库存物资管理办法

《库存物资管理措施》第一章总则第一条为规范XX企业库存物资管理，优化库存物资构造，保证存货的安全完整，缩短物资配送周期，减少库存物资对营运资金的占用，实现库存物资管理精确化，提高企业运行整体效益，保证合理确认存货价值，防止并及时发现和纠正存货业务中的多种差错和舞弊，结合XX企业企业库存物资管理的详细状况，根据《会计法》、《企业内部控制规范——基本规范》以及国家有关法律法规，制定本规范。第二条本规范所称存货，是指企业在平常活动中持有以备发售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的物资和物料，重要包括各类物资、在产品、半成品、产成品、商品等。企业代销、代管存货，委托加工、代修存货也合用于本规范。第三条库存物资管理原则(一)库存管理职能实行归口管理原则。(二)库存管理精确化、流程原则化、操作规范化原则。(三)属于库存物资范围的各类物资必须统一进行库存管理，保证库存物资料帐与财务帐的帐帐相符，以及物料帐与实物的帐实相符。(四)最小库存原则。在满足企业生产运行，保障物资供应的前提下，能不设库存的，应实行零库存管理；需要设库存的，以适度的集中库存替代分散的小规模库存，合理设置库存限额，加紧库存物资周转，有效控制库存总量及库存成本，提高企业的资金使用效率。(五)库存信息的集中监控管理。在保证物流、信息流畅通的基础上，提高库存物资信息化管理的支撑手段，逐渐实现库存物资信息的集中监控管理，库存物资统一调剂、调拨。第四条本措施合用于XX企业企业及其各子企业的物资库存管理工作。第五条库存物资的计价和核算方式按照XX企业企业会计核算措施和有关财务管理规定执行。第二章职责及分工第六条库存物资管理机构根据职责分为归口管理部门、平常管理部门、财务核算管理部门、物资需求部门。第七条库存物资管理职责的划分(一)库存物资归口管理部门：XX企业仓储部。(二)库存物资平常管理部门：各企业仓储部。(三)库存物资的财务核算管理部门：各企业财务部。第八条各部门详细职责(一)仓储部职责1、XX企业仓储部负责制定股份企业库存物资管理措施；2、XX企业仓储部/各企业仓储部负责统筹管理股份企业及各企业的仓库设置，年度库存物资总量及构造的仓储计划编制，库存管理指标下达及上报；3、XX企业仓储部/各企业仓储部负责股份企业及各企业、企业与企业之间的库存物资调剂与调拨；4、XX企业仓储部/各企业仓储部负责指导、检查、考核仓储部库存管理及配送工作，配合审计部对库存管理进行的内控检查；5、XX企业仓储部/各企业仓储部负责对库存物资的全面盘点检查，并提供库存物资盘点汇报。搜集、整顿、分析库存信息；6、XX企业仓储部/各企业仓储部负责定期公布积压、处置物资。(二)财务部的详细职责1、安排专人负责库存物资财务管理，根据仓储部提供的出入库单据、报表、月度盘点表等原始凭证、资料及时复核并进行帐务处理，监督实物管理，定期与库存管理部门进行帐帐查对，对帐务的真实性负责。2、参与库存物资的监盘以及库存物资的检查工作，配合审计部按照内控制度的规定对库存管理工作进行检查。3、配合完毕物资的资产减值、报废等事项的处置，并按同意后的处置意见进行帐务处理。(三)物资需求部门的职责1、按预算提出物资需求申请、对已到货品资及时办理申领。2、负责对公布的积压库存物资根据需要及时领用。3、协助办理物资的资产减值、报废等处置工作。第九条库存物资管理归口部门应设专职管理岗位人员负责库存物资管理，负责人员与物流管理人员应由不一样人员担任；仓储部应设专职库存物资管理员详细负责库存物资帐务和实物的管理，调度员、配送员、料帐员与库管员应由不一样人员担任；财务部门应指定专人负责库存帐务核算管理。第三章库存物资的管理与控制第十条库存物资归口管理部门应根据其销售、生产、、资金筹措等状况制定仓储计划，并根据物资的详细状况进行分类管理，对常用物资结合其流程和周期设置安全库存量，保证生产物资供应的需要。第十一条各企业应根据管理需要设置二级分库。第十二条为有效控制库存，工程物资的领用应根据项目的实行进行及时领用。第十三条库存量的精确管控规定(一)物资需求计划规定各级物资需求部门在编制物资需求计划时要遵照“及时性、精确性、技术性、时限性”原则，保证物资名称、规格型号、数量、供货时间精确无误。(二)到货品资领用规定办公用品、劳保用品、安保用品等物资需求部门负责对物资使用状况进行管控，原则上需求物资在到货3个月内，需求部门必须所有领用出库完毕；工程物资需求计划以工程项目为根据，按照会审确定详细物资规格、型号、数量进行编制，工程物资到货后，根据工程实行进度进行领用，在工程项目竣工前领用完毕。(三)库存限额管控规定在财务部门指导下，库存物资归口管理部门要组织需求部门，结合库存实际及需求计划，设置库存额上限及下限，每六个月调整一次，纳入绩效管控体系，实现逐渐减少的目的。库存额下限：以保障业务、生产所需为前提，结合供应商区域库存的保障设置库存额下限，根据需求变化、时限压缩及生产效率提高，实现逐渐减少。库存额上限：以减少企业风险、提高现金运用率为目的，结合既有库存量及积压物资盘活计划，以详细物资分类确定库存额上限，通过对需求计划及领用管理的逐渐精确，逐渐减少库存额。(四)库存信息管理规定1、各级库存管理部门要加强库存信息管理，做到精确无误，每季度结束后的15天内，需查对需求、实行、物资领用、库存状况等状况，进行分析，并将有关信息反馈需求部门，协助需求部门确定存货盘活计划，有效减少库存风险。2、各级库存物资归口管理部门可根据实际需要与年度供应商建立长期合作关系，发挥供应商库存作用。在XX企业签订集中框架协议的基础上，由仓储部与供应商签订物资代管协议，供应商将一定限量的备用物资存储在我方指定仓库，仓储部为供应商保管。企业需要时，提出申请，经XX企业审批同意后，直接领取使用。每月根据领用量双方进行订单协议结算，逐渐实现“零库存”管理。代管物资所有权不属于我企业，物资因跌价减值而产生的损失风险应由供应商承担。仓储部应比照我企业库存物资管理措施对代管物资进行规范管理，建立台帐，每月与供应商进行盘点、对账，保证帐实相符。3、各级库存物资归口管理部门应报送物资出入库信息。在每月结束后10天内，向XX企业仓储部报送月度库存物资管理信息，详细包括库存种类、库存量（数量及价值）、物流运行成本、物资周转率等指标。4、XX企业仓储部应在每季度结束后15天内，向上级部门报送本季度库存物资记录信息，详细包括库存物资总额、库存率、库存周转率等指标。每年1月31日前向上级部门上报年度库存管理分析。第四章物资出库、入库、退库管理按照《库房及物流管理细则》（试行）执行。第五章库存物资调拨管理第十四条XX企业仓储部根据需求申请，负责股份企业与各企业、企业与企业之间的库存物资调拨管理。第十五条XX企业仓储部按季度公布XX企业可调剂盈余物资信息，企业按月公布企业可调剂盈余物资信息。各级管理部门应本着“能用不买”的原则，充足利库。第十六条物资调拨分为需求调拨和盈余调拨，需求调拨指由物资短缺方祈求紧急物资调入的调拨行为，盈余调拨指物资盈余方祈求盈余物资调出的调拨行为。第六章库存物资的盘点清查第十七条为保证库存物资帐实相符，仓库必须进行定期和不定期盘点。库存管理部门应会同财务、审计等部门根据实际需要进行抽查盘点。不定期盘点根据实际需要进行，如在库存人员更换、仓库转移等状况发生时，均应进行盘点。第十八条平常定期、不定期自盘由仓储部自行组织，其他部门可不参与。每年至少一次的存货及工程物资全面盘点、每月的分类盘点及重要物资的专题盘点由管理部门负责编制盘点计划，确定主盘人（由非盘点仓库管理员担任）、辅盘人（由盘点仓库管理员担任）、监盘人（由财务、审计等部门人员担任），由主盘人在辅盘人的协助下负责实物盘点，监盘人进行现场监盘、复核或抽查。全面盘点以现货盘点法（以实物对帐）进行。盘点范围为在库所有物资。第十九条库存物资盘点的内容包括：(一)核查物资品名规格、清点库存数量，查对帐、实与否相符；(二)检查物资的外观质量有无变化；(三)清查有无超过保管期限及积压的物资；(四)检查保管条件和安全措施及消防设备与否齐全有效，与否符合保管物品性质的规定。第二十条库存物资的盘点清查程序：(一)各级库存管理部门负责管理仓储部制定库存物资的清查盘点计划，明确盘点物资范围、盘点基准日、盘点时间、参盘人员等，报财务部审核。盘点前应告知有关参盘人员，盘点时仓库临时停止出入库。(二)根据清查盘点计划，仓库记账员在盘点基准日前将帐结帐完毕，从ERP管理系统中导出盘点表。盘点时由库存管理员与仓管员当面逐项清点各项物资，共同填写盘点并签字确认。库存管理部门、工程管理部门、财务部、审计部门等进行监督抽盘，并将实物盘点成果与明细帐进行一一查对。盘点结束后，仓管员根据盘点成果备注实物登记簿。同步，在ERP管理系统中登记盘点表，系统自动进行盘点成果与明细帐查对，形成库存盘点成果表，仓管员、监盘人在成果表上签字确认，盘点成果表不得更改涂写。对于帐实不符的，仓库负责查明原因，编写阐明，并将盘点成果表与阐明，经库存管理部门经理审核后（工程物资还需报工程建设部门审核），财务部经理审批。经审批后，及时更新登记簿。(三)工程物资的分类盘点按照一般存货盘点流程由仓管员、记帐员进行，库存管理部门、财务部、工程建设部门、审计部门派人监盘。盘点成果表与阐明由库存管理部门、工程建设部门、财务部以及审计部门经理审批。经审批后，及时更新登记簿。第七章库存物资清查成果的处置第二十一条库存物资盘盈、盘亏的处置对清查盘点中发现的盘盈、盘亏存货及工程物资，由各库存管理部门提出初步处理意见，并牵头组织财务、审计等部门对存货及工程物资盘盈盘亏原因及处置意见进行审核，对整体物资进行复核整顿后，报企业分管领导审批，企业管理层审批核准后上报XX企业审批，由XX企业仓储部牵头组织财务、审计、等有关责任部门进行审核后，报XX企业企业管理层进行审批，审批成果下文批复各企业。对于重大的盘亏、盘盈需报XX企业同意处理。根据有关批复，企业财务部报当地税务局进行申报，根据当地税务批复进行有关的帐务处理。假如税务局当年未能批复，财务部根据企业会计制度及有关的税务规定进行有关的帐务调整。第二十二条库存物资毁损报废的处置对清查盘点中发现毁损或拟报废的存货及工程物资，企业库存管理部门联络有关技术专业鉴定部门，进行技术鉴定并出具处理意见，牵头组织财务、审计等部门对毁损或报废原因及处置意见进行审核，对整体物资进行复核整顿报企业管理层审批，企业管理层审批核准同意后上报XX企业企业审批，超过审批权限的由物资管理部门汇总整顿物资后经企业管理层审批同意后上报XX企业企业审批。XX企业企业由仓储部牵头组织财务、审计等有关责任部门进行审核后，报XX企业企业管理层审批，成果下文批复各企业。XX企业企业审批同意后，企业财务部向当地税务局进行申报。根据税务局的批复，企业财务部及时进行帐务处理，财务复核人员对凭证进行复核。假如税务局当年未能批复，财务部根据企业会计制度及有关税务规定进行帐务调整。所有报废物资在库存管理部门及有关规定部门审核同意后，由使用单位列出报废物品清单连同实物交仓库单独寄存保管。平常生产中产生的可回收使用的废旧物资，参照上述措施处理。第八章库存物资的有关帐务处理第二十三条库存物资的账查对。财务部和库存管理部门每月将财务存货账面金额与物资明细账金额查对。对出现的差异应查明差异原因，出具差异汇报，按审批权限审批后进行调整。第二十四条仓储部仓库保管员不定期根据实物登记簿进行实物盘点，保证明物与实物登记簿一致。第二十五条库存存货成本核算和低值易耗品的摊销措施(一)财务部执行XX企业统一规定的存货计价措施，对的核算存货成本，并经专人复核。(二)存货中的低值易耗品的摊销措施按XX企业规定。第二十六条计提存货跌价准备根据XX企业资产减值准备管理措施和详细指导意见，各企业库存管理部门牵头，会同市场、财务等部门，参照库龄分析汇报、盘点汇报和其他有关信息，对存货进行可变现净值与帐面价值对比，计算差异，出具存货跌价准备汇报，经审计及其他有关部门负责人审批签字，报企业总经理办公会审批。超过审批权限的在各企业管理层审批同意后及时上报XX企业审批。XX企业财务部牵头会同有关责任部门、审计等部门进行审核后，根据XX企业企业有关权限规定，报股份企业管理层进行审批，同意后下文批复企业。根据权限规定，需报股份企业审批的存货跌价准备申请由股份企业财务部负责上报。企业财务部根据批复进行帐务处理，并由另一名财务人员复核凭证。第九章报废物资的回收与处置第二十七条在办公、生产过程中产生的按规定报废及工程维护余料物资，报废物资经同意后由维护使用单位负责拆除，库存管理部门负责配合，维护使用单位应列出清单及时汇报库存管理部门。工程维护余料由施工管理部门列出清单交仓库保管，同步汇报库存管理部门，登记工程维护余料帐。库存归口管理部门要建立报废及工程维护余料物资库存实物账，由库存管理部门组织有关部门按竞价处理流程进行处置变现，其他单位不得自行处置。处理报废物资的收益应及时上交财务部。第二十八条回收的废旧物资由库存物资归口管理部门负责进行维修等利旧处理。第二十九条工程施工过程中的报废料，由施工单位列具清单