂于生产拉线使用应过塑处理，以保证文件使用的清楚和完整,非现场使用的文件由使用部门集中保管。任何人不得擅自复印或向与质量体系运行无关的人员、特别是公司外部人员供给受控文件。为确保文件使用场所的受控文件为有效版本，文控中心每季度依据《受控文件发放范围》和《受控文件分发记录表》编制《受控文件清单》发放到各文件使用场所。或在条件允许时，由电脑共享至各文件使用场所，由各文件使用场所比照《受控文件清单》查看本部门文件是否是最版本。电子文档的治理：各类受控文件的电子文档，由编制部门在文件正式交文控中心受控前，通过网络共享、软盘拷贝等方式传给文控中心，由文控员进展标识、编目。电子文件应加密保存，必要时进展备份保存。各类受控文件更改时，电子文档的治理仍按5.10.9.1条的原则进展把握，版本的电子文件替换旧版本电子文件,旧版本电子文档只保存最近一份，以作为备案。各类受控文件作废时，由文控员在电子文档文件名称后面加“作废”字样加以识别。建立在相应部门“作废文件夹内文件评审送到各部门；在《文件评审打算》的相应栏位回传文控中心，评审内容包括：a有效性:文件是否为现行有效版本；b适宜性:文件规定的流程、作业方法、引用文件和表格是否偏离了现实和标准的要求；c充分性:文件规定是否包含了整个运作流程和运作细则；假设部门评审认为文件的牵涉面较广5.11.2文件把握程序

中山市景鸿企业治理询问文件编号JH-QP-01受文件编号JH-QP-01受文件版本A/0控制定日期2023917印页 次89章 文控中心将最终确定的《文件评审打算》打印成书面档，经相关部门确认、治理者代表审核、总经理审批后文控中心保存原稿，并复印一份发放到各部门；经评审需修订或作废的文件与表格，各部门依5.8.4条对文件进展升版或废止；文控中心依据打算表中最终评审结论及部门打算完成时间等相关信息准时跟踪各部门文件/表格的完成状况；在文件执行过程中，必要时由相关部门提出，治理者代表指定人员对相关文件进展评审；试制文件把握：件上加盖蓝色“试制”印章、标明实施日期并登记在《试制文件分发/回收记录表》上，由部门相关人员签收后下发到相关部门；件编制部门在原文件试制章处注明“本文件延期至XX月XX期；各使用部门应用特地的试制文件夹保存试制文件，以便于试制文件的使用治理和回收；试制文件发放部门每月底对本部门发出的试制文件的有效性进展评估件；文控中心每季度底检查各部门的过期试制文件是否已作废销毁。外来文件把握：来文件清单》并予以把握。引用之外来文件如需发放，引用部门负责人需确定发放范围与份数，文5.7.4条发放，依5.8可借阅参考。件是否已换版，如已换版则通知相应引用部门进展评审处理。假设外来文件为国家或国际标准，则直接使用其原有编号和版本〔以年月号为版本号；