12-秘书办文工作-1

秘书办文工作第四章文书工作

本讲要点发文处理

A.交拟与拟稿B.审核与签发C.印制与校对D.用印与登记E.封发与传递收文处理

A.收文与阅文B.筛选与传阅C.拟办与批办D.承办与催办E.立卷与归档概述A.文书与文书工作的概念B.文书工作的五大作用C.文书工作的六项原那么D.行文关系与行文制度公文写作通知函决定通报请示一、文书工作概述

秘书工作显著的文牍性集中表现在文书工作上〔“文来文去〞〕〔一〕文书与文书工作文书公务文书私人文书

公文

文书工作——是指通过互相联系的一系列环节，完成文书制发、传递、办理、保管的全过程〔亦称文书处理或文书管理〕

本讲主要研究“公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。〞——国务院办公厅修订的?国家行政机关公文处理方法?第5章第22条公文处理程序示意图传递签收

登记分发拟办批办承办立卷

↓

归档↓销毁分发登记用印校对缮印

签发拟稿

审核

催办查办〔二〕文书工作的任务1、根本任务:准确、及时、平安地处理各类公文，当好领导的参谋和助手。2、具体任务：〔1〕发文处理；〔2〕收文处理；〔3〕文件管理；〔4〕文件保密；〔5〕文件贯彻落实情况的催促检查工作；〔6〕领导人交办的有关文件处理的其他工作。〔三〕文书工作的作用文书工作是一项专业性、综合性和机要性都很强的工作。做好文书工作，对于改进文风、消除“文山〞，提高办公效率，具有重要的意义。1、可以提高文书的质量；2、可以控制文书的总量；3、可以加快文书的运转；4、可以确保文书的平安；5、可以促进档案的管理和利用。〔四〕文书工作六项原那么1、准确无误；2、及时迅速；3、平安保密；4、力求精简；5、集中统一；6、党政分开。〔五〕行文关系行文关系——根据组织关系和职权范围而确定的公文授受关系。主要有两种类型的行文关系：〔1〕有隶属关系的上下级机关之间的行文。〔2〕无隶属关系的机关之间的行文。此类中又有两种〔通常用“函〞行文〕：1〕平行机关之间的行文；2〕不相隶属的机关之间的行文。案例二那么1，某市卫生局向市委、市政府呈报了?关于我市艾治病防治情况及有关问题的报告?。但公文报出后其所反映的问题未能及时得到解决。从文书工作角度，您认为责任在谁？2，五一前夕，乌鲁木齐市政府向驻乌所有县级以上单位发出关于正确悬挂国旗的通知。有些自治区、兵团及中央部门所属单位认为行文有误。您看呢？二、发文处理“写文〞产生的作用，靠“走文〞才能发挥。因此文书的收发传递处理工作必须标准化。二、发文处理

〔一〕发文处理五环节：〔二〕各环节主要本卷须知1、交拟、拟稿：交拟时，交拟人和执笔人均必须透彻地搞清4方面内容，即拟文的背景、依据、意图、要求。拟稿时，注意讲究语法、字斟句酌；讲究逻辑、表达准确；讲究格式、遵规循俗。交拟

拟稿审核

签发印制

校对用印登记封发传递2、审核、签发：审核主要是抓住文稿内容、体式、行文规那么，进行综合审查与核定。签发，是指机关领导人对已审核的文稿进行审批，签署表示核准发出的意见。它是文稿形成定稿的最后环节，也是保证公文质量的最后关口。因此也是制发公文的决定性环节。

从秘书的角度看，签发人要对秘书的文书送审稿审核什么呢？主要内容有以下三点。对文书从内容到形式，从文字、标点到行文、语法、逻辑、主题等等要进行全面斟酌。经审阅，文书无大问题的，签发者应在阅后签上明确的意见或批示、签发人姓名及签发日期。对签发时领导提出意见较多的文稿，修改后可再报签发；只需稍加修改的，如果领导也已经签发，就可不再报。如果秘书只是转呈文稿，文稿起草是另一个承办单位，对签发中改动的文稿，秘书要在制文的同时，退一份改动后的稿样给原承办单位。123签发的关键是时间问题，及时签发对文书极为重要，但是签发的核心工作并不是秘书的事。对于秘书来说应做好一下三点〔见图4-7〕。秘书在签发中的任务准确理解签发中的修改意见或批示，在进一步修改公文时，以最准确的文字，体现领导签发的意见秘书要选准呈上签发的时间准确地确定要签发的文书，因为有的文书并不需要签发3、印制、校对对印制工作的要求——内容准确；格式标准；页面整洁；字迹清楚；美观大方，便于阅读和保管。校对非常重要，也最容易出过失，要求校对人员必须严肃认真、一丝不苟。

4、用印、登记发文用印注意4点：确认有领导人签字并且适合规定；盖印份数必须与原稿上标明的相同；印章应盖在落款中央，上不压正文，下要压日期〔“骑年盖月〞〕；盖印必须端正清晰，忌“歪、倾、斜、偏、花〞。登记即对准备发出的公文作统一记载，以便于日后对公文进行清点、控制、查找和回收。一般应使用?发文登记簿?，一文一页登记表，其工程有：发文日期、文号、标题、发往机关、份数、秘密等级等。5、封发、传递封发，即装封发出。分5个步骤：a.清点；b.写封；c.填写发文回签单〔也叫?发文回执?〕d.装封；e.加封。传递。根据文件密级上下和缓急时限的不同，其渠道和方式有：机要通信传递；机要交通传递；专职人员传递；文件交换站传递；电信传递〔无线密码电报、有保密设施的机、计算机网络〕。传递文件3条根本要求：迅速及时；平安保密；手续完备。

发文登记簿发文日期发文号密级文件标题收文单位共印份数发出份数拟稿单位签发人备注案例分析〔一〕．XX市旅游局接到XX省旅游局转发的?中华人民共和国国家旅游局令?(第18号)文件中发布的?出境旅游领队人员管理方法?。小张核查、登记完文件后，交给吴主任。吴主任看完文件，批注了拟办意见，交给李局长。李局长当即批示，责成吴秘书起草一份学习该?方法?的文件，下发给市属各旅游公司，组织员工学习。吴秘书接受该项任务后，该怎样进行发文程序各环节的操作?〔二〕、XX省文物局为配合国家文物局的文物普查工作，需向全省各地市发一份?XX省文物局关于认真做好文物普查工作的通知?。局领导责成局秘书小陈起草该文件。小陈写完初稿后，本想找领导过目。但领导外出开会，需五天后才能回来。小陈觉得这份文件内容简单，不会出什么过失。就自作主张，将草稿交打字员小李打印。小李与小陈关系不错，不好意思拒绝。文件打印好后，小陈找办公室齐主任盖公章。齐主任发现该份文件既没有填写发文稿纸，也没经局长签发，遂没给该文件盖印、注册和登记，等局长回来后再作处理。请指出错误所在。三、收文处理〔一〕收文处理5环节三、收文处理收文

阅文立卷

归档筛选

传阅拟办

批办承办

催办〔二〕各环节操作程序与本卷须知1、收文、阅文：〔1〕收文。包括签收、分类、登记3流程。检查、清点无误前方可签字。1〕签收签收就是签字表示收到来文，是收文处理工作的开端。小型机关只设一个综合收发室或专〔兼〕职收发员，负责文件的签收、拆封、登记和送阅。大中型机关多设内外两种收发。先由外收发部门收文，而后转交秘书人员〔文书〕。公司、企业的文书信函常由写字楼的前台或办公楼的总收发代收，秘书从专门的信箱或前台收取。三、收文处理

秘书签收文件时要注意三点秘书签收文件时要注意的内容将文件封套上的发文机关名称，发文机关的文件编发号，以及发文机关的机要通信号等登记在的收文簿上

仔细查看文件封套上所注的收文机关部门或姓名，是否是本机关，如有误投，应立即退回检查无误后，收件人应认真地在送件人的投递回执清单上签名，注明收到日期，然后转送到秘书部门签收后就要拆封，亦称启封，是指有权拆封的秘书对来文拆剪封套，检查封套内来文的程序。对拆封工作应认真对待，除指定专人或主管文件工作的机要秘书拆封外，其他人员不得拆封。拆封范围是：封面上标明送本机关、机关办公室以及机关“负责人〞收的所有信件。封面标有具体领导同志名字的，或“亲启〞、“亲收〞字样的，一般不得拆封。

拆封时应注意几点拆封时应注意的内容注意保存原封套的完好，不要损坏封内文件、信件，必要时还应把原封套别在文件或信件后一并处理文件的秘密等级在封套上是标明的，但如果拆封后发现是保密文件，不再转让他人阅读，拆封人员要负责保管

请示类文件，如无发文机关领导签发，或其他手续不全时，应拒收退回；在处理急件时，应告知行文错处

2〕对所收文件进行正确分类

收文分类b.下级机关请示、平行及不相隶属机关商洽件c.上级机关批复件及平行、不相隶属机关复函d.内部各部门调查性及下级机关陈述性来件e.内部刊物、工作简报等类文书a.上级机关指令性和指导性文件3〕登记登记是有权拆封的秘书对所经手拆阅的文书进行管理和保护的必要措施，也是保障文书迅速办理的措施，是一项重要的制度。登记制度便于对文书的管理和保护；便于对目标文书的查找和利用；便于统计和催办；便于文书工作中的核对和交接。

秘书对来文登记，在实际工作中有两类登记的用具，如表示。表两类登记用具登记用具

作用

收文登记簿、册的形式，主要是来文登记一览表将所有来文按照一定的分类标准登记在一起，起总体掌握来文及办理情况的作用收文登记卡、单的形式是为每一份来文做一份登记表，起重点表示该份来文办理情况的作用收文登记簿收文号收文日期来文机关来文字号文件标题附件份数密级缓急时限承办单位签收人复文号归卷日期备注〔2〕阅文阅文是秘书办文的一个先决条件。阅文的根本要求：“四看清〞——性质与大体内容；制发与主送机关；缓急与时限；秘密等级与保密时限。阅文“三法〞：a.泛读法；b.跳读法；c.精读法。2、筛选、传阅〔1〕筛选的根本要求经筛选，一般将文件分为三类：a必阅件——领导者必须看到的文件，亦即秘书必须呈送的文件。b批办件——需要领导者审阅和批示的文件。c参阅件——仅供领导者参考的文件和材料。秘书的提炼、综合；加写“内容提要〞。〔2〕传阅a传阅文件种类：凡需要领导者阅批、批办、阅知的文件。b传阅方式：直接送传；专人送传；集中传阅。c传阅本卷须知：掌握传阅范围，不得随意扩大和缩小；遵循传阅方位，以秘书部门为传阅的运转轴心，采用“轮辐式〞方式，严禁“横传〞；掌握传阅情况，防止文件失控。为此，必须使用标准的传阅单。3、拟办、批办〔1〕拟办与批办的区别和联系“需要办理的公文，文秘部门应当及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。〞——?国家行政机关公文处理方法?

1〕拟办，就是秘书部门或秘书人员对需要办理的来文提出办理的意见和建议，供领导批办时参考。对于秘书来说，“拟办〞是在办文工作中表达“辅助管理〞职能的重要环节。2〕批办，那么是指机关负责人根据文件内容和拟办意见，对文件的办理作出批示。它是承办的主要依据。批办属于文书处理中的决策活动，一般由机关领导人负责；有些文件的批办也可由秘书长或办公厅〔室〕主任负责。秘书的工作是辅助领导搞好批办环节。〔讨论：拟办也是文书处理中的决策活动吗？为什么？拟办对批办起什么作用？〕

〔2〕拟办件的种类和拟办意见的几种签署形式1〕拟办件种类本机关所属部门或下级机关主送本机关的请示性文件上级机关主送本机关并需要落实的文件平级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件2〕拟办意见签署形式待拟办文件阅知件阅示件阅办件建议件分3种情况领导阅批后传达办理；局部领导研究处理；领导集体研究分3种情况不需办理；内容重要；领导阅知，交有关部门办理即可分3种情况提出办理意见；转部门办理；事情重要待汇报分2种情况下级报告未要求批转但似应批转；下级报告要求批转但似不必批转〔3〕批办意见的内容：该文由何单位〔部门〕、何人负责办理；如何办理、办到何程度；对下级请示予以答复的原那么性意见；重要文件和急件的办理时限；需两个以上单位〔部门〕或人员办理时，应批明主办单位或主办人。4、承办、催办承办——根据领导者的批办意见，具体办理文件中提出的有关事项。这是办文过程中最重要的环节之一，是落实领导批示的关键一环。秘书承办公文的范围主要有5：〔1〕对上级机关来文的承办。3种方法：——传达；——转发；——翻印。〔2〕对上级领导人批件的承办——收到批件后，立即呈送本级领导人阅示，并按照本级领导人的批示意见，迅速转交有关部门、单位或人员办理。大事、急事应提出办理时限，并将办理结果报上级机关。〔3〕对本级领导人批件的承办——秘书应严格按照领导人批示的意见办理，或将批件转交、传达给有关单位。批示的办理落实情况，要及时报领导。做到件件有着落、有回音。〔4〕对下级机关请示件的承办——根据领导的批示：或拟文批复请示单位和部门〔转入公文制发程序〕；或回复请示单位和部门〔准确传达和解释领导的批示意见并做好记录〕；或口头答复请示单位和部门〔在请示件或呈批签中将口头答复情况详加注明〕。对下级的请示，上级机关的秘书部门和秘书人员务必快办、快复，不得延误！〔5〕对其他需要回复的来文的承办。包括：——上级机关布置、询问和要求办理的事项；——平行或不相隶属机关之间需作出答复的公文等等。秘书部门应交由业务部门研究提出意见，经领导审阅批准后作出安排和回复。承办单位应抓紧办理，不得延误。假设发现该件不属于本单位职权范围或不宜由本单位办理的，应迅速退回交办的文秘部门并说明理由。关于催办〔1〕概念：催办——秘书对有关单位和部门公文承办情况进行检查和催促，使公文及时得到办理的活动。催办是防止办事拖拉、防止公文积压和“公文旅行〞、提高办文效率的重要措施和有力保障。“送领导人批示或交有关部门办理的公文，文秘部门要负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。对下发的公文，应及时了解和反响执行情况。〞——?国家行政机关公文处理方法?〔2〕对内催办与对外催办秘书部门应重点抓好对内催办。对外催办一般由机关主管业务部门负责。〔3〕有3类文件需要进行催办机关领导人指定必须催办的文件；有明确的时限要求、需按期办复的文件；长时间无意见反响或处理结果回报的文件〔4〕催办四法催办；发函催办；登门催办；会议催办〔5〕催办工作本卷须知：——机关应建立必要的定期催办制度，明确工作职责，使催办工作走向制度化、经常化、标准化。——秘书人员在催办过程中要讲究说话的态度和方法，切忌“居高临下〞、话大气粗、态度生硬。——加强情感交流和思想沟通，注意发现承办单位遇到的困难并帮助排除。——及时向主管领导汇报催办情况。5、立卷、归档

无论是发文还是收文，在办文环节的最后，都有文书工作为以后的档案工作所做的准备工作环节。它包括立卷归档销毁5、立卷、归档〔1〕关于立卷1〕概念——立卷是指将办理完毕的文书按照一定的方式分类组合，进行保管的过程。“公文办完后，应当根据?中华人民共和国档案法?和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。电报随同文件一起立卷。〞——?国家行政机关公文处理方法?2〕根本要求——立卷要按照机关活动的规律，保持文件之间的历史联系；——立卷要以本机关工作中形成的文件为主；——立卷的文书要齐全、完整，能够真实地反映机关活动的历史面貌；——立卷要便于保管、查找和利用。3〕公文立卷方法〔简述〕按什么来立卷？“特征、联系、保存价值〞。——按作者特征立卷；——按问题特征立卷；——按时间特征立卷；——按文种特征立卷；——按通讯者特征立卷；——按地区特征立卷。实际工作中常采用几个特征结合运用的立卷方法。4〕立卷的步骤一般来讲，立卷由编目、归卷、组卷、定卷四个步骤组成〔见图〕。图4-27立卷的步骤编制立卷类目平时归卷

年终调整组卷

编目定卷

立卷类目一般由类名和各个条款组成

〔2〕归档归档是指各类社会组织在其工作活动中形成的文件材料，待处理完毕后，将其中有一定保存价值者，由文书处理部门和承办部门按照立卷的原那么和方法整理立卷，定期向机关档案室转交，并由档案室集中统一保管。建立健全归档制度，对于文书工作和档案工作均具有十分重要的意义〔见图〕。建立健全归档制度的重要意义

通过归档，将文件转化成档案，由机关档案部门集中统一地科学管理，以便于机关各个部门使用归档是文件转化为档案的重要标志。没有归档工作，文件积累便失去依据归档是文书工作的终结点，又是档案工作的起始点

文件的归档是积累档案财富的重要手段

文件处理单来文标题

拟办意见

领导批示

办理结果

备注

文件处理单共收份收文号：办、阅人签名：已分发给：收文时间：拟办意见：批办意见：办理结果：

案例分析〔一〕收文处理案例场景：XX厂办公室情景：XXX管理局通信员李给XXXXX厂递送一份?XX省财政厅、XX省审计局关于开展XXX财务专项资金检查的通知?(X财字(2003)34号)。厂办公室文书小王收到文件后，怎样迅速处理该文件?

〔二〕、XX大学人事处秘书林强，参加省教育厅召开的2000年度职称评审工作会议，带回五份文件，办完工作后，将上述文件锁进文件柜中。第二年进行2000年度文件立卷归档时，林强告诉档案室2000年没有收到上级机关发来的文件，只将本部门的发文整理后，立卷归档。2001年，学校又要进行职称评审工作，评审标准仍沿用2000的文件。秘书林强已于前一个月调到X省林业厅工作。新来的秘书小陈找不到原来的文件。请指出错误所在。技能训练以下做法是否恰当？为什么？1．某机关为局级单位，下设各个处。该局局长为了防止办文不出过失，凡事都事必躬亲，所有文件都自己签发。2．A、B、C机关准备联合发文，但就处理某一问题发生争议，A机关是主办机关，为提高办事效率，以免耽误公事，经A机关领导人同意，以A、B、C三机关名义制发出了文件。

3．某机关局办公室主任王某，新局长到任后，每次将来文都径自交给局长，局长最后严厉地批评了他。4．某机关办公室文书小李，每次都将来文按照文书业务性质分送给各个部门，为了不出过失，她特别注意文书应送的业务部门，文书一律在办公室压六天。5．某单位办公室拟办秘书崔xx，经常在拟办单上写道：“请某同志处理。〞6．某领导经常在文件上批示：“知道了〞，或画圈。

四、行政公文写作〔一〕请示1、概念：下级机关或个人请求上级给予指示、批准、答复、帮助、解决、审核事项或问题时使用的请求性公文2、类型：〔1〕求示性请示：向上级寻求指示，遇到以下情况使用：新问题、新情况，无章可循；对上级的政策、方针、规定、指示有疑问或把握不准；与其它机关单位就某个问题有分歧，需要上级裁决。总之是在不知如何是好的情况下使用。〔2〕求批性请示：请求上级的批准，以下情况使用：请求批准有关规定、方案、规划等；请求审批某些工程、指标等；请求批转有关方法、措施。总之，已经有了方案安排，但必须要经过上级的批准才可施行的情况。3、请示的写法〔1〕主送机关：只能有一个，可抄送其它机关〔2〕标题发文机关+事由+文种事由+文种〔3〕正文：缘由〔为什么提出请示〕：充分、具体、恰当，以便上级充分了解情况，做出决策。事项〔怎么做〕：请求的具体工程，是请示的最重要的内容，要求清楚确切，一般分项表达。结语：“妥否，请批复〞；“如无不妥，请即批准〞；“以上要求，请审批〞；“请批复〞。〔二〕通知1、含义和用途：?方法?：通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。2、类型〔1〕批转性通知以传达外机关文件为主要目的。确定是批转还是转发的关键是弄清机关之间的关系〔隶属关系和上下级关系〕。批转文件的通知：上级机关将下级机关的公文加批转发下去，起到认可批准的作用，如批转报告、请示、会议纪要等。转发文件的通知：下级机关将上级机关或不相隶属机关的公文发给下级机关，使其了解或执行，起传达推荐作用。转发文件包括通知、决定、规定、意见、批复、复函。〔2〕发布性通知重要的法律性文件用命令公布，其它多数规章性文件，如条例、规定、方法、细那么等适合用通知发布。〔3〕指示性通知对一事项进行处理、对问题做出指示，而又不适合用命令、决定行文，这时要用通知。〔4〕知照性通知只有告知性而无指导性，用途广泛，如机构人事调整、启用作废公章、名称变更、机关隶属