公文处理规范

公文处理规范一、现行公文处理规范性文献与国标简介国务院《国家行政机关公文处理措施》（8月24日公布，1月1日起施行）《中国共产党机关公文处理条例》（中共中央同意中办1996年5月3日印发施行）国标GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》（其他机关公文可以参照执行）二、什么是公务文书、公文、文献三、公文特点1.法定的作者依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织及其法定代理人，如机关、机关某组织单位、机关单位领导。2.法定的权威和效用公文现行效用品有时间性和范围限制性；（1）失效条件：内容已经执行；（2）内容过时，以新陈代旧；（3）制发机关不复存在，又无新机关接替其职能。法定效力的溯及力规范性文献的生效时间（即时生效和定期生效）3.法定格式和处理程序四、公文分类——从不一样的分类角度理解公文常识（一）按形成、使用领域，分为通用公文（正式内部）和专用公文。1.正式通用公文各机关单位在公务活动中普遍使用的正式文种。具有法定性、规范性和通用性。（1）《措施》规定的正式行政公文文种13种，如告知、请示、汇报等；（2）《条例》党的各级机关正式通用文种14种。2.内部通用公文是机关内部通行使用，具有复杂性、内部性和灵活性。如计划、总结等。3.专用公文专业部门在专门业务工作范围内.或机关在履行自身专门职能或业务工作中使用的公文，具有专门性和限制性。如外交文献、计划文献、保险文献、司法文献等。（二）从行文方向的角度分类理解行文规则常识1.上行文：请示、汇报、意见、议案等2.平行文：函、告知性告知、意见、会议纪元要等3.下行文：命令、决定、告知、意见、会议纪要、通报、批复等它们反应了不一样的工作关系，一般需选择不一样的文种、使用对应的用语，其价值的作用亦不相似。社会组织之间的工作关系——行文关系——行文方向——行文方式——行文规则工作关系：（1）领导与被领导关系（同一系统，上下级机关单位之间）（2）业务指导关系（同一系统，上下级业务对口单位之间）（3）平行关系（同一系统，同级或级别相近的机关单位之间）（4）不相从属关系（为同系统的机关单位之间）（5）其他不、尚有综合管理与被管理、统管与被统管、监督与被监督、行政法律关系等等……（三）从涉密程度的角度分类了角公文保密常识1.绝密级文书——绝密（保密年限30年）2.机密级文书——机密（保密年限）3.秘密级文书——秘密（保密年限）4.内部文书——内部5.限国内公开的文书——国内6.对外公开的文书——公开秘密包括国家秘密、组织（单位）秘密、商业秘密、个人隐私。涉密文书称为密件，密件和平件应分开管理，以防泄密失密。（四）从办理时限的角度分类理解公文处理时限常识1.特急件2.急件3.平件倡导限时办文制。准时限及时处理，以免延误公务。（五）历来源角度分类理解公文收发常识1.发文（公为对外正式行文和系统内、机关单位内的内部行文）2.收文（六）从处理文献方式分类分为阅知件（阅件）和阅办件（办件）（七）从内容性质的角度分类理解公文不一样处理常识1.规范类文书2.领导指导类文书3.报请类文书4.知照类文书5.契约类文书6.会议文书对内容性质不一样的文书，注意把握其不一样的写作特点和不一样的处理方式。（八）从物质载体特性的文献，其制作方式、处理措施和保管规定各不相似，需根据各自的特点的规定区别看待。五、公文稿本草稿（草案）——定稿本（试行本、暂行本、不一样文字的稿本）——副本（复本、存本和复制件、翻印件）。明确其区别与联络，保证在文献生命周期中对的发挥多种稿本的功能。六、公文文种的对的使用（一）公文文种的涵义和意义（二）起草公文中对的确定文种的根据1.行文目的；2.发文机关的职权；3.与主送机关的行文关系；4.既有的法规规章制度及有关部门的统一规定。（三）重要公文文种分析（合用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不合适的决定事项。决定与决策的区别2.公告——合用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。3.通告——合用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。公告与通告的区别4.告知——合用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相从属机关的公文，传达规定下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。5.通报——合用于表扬先进，批评错误，传达重要精神或状况。6.汇报——合用于向上级机关汇报工作，反应状况，答复上级机关的问询。7.请示——合用于向上级机关祈求指示、同意。请示与汇报的区别请示的行文规则：不与汇报混用；不相从属不行请示；不越级；不多头主送；不得以机关名义向上级机关负责人报送请示（汇报和意见）；一文一事；不抄送下级机关。8.批复——合用于答复下级机关的请示事项。9.意见——合用于对重要问题提出见解和处理措施。10.函——合用于不相从属机关之间商洽工作.问询和答复问题，祈求同意和答复审批。请示与请批函的区别11.会议纪要——合用于记载、传达会议精神和议定事项。七、法规规章和其他规范性文献（一）规范性文献的效力等级宪法——基本法律（全国人大）——一般法律（全国人大常委会）——行政法规（国务院制定公布，使用条例、规定和措施）——地方性法规（省级人大及其常委会制定公布，使用条例、规定和措施、细则）/国务院部门规章（国务院部委制定公布，使用规定和措施、细则）——地方政府规章（省级政府制定公布，使用规定和措施、细则）——行政措施（行政规范性文献、其他公文文种）——其他规章制度（章程、规程、制度、规则、守则、准则、简章等）（二）注意法规规章与其他规范性文献的区别法规与规章的区别。“条例”只能用于法规和党的中央组织的文献法规规章与一般规范性文献的区别规范性文献与一般公务文书的区别八、公文的文面格式（眉首、主体、版记）（略）九、公文写作基本知识（一）写作环节与规定交拟——确立主旨（行文目的、意图）——选择材料——谋篇布局（横式、纵式、总分式、综合式）——选择体现方式、公文语言——审核签发定稿——缮印盖章（签订）发出（二）常用重要公文写作模式１.一般公文构造：缘由——事项——结语/规定。（适合于决定、公告、通告、告知、请示、汇报、函等文种的写作）２.通报类公文构造：事项、人物、事件、案件——分析——结论/决定——但愿/号召。3.决定、会议纪要类公文构造：会议概况——会议决策事项。4.答复性公文构造：答复对象——答复事项——答复结语。（适合于批复、复函、答复性汇报的写作）5.规范性文献构造：总则——分则——附则。（构造层次为：章——节——条——款——项——目）十、公文处理知识（一）公文处理的基本原则法制原则、质量原则、时效原则、保密原则、精简原则、集中统一原则（各级各类机关的办公室是公文处理的管理机构，主管本机关文书工作并指导下级机关的文书工作。）（二）行文规则1.行文应当确有必要。建章立制严格限制发文范围和数量。2.行文主体应具有合法的资格条件。行文主体应合法；机关.部门的内设机构不得对外正式行文；坚持党执政文献分开的原则。3.机关与部门应明确发文权限。各机关、部门办公室的职权行文和授权行文。4.根据机关单位之间的行文关系精确行文。行文关系根据机关单位之间的从属关系手和职权范围确立。5.选择合适的行文方式，一般不准越级行文。逐层行文；多级行文；越级行文；直达行文；直接行文等方式。6.对的选择主送机关与抄送机关。抄送机关的条件。抄送机关的条件（1）重要下行文应当抄送直接上级机关；（2）越级行文一般应抄送越过的机关；（3）双重领导机关应当一种主送，一种抄送；（4）波及有关部门的职权范围应当抄送；（5）其他应当抄送的机关。不抄送的规定：不抄送个人、不越级抄送、请示不能抄送个人、转达发性文献不抄送给被转发文献的发文机关、其他不能抄送的机关。7.同级机关才能联合行文。联合行文的条件和规范。8.行文前须就有关问题协商一致。协商一致规定和程序。9.规范、简化行文程序和手续，增强文献透明度。（三）发文办理程序草拟——审核——签发——复核——缮印——用印——登记——分发等草拟公文的规定1.符合国家法律法规及其他有关规定。如提出新的政策规定要切实可行并加以阐明。2.状况确实，观点明确，表述精确，构造严谨，条理清晰，直述不曲。字词规范，标点对的，篇幅力争简短。3.对的使用文种。4.拟制紧急公文应当体现紧急原因。5.人名、地名、数字、引文精确。引用公文先引标题，后引起文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明详细年、月、日。6.构造层次序号：第一层“一、”，第二层“（一）”，第三层“1.”第四层“（1）”。7.使用国家法定计量单位。8.文内非规范化简称应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明精确的中文译名。9.数字除成文日期、部分构造层次序数和在词.词组、常用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字使用中文外，应当使用阿拉伯数字。发文审核由办公室审核。审核重点：与否需要行文、行文方式与否妥当、与否符合行文规则和拟制公文的有关规定，公文格式与否规范。签发的种类：正签、代签、草签、会签、加签（核签）复核重点：审批签发手续与否完备、附件材料与否齐全、格式与否统一规范等。（四）收文办理程序签收——登记——收文办件审核——分办（阅件组织传阅）——拟办——批办——承接——催办（督查）——注办等。收文审核：针对下级上报的办件由文秘部门审核，重点是：与否应由本机关办理；与否符合行文规则；内容与否合法及符合有关规定；波及有关部门或地区职权的事项与否已协调、会签；文种使用、格式等。退文制度。圈阅规定。审批请示性公文，主批人应明确签订意见、姓名和日期；其他审秕人画圈视为同意；无请示事项的，画圈表达已知。（五）办毕文书的处置归档文献的整顿（立卷）、销毁、清退、暂存。（六）公文处理1.由秘书部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。2.公文翻印上级公文除绝密件和注明不准翻印的外，下一级机关经负责人或办公室主任同意可翻印。注明翻印机关、日期、份数和印发范围。3.经同意公开公布的公文，同正式印发公文具有同等效力。4.公文复印件作为正式公文使用时应加盖复印机关证明章。5.销毁公文经办公室主任同意，销毁秘密公文应监销，销毁绝