公司公文培训资料1

行政公文行政公文：国家行政机关、企事业单位及合法成立的社会团体处理公务时所使用的应用文体。“红头文件”行政公文的类别上行文：报告、请示下行文：决定、批复、通知、通报平行文：函通告文：会议纪要、意见（既可以上行，下可以下行、平行）工作总结行文规则1、确有必要，可发可不发的文书坚决不发，可长可短的文书要短2、党政分开。属于党务方面的工作，须以党的名义3、明确关系，行文关系应根据隶属关系和职权范围确定。（1）具有隶属关系的部门，可以行上、下行文。没有隶属关系的部门之间只能行平行文。行文时，应当主送一个上级部门，其他部门可以抄送，受双重领导的部门向上级发文时，应当写明主送和抄送部门，上级向受双重领导的下级部门行文，必要时应当抄送其另一上级部（2）各类部门依据职权范围各司其责，包括文书处理，依据职权范围确定行文关系。公文的内容一、标题三要素：制发部门＋制发事由＋文种二、主送单位主送单位常为知照性的部门三、正文四、落款及成文时间如果标题中用了制发单位，则不必再写落款，成文时间以会议通过或批准的日期为准，须加盖公章作为生效标识成文日期有信函式和决议式两种，信函式即将年月日放在签发机关名称之下相对应的位置，决议式放在正文之上、标题之下的正中位置，并有圆括号括上，此时，如果标题中有发文机关，最后落款可省略发文机关。盖章印章要端正盖在成文日期上方，并做到上不压正文，下压成文日期年月日，当然视印章大小而定，印章字迹不受成文日期影响而更加清晰。注意事项一、不交叉主送：主送单位只有一个。二、一事一文。三、不主送个人四、不越级行文。五、不乱抄乱送。文书制作口诀吃透两头很重要，领导意图把握好。选好文种宜慎重，规范准确效率高。公文的习惯用语开头：为、为了；根据、按照、遵照、依照；鉴于、关于、由于；目前。承启：现将有关事项通知如下；现将……报告如下；为此，现就问题请示如下。引述：（某文件）收悉、敬悉。称谓：我（集团）、贵（公司）、本（部门）、该（处）经办：经、业经、未经；拟、拟办、拟定；施行、暂行、试行、执行、参照执行、贯彻执行、研究执行。会议：会议听取了、会议讨论了、会议认为、会议指出、会议通过了、会议决定、会议希望、会议号召、会议要求、会议恳切呼吁。表态：同意、原则同意、不同意；可办、照办、不可。结尾：用于报告：请审阅；用于请示：当否，请批准；用于函：请研究函复；盼复；望协助办理，尽快见复；用于复函：此复；特此专复；特此函复。数字用法的规定

统计表中的数值，如正负数、小数、百分比、分数、比例等，必须使用阿拉伯数字。如：21、478、－125~55、21%~54%、1/4、1︰601、定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：一律、一方面、七上八下、九三学社、第一书记、第二轻工业局、第四方面军、十三届四中全会2、相邻数字连用表示概数时，用汉字，如去年5、6月份，应为五六月份，等待了4、5天，为等待了四五天。3、表示约数时，用汉字，如大约有20来个人，应为大约有二十来个人。年份一般不简写，不能写作“九〇”或“90年”。年月日之间使用半字线“—”，当月和日是个位数时，在十位上加“0”。

标点符号的使用1、该用标点符号而未用例如：多年来，我们市在人民生活方面欠账很多问题成堆，近几年尽管做了一些工作但矛盾仍很突出。2、该用逗号的用了顿号例如：市组织专案组，定人定员、定措施、定破案时间、案件不破、人员不撤。3、该用句号而未用例如：水土保持是国民经济和社会发展的基础，目前，我省水土流失仍呈发展的趋势，流失面积有增无减。4、标点符号错位关于《印发2002年宣传工作要点》的通知5、标点符号多余例如：这次重点整治了背街巷道、基建工地、城乡出入口，以及铁路沿线两侧的环境卫生。01~10

机密★一年特急

×××××文件

空两行←×××〔2000〕1号空两行←关于××××××通知××××××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

三号黑体，特急中间空一个字字体大小以美观醒目为原则3号仿宋，年份全称,六角括号小2号宋体顶格，3号仿宋XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。附件：1.XXXXXXXXXXX2.XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX二〇〇九年十二月一日主题词：XXXXXX抄送：XXXXXX、XXXXXXX、XXXXX、XXXXX、XXXXXXXXXX、XXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXX2000年X月X日左空一字，3号仿宋体顶格，3号黑体，词目小3号宋体，词组间空一字回行时与冒号后抄送机关对齐印发机关左空一字3号仿宋第1份特急·机密

XXX市人民政府文件XXX府发（2008）第01号关于做好当前工作的通知XXX、XXXX：……………………………………………。市政府办公室2008.5.10主题词：通知工作抄送：XXX、XXX、XXXXXXXXX二〇〇八年五月十日共印20份报告一、报告的写作要求：“三段式”的通用规则即“情况——做法——问题”二、报告的注意事项：1、主题鲜明，突出重点。2、实事求是。3、文风要简洁、朴实。4、行文要及时。5、报告中不能夹带请示事项。

要领范文标题：事由+文种主送机关：正文：一、缘由情况二、事项发文机关：发文时间关于我省清理整顿公司工作的报告国务院：我省一九八八年十月清理整顿公司以来，坚持既坚决又稳妥的方针，抓紧清理方案的拟定和实施，积极查处公司违法违纪案件，努力加强公司的建设和管理，基本完成了党中央、国务院赋予我们的任务，达到了预期的目的，现将这项工作情况报告如下：一、撤并了一批流通领域的公司，解决了公司过多过滥的问题（略）二、查处了公司违法违纪案件，整顿了公司的经营秩序。XX省人民政府（盖章）X年X月X日要领范文标题：“发文机关+事由+文种”主送机关：正文：报送主体+态度附件：发文机关：发文时间：XX市委关于一九XX年上半年城市经济改革情况的报告省委：现将我市一九XX年上半年城市经济改革情况报上，请指正。附：《我市委关于一九XX年上半年城市经济改革情况》一份

XX市委（印章）X年X月X日

请示一、请示的注意事项：1、请示是事前行文。2、请示应当一文一事，一般只写一个主送单位。不得抄送下级部门。3、请示不得夹带在报告事项里。4、一般不得越级请示。5、除上级负责人直拉交办的事项外，不得向上级部门负责人报送请示、意见和报告。二、请示的写作要求行文对象要认定，内在逻辑把握准。先斩后奏最忌讳，一事一文讲认真，期请上级快答复，问题解决皆舒心。要领范文标题：“发文机关+事由+文种”主送机关：正文：一、缘由（一）情况说明（二）目的二、事项三、结语发文时间：××市第二商业局

关于增设地下消火栓需要资金的请示××省商业厅：××市食品公司××冷库，系地区分配性支点仓库。厂区建筑面积××万平方米（其中冷库××平方米），贮存物资×千吨，价值××万元。多年来厂区防火设施比较简陋，除简易防火工具外，仅有消火栓一处，因年久失修，水压低，达不到喷射要求，一旦发生事故，后果不堪设想。虽然省、市防火部门多次检查，提出建议，但因缺少资金一直没有按重点市库区建设。为确保库区安全生产，做到常备无患，急需修建地下消火栓四处（饲养场一处，肉联厂、冷库二处，蛋禽厂与蛋库之间一处），需要资金4.4万元（详细计划附后）。妥否，请审查指示。

X年X月X日（公章）

提纲模式标题：“事由+文种”主送机关：正文：一、缘由（一）情况说明（二）目的二、事项三、结束语附件发文机关：发文时间：关于XXXXX的请示XXX：……………为………………………………………………。妥否，请批复。附：《XXXXX》XXXXXXXX年X月X日请示关于执行《职工借阅图书规则》的请示公司厂办：长期以来，我馆在职工借阅图书方面情况混乱，很多职工借书不还，不办全手续或延迟归还。为形成秩序井然、有条不紊的借阅环境，经过讨论我馆制定了《职工借阅图书规则》，具体如下：一、要求职工一人一卡。（略）二、借阅期限不超过三个月。（略）三、如违反规则，造成图书丢失、破损等情况，按规定给予一定的物质赔偿。（略）四、（略）以上意见如无不妥，建议批转各科（室）执行。XXX有限责任公司图书馆X年X月X日报告和请示的异同点相同点1、都是上行文2、格式相同3、内容都带有汇报性质不同点1、目的要求不同：请示是陈述理由，要求一定答复，报告是向上级汇报情况，不一定要求答复2、行文时限不同：请示必须事前行文，不能“先斩后奏”，报告事前、事中、事后都可以3、内容含量不同：请示只能一文一事，报告不限，可以一文一事，也可以一文多事决定一、写作要求1、事由的政策性。2、事项的严肃性。3、行文的妥贴性。决定关于×××的处分决定（X年X月X日XX会议通过）×××，男，现年××岁，××科职员，该同志平时纪律观念淡薄，经常迟到早退，经多次教育仍无悔改表现。×月×日至×月×日该同志无故旷工达××天，为教育本人，严肃校纪，经××会议研究决定：给予×××开除校籍留校察看一年的处分。××学院×年×月×日要领模式标题：“发文机关+事由+文种”主送机关：正文：一、缘由1、情况正面、反面2、意义讲理论、谈认识、作判断3、目的二、事项条款并列重轻有序大项下可设小项重大长篇公文小项成一系列三、结语实施时间及要求发文机关：发文时间：XXXX关于XXXXX的决定XXXX：近几年来XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX但是，XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX为XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX特作如下决定：一、（略）二、（略）三、（略）本决定自发布之日起实行。前发文件和规定，凡与本决定不一致的，一律以本决定为准。XXXXXX年X月X日关于XXX等同志任免职的通知各部门：经研究决定：任命XXX同志为XX公司生产部部长，免去其生产部副部长职务。任命XXX同志为XX公司生产部副部长。

XX公司二〇〇九年七月一日（重庆长航）

关于举办征文比赛的通知各部门：为了配合党的十五大精神贯彻落实，培养跨世纪人才，我公司决定举办“跨世纪论坛”征文比赛，现将有关事项通知如下：一、时间从即日起至12月底截止。凡我公司人员均可参加。征文以言论为主，从不同侧面论述培养跨世纪人才的必要性、重要性和好建议、好经验。二、字数在3000字以内，由各部门负责本部门人员稿件收集工作，统一交到综合管理部。三、公司将从本市聘请有关专家成立评选委员会，2010年春节前公布评选结果。重庆长江轮船公司二〇〇九年十一月二十日通知批转、转发时出现的问题：1、关于批转重庆长航关于举办第七届职工技能大赛的通知↓批转重庆长航关于举办第七届职工技能大赛的通知2、综合管理部转发重庆长航关于举办第七届职工技能大赛的通知的通知↓综合管理部转发重庆长航关于举办第七届职工技能大赛的通知通报★通报的写作要求：1、材料真实。2、事实典型。3、评议中肯。4、制发及时。六字法“详叙，深议，鼓动”通报关于2009年元旦期间我公司安全保卫工作的通报公司各部门：由于我公司领导的高度重视和各部门的大力支持，在元旦节期间，我公司安全保卫工作做到了无事故、无伤害，安全地度过了假期。根据各部门总结和认真核实，现将情况通报如下：一、党组重视……二、加强各项规章制度……三、真正做到了节前有安排，期间有检查，节后有书面汇报，做的较好的有XXX部、XXX部等。元旦刚过，春节即将来临，为保证安全，我们再重申几点要求：1、要交安全防范工作当做头等……2、严格值班纪律，各部门要保证值班人在安全在。3、加强汇报制度……重庆长江轮船公司二〇〇九年一月九日通报

重庆长航关于表彰王嘉玲同志的通报国庆节前，重庆长航总船长王嘉玲在交通运输部组织开展的“60位新中国成立以来感动交通人物”评选活动中，荣获“感动交通人物”称号。事迹（略）对大家对提出要求。特此通报重庆长江轮船公司X年X月X日

提纲模式标题：“事由+文种”主送机关：正文：一、缘由二、情况好的不好的三、要求发文机关：发文时间：关于XXXX情况的通报各XXXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXX年X月X日批复

一、批复的特点：被动性，以请示为存在条件。二、批复的写作要求1、针对要强。2、对象要准。3、态度要明。4、回复要快。要领范文标题：“发文机关+事由+文种”主送机关：正文：一、缘由二、事项态度答复要求三、结语：发文机关：发文时间：广安县人民政府关于同意成立协兴镇翰林小学的批复县教委：你委《关于成立广安县协兴镇翰林小学的请示》收悉。经研究，同意成立“广安县协兴镇翰林小学校”。为完全小学，隶属协兴镇管理，教职工按每班2.5人配备。翰林小学是小平同志的母校，办好这所学校意义十分重大。希你们加强领导和管理，努力提高教育质量，将翰林小学校办成我县第一流的学校。此复广安县人民政府（印章）一九九六年二月八日提纲模式标题：“发文机关+事由+文种”主送机关：正文：一、缘由请求标题及文号二、答复态度要求三、结语发文机关：发文时间：XXXX关于XXXX的批复XXXXX：你XXX《关于XXXX的请示》（发文字号）收悉。经研究，同意XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。此复XXXXXXX年X月X日函★撰写函的注意事项1、直陈其事，简明扼要2、措辞得体，讲究分寸3、用语和格式要规范4、一事一函关于计划外出口涤棉布的函××省纺织厅：今春广交会以来，国际市场迅速好转，涤棉布需求量趋增，原安排的1984年出口涤棉布数量，被外商签订已完。为了扩大国外市场，