预付款管理制度

预付款管理规定第一章总则第一条为规范厦门****科技股份有限公司（以下简称“公司”）采购预付款行为，加强对预付款的管理，保证预付款的安全，根据公司《财务管理制度》等相关规定，结合公司实际经营情况，特制定本制度。第二条本制度所指的采购预付款是指公司在尚未收到货物时预付给供货单位的款项或者是虽已收到货物、但公司支付给供货单位的货款超出已收到货物货值的款项。第三条本制度所指的预付款对象应当限于具有较好的行业前景、股东背景、财务状况和发展态势以及供货及时稳定的供应商。第四条本制度所指的预付款额度指“内部预付款额度”。公司未履行完毕的合同所约定的预付款总额扣除供应商已交货金额后若超过董事会授权的预付款信用额度应另行报董事会审批。第五条本制度适用于公司及公司旗下各控股子公司，各参股子公司参照执行。第二章管理机构设置第六条公司总经理在董事会授权范围内行使相关的审批权限。第七条采购部门作为管理供应商采购预付款信用的第一责任人，必须保证所提交供应商信息的真实性并及时更新。第三章预付款的信用申请第八条公司对外采购货物应以货款两清为基本原则，对于本年度支付预付款的采购业务，应由采购部门于每年年初提出供应商信用额度申请需求，并收集相应的供应商资信材料。供应商资信材料包括不限于供应商基本信息、公共信息、信用额度、信用期限和申请理由、现场考察情况。第九条采购部门应当于每年年初分析历史成交记录，根据涉及业务金额大小及供应商的合作发展情况，综合考虑国内外市场环境后提交申请报告。第十条采购部门对于临时成交的预付款新业务及供应商的后期合作发展进行综合评估，也可根据本制度规定的流程定期（或临时）提出申请报告。第四章审批流程第十一条预付款额度申请审批流程：董事会授权额度内：采购员一采购部经理一财务总监一分管副总一总经理；超过董事会授权额度，除总经理审批外，还需提交董事会审批。第十二条合同审批及付款流程（一） 在预付款名单及额度范围之内的供应商发生业务往来时，合同应当提交采购部经理审核、总经理审批。无常规合同供应商付款、无预付款额度或超预付款名单额度的合同，必须提交总经理审批通过，若超董事会授权额度，还需报董事会审批。（二） 合同签订后，根据合同项下的结算约定，按公司相关业务授权完成付款手续。第五章预付款执行与跟踪第十三条公司财务部、采购员，采购部经理在采购预付款管理过程应各司其职、各负其责。第十四条对于逾期未交货业务，各相关部门根据《逾期预付款及赊销业务规定》跟踪处理反馈。第十五条财务部（一） 在对外支付预付款时，财务部应当根据额度使用情况审核接收款项单位及预付款累计总金额是否超过董事会批准同意的范围；若发现超过范围且未经有权审批人审批的，财务部有权拒绝支付并退回重新办理。（二） 登记预付款台账，并跟踪付款、与货物入库进度。对于预付款逾期的情况需要第一时间反馈，并跟踪直至收到货物；并分析原因，为是否需停止该供应商的预付额度提供建议。（三）每季度应制作预付款统计表反馈至采购部经理、分管副总及公司总经理。第十六条采购部门（一） 在与客户建立交易关系之前，应当着手建立客户基础档案，并在客户关系的发展过程中及时予以补充与更新。客户档案包括但不限于以下内容：1、 客户基本资料：如电话、地址、联系人、银行往来账户、纳税人识别号码等工商、税务、银行信息。2、 客户与公司的业务往来记录：记载公司与该客户的每笔历史交易、即期及延期供货情况等。（二） 公司采购部门应当根据合同约定对供货商的备货、配送等与供货相关的各环节进行动态跟踪。对可能影响按时供货的问题应及时向总经理反馈。（三） 属于全年长约合同或大合同项下分期供货情况，在供货商供货期限到期前一周内书面提示供应商按期供货。对不能遵照合作协议或合同条款按期供货的供应商，业务部应当及时与供应商取得联系，并指定经办业务员或专人负责追踪提货。（四） 动态跟踪预付款信用客户供货情况，及时对逾期未交货客户向公司相关部门进行预警并反馈。（五） 采购部门应当定期和不定期的回访采购预付款供应商,条件允许的情况下，可以通过实地观察、与其业务人员、财务人员、经营者及预付款供应商的上下游供应商交谈，获取该供应商的最新信息及生产经营、财务动态，有效地把握该供应商的信用风险点并在规定的时间内提供以下资料：1、 实时跟踪供应商所在行业的宏观政策变化，并报告总经理。2、 每年末提交《年度部门预付款执行情况分析报告》，提交时间为每年12月25日前。第十七条采购部经理（一） 负责每年根据具体涉及业务金额大小及合作供应商发展潜力等条件对所分管业务的预付款供应商进行区分筛选，与采购部共同对成交金额较大的供应商，原则上一年至少进行一次实地拜访考察，并共同形成书面考察报告。（二） 对所分管业务的预付款供应商的资信评估进行审核，并严格管理所分管的预付款业务。（三） 进行审批合同时，应当严格审查签约方及预付款累计总金额是否超过董事会批准同意的范围；超过范围的应重新按本制度规定的流程提交有权审批人审批。第六章责任追究和考核第十八条因采购部门对供应商的资信情况了解不充分而签订合同导致公司经济损失的，或未按合同要求及公司管理规定执行而造成采购货物无法收取的，应将呆、坏账金额全额自采购部分管领导的绩效中扣除，当年不足的，递延至下一年度继续抵扣。第十九条对于个人或伙同他人共同提供虚假供应商资料的，对直接参与人一律开除。对于已触犯刑律构成犯罪的，将移交司法机关处理。第二十条对于因其他特殊情况造成呆、坏账的，由公司将根据实际情况及相关管理规定予以处理。第七章附则第二十一条本制度自公布之日起执行，