10评价中心技术之公文筐测验

文件筐测验

第一节文件筐测验概述文件筐测验的概念文件筐测验又称为公文处理测验，在这项测验中，应试者通常扮演某一管理者或领导者的角色，处理一系列信函或文稿，包括通知、报告、记录、办公室的备忘录，等等。这些材料通常都放在办公桌的文件筐内，因此而得名。文件筐测验的特点(优点)测验情景具有很高的仿真性考察的内容很广开放性强操作实施比较简单具有较高的效度文件筐测验的特点(缺点)没有互动交流，所以难以测量应试者的口头沟通、人际协调等方面的能力编制一套好的文件筐测验不容易，编制本钱高评价很难适用范围某一种测验手段总是适宜测量某些要素，而对另一些要素的测量效果较差，比方，文件筐测验法能有效地测量方案、决策和授权等方面的能力，而无领导小组讨论更适合测量沟通、人际合作等方面的技能。就测量对象的层次来讲，文件筐测验法更适宜于测量中高层管理者，而工作取样法更适合于测量基层管理者和工人.

第二节文件筐测验的实施步骤测评前的准备阶段要有清楚、详细的指导语，说明应试者在文件筐测验中的任务与有关要求，保证每个应试者都能准确地理解测验要求测验材料充分而逼真：背景材料、各种测验材料合理设计答题纸事先要编制好评分标准事先安排一个尽可能与真实情景相似的环境开始阶段主试宣读指导语，应试者完全理解后才可以开始阅读背景资料(包括应试者的身份和一个假定的时间和背景、工作职能说明、组织机构表、工作描述和局部工作方案)例如：文件筐测验背景信息：今天是2021年11月18日，恭喜您有时机在以后的3个小时里担任豪杰贸易公司人力资源部副经理的职务，由于该部的刘经理正在外地分公司视察，因此，你将在他回来之前，全权代理他的职务。豪杰贸易公司是一家大型国有股份制企业，其人力资源部下设三个处，人事处、劳资处和福利处，分别处理人力资源调配、工资奖金和员工福利等各项工作。问题情境：现在是下午2点，在听取了下属的工作汇报，做好今天的工作安排之后，你来到办公室，秘书已经将你需要处理的近日积压的文件整理好，放在了文件夹内。文件的顺序是随机排列的。你必须在2个小时内处理好这些文件，并做出批示。4点钟在会议室还有一个重要的会议需要你主持。在这2个小时里，你的秘书会为你推掉所有的杂事，将没有任何人来打搅你。另外，很抱歉，由于线路正在维修，你在处理文件的过程中，没有方法与外界通话，所以，需要你以文件、备忘录、便条、批示等形式将所有文件的处理意见、方法等，做书面表述，最后由你的秘书负责传达。正式测评阶段应试者独立工作，没有时机与外界进行交流，不得向考官提问主试者观察：1公文的处理是否互有联系2是否授权3紧张程度如何案例例如：文件1李总监，您好！我是××软件开发公司技术主管李文，我们为贵公司定制的人力资源管理软件系统的试运行正在进行。按照协议规定，在9月20日之前完成试运行。按照合同规定，我们曾商定过，九月份之前完成对于贵公司使用者的培训。由于贵公司一直无法安排时间进行培训，贵公司主管人员以此为由，拒绝支付剩余款项。我们希望，能否与您见面协商一下费用的支付问题及其他事宜？谢谢您。【回复表例如】关于文件的回复表回复方式：〔请在相应选项前的“口〞里划“√〞〕口信件/便函口电子邮件口口面谈口不予处理口其他处理方式，请注明回复内容：〔请做出准确、详细的答复〕开始先做如下处理再约见对方〔2〕回信中抱歉并承诺立即解决〔2〕不予处理〔0〕回信指责对方坚持培训后付款〔2〕了解软件实际运行情况〔1〕要求下属为培训实施做准备〔1〕要求下属提供详细书面调查报告，就合同做沟通准备〔1〕与财务部门协商做好付款预算〔1〕了解培训未能进行的原因〔1〕遵守合同条款，同时也为本公司不能履行合同做谈判准备或相应措施〔1〕能考虑到该工程属于长期合作工程，要和对方保持良好合作〔1〕授权下属进行详细情况调查〔1〕参考答案例如：文件2李总：您好！最近我在工作遇到了一个麻烦：上次我与我的两位得力助手共同成功地完成了一项您交给的重大工程后，您在对我们的工作进行评价时，仅仅肯定了我的奉献，并给予我一个出国进行培训的时机。我出国回来后的最近一段时间里，这两位助手和我关系就变得微妙起来，工作的开展也明显受到影响。这样拖下去，肯定不是一个方法。您看我该如何处理这个问题？开始回信不谈个人意见，希望下属谨慎处理2回信中不谈看法回避或拖延问题1不予处理〔0〕回信，或建议面谈2自己亲自和有情绪的员工谈话，消除其误解〔1〕建议下属公开表扬当事员工，采取必要的鼓励措施〔1〕提示下属采取必要措施，不要因此影响当前的工作〔1〕建议下属采取适宜的沟通方法，使问题明朗化〔1〕了解是否存在其他原因，并授权下属独立处理该问题〔1〕成认自己的失误，承诺会在适当时机肯定两位员工的成绩〔1〕建议改进团队的任务分配和鼓励方案，防止此类事件再次发生〔1〕肯定下属的工作，肯定其所得到的奖励〔1〕参考答案评价阶段要对应试者的作答立即进行粗略的评价，以决定是否当面提问不仅要看应试者的文件处理方法，还要结合应试者对每个文件处理方法背后的理由

第三节文件筐测验的编制确定测评要素工作分析或胜任力特征分析充分考虑文件筐测验的特点并进行取舍文件筐测验的常见测评维度个人自信心企业领导能力方案安排能力书面表达能力分析决策能力敢担风险倾向信息敏感性也可按具体情况增删，如加上创造思维能力、工作方法的合理性等测评目的和功能针对管理者的胜任要求，考察方案、授权、预测、决策、沟通等方面的管理能力 企业人力资源管理经理的工作关系可以如下图。编制文件得到文件素材筛选、加工文件素材编制文件：批阅类、决策类和完善类编制文件的要求文件具有典型性文件的主题突出难度要适中制定答案及评分标准让有经验的高层管理人员或主管对所有答案用三级量表评定，并进一步确认题目所测试的要素以及可能反映出的应试者的能力水平。在此根底上，把所得到的结果进行总结性的统计和组织，即得出了各文件的可能答案表及评分标准。例：2021年11月中级人力资源管理师

综合评审模拟试题〔一〕

【情境】东方贸易公司是一家大型国有企业，其从2001年开展到今天已经有10年的历史，在过去的10年里，这家公司不仅出口大型机械到欧美等兴旺国家，而且在国内构建了自己的生产基地。东方贸易公司人力资源部下设4个科，即人事管理科、劳资福利科、考核科和培训科。你曾做过业务和办公室主任，现在公司开展规模迅速扩大，公司越来越重视人力资源管理，所以把你调到此部门担任人力资源部经理。你是李娟，1975年生，大学专业是国际贸易，原来在公司办公室也做过员工档案等相关工作，你先后还参加了很多人力资源管理培训，在2021年上半年以优异成绩取得了人力资源管理师证书，你有信心把这份工作做好。今天是2021年5月20日，现在是下午2点，你提前来到办公室，秘书已经将你需要处理的文件、信函、邮件和录音整理好，放在了文件夹内。文件的顺序是随机排列的。你必须在两个小时内处理好这些文件，并做出批示。4点钟在会议室还有一个重要的会议需要你主持。在这两个小时里，你的秘书会为你推掉所有的杂事，没有任何人来打搅你。另外，很抱歉，由于线路正在维修，你在处理文件的过程中，没有方法与外界通话。好，可以开始工作了，祝你一切顺利！【任务】

在接下来的两小时中，请你查阅文件筐中的各种文件、信函、邮件和录音等，并用如下的处理表给出你对每个公文的处理思路，做出书面回复。具体答题的要求是：1、以下6个公文，每个公文的分值见每题条件的开始局部，总分值100分；2、请给出你处理问题的思路，并准确、详细地写出你将要采取的措施及意图；3、在处理每个具体公文时，请认真考虑需要准备哪些资料，需要确认哪些信息，需要和哪些人〔部门〕进行沟通，需要你的下属做哪些工作，你在处理这些问题时的权限和责任。【文件处理表例如】

1.许诺对方三日内给出答复。

2.联系相关部门进行磋商，制定应当方案。

3.将讨论的方案上报主管领导，等待上级批示。

…………答题指导:1、请您给出处理问题的思路，并准确、详细地写出您将要采取的措施及意图。2、在处理文件的过程中，请认真阅读情境和六个文件的内容，注意文件之间的相互联系。3、在处理每个具体文件时，请重点考虑以下内容:(1)需要收集哪些资料;(2)需要和哪些部门或人员进行沟通:(3)需要您的下属做哪些工作;(4)应采取何种具体处理方法;(5)您在处理这些问题时的权限和责任。4、问题处理可能出现不同的结果，这种情况下要针对各种情况给出相应的处理方法。此题分值：20分

【公文一】类

别：便函发件人：谭湘总经理接受人：李娟

人力资源部经理日

期：5月9日

李娟：技术开发部最近提出了明年的部门人力资源规划，该部门经理赵昭辉刚从国外归来，对技术趋势把握能力很强，在行业内也有一定的影响。赵经理在部门的人力资源规划方案中提出，目前公司总体技术能力不强与技术开发部员工的素质不高有很大关系，该部门方案裁减三分之二的员工，然后再面向国内外招聘高素质的技术人员。由于这一要求事关重大，请提出你的意见。谭湘回复内容〔请做出准确、详细的答复〕：文件一回复：1、通过这几年的绩效考核结果等信息了解技术开发部人员根本情况；2、与赵经理面谈听取建议，并与之探讨大幅裁减对工作的影响程度；3、听取赵经理直接上司技术副总对当前技术人员素质结构的看法；4、做好替换本钱与人力投资资本的预算；5、收集技术开发部人力资源规划所需的资料信息；6、向赵经理和招聘主管了解高素质人员的招聘渠道；7、拟定技术开发部人员的培训方案；8、如果确实需要裁减员工，要分批、结合绩效考核进行；9、建立技术开发部的考核机制，建议用考核、转岗而不是裁员的方式；10、与猎头公司联系，探讨替换现有人员的可行性。此题分值：15分

【公文二】类

别：电子邮件来电人：张超

金工车间主任接受人：李娟

人力资源部经理日

期：5月9日

李经理：你好！我是金工车间张超，鉴于我车间工作性质的特点及业务规模的扩大，迫切需要一批既有一定专业知识，也能进行实际操作的具有专业化初级水平的人才。去年8月虽然新招进一批高职院校的应届毕业生，但由于我公司薪酬水平较低，已有一半流失。为此，我们希望人力资源部尽快安排，今年至少要招聘20名操作工，以解燃眉之急。

张超

回复内容〔请做出准确、详细的答复〕：文件二回复：1、派员去金工车间进行流失人员情况调查，并分析原因；2、与财务部门沟通，研究公司薪酬提升的可能性和幅度。提出招聘经费预算；3、加强企业文化建设，提高员工忠诚度；4、派员直接去有关高职院校进行上门招聘；5、向公司高层汇报，争取高层支持；6、做一份同行业薪酬水平调查，并与金工车间作比照分析；7、及时与人力资源市场联系，提出招聘需求信息；8、对参加校园招聘工作的人员进行培训，提高其业务能力；9、尝试通过定向培养、委托培养方式直接从学校获得所需人才；10、派员设法与流失人员面谈，了解流失原因。此题分值：15分

【公文三】类

别：录音来件人：杜轶培训科长接受人：李娟人力资源部经理日

期：5月8日

李经理：你好！因为日本地震灾后重建急需大量工程机械，公司看好出口日本这块业务的商机，但是目前公司报关员严重缺乏，临时招聘难度很大且难解燃眉之急。根据公司人力资源规划，也需要自己培养报关员。据了解，本市的海关、院校和社会培训机构经常举办报关员培训班，但考试通过率都不是很高。公司内部想考报关员的人很多，其中还有新生代农民工，但是相当一局部人是想考出报关员证后跳槽。另外，今年的公司培训经费预算中没有这项外出培训报关员的经费工程。这件事迫在眉睫了，怎么办？请李经理具体指示。杜轶文件三回复：1、立即向公司高层汇报，提出选送人员外出培训的方案；2、拟定外出培训所需的追加经费预算，报相关领导和财务部；3、确定送培对象，签订公司与送培员工的培训协议；4、确定老报关员与新报关员对应实践辅导责任制；5、制定外出培训考核方案，建立培训费用报销方法；6、确定报关员补充人数方案，并在公司内部发布报名信息；7、调查各报关员培训机构的资质声誉、开班时间、费用标准、考试通过率等；8、根据对培训机构的调查结果，选择最正确培训机构进行沟通；9、签定公司与送培员工签订的约定效劳期的培训协议；10、制定培训过程监督的具体制度。此题分值：15分

【公文四】类

别：便函来件人：谭湘总经理收件人：李娟

人力资源部经理日

期：5月8日

李娟：10号下午你是否有空，我刚刚看过上半年的绩效考评结果，综合过去两年来各部门运行情况，我觉得有必要对公司的中层干部进行调整。另外，公司明年要上一些新工程，需要有针对性地补充一些管理人员，我想听听你的意见，请准备一下相关资料，并与我联系。谭湘

回复内容〔请做出准确、详细的答复〕：文件四回复：1、准备两年来各部门的绩效考核评估结果；2、分析绩效考核排名靠后部门存在的原因；3、准备现有组织架构图和高、中层干部名单；4、实施同行业人员薪酬调查，拟定新设岗位薪酬方案；5、根据新上工程，进行岗位分析和胜任能力评估；6、根据考核结果和人才库名单，初步确定拟提升人员名单；7、拟定调整人员的工作岗位安排建议；8、完善中层干部培训方案，提高中层干部素质；9、完善绩效考核机制，充分发挥鼓励作用。此题分值：20分

【公文五】类

别：录音来件人：王健劳资福利科长接受人：李娟人力资源部经理日

期：5月6日

李经理：你好！由于国际金融危机后北美和欧盟经济恢复缓慢，出口订单数量下降，加上代理商对我公司出口商品的压价，公司销售部门员工的绩效考核工资局部大幅下降，因为现公司销售部门员工的薪酬结构中绩效工资比例很大，造成总收入下降。近几个月已有好几个销售业务骨干离职，还有相当一些也有离职意向。经离职访谈，主要反映是对公司绩效工资的制定不能根据市场环境变化而变化意见较大，而且认为公司现有薪酬结构中的岗位技能工资和绩效工资比例不合理。看来这个问题较大，如不能及时妥善解决，公司的销售业务骨干的流失将带走客户和市场，请李经理尽快指示。王健

回复内容〔请做出准确、详细的答复〕：文件五回复1、向公司高层汇报，并提请公司高层注意问题的严重性；2、对销售部门进行员工薪酬满意度调查，重点是对薪酬结构的调查；3、进行外贸销售岗位的市场薪酬调查；4、与销售部经理沟通，商讨薪酬结构存在的问题；5、召开销售部门员工座谈会，征求对现有薪酬制度和薪酬结构的改进意见；6、制度销售部门新的薪酬改进方案；7、在薪酬改进方案中加强非货币收入的设计；8、在销售部门开展企业文化和忠诚度的培训；9、制定与绩效挂钩的鼓励政策和评奖标准，与年度收入挂钩。此题分值：15分

【公文六】类别：录音来件人：李敏敏

总裁办公室秘书收件人：李娟

人力资源部经理日期：5月8日

李经理：你好，我是总裁办小李。我们公司使用的一名派遣工因为个人情感问题与他人发生矛盾。上周三中午，他就餐后回公司上班时，对方在我公司大门口将他拦住，双方发生了剧烈争吵，相互撕扯中从大门外打到大门内，最终这位派遣工将对方打伤。现在，对方将我们公司和这名员工一起告到法院，说是我们公司员工在我们单位内将其打伤，要求我们公司也要承担赔偿责任。总裁听说后，感觉挺冤，认为这员工只是一名派遣员工，而且他打人也跟公司无关，不应该为他的行为承担赔偿责任。另外，总部大楼的保洁、绿化、食堂等好多岗位也用的派遣工，乱哄哄的。前不久，还有人给媒体投诉，说我们公司从来不安排派遣工享受年休假。总裁要抽时间听听你的意见，请你赶快准备一下。李敏敏

回复内容〔请做出准确、详细的答复〕：文件六回复1、准备文件依据：公司是否要承担赔偿责任关键在于该员工造成他人伤害是否是“因执行工作任务〞，与他是否是派遣工无关；2、这派遣员工与他人争吵和打架，是因为自身情感私人原因，致人受伤的行为与执行工作任务并无关系。受害人应当直接找该职工要求赔偿；3、检查与劳务派遣单位签订的劳务派遣协议，是否约定派遣工的年休假等待遇；4、立即召集各使用派遣工的部门，对派遣工的情况进行评价。对与本公司合作的劳务派遣公司进行一下梳理；5、劳务派遣单位有协助本单位进行员工管理的义务，应加强对员工