07协商与信息交流控制程序

1目的：建立有效的协商与沟通机制，保证员工充分参与质量/环境/职业健康安全事务协商与管理,保证内外部信息得到及时、有效沟通。适用于公司质量/环境/职业健康安全事务的协商和内外部信息交流的管理。3定义：无4参考文件：《管理手册》(FA/G02—2010)《记录控制程序》(FA/QEOP—02)《不符合、纠正及预防措施控制程序》(FA/QEOP-26)5权责：管理者代表：负责督导各部门执行公司内外沟通事宜；ISO认证办：负责环保/安全问题之处理及报告备案；技术中心：负责与供应商沟通；各部门主管：负责公司内相关人员之沟通；企管部：负责公司内员工意见收集与处理信息回馈。6作业程序：公司内信息沟通：为使质量/环境/安全管理系统有效推行于各部门，各部门应达成共识并统一行动，确保质量/环境/安全管理体系有效推行并达到预期成效。2管理者代表应依质量/环境/安全管理体系推行之需要召集各部门主管共同规划各项工作并明确制订其权限，以发挥其功能。各部门主管须将工作分配于部门内相关人员并教导其推行之方式及技巧。1.3企管部是质量/环境/安全健康协商与交流的中枢部门，并提出担任职业健康安全员工代表的人选名单，交管理者代表和最高管理者确认。来自本公司内部员工对质量/环境/安全健康事务的关注、询问、意见和提案等，可以用各种方式向企管部反映；也可向其部门主管反映，并反馈到企管部。企管部应及时整理成文字记录，根据具体情况，用书面形式反馈给责任部门或质量/环境/安全健康管理责任人，重要时需向管理者代表汇报。环境/安全管理的监测结果、环境/安全管理方案的实施完成情况等规定事项的信息传递按相关的程序进行。质量/环境/安全健康方针、目标、指标、主要危害因素、重要环境因素、法律法规要求、运行控制程序、应急准备与响应程序、内部审核结果、管理评审内容的传达，按相关程序的规定进行。6.1.7本公司每月定期召开一次安全生产会议，中层以上管理者参加，会议中就环境/安全有关的事项进行讨论并做出决定或处理意见，形成书面记录。职业健康安全员工代表在日常运作中注意收集员工关于安全健康的意见和建议，必要时形成书面报告，每月向企管部汇报一次；必要时汇报至管理者代表，此报告应成为管理者会议讨论的重要内容。.9当发现部门间有明显沟通问题时，应由管理者代表召开临时会议，检讨并沟通该问题,经改善后持续推行质量/环境/安全管理活动。公司外部信息沟通：6.2.1为使本公司质量/环境/安全管理承诺能适用方式表达，让周边居民、工厂与相关方等了解本公司执行决心及获得善意回应，可经由下列各项方式达成沟通：公司的质量/环境/安全方针由ISO认证办在公司的网页上向外界公布，并负责管理。当客户要求时，还应以书面形式将QEOHS（质量/环境/安全）方针传达至主要客户、供应商和合同方，以宣扬本公司进行质量/环境/职业健康安全保护的态度和决心，责任部门做好传达记录。6.2.2本公司对于供应商和合同方的产品质量/环境/安全保护要求，由企管部及相关部门以文件、传真、E-MAIL等适当方式传达至各供应商和合同方，要求其遵守本公司的产品质量/环境/安全保护规定，共同促进产品/环境/安全保护，对社会和员工负责。3质量/环境/安全信息的交流和处理3.1交流方式利用版报、标语，随时表达及展示本公司质量/环保/安全活动改善绩效。藉由公益活动，参加地方会议，说明会等方式告知厂外人员或团体。有必要时登门拜访村委会及周边居民并配合标语表达决心。有必要时对周边居民进行安全常识的教育。周边居民或团体对质量/环境/安全管理之意见或抱怨事项，须由ISO认证办加以记录并依《不符合纠正预防措施控制程序》处理之，并由ISO认证办以书面方式回复。分承包方之沟通：如采购相关法令列管之管制物品，应由技术中心要求供应商提供允许销售之资料，并经由相互沟通取得共识，以符合规定。工程承包方在进入公司时有必要告知安全事项，并要求提供相应的安全资质。与主管机关之沟通：依法令规定有关问题需向环保主管机关、安全生产监督管理局、劳动局、产品检查机构、质量技术监督局等报告者，应由ISO认证办按规定执行之。若发生异常之违规事件，除依有关规定限期执行纠正措施外，应按相关法规的规定由ISO认证办以公函通知主管机关，说明改善结果。向公司外通告的有关重大质量/环境/安全因素及质量/环境/安全业绩的信息内容由管理者代表决定，若不向公司外通告则由ISO认证办进行书面说明。以上有关公司内、外沟通过程与结果，除一般口头形式沟通者外，其他涉及