高校日常支出管理流程中存在的问题及对策

高校日常支出管理流程中存在的问题及对策

近年来，随着高等教育的快速发展，高校支出逐年增加。作为高校财务管理的重要组成部分，支出管理的任务越来越艰巨。高校支出是指高等学校开展教学、科研及其他活动发生的各项资金耗费和损失,包括事业支出、经营支出、自筹基本建设支出、对附属单位补助支出。其中,事业支出即高等学校开展教学、科研及其辅助活动发生的支出是支出管理的主要内容。本文拟就日常支出管理流程中存在的若干问题作一探讨,以期为改善支出管理,提高资金使用效益提供参考。一、大学的日常支出管理存在一些问题1、支出预算缺乏执行(1)学校的预算年度是公历1月1日至12月31日,但往往预算完成并开始实施要到预算年度的四、五月,预算年度前几个月实际执行的是去年同期的预算。预算的滞后使预算年度的支出开始就已脱离预算,所谓支出预算的执行早已残缺不全。(2)学校支出预算的编制往往是在缺乏对往年支出结构及超支等问题的跟踪分析和对未知支出的进一步预测基础上,在短短一、两个月时间内凭借各部门上报的计划数和对头年预算执行情况的概括了解仓促完成。这样的预算简单笼统,可操作性差,不仅对预算年度出现的额外支出缺乏预见,而且也难以避免往年的超预算及不合理支出的再次发生。2、疏于学习“一支笔”(1)高校支出预算的执行除少数由主管财务的校长及财务部门负责人亲自把关外,大量的日常支出审批权集中在各院系所、部处室的“一支笔”手中。多数“一支笔”不仅是本部门财务负责人,更是教学行政管理工作的“一把手”。“一把手”往往是从本单位的教学行政工作能手中选拔出来,对于干好教学行政工作得心应手,但对于如何履行财务负责人的职责却比较陌生;高校长期重事权轻财权的传统使他们疏于学习“一支笔”应具备的财务知识,加上高校扩建扩招以来教学行政工作量的增加,“一把手”需要花费更多的时间在教学行政管理上,对日益频繁的经济支出及由此应充实的财务知识更缺乏关注,其履行“一支笔”职能的效果往往令人难以满意。(2)高校支出除工资、大型固定资产购置等由专职人员管理外,日常支出如购置办公用品、教师差旅费、学生实习费、招生费、劳务费、维修费等在本单位“一支笔”允许开支后,就由办公室人员或办理经济业务的当事人结算支出并取得票据。他们往往不能识别不真实、不合法的外来原始凭证,在先支出后报帐的情况下,财务工作十分被动。(3)此外,少数“一支笔”缺乏道德操守,利用审批职权伙同经办人编造虚假经济业务套取现金或虚列虚报支出,这方面的违法违纪问题目前亦缺乏有效的监管。3、从财务领导控制的角度高校支出涉及内容复杂广泛,新情况层出不穷,现有规章制度的内容不仅不能对一些支出加以规范而且其中相当部分内容已显陈旧过时,很难满足当前高校迅速发展对支出管理的实际要求。如山东省对差旅费开支的规定还延用96年省财政厅文件(鲁财行字第7号)《关于修订差旅费开支规定的通知》,其中有关出差人员的伙食补助标准明显已不符合现行物价情况;另外现在许多家庭购买了私家车,开私家车替公家出差,是否可报出差车票等额的汽油费,差旅费补助如何执行,这些新情况都有待规定约束。在这种条件下,会计在办理经费报帐时往往不能找到可供参考的适用准则,只能依靠职业判断或上报财务领导决定。这就容易造成不同人对同类支出会计处理的主观臆断性,会计信息也会因此失去可比性。4、高校报帐会计对支出的审核监督不力高校财务部门日常支出审核监督的岗位是负责经费结算的报帐会计。依照《会计基础工作规范》的要求会计人员应该“对不真实、不合法的原始凭证,不予受理”,但“先支出后报帐”的工作方式、会计人员对审核标准掌控的主观性、新文件新规定下达的滞后等原因往往容易造成支出审核不严、监督不力。另外,高校报帐会计对支出的审核监督是建立在载有支出内容的原始凭证上,对原始凭证记录的经济业务是否真实存在、原始凭证是否客观反映实际情况无从知晓,这就为编造虚假支出留下了空间。这一问题突出反映在支付个人报酬上,如支付教师阅卷费、课时费,支付学生劳务费、实习补助费,支付专家报告费、咨询费等,这些支出均由各单位填制校内自制的原始凭证经“一支笔”签字报帐,从经济业务发生到填制原始凭证都无人监督,因此单位如虚构经济业务套取现金或在自制原始凭证上虚列人名虚报支出轻而易举。虽然依《事业单位会计制度》事业支出的报销口径规定“对于发给个人的工资、津贴、补贴和抚恤救济费等,应根据实有人数和实发金额,取得本人签收的凭证后列报支出”,但报帐会计对签名栏签名的真实性无法鉴定。5、高校责任追究机制不健全早在2000年教育部、财政部就联合下发了《关于高等学校建立经济责任制加强财务管理的几点意见》的文件,明确要求学校预算一经正式确定,就“必须按管理层次将组织收入、控制支出的权利和责任落实到岗位、落实到人、各司其职、各负其责,在哪个层次上出问题,其上一级必须及时采取措施予以解决并追究相应层次有关人员责任。”但实际上,高校各级经济责任人财务法制观念淡薄,随意扩大支出范围,重复、虚列支出等情况屡见不鲜。高校内审力量薄弱,日常只对金额较大的工程支出审计,对支出管理的各级经济责任人没有定期审查,他们的工作实绩也未被纳入日常人事考核中。支出管理不当的责任无人追究,支出管理工作的成绩无人肯定。二、解决支出管理问题的方法1、专业人员配置执行,缺乏信息搜集、整理分析预算的滞后性涉及到上级部门审批时间等多方面原因,但高校内部下一年的支出预算草案往往也很难在本年度末下年度初完成。因为许多高校的预算工作只是临时调用部分会计人员会同财务部门领导仓促应付而成,平时缺乏对偏离预算信息资料的搜集、整理分析。因此,高校应配备专职预算人员,建立预算跟踪机制,不仅要在每月预算执行情况分析的基础上,对当年全年预算执行效果作出分析报告,而且还应该在每月结束时对当月发生的超支情况进行重点研究分析,判断超支成因及责任主体,提出下年避免此类问题重复发生的合理化建议。2、高校扩招共建高校行政队伍的现状事权财权统一,“一把手”兼任“一支笔”是许多高校长期沿用的作法,但这种作法已经无法适应高校扩建扩招之后教学行政工作量急剧增加、经济业务往来日益频繁的现状。笔者认为,对于教学行政工作量大的单位可将教学行政“一把手”与支出审批“一支笔”职责分离,“一支笔”工作另外选用掌握本单位实际业务活动又能当家理财的人员担任,并对其进行必要的岗前培训以满足审批职责的要求。3、指定支出管理支出管理涉及的非专业会计人员较多,财务处可利用校园网开辟支出管理专栏,向各部门“一支笔”、经办人普及财务知识,公布最新支出管理法规规章。对于支出业务量大、经济事项较复杂的院系所,学校财务部门可在本校会计人员充足的情况下委派专职会计负责其支出管理;对于支出业务量小的部处室,可由财务处在其现有人员中指定专人负责支出管理。上述人员应在学校财务部门组织下学习当年的支出预算,理解支出预算的各项内容及开支范围:其中的非专业人员还应该网上学习支出相关的财务规章制度和办理支出的流程等。日常支出管理中,这些委派会计及指定人员应该负责好以下事宜:填制本单位的自制原始凭证,确保其真实性及合法性;依据所在单位的支出项目及支出数建立本单位的支出帐,及时记录每笔支出;运用财务知识为“一支笔”当好支出管理参谋,协助他们作好本单位上报的支出计划;对于某些可能发生的非正常支出应及时与学校财务沟通,共同协商对策;对本单位办理的支出与实际经济业务是否相符进行监督,防止变造伪造原始凭证挪用单位资金;月末将学校财务的支出帐与本单位的支出帐核对,保证帐帐相符。通过以上方式,从源头上将各单位支出管理规范起来。4、弥补管理中所暴露真空的部分组织人员深入研究分析日常支出管理中发现的问题,在不违背国家法律法规的范围内,更新校内财务制度中陈旧过时的内容,完善其中有所欠缺的部分,弥补管理中所暴露的真空。为增强规章制度的可操作性,现有规章制度中涉及支出的种种难以归类规范的特殊业务或新情况可采用案例法来充实,具体作法是:当无法可依的支出第一次出现时即由财务领导会同会计人员共同协商出一个合理的会计处理办法,并在初次实施后,将此项支出处理的详细情况全部记录下来作为实用案例备查,以后凡出现类似问题参照记录处理,保证支出会计处理的前后一致性。5、加强学习,加强业务学习目前高校会计的学习培训主要是专业技术资格考试内容学习和会计人员继续教育培训,但这两项学习主要反映企业会计的内容,对教育行业的具体会计工作没有多少针对性,因此,为了把好支出关,首先,高校应对报帐会计定期组织学习。学习内容应是有关支出的本行业及校内各项规章制度,对于例如2007年1月1日起全国统一实施的政府收支分类改革后高校支出功能科目、支出经济科目变更及变更后支出内容的理解等重点问题还应安排集中培训,对难点疑点分析讲解,澄清各种模糊认识。其次,单位应安排报帐会计与兄弟高校进行广泛交流,开拓视野,学习其他院校先进工作经验。最后,报帐会计及其他支出管理的财务人员应主动加强业务学习。日常办理支出时积极与各单位经办人员交流,了解实际情况考虑实际问题,同时多读《事业财会》、《教育财会研究》等对本行业会计工作具有指导意义的专业刊物,提高自己的理论水平和解决实际问题的能力。6、扩大转帐支付范围,改进现金支付方式为加强对个人支付现金的经济业务真实性及合法性的监督,防止编造用途套取现金或虚列虚报支出,高校财务应最大限度减少现金支付。依照《现金管理暂行条例》第五条,开户单位可以使用现金的范围有8项,其中l-6项包括支付职工工资、津贴、个人劳务报酬、奖金等都是针对个人的支出。但实际中,高校发放教师工资及支付学生生活补助已普遍采用转入个人储蓄卡的方式,不再使用现金结算。因此,扩大上述转帐支付内容,更大限度的减少对师生的现金支付成为可能。目前,不少高校引进了“校园一卡通”,这为推进校园转帐结算提供了更便利的技术支持。此外,高校财务还应通过各种方式提高支出业务的透明度,以便接受广大师生的检查监督。除定期公布各单位支出内容、鼓励举报不真实不合法支出外,对于如专家报告费的报销,要求必须在报告会之前在校园网、校报等校内媒体上公布报告人、内容、