excel在财会管理中的应用

excel在财会管理中的应用

工资管理是所有公司都必须执行的一项重要工作。在你过去的处理过程中，这件事非常复杂。现在，公司可以使用专业的工资信息管理来满足中小企业的需求。另一方面，使用专业的工资信息管理不仅会大大增加企业的成本，还会使企业的业务特点与其自身的特点不受限制。企业发展到一定规模,薪资制度越来越健全,调资在所难免,当薪资项目频繁调整,员工频繁变动时,由于固定的薪资管理软件提供给用户的修改权限有限,需要专业人员进行系统维护。而使用Exce进行薪资管理不但成本低廉,维护简单,而且更能适应企业灵活多变的实际需求。一、设计出符合激励约束的多函数Excel函数即是预先定义,执行计算、分析等处理数据任务的特殊公式,具体包括日期与时间函数、逻辑函数、数学函数、查询和引用函数等十一类。薪资管理涉及到基本薪资、奖金、补贴、应缴纳保险等多项资料,计算员工薪资就是对这些数据进行统计、汇总和计算分析,有效借助Excel中的函数公式,可以极大程度地提高工作效率。构建薪资管理系统常用的EXCEL函数主要有以下几种:(一)if函数的嵌套和嵌套IF函数属于逻辑函数,使用逻辑函数可以进行真假值判断,并由此返回不同的数值。其语法为:IF(参数1,参数2,参数3)。参数1表示执行真假值判断的条件;参数2表示条件判断为真时所取的值;参数3表示条件判断为假时返回的值。IF函数可以层层嵌套,最多可嵌套七层。所谓嵌套就是指在某些情况下,将某函数作为另一函数的参数使用。当企业的对不同类别的人员采用不同的薪资标准或在计算个人所得税时都需要定义IF函数,来返回不同的数值。(二)在薪酬管理系统中的作用VLOOKUP函数是查询和引用函数,其作用是在表格或数值数组的首列查找指定的数值,并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。其语法为:VLOOKUP(参数1,参数2,参数3,参数4)。参数1为需要在数组第一列中查找的数值;参数2为需要在其中查找数据的数据表,数据表的第一列数值必须按升序排列;参数3为数据表中待返回的匹配值的列序号;参数4指明返回的匹配值时是精确匹配还是近似匹配,如果参数4为TRUE或省略,则返回精确匹配值,如果找不到精确匹配值,则使用小于等于参数1的最大值;如果参数4为FALSE,则返回近似匹配值,如果找不到,则返回错误值#N/A。如果需要在表格或数值数组的首行查找指定的数值,并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值,则用HLOOKUP函数,用法与VLOOKUP函数相似。VLOOKUP函数与HLOOKUP函数在薪资管理系统中的作用有以下方面:一是如果表表之间存在重复的数据,不必重复多次录入,只要定义函数便可自动生成;二是建立表间关联,方便编辑与修改。(三)日期存储函数YEAR函数和NOW函数属于日期与时间函数,作用是分析和处理日期值和时间值。NOW函数表示返回当前日期和时间的系列数,此函数不需要参数。YEAR函数可以将系列数转换为年,语法为:YEAR(参数),该参数为一个日期值,其中包含要查找年份的日期。Excel可将日期存储为可用于计算的序列号。默认情况下,1900年1月1日的序列号是1。二、薪资及工资收益分配下面以具体案例分析如何用Exce函数构建薪资管理系统。志诚公司是一家电脑主板代销企业,员工的薪资项目由基本工资、奖金、补贴、工龄工资及保险金等项目构成,其中基本工资依据员工表现定期调整,奖金依据销售业绩按公司规定提成,补贴依据基本工资等级确定,工龄满一年加计50元工龄薪资,三险一金由企业和员工共同缴纳,个人所得税按税法规定由企业代扣代缴。(一)系统的数据源薪资管理系统由源数据、工资统计表、银行代发文件和工资条四个模块构成。具体操作为新建“薪资管理.xsl”工作簿,并依次建立工作表,分别命名为“销售业绩表”、“奖金规范表”、“奖金统计表”、“基本工资变动表”、“工龄工资表”、“工资计算表”、“银行代发文件”和“工资条”。其中,“销售业绩表”、“奖金规范表”、“奖金统计表”、“基本工资变动表”、“工龄工资表”为系统的数据源,是生成“工资统计表”、“银行代发文件”和“工资条”的源数据。各表之间的关系如图1所示,各表内容如图2所示。(二)“奖励规划”的定义企业应为每位员工进行编号,因为员工姓名可能重复,而编号才是识别员工的唯一标识。其中,“销售业绩表”中员工“编号”、“姓名”两项内容,在其他表中多次出现,这时可以定义VLOOKUP函数来避免重复输入,并建立表间关联以便修改编辑。数据源各表如图2所示。在“奖金统计表”的B3单元格输入“=VLOOKUP(A3,销售业绩表!A:C,2,0)”,含义是在“销售业绩表”的第一列查找“奖金统计表”A3单元格的值,即“001”,找到后返回“销售业绩表”中与“001”相匹配的第二列单元格数值,即返回值为“张金华”。定义完函数后,向下填充,则生成出与所有“编号”相对应的员工姓名,其他表中的“姓名”列参照此表输入。在“奖金统计表”的C3单元格输入“=VLOOKUP(A3,销售业绩表!A:C,3,0)”,即从“销售业绩表”中取员工的销售业绩值到“奖金统计表”。在D3单元格输入=HLOOKUP(C3,奖金规范表!$B$3:$F$4,2,-1),意思是从“奖金规范表”中取奖金比例值到“奖金统计表”。在E3单元格输入“=C3*D3”,计算员工的奖金额。C3、D3、E3单元格公式定义完毕后,分别向下填充,则生成所有员工的奖金信息。在“工龄工资表”D3单元格输入“=NOW()”,按“ENTER”键确定后则自动显示当前日期。在E3单元格输入“=YEAR(D3-C3)-1900”,则自动依据工作时间与当前日期计算工龄,F3单元格输入“=50*E3”,计算所有员工的工龄工资。E3、F3、F3单元格公式定义完毕后分别向下填充,计算所有员工工龄工资数据。(三)“水平”计算应缴纳的税款品目“工资统计表”中的“姓名”、“奖金”、“基本工资”、“工龄工资”字段值需要分别定义VLOOKUP函数从数据源“业绩统计表”、“奖金统计表”、“基本工资变动表”、“工龄工资表”中取数,具体方法为:分别在B4、C4、D4、F4单元格输入“=VLOOKUP(A4,销售业绩表!A:C,2,0)”、“=VLOOKUP(A4,基本工资变动表!A:G,7,0)”、“=VLOOKUP(A4,奖金统计表!A:E,5,0)”、“=VLOOKUP(A4,工龄工资表!A:F,6,0)”。在G4单元格输入“=SUM(C4:F4)”,在I4单元格输入“=IF(G4-H4-2000>0,G4-H4-2000,0)”,意思是:如果“G4-H4-2000”大于0,则应纳税所得额为“G4-H4-2000”;否则应纳税所得额等于0,不需缴纳个人所得税。在J4单元格输入“=IF(I4<=500,I4*5%-0,IF(I4<=2000,I4*10%-25,IF(I4<=5000,I4*15%-125,IF(I4<=20000,I4*20%-375,IF(I4<=40000,I4*25%-1375,IF(I4<=60000,I4*30%-3375))))))”,意思是依据工资、薪金所得个人所得税税率表自动判断纳税级数,从而选择适当的税率及速算扣除数计算应缴纳的个人所得税。企业可以根据实际情况决定IF函数的嵌套层数。当“工资统计表”第四行A4到L4单元格函数公式依次定义完毕,按“EN-TER”键确定后分别向下填充,计算所有员工的薪资数据(见图3)。(四)工资统计的定义“银行代发文件”表主要包括“员工编号”、“姓名”,“实发工资”和“银行账号”四项内容,其中“姓名”和“实发工资”通过定义VLOOKUP函数从“工资统计表”中获取数据。而工资条的生成方法为,选取“薪资统计表”的A1到L4区域,复制后粘贴到“薪资条”表中,把光标放在L4单元格右下方,变成“+”形状时,向下拖动此区域,则生成所有员工的工资条。三、代发文件和工资条的构成虽然每个企业的薪资管理制度都有不同,但是用EXCEL构建薪资管理系统的思想是一致的。薪资管理系统