门诊门诊西药房与急诊药房动态盘式储槽系统的应用

门诊门诊西药房与急诊药房动态盘式储槽系统的应用

药房的定期销售是药房管理的内容，也是药房经营的重要组成部分。药品销售的准确性是药物安全质量管理的重要指标之一，反映了医院药物的管理和管理。根据门诊西药房的工作特点,结合医院实际情况,依托货位码管理和医院信息系统(HIS)来尝试进行动态盘点,从2011年9月开始,经过一年多的实践,取得了较为满意的结果,动态盘点法实现了药品盘点不受处方调发的影响,显著提高了工作效率,节省了大量的盘点时间。笔者介绍了医院差值动态盘点法的具体实施方法并探讨相关影响因素。1门诊药房/药品账的/出账/操作准备工作是盘点工作的重要组成部分,它直接影响药品盘点的准确率,因此一定要在盘点前将准备工作做好,以保证药品盘点的顺利进行。(1)确定盘点时间。由各组负责人根据实际情况确定,盘点工作为月盘,原则上为每个月的月末,由负责人确定日期后提前一周通知盘点人员,通常情况下安排在处方流量最小的时间段进行。门诊西药房盘点工作一般安排在中午(12:30—13:30)进行,急诊药房安排在门诊药房盘点的前一天下午进行,门急诊药房盘点工作全部由门诊药房工作人员完成。(2)在临近盘点日(月末)尽量减少药房领药及各组间药品调拨(特殊情况除外),如果发生一定要及时入账出账,并仔细核对药品名称、规格、数量。月末尽量不要借药,之前产生的借药一般要求每月的25日之前归还。科室领药、VIP领药的药单,过期药品、原包装破损药品(包括工作人员由于疏忽造成药品破损)等即时登记记录并将数据按流程输入计算机系统。(3)盘点当日,一般只领急缺药品,利用计算机信息管理系统保证所有药品足够一日用量,减少拆零药品,并将所有药品按照货位码归位摆放整齐,拆零药品尽量归整,以避免或减少在盘点过程中出现错盘、漏盘等现象。(4)盘点的负责人一般由部门负责人担任。在盘点之前预先定好盘点的时间,确定参加盘点人员名单、人数,分派任务,并负责盘点过程中突发情况的处理,按照货位码打印出药品库存表(理论库存量),分发给参加盘点的工作人员。在打印盘点表之前必须检查系统中是否有未确认的的处方,包括住院病人领药单(急诊药房),未出库入库单据,一定要在所有全部确认的情况下才能打印药品库存表,否则会严重影响药品盘点的结果。2药品投放位置需加标准货位码管理与HIS系统相结合,将药品货柜按照英文字母A、B、C、D……表示,货柜层数用阿拉伯数字1、2、3……表示,根据医院药房实际情况,如同类药品需要一个以上货柜时,需增加货柜,并用Aa、Ab……表示。药品摆放的位置应遵循药品销量、调配效率、避免差错、药理同类、剂型同类等原则,最大限度地方便药房工作人员迅速精准地找到所需药品,并减少差错。从门诊西药房药品管理系统调出药品库存表,按照药品货位码排序并打印。3工作结束后3.1毒麻药品和精神药品特殊药品包括毒麻药品、一类、二类精神药品,重点监测药品。其中毒麻药品和一类二类精神药品按照国家有关规定和医院药剂科规章制度实行每日盘点;而后者则实行随机抽查制度,时时监测,找出原因。3.2药品盘亏时,双方以“”字标注,将药品库存表分发给参加盘点的各工作人员,盘点人员首先在自己负责的药品库存表签名,12:30分准时开始分头按照货位进行实物点数,清点的实际数量以“+”“-”号表示,如盘盈1个在对应药品的空白一栏以“+1”表示,盘亏以“-1”表示,如数目相符以“√”表示。盘点过程中如发现与理论数据差距较大的药品以“★”号标注,尤其是贵重药品更应引起注意。盘点过程中要认真仔细,并关注滞销药品的有效期,如发现近期药品有效时间小于半年,及时登记并按照药剂科药品效期管理办法处理。盘点工作一般在下午1:30上班前尽量完成。未完成的少量药品盘点以实时计算机信息系统中的库存数为准进行点数并记录,以“+”“-”号表示。中午盘点时间发生的处方全部要单独存放,因中午处方数量较少,可将发生的药品进行计算机统计并计算矫正;或者将这些药品在下班后进行实盘。下午上班派专人将盘点时标注“★”号的药品,重新盘点,寻找原因,一般是出入库与实数不符造成。3.3认真仔细,数据处理急诊药房盘点方法同门诊基本相同,时间安排在前一日下午。急诊药房与西药房数据库密切相关,盘点时更应该认真仔细,以免出现错盘,漏盘等现象。盘点完毕进行数据处理。特别注意急诊药房HIS系统中理论数据与实际库存量差距较大的药品,应相应做门诊药房的出入库处理,使急诊实际库存量与理论值完全相符,这样确保门诊西药房的盘点能够真实反映实际情况,其他药品同门诊药房一样进行录入。3.4货位/时位实际录入数据数据录入安排在下班后进行,录入前再次检查所有窗口处方,出入库确认情况。HIS系统支持多人同时录入不同区域货位的盘点数据,这样可以节省时间,加快录入速度。录入时根据实际情况两人一组进行实盘数录入,进入HIS系统盘点界面,一人按顺序念盘点记录数据,一人计算并输入数据。数据录入一定要认真细心,每输入完一页进行核对保存,并进行最终审核。录入过程中如出现有疑问的数据,迅速派人重新清点。录入完毕由双人签字并标注“已输入”。4结果通过对HIS系统下门诊药房2011年1—9月与2012年1—9月的盘点数据进行对比分析,得出结果,见表1。5未取药或者记药出现盘盈经过一年时间的实践,差值动态盘点法取得了良好的收效,在不影响盘点准确率的前提下,大大缩短盘点时间,提高了盘点效率。影响动态盘点的主客观因素。人为因素:(1)盘点过程中清点数目不准确,如个别中包装为11盒误当成10盒;个别药品未按照货位码摆放,造成漏盘现象。(2)个别患者缴费后由于某种原因未取药或者忘记取药造成盘盈。(3)调发药品出现错误,包括药品外包装相似,药品名称相似,不同厂家名称规格相同或相似,数量错误等因素。(4)盘点人员业务不熟练造成误差,如出入库未完全确认,差值计算录入不准确等等。客观因素:(1)系统原因,虽然系统不断升级,更加人性化,但仍然存在系统不稳定因素,如药品库存表漏药情况;退药未增加库存情况等。(2)科室备药不能同步实施进行盘点,从而影响了部分药品的准确性。盘点工作表面上受诸多因素影响,但归根结底取决于每一位工作人员的工作态度、职业素养和技能,如果大家认真做好工作的每一个环节,严格按照规章制度执行,相互配合,会将其影响因素降到最低。