第二章-秘书职业

第二章秘书职业一、秘书界定1、国外的秘书界定（1）西方国家秘书概念秘书一词源出于拉丁文“secretarius”，意思是“可靠的职员”。英语中秘书“secretary”由此而来。现代西方认为，“secretary”有三种含义：指一种职位或职业（job）；指具有这种职位、从事此一职业的职员（officer）或人员（person）；(secretary)指一种官员（officer）。（Secretary）（其中，主要是第一、二种含义。）秘书应是主管人员的一位特殊的助手，她(他)掌握办公室工作的技巧，能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和正确判断的能力，并且在所给予的权力范围内作出决定。——国际职业秘书协会TheProfessionalSecretariesAssociation[International]（美国和加拿大联合发起组织，全球最大的秘书团体）今天的秘书决不再是单纯的接待员兼打字员”，而应当是“行政管理的助手”，“不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还应当是协助经理的左右手。”——美国：《Webster’sSecretarialHandbook》（《韦氏秘书手册》安娜·埃克丝蕾、安娜·约翰逊主编）（美国韦氏出版公司出版，是颇具权威性的秘书工作指导专著）美国《职称辞典》的解释，秘书是贯彻执行下列活动的人：全面处理机关的或者公司的行政工作，以减轻政府官员和公司负责人的较次要的行政事务及办公室工作；能用速记记录口述；能用翻译机将口述或者复制的记录信息译成文字；处理上司约会并提醒其赴约；接见到办公室来访的客人；接电话和打电话；处理上司重要私人邮件，主动书写日常函件；对办公室其他工作人员进行工作监督；整理人事档案。（2）日本秘书概念秘书一词为中文繁体字“秘書”。主要有两种含义：负责人和工作人员固定业务；非固定业务；思考性业务；中间型秘书工作。2、我国的秘书界定（1）古代秘书概念的变化物——指宫廷中的秘密藏书——谶纬之书——“禁书”官职、官名——负责掌管秘藏书籍资料或起草秘密性文书机构、人员（2）现代秘书概念的变化秘书是为上司创造最佳决策环境（“硬环境”和“软环境”）的人3、国际职业秘书协会TheProfessionalSecretariesAssociation美国国家秘书协会（TheNationalSecretariesAssociation，1942年）——国际职业秘书协会（TheProfessionalSecretariesAssociation，1981年）——国际行政管理者协会（InternationalAssociationofAdministrativeProfessionals——IAAP，1998年）秘书周和秘书日：每年4月份的最后一个星期，该周的星期三作为秘书日二、秘书分类及职级（1）西方国家秘书工作的样板——美国职业类属：一般管理、文书、事务分41类，2——15级，不同的种类、级别得到不同的报酬2级:信使，负责驾车递送信函;3级:文件收发、管理，文书兼打字，操作办公设备，电话接线员，卡片穿孔人员;4级:文书兼速记、记录，文书兼录音、复制，电传机操作，电子财会机械操作人员;5级:函件文书，印刷文书，通讯文书，电子计算机辅助人员;6级:秘书，一般文书管理、一般通讯管理、密码编制、译码设备操作;美国劳工部依三个方面的标准对秘书进行分类——“LS”类、“LR”类、“OT”和行政秘书类根据秘书所服务的管理人员的级别高低进行分类简称“LS”类，秘书类别从低到高一共分为四类：LS-I级、LS-2级、LS-3级和LS-4级。根据秘书所担任的职责大小进行分类简称“LR”类，秘书类别从低到高分LR—1级和LR-2级。根据秘书职位所规定的职务性质进行分类分为行政秘书和专业秘书（简称“OT”类）两大类行政秘书按照其职权可以分为两类：一类是属于领导职位的秘书，另一类是一般行政秘书。美国企业秘书职级见习秘书正式秘书——行政秘书、通信秘书美国行政管理学会将一般的行政秘书分为三个级别：B级秘书（相当于LS-1级至LS-2级，LR-l级，基层、低级秘书）A级秘书（相当于LS-3级，介于LR-1级至LR-2级之间，中层、中级秘书）经理秘书（LS-4级，近似于LR-2级，高层、高级秘书）（2）日本秘书的分类和职级分类公务秘书事务秘书外事秘书私人秘书职级初级秘书中级秘书高级秘书2、我国秘书的分类和职级横向、纵向分类着眼点不同，分类也有别三、秘书职业的特点及我国的现状社会化、行业化专业化、知识化自动化、高科技化制度化、科学化年轻化、性别化四、从工作内容看秘书职业的特点1、从属性——本质要求2、辅助性——根本属性要求秘书要甘居幕后，埋头工作，谦虚谨慎，不求闻达。3、服务性——基本特征中外文化沟通在组织中起中间枢纽的作用4、被动性5、全面性秘书工作内容分定型工作和非定型工作定型工作可分常规工作和准常规工作6、机密性五、秘书职业资格1、国外秘书职业资格美国特许职业秘书资格证书(简称CPS)行政管理人员证书(简称CAM)日本秘书技能鉴定考试CBS考试2、中国秘书职业资格第三章秘书职能一.秘书机构及其设置1.概念2.特点二、秘书机构设置原则1、规范化原则——精简高效2、科学化原则——组织结构职责确定团队人员配备（德能智劳）效率：“以正确的方式做事”效能：“做正确的事”效率是以效能为前提的三、秘书机构的组织形式综理制分理制四、秘书职能：办公事务职能（事务辅助）、授权管理职能（政务辅助，如公文写作、督查、协调、谈判……）、深层参谋职能（政务辅助）。“不管部”职能（“有限无穷”、围绕中心工作任务、临时发生的突击任务、带全面性的任务和活动、为领导服务的其他任务）办公事务职能（事务辅助）包括办文、办事、办会，如办公用品管理、接待事务、安排领导活动、值班工作、通讯工作、印章管理、信息管理、保密工作、调查研究、信访工作、会务工作、公文处理、档案管理……授权管理职能要准确理解领导的授权意图、认真谋划办理思路、把握受权理事的双重角色、与领导者保持密切沟通、主动谋求配合。第四章秘书的精神素养一、秘书的思想政治修养二、秘书的职业道德与作风修养1、秘书的职业道德（1）忠于职守，服务领导（2）埋头苦干，甘居人后（3）谦虚谨慎，办事公道（4）遵纪守法（基本底线），廉洁奉公（5）诚实守信，严守机密2、秘书的作风修养三、秘书的心理品质1、心理品质的内涵2、秘书心理品质的构成（1）情感品质※热爱秘书工作※尊重领导※健康高雅的情感（2）意志品质※自觉性※坚持性※果断性※自制性（3）性格品质※富有责任感※谦虚随和※冷静沉着※幽默开朗（4）秘书的气质三、秘书良好心理品质的培养第五章秘书的知识能力素养全美秘书协会标准：1、像心理学家一样善于观察和理解他人；2、像政治家一样有灵敏的头脑；3、像外交家一样有潇洒的风度；4、有调查各种棘手问题的丰富经验；5、有良好的速记能力以及文字功夫；6、熟读各种商业往来中的法律关系；7、能熟练地使用各种办公自动化机器；8、具备相当的金融和税务方面的知识；9、能熟练地对各种文件资料进行整理归类。美国赖特《秘书工作手册》：“一位秘书，常常被认为是一位‘万能博士’，是一位心理学家、政治家、外交家，一位饱学之士、作家、机械师，上司的私人财务出纳，跑街女郎与办公桌的清理人。”一、秘书人员知识结构1、概念2、构建秘书知识结构原则3、秘书知识结构的特点专与博的兼容性、广泛的适应性、强健的知识更新性4、秘书知识结构的组成基础层次——广博扎实的基础知识，结构中的根基部分包括社会科学（文、史、哲等）、自然科学（数学、物理学、化学、地理、生物等学科的常识）诸多学科。中间层次——实用辅助的相关知识，弥补缺漏，围绕职业和专业核心向两翼展开外围和边缘部分，如秘书学的”姐妹学科”即公共关系学、新闻学、组织行为学、心理学、决策科学……还有经济、法律、管理及若干新兴学科如系统论、信息论、控制论……最高层次——专精深厚专业知识，结构中的核心和主干部分，秘书知识结构特色的标志，决定秘书工作能力和水平的主要因素，包括秘书职业知识和秘书专业知识。A.秘书职业知识——秘书学及围绕这一核心展开的外围和边缘部分——如文书学、档案学、信访学、调研学、行政管理学、公文写作学、办公自动化原理……B.秘书专业知识秘书在特定专业行业中工作，要得心应手必须懂得这方面的知识才能当一个同行的辅助管理者。三个层次的关系“博”是知识基础，“精”是知识支柱。“精”的基础是“博”，应该强调在“广博”的基础上“精深”，围绕“精深”的目标而“广博”。学习相关知识，也是为了拓宽知识面。

拒绝“太空美人”二秘书的能力结构知识与能力:知识是吸收，能力是输出知识是基础，能力是各个方面知识的综合运用与体现秘书能力结构基础能力——从事秘书工作的基本条件基本技能——做好秘书工作的重要前提专业能力——结构的核心，完成秘书工作的重要保证第六章秘书职能环境一、秘书职能环境含义1、秘书职能环境秘书职能环境是秘书职能活动的客观基础和条件，是秘书发挥参谋、助手作用的舞台。人文环境+自然环境整体性、层次性、动态性。2、秘书职能环境的层次结构（1）秘书机构内部环境（2）组织内部环境（3）组织外部环境政治环境：决定秘书工作基本的政治方向经济环境：为秘书职能的发挥提供物质基础，影响秘书工作的业务内容及活动形式文化环境：影响秘书的综合素质，工作的效能及效率科学技术环境：影响秘书办公设备与手段的先进性，思维方式，学习及创新能力二、秘书职能环境要素关系1、秘书与部门的关系（1）与纵向层次机构的关系（2）与横向部门机构的关系（3）秘书处理与部门关系的原则2、秘书与群众的关系秘书与群众关系的处理方法3、秘书与新闻媒介的关系秘书与新闻媒介关系的处理方法三、秘书职能环境资源秘书职能环境资源的作用——资源供给的规定性、资源发展的导向性、资源配置的促动性、资源变化的机遇性环境资源的制约——信任度、和谐度、开放度、自由度适应——满足——顺应——开发开始工作——开展工作——完成工作——出色工作优化职能场1、认识职能场职能场的大小、运作方向、能量2、优化职能场的关键四、秘书与领导的关系（1）秘书与领导关系的多维性（2）秘书处理与领导关系的方法（3）秘书与领导班子的关系第七章秘书与组织管理一、秘书与组织管理1、秘书管理秘书工作方法——途径、程序和手段2、秘书与组织管理的关系（秘书工作方法的选择）遵循组织规范（依据），以组织目标为方向（方向），根据组织的需要（目的），以科学的方法发挥职能作用，完成工作。3、秘书管理理念的更新（1）秘书文化的继承与重构秘书文化，它所反映的是古今秘书们的内心世界，它的精神内核由秘书社会实践和意识活动长期孕育而成的价值观念、思维方式、道德情操、审美情趣、宗教感情、民族性格等因素构成。第一，秘书价值理念的重构服务——创新——人格三位一体第二，秘书理性观念的重构伦理型法理型第三，秘书思维方式的重构第四，秘书工作体制的重构二、秘书与组织管理效率1、建立相应的工作制度2、实现工作的程序化和规范化3、采用现代化工作手段4、培养学习型的秘书组织三、秘书与领导决策1、搜集信息，协助领导确定决策目标；2、沟通联系，协助领导拟订方案；3、有效组织，协助领导确定方案；4、联系实际，协助领导做好定点实验；5、组织准备，协助领导做好普遍实施；6、深入基层，协助领导做好追踪控制工作。第八章秘书工作方法与规律一、秘书协调方法1、沟通协调方法信息沟通不畅出现的矛盾或失调晓之事实2、变通协调方法无根本利益和权利冲突，属于非原则问题，各执一词趋同避异3、融合协调方法局部存在利益冲突求同存异，逐步解决4、政策法规协调方法执行政策法规出现偏差强制协调5、计划协调方法计划执行中失调以大局为重，全面统筹6、节奏程序协调方法局部步调不一根据实际情况及全局进行协调7、会稿协调方法各自为政对有关的职能部门进行合理的调配8、会商协调方法矛盾涉及几个部门通过会议，并综合运用多种协调方法二、秘书督促检查方法1、督促检查工作的范围2、督促检查的方法(1)催办催报(2)督查调研(3)反馈通报(4)专题汇报