进出口企业外贸单证保管管理制度

文件变更记录版本生效日期变更内容变更人1.02020-5-312.02021-3-1文档结构调整2.12021-4-27结构调整文件签收记录进出口企业外贸单证保管管理制度目的为了规范公司进出口单证资料管理，明确公司单证保管员的单证管理工作责任，对公司客户的单证进行有效、合规的管理，以便公司有关部门和人员查询和调阅，特制定本制度。适用范围公司国际物流部及运输本部所有员工。职责和权限国际物流部单证保管员负责对进出口单证的保存登记、保管、过期销毁处理。人事行政部档案管理员负责进出口单证过期销毁的监督管理。进出口单证保管工作流程需要保管的进出口单证范畴4.1.1客户提供的进口单证：采购合同、发票（invoice）、装箱单（packinglist）、提单（B/L）、报关委托书、原产地证明或声明，以及其他必备的特殊单证：加工手册、免表、无木质包装证明、电放保函（电放提单必须）、保险单、进口许可证、有关批文、进口机电证、进口配额证明等。4.1.2客户提供的出口单证：发票（invoice）、装箱单（packinglist）、订舱委托书（shippingorder）、出口报关单、商检单（或通关单）、报关委托书、手册等全套出口单据。4.1.3其他文件和记录：为客户所提供资料与公司相关操作人员的操作过程产生的第三方签发文件（提货单、CCC证明、仓单等）及各种单证复核记录。进出口单证保管模式公司进出口单证保管采用纸制与电子存档两种模式，电子档资料从电脑中拷贝到专用的储存硬盘中，硬盘存入人事行政部专用的保险柜；纸制单证按时收缴存入公司档案室。每一票进出口纸制存档与电子存档的内容汇总起来要确保此票进出口单证数量完整、准确。进出口单证保管频次及期限要求进出口单证保管频次a） 电子数据拷贝，每个月第一个星期的周三由单证保管员从各操作人员电脑中拷贝到硬盘中，（硬盘容量最低为2T）当场检查实际备份情况，并填写《进出口单证电子档案拷贝记录表》予以确认完成拷贝；公司要求的相关客户、资源类的数据按公司相关要求上传微信云盘。b） 财务管理软件、货代管理软件、通关输单软件等公司平台软件的在线数据备份要求软件服务提供商云端按时备份在线数据；c） 纸制单证由单证保管员配合各业务单位，至少三个月收缴一次进出口纸制单证，每半年整理一次单证并送至公司的档案室保存。单证存档时，同一个客户同一个合约项下的单证，汇总装入同一个档案盒里，盒子外面至少三面黏贴上写上保管负责人、合约号及合约内容、单证月份的标签，统一存放在公司档案室指定档案架上，存放时填写纸制的《单证档案库位表》及电子档的《单证档案记录索引表》。进出口单证保管期限一般贸易自办结海关手续后保存3年，加工贸易自办结海关核销手续后保存3年，减免税设备自办结海关解除监管（监管期：生产设备为3年、机动车辆6年、船舶飞机8年）手续后保存3年。进出口单证保管管理规定4.4.1档案室摄像和5防管理：档案室安装24小时摄像记录装置，人员进出档案室需经档案管理员允许，由档案管理员陪同并填写《档案室进出登记记录表》。人员进出档案室时，做好现场巡查，定期打扫地面与墙面灰尘，保持经常通风，保持档案室干净卫生，做到防盗、防火、防潮、防尘、防失密。单证查阅和出借管理：查阅进出口单证，一般应在档案室查阅，如需要摘抄、复制时，申请人填写《单证借阅申请单》，需经国际物流部经理批准；进出口单证如需要带出档案室借阅，申请人填写《单证借出归还表》，经国际物流部经理审批同意后才能带出档案室借阅，单证归还时，单证保管员核销《单证借出归还表》。单证库存盘点管理：单证保管员应每半年对进出口单证库存进行盘点，填写《存档资料总盘点清单》，发现问题立即向国际物流部经理汇报，由国际物流部经理组织人员核实异常原因。单证销毁管理：对已超过保存期限的报关单证电子数据及纸质资料，单证保管员填写《报关单证销毁登记单》，经总经理最终批准，方可予以销毁。销毁时，应有国际物流部及人事行政部各派一人在现场监销，并在《报关单证销毁登记单》上签字备案，并交由国际物流部单证保管员归档。单证管理工作流程图

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