主办大型会议操作手册

1主办大型会议操作手册1天的大型会议，建议提前至少1个月开头筹备，相关工作内容包括7大方面，分别是：前期预备；会议内容相关工作；参会人员相关工作；会议形式相关工作；彩排相关工作；现场工作；11确定牵头部门和参与部门2确定召开时间一般由费用主要担当部门〔同时也是主要受益部门〕担当牵头部门其他参与部门可以是产品中心、办公室等办公室有品宣费用，可予以适当支持主要依据出席会议的最高级别领导时间确定不适用各部门不适用3前期预备编制和申请预算先确定大致预算，后续再依据公关公司具体报价进展调整不适用牵头部门费用担当部门1周4聘请公关公司走招投标流程，如非签订年框协议的公关公司，还需单独签订合同向公关公司说明会议大致主题和内容，以便公关公司开展后续相关设计工作公关公司起草，各部门复核，各部门经办人员认领工作，记录各是〔如需签合同〕办公室5编制行事历并指不适用公关公司序号工作大类具体工作内容留意事项合规部审核经办部门建议预留时间会前工作定负责人员经办人和所属部门负责人的联系方式依据实际进展，持续调整6确定大会主题确定大会内容和标语不适用公关公司1天由公关公司设计富有艺术感的主题名称及LOGO及各部门很多客人上午完毕后就会离场，因此核心的内容要放在上午〔至少题目有吸引力上演讲的人感受不好7 会议日程 下午最终一个环节可以设计成轻松一些的嘉宾论坛不适用各部门 1周可以考虑是否参与现场投票等互动环节日程看似内容不多，但耗时较长，且受邀嘉宾可能也不能马上确定自己到时有没有时间，需预留充分时间供各领导反复争论修改围绕大会主题确定大致内容依据演讲内容选择适宜的演讲嘉宾8 会议内容

各外部嘉宾演讲内容

嘉宾自行确定具体主题并告知会务人员PPT1-2周时间会前搜集各外部嘉宾及主办方领导致辞稿件及演讲PPT，看各嘉宾发言是否符合预期，以及是否有重复、冲突之处

不适用

牵头部门、2周指定部门确定宣传片用途，比方是否用于暖场，是否用于会后宣传等依据实际需要和制作时间，确定宣传片时长指定一个部门起草脚本和画面说明，征求其他部门意见，并搜集素材9制作主宣传片公关公司在技术层面复核脚本和画面，提出修改意见〔比方内容是指定部门 3周太多，在既定时长状况下会播放太快；为与画面匹配，念脚本的时候会断开等1周时间公关公司供给备选风格和主色调，各部门沟通选定〔相当于视频截屏否与预期全都，并提出修改意见，公关公司需依据距离大会召开的时间确定修改意见是否可行。建议预留2-3天。公关公司供给备选配音人员音频，各部门沟通选定。PPT中自带的动画不同，1251分钟动画动画师15001名动画2分钟时长动画为例，建议预留至少1周时间供制作初稿。各部门依据宣传片初稿提出修改意见，公关公司修改定稿，同样1252-3天时间供修改。动画定稿后转化成视频，估量耗时4-5小时。报告公布仪式选择主持人并起

选定主持公布仪式的领导公关公司供给备选公布仪式视频，各部门沟通选定，并提出微调意见办公室负责物色主持人：优先考虑公司内部主持人，对大会内容

不适用

牵头部门、公关公司 1天办公室、指草串词主办方领导上台致辞的稿件主办方领导上台13

有确定了解，此外主持人应有确定的主持阅历 是指定部门为主持人起草串词，办公室帮助把关PPTPPT模板制作，也可使用自有

定部门 2天PPT个别环节〔例如报告公布环节、论坛14 环节等〕主办方领导串词

模板；纯文字局部，打印出来做成手稿供领导使用会前搜集各外部嘉宾及主办方领导致辞/是否符合预期，以及是否有重复、冲突之处

是 各部门 2周一般只制作电子版，不制作纸质版嘉宾版、媒体版分别制作，邮件版和微信版分别制作LOGOLOGO、大会标语和主题、正15邀请函文、根本确定的日程〔没最终确定的内容需要模糊处理，比方演讲嘉宾姓名等、参会回执、地址和地图、会务人员等正文字数200-300字之间，说明会议缘由、内容准时间地点等不适用指定部门、公关公司1周内容由指定部门起草，形式由公关公司设计看似内容较少，但因关系监管和客户第一印象，因此相关领导需反复斟酌确定受邀人员层次参会人员各领导及团队负责人联系参会人员，并准时猎取参会人员是否参会的反响建立全体参会人员〔至少是全部演讲嘉宾〕通讯录，以便日后交流或拓展业务为参会人员预订酒店〔或机票，如需，除非重要嘉宾，原则上不16邀请参会人员担当住宿费〔和机票费用〕 不适用 牵头部门 3-5天重要嘉宾安排接送机编排坐次：坐次有2种处理方法，一是只处理前排，二是全部排，建议选第一种〔其次种的话，中间人没来，空了一大片很难看。假设会议某些环节要要较多领导上台，要确保不上台的领导不会被夹在中间，最好不要消灭只剩一个领导不上台的状况概况介绍大会内容及报告内容17媒体相关撰写闻通稿2,000字左右，文末附中国平安简介引用的数据要经相关部门〔如财务企划〕核实是指定部门、办公室3天由办公室发送集团品宣部审核、公布安排媒体采访

分两种，现场报道和个别领导专访如需直播，需提前征得相关各方同意顺手礼、车马费等由办公室安排预定前需先预估参会人员数量

是 办公室 3天公关公司、场地预订

依据预算和场地位置、大小、档次及档期进展选择1个月左右预订KV〔KeyVision〕背景板和讲台背景板KV底色多承受黑色或深蓝色，显得内涵深邃，布满想象空间与会议相关的其他物品，如PPT模板、邀请函、易拉宝、会务手册、手提袋、胸牌、座位牌等往往都是主KV的变形和延长

不适用

办公室 1天KV设计形式相关

相关部门需向公关公司说明会议主题和内涵，公关公司再基于会议内容设计主KV，假设公关公司对会议内容理解有偏差，设计的主V也会有偏差〔KV〕PPTPPT时备用，为便利要价，公关公司制作的PPT模板动画较多，较为酷炫，适合“画饼式”演讲，

不适用 公关公司 2天PPT模板转场PPT 内容较为充实具体的演讲往往不太适用PPTPPT模板风格根本全都，用于连接各嘉宾的演讲如主宣传片不用于暖场，还需预备暖场片

不适用 公关公司 3天安排暖场片拟公布的报告封面及排版设计，印刷

一般使用公司或牵头部门原有的宣传片即可确定报告最终名称选定报告主色调，关系到封面底色和正文主色调公关公司依据报告内容和大会主题设计封面图案，各部门提出修改意见

不适用 牵头部门 0.5天指定部门、不适用 公关公司 2-3周确定物料需求数量并设计制作

封面、鸣谢、扉页、名目等字体关系到读者第一印象，重点关注，word版原封不动打印出来正文格式、编号、病句、错别字等安排多名人员穿插阅读检查，需逐字发声读出，以免眼睛一扫而过公关公司使用设计软件排版，速度较Office办公软件慢很多，要word稿件转化成设计稿排版根本定稿后，先印刷一两本样本，依据效果进展调整定稿，最终定稿后公关公司向印刷厂下单/2天左右，印刷和过油4-5天，加上运输时间，需要给印刷厂预留至少1周签到板、专访背景板、易拉宝、指示牌、会务手册、胸牌〔嘉宾证、工作证、嘉宾座位名牌、直播图片、投票装置〔如需、

不适用 公关公司 1周进场及场地布置

公关公司负责布置KTV、酒吧公关公司的设备留意收纳不要暴露在来宾面前座位编排规章应提前告知全体工作人员

不适用 公关公司 略茶歇、自助餐和宴请

茶歇按大致参会人数供给和计费自助餐按用餐人数供给和计费，由于受邀请的来宾级别较高，往往会有伴同人员，假设只依据邀请数量来预订自助餐，将导致数量不够，临时购置的话一般价格高于预订价，建议多预订一些针对重要嘉宾，需安排高层领导宴请作陪，由于重要嘉宾及高层领导下午可能都会离场，因此宴请一般适宜安排在中午，而晚上由各业务团队分别宴请各自客户不作统一安排检查灯光音响、摄影摄像、会议播放物品〔播放电脑、翻页笔、

不适用

牵头部门、略公关公司播放相关

投屏转换头等〕是否有遗漏或损坏PPT资料、视频资料、音频资料搜集齐备

不适用 公关公司 略扮装师、礼仪小姐、速记人员

3-5人，并安排扮装和服装扮装师为主持人、礼仪小姐及局部嘉宾〔如需〕扮装公关公司安排专业人员负责速记彩排前全部资料都要到位〔/大事名称和日期是否有误，嘉宾性别是否有误等〕

不适用 公关公司 略各部门、公彩排 彩排

会务人员模拟各嘉宾上场、下场挨次局部环节，如圆桌论坛，桌椅何时搬上台，需测试效果公关公司相应测试视频、音频、灯光、摄影

不适用

0.5天关公司现场工作工作人员到位现场工作签到引导入座

公关公司人员应最早到，翻开相关设备并作调试，同时对扮装师和礼仪小姐作引导2小时到会场礼仪小姐应在会前半小时上岗，加上扮装、更衣时间，需提前1小时到现场，不要迟到其他工作人员也应提前到达会场，负责邀请来宾的人员提示来宾准时参会〔以免会议开头时座位大面积空缺，会议开头后间续有人进场〕负责签到的人员除公关公司会务人员外，还应包括牵头部门人员〔由于牵头部门人员对来宾有确定了解〕工作人员引导来宾入座假设中间座位没人入座导致大面积空缺，安排后排人员或工作人员入座补缺依据相关领导上台状况，指示公关公司操作〔比方相关领导未站

不适用不适用不适用

各部门、公关公司各部门、公 当天关公司各部门、公关公司现场协调 不适用好，指示公关公司暂缓播放画面；再如演讲嘉宾翻页笔或麦克风

各部门餐券发放听讲速记

失灵，准时提示礼仪小姐上台更换〕上午场完毕后集中发放并登记〔有点乱，是否可考虑放在手提袋里，签到时人手一袋也人手一张？待探讨〕由于受邀请的来宾级别较高，往往会有伴同人员，假设只依据邀请数量来预订自助餐，将导致数量不够，需准时临时购置嘉宾发言是否有重复、冲突之处：前面演讲的嘉宾发言内容与后面嘉宾发言内容有重复、冲突的〔因已提前看过PPT，所以知道后面嘉宾的发言内容，提示后面发言嘉宾看是否需要修改〔如银证合作等报道专业人员负责速记速记形成的文字材料是否外发需请示相关领导

不适用 公关公司不