如何进行招标书的编制

如何进行招标书的编制

招标书和招标书是当今社会通过建设项目和大规模贸易时广泛使用的一种公开竞争方式。这是现代贸易的一种重要方式。通过招标与投标的方式实现贸易成交,有利于打破垄断行为,进行正当的市场竞争,而这对于促进企业的改革与管理,增强企业的活力,提高企业的经济效益,促进企业的进一步发展,无疑具有十分重要的作用。一、有关招聘的文件(一)企业内部招标书的分类招标书是招标单位为了征招承包者或合作者而公布标的和条件,利用投标者之间的竞争优选投标人,向有关部门提出招标申请和进行招标的一种专门文书。根据国家有关规定,招标活动应当分步进行。一般先由招标单位向有关主管部门报送招标申请书,经批准后,由招标单位编制标的和条件,而后再正式发布招标文书,通常以公告、通告、广告、通知或说明书、邀请书等形式出现。据此可见,招标书是一种概称,是包括诸如招标申请书、招标公告、招标通告、招标通知、招标邀请书和招标说明书等在内的文书组合。招标书可以从不同的角度进行分类。依性质和内容划分,有工程建设招标书、大宗商品招标书、企业承包招标书、企业租赁招标书以及选聘企业经营者招标书等等;依时间划分,有长期招标书和短期招标书;依范围划分,有企业内部招标书和公开招标书;依计价方式划分,则有固定总价项目招标书、单价不变项目招标书和成本加酬金项目招标书等等。(二)结构和拼写一份完整的招标书应当载明如下几个部分:1、东方花苑回市通常由招标单位名称、招标项目和文种三个要素组成,例如《××市银丰房地产开发有限公司东方花苑别墅招标通告》。有时也可省略招标项目,例如《中国技术进出口公司国际招标公司招标公告》,甚至只写《招标书》、《招标通告》等,以归简易。2、酒精香精,专四带这是招标书正文的前置部分,要写得简明扼要,精炼概括。一般应交待出招标单位的简要情况以及招标的目的、依据和项目名称、范围等诸项要素,以便给投标者一个完整清晰的印象。3、、招投标、马克思主义企业这部分是招标书的主体,要写得完整、准确、具体。用简要语句将招标项目名称、型号、地址、工程总量或者购置物品的品名、数量以及各种条件、要求等如实予以载明。要着重交待清楚中标的条件,以及相关的时间安排等项内容,以便使投标者权衡利弊,抓住机遇,适时投标。例如有一份《工程招标说明书》,其正文部分如下:一、工程项目名称:(略)二、承包方式:(略)三、开工日期:2004年3月10日;竣工日期:2004年5月10日。1、质量、规格、尺寸按图纸或实样施工,凡不符合要求者,返工工料费全部由投保人负责赔偿(图纸、实样另给)。2、投标单位按图纸或实样要求,核算出主料、辅料等单耗合计,清楚无误地填写在附表中,按规定期限密封送交本公司。3、在规定日期,由本公司组织当面开标。此时,不得涂改,否则按作废标处理。4、开标后,经本公司评审、核实,以快、好、省为主要标准,确定中标单位。经上级批准后,以中标标书为主要依据,再行签订合同。……不难看出,此招标书的正文部分内容表达言简意赅,具体事项易于操作,符合一般工程项目招标书的写作要求。4、箱等加固规章这部分应主要写明招标单位的名称、地址、电话、传真、电子邮箱等,并署上日期,加盖公章。值得注意的是,如系面向国际范围内的招标,则应在结尾处写明招标范围所包括的国家和地区以及使用的货币、付款方式等,以确保招标的顺利进行。(三)招标书的写作控制1、要法理相寓。对于招标书的制作,其所涉及的内容事项必须符合国家的有关法律、法规和政策规定,既要遵守国家对招标工作的有关规定和具体办法,又要执行国家颁布的技术规范和质量标准。在此基础上,认真考虑招标书的实际内容,力求使招标单位的思路与招标书的内容合拍,从而确保整个招标方案趋于科学合理、具体可行。2、要严谨周密。撰写招标书,其对招标内容和招标具体事宜的表达必须做到严谨周密,包括诸如项目名称、规格、数量、质量以及进度要求等等,都必须完备无遗,不能粗疏。否则就会有损招标书的质量,给招标单位的经济利益带来损失。3、要言简意明。招标书是一种实用性很强的文书,因而在语言表达上应力求准确、简要,特别是涉及有关的技术指标、规格、质量要求等,更应如此。要力避诸如“尽可能”、“力争”、“××以后”等模糊度大的词语出现,以免言不及义,事与愿违。二、提交和准备(一)投标书的分类投标书与招标书相对应,是投标单位见到招标书以后准备参加投标竞争活动所写的文书。从实质上讲,投标是对招标提出的要约的响应或承诺,同时提出具体的标价和有关事宜来竞争中标。因此,在撰写过程中必须以简明扼要的文字,将投标单位的经济实力、管理经验和技术装备力量等,如实、准确地予以反映,以便使招标单位审定接受,实现投标的目的。事实表明,投标书写作质量的高低,直接关系到投标活动的成败。对此,必须予以充分重视。与招标书一样,投标书也可以从不同的角度进行分类。依性质和内容划分,有工程建设项目投标书、大宗商品交易投标书、企业承包投标书、企业租赁投标书、选聘企业经营者投标书和劳务投标书等;依投标人员的组成情况划分,有个人投标书、合伙投标书、企业投标书、企业联合体投标书等等。(二)结构模型一份完整的投标书应当包括如下几个部分:1、．《市第一百投标书标题一般由项目名称和文种组成,例如《××市第一百货公司租赁投标书》。有时为了简略起见,标题也可只写《投标书》或《投标单》等。2、向车间送礼物即投标书的致送对象,系指招标单位或者招标办公室,要写其全称或者规范化简称,以示郑重。3、招标文件的接收这部分是投标书的导语,要用较为概括的语句,简要明确地交待出投标的目的或依据,例如“根据已收到的招标编号为CETDC——ZB001号的工程招标文件,遵照《工程建设施工招标投标管理办法》的规定,我单位经考察现场和研究上述工程招标文件的投标须知、合同条件、技术规范、图纸、工程量清单和其他有关文件后,我方决定参加投标。”例中将投标的依据表达得十分明确,令人一目了然。4、招标条件的控制这部分是投标书写作的重心,必须着力写好。要紧紧围绕招标文件的具体要求进行表述,充分展示出本企业的实力和竞争能力,从而取得竞标成功。切忌旁骛其他,抑或过多地进行企业的自我介绍,那样反而令人反感。就通常情况而论,投标书的内容应主要载明承包项目的价格(标价)、保证和条件等等,要注意写得明确、具体、完整。其中项目的价格(标价)部分应首先将有关承包招标的内容、项目名称、地点、承包形式和数量等交待清楚,然后写明完成招标项目的总金额、单位金额以及完成项目的分解金额等;保证和条件是指要载明保证完成的工期,要写得明确具体,即总计需要多少天,到何年何月何日完工或交货;同时还要写清相关的质量等级以及保证质量的有效措施,以便招标单位统盘考虑,认真权衡,予以采纳。在具体写法上,可以采取表格形式,也可采取分条列项的形式,将有关内容依次陈述清楚即可。要注意所用数据必须做到完整、准确,所提目标必须确凿可信,所提措施必须切实可行。例如一份投标书的正文部分:1、我方愿以人民币××万元的总价,按照上述招标条件、技术规范、图纸、工程量清单的条件承包上述工程的施工、竣工和保修。2、一旦我方中标,我方保证在2004年4月10日开工,2004年6月20日竣工,即70天(日历日)内竣工并移交整个工程。3、如果我方中标,我方将按照规定提交上述总价5%的银行保函或上述总价10%和由具有独立法人资格的经济实体企业出具体的履约担保书,做为履约保证金,共同地和分别地承担责任。4、我方同意所递交的投标文件在“投标须知”第11条规定的投标有效期内有效,在此期间我方的投标有可能中标,我方将受此约束。5、除非另外达成协议并生效,你方的中标通知书和本投标文件构成约束我们双方的合同。6、我方金额为人民币××万元的投标保证金与本投标书同时递交。可以看出,这篇投标书采用分条列项的形式,将有关项目价格和保证条件等明确作出列示,层次清楚,条理分明,目标明确,可行性强,很值得借鉴。5、结局投标书的结尾部分应当写明投标单位的名称、地址、邮编、联系人姓名和电话以及电子邮箱等,并署上日期,加盖公章。(三)写作强调要1、投标单位要善于抓住投标时机由于招标是招标单位为了营建工程项目或者买卖大宗商品,将有关条件和要求予以公布,利用投标者之间的竞争而优选投标人的行为,具有明确具体的时限要求,因此,投标单位必须确切把握,抓住时机,在特定的时限内拟制并适时送交投标书,以便实现投标的目的。不然,时过境迁,就会贻误良机,使中标的愿望落空。2、从实际出发,实事求是,注重实效。根据投资标无论招标与投标,都是在国家政策规定允许的条件下十分严肃的贸易行为,其整个过程都要受到国家有关监督机关和部门的指导和约束,因此,在撰写时必须坚持从实际出发,实事求是的原则,不容粗疏延误。特别是投标书,作为投标单位一方,必须做到这一点。要认真细致地权衡自身所具有的技术水平、经济实力以及相应的赔偿能力,做到量力而行,量体裁衣。切不可只为中标而夸大其辞或弄虚作假,否则,就会给国家、招标单位以至自身利益造成难以预料