归档文件材料的整理

归档文件材料的整理

一、概述

1、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。2、归档文件的整理方法：按卷整理（2000年之前）和按件整理（2001年之后）两种方法

3、标准依据：《归档文件整理规则》(中华人民共和国行业标准DA/T22-2000国家档案局2000年12月6日批准，2001年1月1日实施)4、件：归档文件的整理单位。

1、文件正文与定稿为一件。2、正文和附件为一件。3、原件与复印件为一件。如传真和复印件。4、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。5、转发与被转发件为一件。6、正文与文件处理单、拟办单、领导签批单等为一件。7、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。8、一次会议或活动形成的文件，为便于利用，可将整个会议或活动的文件装订在一起作为一件来处理。如果文件太多可集中排列，作多件来处理。9、干部职工调动通知书、党员关系介绍信、存根，以一人为一件或几人为一件。10、文件的中文与外文为一件，文件的汉文本与少数民族文本为一件。

5、归档文件整理：将收集齐全完整的归档文件进行鉴定，以件为单位进行装订、划分保管期限、分类、排列、编号、编目、装盒、上架排列，使之有序化的过程。

6、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。7、质量要求：（1）归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整；字迹模糊或易退变的文件应予复制。（2）整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。二、归档文件整理的步骤收集→鉴定→装订→划分保管期限→分类→排列→编号→编目→装盒→上架排列

（一）文件材料的收集1、本单位工作中形成的文件材料2、上级单位下发的文件材料3、不相隶属单位之间抄送的文件材料4、下级单位上报的文件材料

（二）文件材料的鉴定主要是对收集的文件材料进行“资格审定”，确定其是否属于归档的范围，剔除没有保存价值的文件材料。文件材料的归档范围：凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作具有利用价值的文件材料；2、工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本单位需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；4、其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。不属于归档范围的文件材料：

1、上级下发的文件材料中，普发性不需本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2、本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，不需办理的一般性电话记录，单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；3、同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4、下级单位上报的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报的文件材料等。（三）装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。装订方法：

1、粘贴法。2-3页的文件采用此种方法，要求左、上侧对齐。2、使用不锈钢装订。4-10页的文件的可采用此种方法，要求左、上侧对齐。3、线装法。10页以上的文件可采用此种方法，采用“三孔一线”选择粗细适中的棉线进行装订，要求左、下侧对齐。4、特殊情况，如装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。（四）划分保管期限

1、永久2、定期：30年、10年

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8号令，2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，12月28日公布起施。）永久保管的文件材料：1、本单位的党组、党委、行政工作会议的记录2、本单位的各项工作计划、总结、责任制、大事记、年鉴、规章制度3、本单位召开的重要会议材料4、本单位制发的方针、政策性和规范性文件5、本单位的机构演变、启用、人事任免和奖惩文件6、本单位的录用、转正、调资、定级、离退休、抚恤工作文件7、本单位干部职工、党员花名册和统计年报8、本单位签定的合同、协议文件9、本单位重要的请示、报告、批复文件10、上级单位或领导对本单位的重要批示11、上级下发需本单位贯彻执行的重要文件定期（30年）保管的文件材料：1、本单位制发的一般性的文件2、半年、季度工作计划、总结、报告3、本单位内部科室的工作报告、计划、总结4、上级单位发来的需要贯彻执行的文件5、下级单位报来的年度计划、总结、统计报表6、本单位编印的刊物7、本单位的重要典型、汇报材料定期（10年）保管的文件材料：1、本单位一般事务性、临时性的文件2、本单位每月的工作安排3、上级发来的有价值的普发性文件4、单位之间协商工作的来往文书（五）分类1、年度分类法2、问题分类法3、保管期限分类法1、保管期限－年度－问题分类法此时分类方案为：永久：2009年党务类、政务类、劳动人事类、业务类…

2010年党务类、政务类、劳动人事类、业务类…30年：2009年党务类、政务类、劳动人事类、业务类…

2010年党务类、政务类、劳动人事类、业务类…10年：2009年党务类、政务类、劳动人事类、业务类…

2010年党务类、政务类、劳动人事类、业务类…2、保管期限－年度分类法此时分类方案为：永久：2009年、2010年、2011年……30年：2009年、2010年、2011年……10年：2009年、2010年、2011年……一般机关文件材料分类纲目一、党务类1.党组（委）会议记录、会议纪要2.党组（委）民主生活会议记录3.党员大会、支部会议记录、材料4.党组（委）工作计划、总结5.党组（委）决议、规定、报告等6.领导讲话、批示等7.评选、奖惩材料8.党员管理9.党组织关系介绍信10.党组织、党员统计报表、名册11.其它（党务宣传包括理论学习、党员培训、精神文明建设等、纪检监察、统战工作包括民主党派、宗教、侨务等、群团工作包括工会、共青团、妇联及其他社团组织）二、政务类1.综合性工作会议材料2.行政办公会议记录、纪要3.一般工作会议、专题会议材料4.本单位工作规划、计划、总结5.领导讲话、批示6.上级机关、领导检查、视察形成的材料7.上级对本单位的奖惩材料8.上级机关制发的、需要本单位贯彻执行的材料9.本单位制发的政策、法规性文件材料10.本单位的请示与上级的批复11.下级单位的请示与本单位的批复12.本单位制发的一般性工作文件13.人大代表建议、政协提案办理材料14.工作制度、大事记15.工作信息、简报16.机要、保密、档案、信访、统计等材料17.其它（教育培训、财务审计、计划生育、安全保卫（治安、消防、法律事务等）、后勤福利（房产、土地、车辆、绿化、水、电、暖等）、对外交流（出国、外出考察、接待来访等）三、劳动人事类1.机构设置、人员编制、名称更改、印信启用和作废材料2.人事任免、奖惩材料3.干部职工录用、转正、职称评聘、干部任免、调配、辞职等材料4.离退休、死亡、抚恤等材料5.人事考核材料6.行政关系介绍信7.干部、职工统计报表、花名册8.工资定级、晋级、调资、统计报表等9.其它四、业务类1.……………2.……………3.……………（六）排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。（七）编号归档章（八）编目

件号责任者文号题名日期页数备注1日照市**局日*发[2011]1号2010年全市**工作总结及2011年工作计划2011012020（九）装盒装盒就是将编好归档文件目录的归档文件，按照件号的顺序装入档案盒。其基本要求是：在同一年度、同一保管期限条件下，装满盒为止。不同年度不同保管期限的档案不能装在一个盒内。