关于会计电算化与手工会计核算方法的比较

关于会计电算化与手工会计核算方法的比较

中国现行会计制度对会计方法有系统的规定，从会计事项的配置到编制报告，有明确的要求。不过这些规定、要求都是针对大多数企业的手工会计业务提出的。我国企业管理的现代化一般都是从会计电算化工作开始的,虽然目前会计电算化在我国企业中已经得到普及,甚至在一些企业“网络财务”的概念业已深入人心,但仍有很多企业是在兴奋与忙乱中上马会计电算化的。会计人员对电算化工作还只是停留在感性认识上,被动地实施着各项操作,对一些与手工操作不同之处未深究其原因,造成了许多会计人员对电算化中业务处理方式的疑惑。为此,笔者以为有必要对会计电算化与手工会计在核算方法上作一下比较说明,让会计人员对电算化工作有一个理性上的认识。会计核算方法是会计方法体系的基础,会计数据的处理和财务信息的形成,基本上都是通过会计核算方法实现的。因此,会计作为一个信息系统需要有各种核算方法的有机结合才能发挥整体效用。会计核算方法包括:设置会计科目和账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本计算、财产清查、编制报表等。这些方法都是针对于手工操作提出的,下面我们介绍在电算化工作中各种核算方法的变化。1利用内容编码代替科目由来会计科目是对各项经济业务的具体内容,按其特征和经济管理的要求进行归集、分类的类别标志。设置会计科目便于正确、系统、分门别类地核算监督各项经济活动所引起的资产、负债、所有者权益的增减变动情况,为企业提供必需的会计资料。现行会计科目是由财政部统一制定的。手工条件下,我们用到哪一个科目,直接写出该科目的名字即可。但是,实行电算化后,无论凭证的录入、账簿的登记、报表的编制,还是对账、证、表的查询,凡是有会计科目的地方,我们都用科目代码代替科目名称。科目代码,尤其是总账科目代码(或称一级科目代码)与总账科目名称都是由财政部统一规定的。在手工条件下,我们只用到了名称,代码根本没有用。那么,为什么实行电算化后代码反倒“吃香”了呢?这与计算机的特性有密切关系。键盘上只有英文字母、数字和一些特殊的符号,根本没有汉字。在目前情况下,无论采用哪一种输入方式,一个汉字的输入都要击2次键以上,操作繁琐;同时,由于计算机易于识别那些逻辑性强又有一定规律的内容,因此,如果用键盘上现有的符号代替汉字科目名称,不仅会提高用户的录入速度,更会提高用户对数据的处理效率。我们选择用阿拉伯数字编制代码有几点好处:一是会计人员对数字比较敏感;二是小的数字键盘更便于用户操作;三是数字代码规律性很强,易于从代码上来判别其代表的科目名称的类别。在每一类科目中,代码的编号一般按本科目代表的业务内容的流动性、重要性顺序往下排,但在同一类中的代码并不是按顺序不间断排列的,其原因主要是考虑到科目的变化。如因实际需要增加新科目,新科目对应的代码应有其相应的位置,即流动资产的代码应在流动资产的代码领域内,长期资产在长期资产的代码领域内。明细科目代码的设置比较灵活,每一级明细科目可以设1位、2位或更多,企业可以根据自己的具体情况而定。明细科目代码直接加在总账科目代码后边,如:“现金——人民币”这一明细科目的代码可设置为“10101”。2经济业务的记账实现会计电算化后,仍采用复式记账法,即对各项经济业务,在两个或两个以上账户中进行登记,使用的记账规则也是“有借必有贷,借贷必相等”。这种记账规则更便于计算机进行试算平衡的校验。3不同原始凭证的情况会计凭证是记录经济业务和明确经济责任的书面证明,是记账的依据。手工条件下,会计凭证按照填制程序的不同分为原始凭证和记账凭证两种。记账凭证根据审核后的原始凭证编制。严格地说,会计业务是从填制原始凭证开始的。实行电算化后,就有一个问题,将哪一种凭证作为进入会计电算化系统的初始数据。我们首先分析一下两种凭证。任何一笔经济业务发生时都会有原始凭证伴随产生。原始凭证按来源渠道不同分为外来原始凭证和自制原始凭证。对于外来原始凭证,内容、格式复杂多变,与企业往来的客户不同,凭证的内容及格式各异。而在实际中,企业的往来客户又是经常变动的。在单机处理会计业务的条件下,将外来原始凭证的数据输入计算机会计信息系统很难办到,会给设计工作带来很多不便,更重要的是,多种凭证格式的处理势必大大影响系统的运行速度和处理效率,弱化会计电算化工作的优势。在网络处理条件下,各种原始单证可以在各个部门实时产生,但由于各个企业的具体业务上的差异,在商品化软件中,原始单证的设计并不能很好地满足用户需要。这也正是商品化网络版会计软件销售不景气的重要原因之一。因此,会计电算化软件一般不以外来原始凭证作为会计电算化系统的初始录入数据。对于自制原始凭证,在业务内容规范的企业,可以尝试将企业内部产生的各种原始凭证按业务类别设计成几种固定的格式,经济业务发生时,按格式要求输入各项内容,之后自动产生相应的记账凭证。不过,有这种功能的软件通常需要“订做”。实际工作中,单机处理的商品化会计软件一般都是以记账凭证作为初始数据进入计算机系统的。下面我们就分析一下在计算机会计信息系统中记账凭证与手工格式有何不同。(1)记账凭证增加了“科目代码”栏。手工条件下,编制记账凭证时直接写科目名称即可,而在向计算机中录入凭证时是直接录入各个科目的代码,计算机根据代码自动产生科目名称,这就大大提高了录入速度。取消了“记账”符号。用计算机进行记账绝对不会将某一凭证的数据重登或漏登,因为在软件程序中有对凭证是否登账的逻辑判断标识。因此,会计电算化中,记账凭证中的“记账”符号也就没有存在的必要了。(2)在责任人签章栏,多了“操作员”或“录入员”这一责任人,或在制单处签上录入员的章,这也是为了便于明确责任。4会计账簿为了最大限度地与手工处理格式相符,计算机会计信息系统通常也将账簿设置为3种,即日记账、明细账、总账。(1)日清月结、银行存款用计算机处理现金、银行存款业务时当然也必须符合“日清月结”的基本原则,对现金和银行存款每日逐笔登记,只不过有些软件将日记账与明细账合并在一起,统称为明细账。(2)直接将总账登记,定期进行登记用计算机进行总账的登记更加方便快捷。你可以随时进行总账的登记,也可以定期进行登记,而且,计算机的应用打破了几种账务处理流程的界限,用户可以根据需要直接登记总账,而不必先进行科目汇总或汇总记账凭证。(3)账簿的输出及保存方式手工条件下,3种账都是用纸介质显示保存的,实施会计电算化后,账簿的输出及保存方式也发生了变化,3种账都有显示输出和打印输出的功能,并且,对3种账的内容都要定期转存软盘,保留一份完整的磁介质档案。(4)查询条件的显示使用计算机处理会计业务后,日常查账工作变得易如反掌。一般软件都提供了强大的账簿查询功能,用户可以根据需要输入查询条件,计算机会迅速地调出符合条件的账簿数据在屏幕上显示出来。这里的条件可以是一个,也可以是几个条件的组合。对已经转存软盘的历史数据,可以插入相应的软盘,输入查询条件即可。相对手工查账工作而言,用计算机查账的工作量变得微乎其微,而查账的效率和质量则是与手工查账不可同日而语的。(5)将凭证数据输入错误手工条件下,期末的对账工作也是很麻烦的事情。用计算机处理会计业务后,对账工作已经失去了意义。因为计算机中各种账簿数据都来自输入其中的会计凭证,只要凭证数据输入正确,那么,以此登记的各种账簿数据都是正确的。相反,如果录入的凭证数据错误,那么相关的总账、明细账、日记账的账簿数据肯定也是错误的。5选择需要概述的会计文件需要打印的档案会计软件为用户提供了自动编制会计报表的功能,用户可以根据需要直接引用报表格式,也可以进行自定义新的格式。会计报表是一项非常重要的会计档案,所以,必须打印。打印的报表应和磁盘保存的报表一起存档。6账实核对者手工条件下财产清查有几个方面的含义:账证核对、账账核对、账表核对、账实核对。前三者在会计电算化中已失去了存在的意义,财产清查工作变成只对实物进行清查,将清查结果与账簿数据相核对。7中小型企业对会计电算化软件的应用要求不同现行会计制度为工商企业提供了几种常用的成本计算方法,企业可以根据自己的情况自行选择。商业企业无论经营内容和规模有何不同,对同一种成本计算方法的操作都是一样的,相应地,软件的成本计算功能也比较成熟,且通用性强。因此,商业企业购买会计软件时可不必考虑成本计算这部分功能的实现。而工业企业则不同。成本的计算和核算是工业企业会计工作中非常重要的一