二级库管理规定

二级库管理规定、目的为了保证公司库存商品的安全有效，杜绝仓库借条、医院备货库存管理混乱等现象，使二级库管理模块在我公司更快、更好的实施，不断提高公司的业务和管理水平，特制定本规定。二、准入二级库品种范围的界定各医院二级库中的品种，仅限于公司产品需要先在医院中备存、留用，而又不能及时出账，医院用完后才能做销售出账的产品。三、二级库的程序管理所有医院二级库方面的微机操作，都要在公司程序中的二级库管理模块中进行。四、二级库的管理规定1、形成二级库存的过程中，生成的移库单和移库出库单，必须有相关业务内勤或业务员的签字；提货时提货人要在移库单仓库联上签字。2、不同医院二级库之间调配移库的商品，其货物的收发交接由各驻医院办事处自行解决。3、直入医院二级库产品的计划，包括产品的名称、规格、数量等信息，必须由驻医院办事处负责人审核无误后，由驻外办事处提供。未经办事处负责人审核的直入计划，一律不得作入库处理。4、办事处提供的直入医院二级库的产品信息计划，可以是办事处负责人签字的原件、传真件，也可以是电子邮件。计划一式三份，一份由内勤在每周六找相应业务主管或经办业务员补签签字后存档；第二份复印件传递至采购员处录入采购合同并由采购员存档，第三份复印件在采购录入合同后由内勤提供给开票室作为验收入库、开具销售的依据并由开票人员存档。5、计划必须提供正确的产品名称、规格、生产厂家、注册证号、批号、效期（有灭菌批号的产品提供灭菌批号）后方可入库。6、采购员根据各医院办事处提供的直入医院二级库品种信息，建立相应的采购合同。对于产品名称模糊、生产厂家等信息不全的采购计划，采购员不得为其建立采购合同。7、直入医院二级库的入库操作由开票组完成。为了我公司入库、出库信息的正确性，保证直入医院二级库产品的质量，计划必须提供正确的产品名称、规格、生产厂家、注册证号、批号、效期（有灭菌批号的产品提供灭菌批号）后方可入库。入库单由各医院业务内勤签字。8、直入医院二级库品种的销退、退厂单据，必须有业务内勤的签字和销退、退厂原因说明，负责该医院的采购员签字确定退货原因及处理意见后转采购部经理签字，采购经理审核签字后才能结算。9、有相关人员签字的直入医院二级库产品的单据，包括直入品种计划、入库单、销退单、退厂单等，严格按照公司《公司直入医院二级库产品流程》中界定的部门或相关人员严格管理。每周汇总归档、每月捆扎妥善保存。10、二级库出、入库要及时、准确，做到日清日结。原则上业务人员应每天将当天医院二级库中收货及给科室送货明细分别整理明细传递回公司，公司采购及内勤人员第二天将二级库的入库及出库完成（骨科介入产品走仓储流程，不纳入二级库管理）。公司将不定期抽查，发现二级库中商品有人为因素忘记或延迟入库、不及时销售走账情况，公司将视情况对第一责任人作出处罚。原则上公司不予借货，如有需求可让内勤将货从公司大库移至二级库中，再从仓库提走货。在必须发生借货的情况下，按公司借货管理办法执行。11、把好入库关，严格审查医院备货库存的合理性。在日常入库管理中，要做好入库审查工作，以保证二级库存的合理性。对习惯性超常备货的供应商要重点关注。12、采购、财务核对发票时，如果是因为二级库品种未及时入库，造成票、货不一致现象，将对第一责任人进行处罚。五、二级库库存的管理1、各医院业务负责人，是各自医院二级库存的管理者和直接责任人。2、各医院业务负责人要定期组织对医院二级库库存的盘点工作。3、仓储质管部每月将各医院的二级库库存情况导出，以电子版的形式发给各医院业务负责人。各驻医院办事处将库存盘实后由盘点人、业务负责人签字放仓储质管部留存备案。公司每季度、半年、年终进行大盘点。形成盘点报告后，有医院二级库存的业务负责人，也要在盘点报告上签字确认。4、二级库盘点工作，必须严格按照公司规定要求进行。对于公司要求的二级库盘点工作，各医院业务负责人必须认真安排，积极落实。盘点差异要及时上报，不得隐瞒。盘点结果需要盘点人和医院业务负责人同时签字确认后，按公司规定时间上报。隐瞒盘点差异，或者不按公司规定要求盘点，造成整个公司库存不真实，影响公司经营成果核算的情形，公司将根据具体情况，追究责任人相关责任，并作出处罚。公司将成立监督小组，不定期对二级库商品进行抽查。每到年底，公司将对各二级库的管理工作情况作出综合性评价。好的要奖励，差的要处罚。六、罚则每月由总督导小组对该规定中的各项要求进行监督检查，检查结果纳入绩效考核参考项。检查项目包括：①计划是否规范、签字是否完整②入库单、销退单、退厂单的签字情况是否合乎要求③所有单据在各相关部门的留存是否及时规整。对于违反规定给公司造成严重负面影响或损失后果的人员，公司将另行研究处罚。附件二级库管理流程二级库管理流程由供应商（账期）直接送货到医院或我公司（预付）订货后直接发货到医院备存、留用暂时无法出库开具销售的产品需入二级库的，应由负责该医院的办事处提供表格明细（该表格如为纸质的应有办事处负责人签字的原件或传真件，如为电子版只接受通过公司邮箱发送、接收，不接收qq或个人邮箱方式）内含完整产品信息：产品名称、规格型号、生产企业、单位、数量、公司进货价格（如供应商有送货单并标注有价格的）、医院中标价格、供应商名称、批号、灭菌批号（有灭菌批号的产品提供灭菌批号）、效期、生产日期、注册证号、传递日期，并特别标注“XX医院二级库需入库产品明细”字样。该表格统一发送至负责各医院的内勤处，由内勤负责将该表格打印或复印并在表格上签字，第一份由内勤留存存档；第二份由内勤分发至采购，采购按表格明细入库二级库，并将表格存档；第三份由内勤分发至开票人员作为验收入库的依据并由开票人员存档。产品入库后开票员将入库单打印传递财务、采购。入至二级库产品可销售出库时，由负责该医院的办事处提供表格明细（该表格如为纸质的应有办事处负责人签字的原件或传真件，如为电子版只接受通过公司邮箱发送、接收，不接收qq或个人邮箱方式）内含完整产品信息：产品名称、规格型号、生产企业、单位、数量、公司进货价格（如供应商有送货单并标注有价格的）、医院中标价格、供应商名称、批号、灭菌批号（有灭菌批号的产品提供灭菌批号）、效期、生产日期、注册证号、传递日期，并特别标注“XX医院二级库已入库可销售出库产品明细”字样。该表格统一发送至负责各医院的内勤处，由内勤负责将该表格打印或复印并在表格上签字，第一份由内勤留存存档；第二份由内勤分发至开票人员作为开具销售的依据并由开票人员存档。开票人员依据内勤提供的明细表格从该医院的二级库中直接开具销售，开完销售后由内勤核对销售清单的内容，准确无误后内勤在销售清单上签字确认，之后由开票员结算。开票员留存销售清单单据2联，一联递交财务，一联开票室留存。开票结算后由开票员直接操作出库拣货，出库审核，打印出库确认单，内勤在出库单上签字确认，单据递交仓库留存，至此商品出库完成。二级库产品销退情形分类：（1）涉及供应商发票与入库信息差异，如进价、供应商名称等原因或因销售价格错误需单纯调整的产品。内勤向开票员提供退货明细，开票员根据明细做销货退回申请单，打印后内勤签字并找相应负责该医院的采购员签字确定原因及处理方式后转采购部经理签字，单据采购员留存一联。开票员看到签完字的申请单以后，先做销货退回验收、再做销货退回审核，完成后打印销货退回单找内勤签字确认后，单据留存2联一联递交财务，一联开票室留存，销退完成。（2）涉及产品在医院的账目变动、库存调整，例如产品已从二级库中销售给医院，之后又直接从医院给供应商退货或医院退货至二级库，诸如此类内勤、采购无法接触的原因造成的销退，需由我公司驻医院业务人员登记明细，并标注原因及处理方式以电子版表格（通过公司邮箱发送、接收，不接收qq或个人邮箱方式）或由业务主管签字的纸质表格当天传递给业务内勤并标注“XX医院二级库销售退