集中文印管控系统设计

集中文印管控系统设计戴晶晶;魏民;陈杰;张磊;项耀钧【摘要】ObjectiveInaccordancewith“RegulationsontheManagementofCentralizedMilitaryDocu-mentCopyRoomConstruction"issuedbytheGeneralLogisticsDepartment,allunitsaretoestablishcentralizedcopyrooms.Theguidingprinciplesareunifiedplanning,systematicconstruction,safetyandsecurity,convenienceandpracticality.Theaimistocontroldocumentcopyingaccuratelyandreinforcethemanagementofclassifieddoc-umentsfromthesource.MethodsDrawingexperiencefromthemodelsofotherunits,andbasedontheactualsit-uationsofourhospital,centralizedmanagementsystemofdocumentcopywasdesignedanddeveloped.ResultsCentralizedmanagementsystemofdocumentcopywasdevelopedanditwasintegratedwiththemilitaryOfficeAuto-mationsystem,answeringthearmy’scalltoensurethesafetyandstabilityofdocuments.ConclusionCentralizeddocumentcopycanhelpthedifferentofficesanddepartmentsintermsofsafety,costandenvironmentalprotection.%目的：根据原总后勤部下发的《军队集中文印室建设管理规定》，依据“统筹规划、系统建设、安全保密、方便实用"原则，各单位筹建集中文印室，并对文印资料进行精确管控，从源头强化涉密文件管理。方法借鉴各大单位建设模式，根据院机关实际情况设计开发集中文印管理系统。结果开发集中文印管理系统，与军队办公平台系统对接，响应全军对于文印保密管理的要求，确保机关文档处理的稳定性和安全性。结论集中文印能从安全性上、成本上和环保上帮助到机关各部门。【期刊名称】《解放军医院管理杂志》【年(卷)，期】2016(023)006【总页数】4页(P570-573)【关键词】集中文印;保密管理;系统设计【作者】戴晶晶;魏民;陈杰;张磊;项耀钧【作者单位】第二军医大学长海医院信息科，上海200433;第二军医大学长海医院信息科，上海200433;第二军医大学长海医院信息科，上海200433;第二军医大学长海医院信息科，上海200433;第二军医大学长海医院，上海200433【正文语种】中文【中图分类】R197.32根据全军的统一部署及学校统一安排，本院领导认真谋划、创新作为，以求真作风和务实举措，大力推进集中文印室建设工作，为全院提供引领示范，使保密管理的科学化、规范化、精确化水平进一步提高。在集中文印室建设过程中，要坚持信息化、环保化、保密化，各部门全程全力参与［1］。信息化的发展给军队医院的安全管理带来前所未有的挑战，其中对于日常办公中涉及的敏感信息管理者更是难以避免。大量的文档材料通过打印、复印等方式产生众多副本，如果管理不到位容易发生泄密事件。而当前医院的打印、复印行为基本不受控制，任何人连接到网络打印机(或本地打印机)上就可以打印，打印多少文档，打印什么内容，都没有记录，这样不仅造成打印纸张浪费，如果涉密信息泄露更会造成严重后果。上述问题可以通过信息化手段加以解决。通过对医院部分区域进行调整改造，新建集中文印室，以实现集中文印空间。开发集中文印管理系统软件，通过客户端软件申请打印任务，管理端对打印行为进行统一审批、授权、查询、管理，强制其打印唯一输出，实现对打印行为的管控［2］。2.1系统设计原则2.1.1集中打印输出对打印机进行统一管理，强制集中打印输出，实现对打印行为的授权控制。针对公共使用的打印输出设备必须刷卡打印，此功能可保证打印者打印内容的私密性。未认证的打印任务存储在服务器上并不输出，认证后确定属于该用户的打印任务才可以打印输出。保证打印者的打印内容第一时间被打印者本人得到，有效避免泄密行为。对于专用打印机不需要通过身份认证可以直接打印输出。2.1.2闭环管理对文件的打印进行全生命周期监控管理。采用二维码作为纸张的唯一标识，通过二维码进行回收，做到安全无误。可为文档添加二维码作为文档的唯一标识，每个二维码全球唯一、安全性高，同时能够承载大量信息。文档回收人可以通过专用设备扫描回收，实现闭环管理。2.1.3用户管理和权限控制根据用户的组织结构、定义赋予用户权限和级别。组织结构及定义可以分为单位、部门和组。根据定义的用户级别赋予相关的权限。只有经过管理员激活的用户才能打印。2.1.4全流程审计系统记录的日志可以根据要求分级、分类进行统计分析，为保密监督管理提供依据，实现对打印行为的详细日志审计，并提供打印日志、打印副本、打印水印，作为事后的审计依据。根据密级策略系统自动保存打印内容，自动记录每份文件的打印全过程。日志能记录文档名、密级、打印机、用户、打印页数、打印时间、纸张、色彩、用途等相关信息。打印任务的数据信息汇总整合到服务器，可进行整体数据资料的查询与分析。可设置条件查询，也可打印或者导出。2.2系统基本框架2.2.1系统组成根据本单位实际情况与地理位置进行部署，包括打印管理服务器（大学）、打印客户端（医院机关各部门）、打印输出端（医院文印室）、闭环管理端（医院文印室）等几个部分。打印管理服务器：安装集中文印系统服务端，实现集中用户管理、打印机管理、打印作业集中输出。打印客户端：由安装在每台办公电脑上的通用打印机程序和通信客户端组成，实现打印任务的发起和审批流程管理。集中文印室：部署黑白及彩色打印机，与刷卡器认证设备相结合，实现批准后打印任务的安全输出。闭环管理端：对使用完毕的文件进行回收管理，需要扫描回收设备支持。2.2.2用户组成根据用户的定义分别赋予相关的权限。根据各用户的管理职责可分为系统管理员、安全保密管理员、审计管理员、客户端管理员四个角色，实现四员管理的互相监督和制约。2.2.3文档组成在进行打印的时候选择设置该文档的密级，没有选择密级的不能打印。密级分为：非密、内部、秘密和机密。用户在选择密级时，系统可以自动识别文件名中的文件密级，并进行提示选择的密级与文件名是否一致。系统设计基本框架（图1）。2.3系统的基本功能2.3.1打印前的控制实现涉密信息系统内所有打印机的全面技术管控。禁止用户利用本地打印机打印输出，强制全部通过打印监控系统进行打印输出，将所有的打印输出都纳入监控范围。2.3.2打印过程的记录系统自动记录每份文件的打印全过程，形成可追溯的日志管理，日志管理信息包括打印发起人、打印时间、输出打印机、打印文件内容等，确保每份文件可追溯其来源。条码可以打印在左上、右上、左下、右下4个位置，并可以设置首页打印、末页打印、首末页打印、逐页打印等4个选项。条码采用先进的二维码，存储该打印任务的相关信息。2.3.3打印输出的控制每台打印机部署一个读卡器，所有打印任务需要打印发起人在读卡器上进行刷卡认证，身份认证后才能输出，确保打印发起人为过程文件的第一接触人，防止因打印输出后忘记取回造成打印输出文件的非授权查看。2.3.4打印后文档的回收采用二维码作为纸张的唯一标识，通过二维码进行回收，做到安全无误。回收过程系统自动记录形成日志，提供查询。2.3.5打印输出的统计分析系统记录的日志可以根据要求分级、分类进行统计分析，为保密监督管理提供依据。通过集中文印管理系统实现以上基本功能，系统部署后打印工作行为流程（图2）。从对打印行为的授权控制、事前、事中、事后四个方面提出集中文印系统的改造要点。在使用方式上与以往打印模式有4点区别：①打印发起地点不变，打印输出地点集中；②打印内容不变，页边增加二维码；③增加身份认证刷卡输出环节，保护敏感信息；④扫描回收，实现闭环管理。运用信息化技术是各行业实现高速化、科学化、精细化发展的必要手段，在享受信息化对生活及工作带来便捷的同时，所产生安全方面的缺点也不能忽视，特别对于军队医疗行业来说，保障信息系统安全是军队管理最重要的方面。信息化的发展要求不断寻求解决方案以提升效率、安全和环保，并同时降低成本，以此来提升医院信息化的核心竞争力。本院各部门齐心协力，严格响