秘书学考试试题及答案

«秘书学»试题及答案一、名词解释(每题3分，共18分)1．秘书秘书是为服务对象全局性决策，事务性管理，从事智力服务，发挥助手作用的一种社会职业。（1）秘书的社会属性，是社会中的服务职业，第三产业。秘书是一种社会职业人员，有职业准入的权利。（2）职业性质，是秘书的本质属性，详细体现为，为服务对象全局性决策，事务性管理，从事智力服务。2.秘书的体现能力秘书的体现能力包括口头体现能力和文字体现能力两方面。口头体现能力就是怎样运用口头语言体现思维的能力。秘书人员在上情下达、下情上达的工作过程中均离不开口头体现。如汇报工作、提出提议、传达指令、沟通协调、接待来访等，均规定运用口头语言进行对的的体现。秘书的口头体现规定反应敏捷、清晰自然、精确简洁、有条不紊。文字体现能力指书面体现的能力，即一般的写作能力。写作能力是秘书人员的基本功。秘书人员根据领导授意与工作需要，需常常撰拟多种文稿，写作范围很广。这就规定秘书不仅应具有一般的书面体现能力和写作技巧，并且应熟知多种应用文体的写作，如通用公文、专用公文和公务常用文。3.信访是来信来访的简称，是指信访人通过书信、走访、电话、电报等形式，向党和国家机关、人民团体、企事业单位及其负责人反应状况，体现个人或集体意愿，并由有关机关和单位负责处理的社会活动。4.办公自动化办公自动化或称办公室自动化，其英文名称为officeAutomation,简称为OA。这是自动化的一种分支，最早是由美国通用汽车企业D.S.哈德于1956年首创的。这是一门综合性很强的学科。5.协调就一般意义而言，协调是主客体之间为实现一种共同的目的而互相沟通，寻找共同点，从而实现某种平衡，到达某种默契的一种行为方式。协调既是领导机关组织社会活动的一种手段，也是有效地进行行政管理的一种基本工作措施。任何领导机关，都必须对所属的多种机构、各项工作、各方面的人员常常进行协调，才能使之有序运转，齐心合力，互相配合，共同完毕任务。6.会见会见指双方会面。凡身份高的会见身份低的，或是主人会见客人，又称接见或召见。反之凡身份低的会见身份高的或是客人会见主人，称为拜见或拜会。二、简答题(每题5分，共30分)1.简述秘书工作的政治性重要体目前哪几种方面?政治性重要体目前三个方面：一是阶级性。领导工作是有阶级性的。任何领导集团总是代表着一定的阶级利益，为实现一定的政治目的服务的。因之，作为辅助领导的秘书工作，也必然具有鲜明的阶级性。二是政策性。秘书工作必须遵照政策性原则。办文是政策性很强的工作，不少文献自身就是政策性的规定。三是机要性。秘书工作是一项机要性工作，这是秘书部门处在领导中枢的辅助地位所决定的。秘书工作的机要性，使保守秘密成为秘书工作的一条重要原则。2.简述信息工作的原则。信息工作的原则：一、实事求是原则。实事求是是党的思想路线，也是信息工作必须遵照的主线原则。二、时效性原则。信息与时效不可分割，两者的关系是正比。三、积极性原则。秘书工作具有附属性，带有一定的被动性。四、整体性原则。信息工作的整体性在于它的联络性和协调性。五、内部性原则。秘书部门的信息工作具有较强的内部性。因而决定了它具有一定的保密性。3.简述公文撰拟的特点。(一)写作动机的制约性。公文的写作动机不是撰拟者个人的意愿，不是有感而发，而是完全受命于领导的指令授意，必须忠实地贯彻领导意图。(二)写作思维的抽象性。公文写作以抽象思维即逻辑思维为主，舍弃事物的详细形象，以抽象的概念、判断、推理来揭示事物的本质。在写作中，重要运用分析、综合、归纳、演绎等逻辑手段。(三)写作体式的规范性。作为公务文书重要构成的通用公文与专用公文，它们在体式上的规定更为严密规范，带有法定性、程式性的特点。(四)写作受体确实指性。文章写作，均有其写作受体，即读者对象。但公文写作的受体是确指的，它有特定的读者对象，即收文机关。4.列举值班工作的任务。值班工作的任务，重要有如下几项：(一)信息沟通。这是值班工作的一项基本任务，它包括上情下达和下情上达两个方面。(二)承接领导交办事项。领导交办的任务是多方面的，值班人员应积极积极地办好这些事情，并向领导汇报办理成果。(三)负责工作接待。对外来联络工作的人员，值班人员应热情接待，酌情处理。(四)处理急文和突发事件。值班人员在节假日和领导下班期间，要肩负起处理急文和突发事件的任务。(五)承担本部门，本单位的某些基础性服务工作。5.简述调查研究的基本原则。秘书要搞好调查研究工作，科学地去研究和处理改革开放新形势下社会生活中的多种现象和问题，最主线的要坚持以马克思主义和邓小平理论为指导，在调查研究的详细实践中，必须遵照客观性原则、实践性原则、群众性原则和综合性原则。6.简述保密工作的特点保密工作具有政治性、群众性、封闭性和相对性的特点。①政治性是保密工作的最突出的特点。由于保密工作是国家工作的一部分，它在外御强敌、内保社会安定方面，起着十分重要的作用。尤其是十一届三中全会以来，伴随党和国家工作重心的转移，为改革开放和社会主义现代化建设保驾护航，成了我国保密工作的中心任务，其政治色彩愈加鲜明。②群众性是指保密工作要坚持走群众路线，紧紧地依托群众是做好保密工作的可靠保证。这是由于，与广大人民利益亲密有关的国家秘密广泛存在于各行各业之中，只有动员人民群众加入保密工作的行列中来，才能最大程度地保守秘密。③保密工作的封闭性是由秘密的本质属性决定的。所谓秘密，就是在一定的时间内只能让很少数人掌握的信息和事物。这种秘密，假如不加以保守或保护，一旦被外人知晓，就是泄密，假如在社会上公开，就不再成为秘密。因此，保密工作说究竟就是对自己的秘密采用多种防备措施，不使之外泄。④相对性是指保密工作的时间性与一定的区域性(即保密范围)而言。三、论述题（本大题共2小题，每题10分，共20分）1、试述现代秘书职业的重要特性。（1）秘书服务对象多元化。现代秘书活动的范围，不仅仅限于国家官僚体系，它广泛存在于一切社会管理活动乃至一切重要的生产实践和科学文化活动之中。不仅国家机关、社会团体的领导人身边设置了秘书部门和配置了秘书人员，并且实业家、科学家、作家、学者、演员等一切需要秘书辅助和综合性服务的社会人士，只要具有一定的财力，都可以聘任秘书。秘书已成为从业范围十分广泛、从业人数十分众多和一种社会职业。服务对象的多元化，已成为现代秘书职业的一种重要特性。（2）秘书主体商务化。所谓秘书主体商务化，是指我国秘书队伍的主体将由党政秘书逐渐让位于商务秘书。从我国政治、经济体制改革的大趋势看，在精兵简政的制约下，党政秘书的数量不也许有较大的增长。然而，伴随社会主义市场经济的长足发展，国有企业尤其是乡镇企业、“三资”企业、私人企业异军突起，给为数众多的秘书就业提供了广阔的市场，这就使秘书队伍将发生了巨大的变化；商务秘书以惊人的速度增长。二十一世纪，我国将实现四个现代化，社会主义市场经济将长足发展，与工商企业的迅速发展相适应，商务秘书的增长也就必然越来越大。在市场经济的舞台上，商务秘书必将唱起主角。这是国际秘书职业发展的历史经验，也将是我国秘书职业发展的大趋势。（3）秘书知识技能专业化。秘书工作已形成一门专业。秘书有了办文、办公、办事，综合处理信息资料，办理平常公务等特定的职业活动内容。秘书已经有了职业技能培养教育体系和任职资格考核体系，以及指导秘书从业实践的秘书工作理论体系，尚有了秘书行业协会、学会和国际性秘书行业组织，由此可见，现代秘书同教师、医师、律师、会计师、工程师等同样，都属于现代社会的专业人才。（4）秘书劳动价值商品化。在商品经济时代，任何劳动都具有商品性质。秘书工作是一种复杂的脑力劳动，秘书的劳动也带有商品性，其价值也就具有商品化特性。在市场经济条件下，他们的劳动价值的商品化特性就日益突出地体现出来。2、秘书处理人际关系的一般准则有哪些？（1）尊重。秘书应克服人际关系中的地位障碍，无论对上司、对同事或是对重要来访者、一般交往者都要尊重。一般而言，要获得他人的尊重，首先得尊重他人。人均有自尊心，都但愿得到他人的尊重。尊重他人和受到尊重，是相对对应的。互相尊重就能增进彼此的友谊和信任，就能激发彼此的责任感和工作积极性。（2）礼貌和礼仪。人际关系中尊重的最初也是近来的形式就是礼貌。礼貌规定秘书在企业或其他场所会见领导、上司、同事或客人时，首先应做到服装整洁、修饰得体，表情自然，待人接物时，面带真诚的微笑，举止文雅；与人交谈时，用语得体、口齿清晰、语音温和。在多种交际场所自觉重视和严格遵守多种礼仪礼节。乐于助人。秘书的角色地位重要是助手，协助主管或上司做好各项工作，甚至必要的生活照顾与服务，乃是秘书的天职。秘书工作又是综合性的工作，它需要多方面的配合和协助才能做好。因此，秘书人员应具有根深蒂固的“助人为乐”的意识，养成积极、勤快的习惯。无论对上司、或同事、或客户、或有工作交往的一般群众，只要懂得或看出对方有需要，就应积极地伸手协助。（3）赞美他人。秘书不是卑贱者，但他（她）的角色地位规定其必须是个真正的谦虚者。谦虚不等于自卑，正如自尊也不等于骄傲。确切地说，真正自尊、谦虚的人就在于他们既能对的地估计自己，又能对的地看待他人。宽容与体谅。秘书人员要善于在人际交往中学会宽容与体谅。对他人身上这样或那样的弱点或缺陷要予以宽容，对他人的粗鲁言语、举止或错误行为，只要不伤害企业及个人，要予以宽恕。进而能设身处地为对方着想，多给人一点同情和谅解。（4）公允。公允规定秘书处事待人要公正，诚实，既不自欺，又不欺人。不贪人之功为己有，也不文过饰非或推卸责任。四、实务操作题(本大题共1小题，12分)你在市人民政府办公室工作。本市的友好都市日本长崎市将派代表团来本市作友好访问。市长办公会议决定由市府办公室构成一种接待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将怎样筹办本次接待工作?外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应当从如下几种方面着手工作。首先，应当组织整个接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定，也要理解目前中日关系的基本现实状况以及日本在国际国内的某些基本状况。另一方面，要详细理解外宾状况，包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的，要合适理解日本的政治经济和文化习俗，拟好接待计划，做好各个方面的联络和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外宾的参观、访问和业务洽谈的日程安排。五、讨论题（本大题共1小题，20分）结合材料，谈谈你秘书这个职业的见解。另类秘书“在企业里做秘书。”——此前他人问起我的职业，我总是据实道来。十之八九，人们会因此对我投来异样的目光。

真的，不懂得从什么时候起，秘书成了“小秘（蜜）”的同义词，也因此被蒙上了一层暧昧的色彩。这让我很有些不自在进而愤怒起来。

于是我学乖了，只说是“做行政工作的”。——反正这也不能算是撒谎！

我上职高时念的就是文秘专业，选择它仅仅由于它很适合女孩子。毕业后进了外企，并且是一家非常规范的企业。听说在国外的总部,倘若一位男员工对女同事说句“你真漂亮”,就可以被投诉性骚扰。在这里秘书就是秘书，干的活儿繁杂而琐碎。替经理们订机票，订酒店，打字，复印，发传真……这些都是工作职责中明文规定的。尚有某些是虽未明文规定却约定俗成的事——中午到马路对面替老板买三文治，帮老板的菲佣办护照……中国人还好些，倘若碰上个丝毫不懂中文的外国老板，真的像照顾一种孩子。

企业的规矩：秘书永远是秘书，在工作性质和发展机会上与经理级有着质的区别。因此很自然地，有些秘书会觉得这份工儿没有多大前途。她们喜欢这个企业，喜欢身旁的工作环境，喜欢这里不低的薪水和福利，惟独不喜欢自己的工作。于是心里便盘算着先做几年看准了机会离开。亦有另一部分人干得很专心也很安心。由于这并非人们想象中那样是吃青春饭的职业。恰恰相反，它可以做毕生。无需年轻美貌，只须细心、耐心，外加性格好即可。国外有不少四五十岁的妇女做了半辈子的秘书，那是她们毕生的职业。

在这里经理们与秘书们工作中互相尊重。经理让秘书办事一般都会用“please”开头，用“thanks”结束。然而两者间几乎不曾有过暧昧的关系。这是禁令，亦是人们所认同的现实。经理们行则飞机住则五星级大酒店，秘书是那个为他们订机票订房间的人。虽然在一种办公室里，却生活在两个世界。正应了那一句话：“你有你的，我有我的方向。”

就这样一每天干着这份工作，不管心中是不是喜欢它。秘书只是一份工作，正如同经理也是一份工作同样。我们是高级办公楼里惟一不穿名牌的人，心中却也不卑不亢。

最欣慰的，是