合同管理的台账建设

合同管理的台账建设

众所周知，微软office软件中的excel在数据处理方面发挥着非常强大的作用。随着excel应用的普及，小型数据处理和表格制作中的所有工作都得到了应用，效率显著提高。然而,有些用户包括笔者在内在刚开始使用EXCEL的时候,面对满是表格线的界面会显得一筹莫展,甚至觉得画表格填数据还不如WORD方便,这其实只是因为这些用户对陌生的软件界面产生的恐惧而造成的。然而,当有些用户看到了EXCEL某些简单的计算功能,如SUM()求和、SUMIF()条件求和及count()数字统计和countif()数字条件统计函数等简单函数在日常数据管理工作中的方便应用,便对EXCEL产生了依赖,继而对EXCEL发生了兴趣。在财务的日常管理中,合同作为一项重要的日常工作,其合同数量大、类型多、金额巨、涉及广、收付数量频繁,往往一个合同执行期长达几年,每月均涉及到合同款项的支付。面对如此繁杂的合同日常管理和合同执行进度的动态更新要求,稍有不慎,就会出现合同管理偏差甚至超付的情形。为此,笔者就单位实际情况用EXCEL编制了具备合同总账、执行动态明细账、印花税计提等功能与一体合同管理台账。一、合同管理台账管理第一,通过分别登记合同管理台账总账与明细账,并使之通过“合同号”这一关键字相互关联,再通过EXCEL的相关数据操作技巧,达到合同管理可合可分的灵活管理目的,并衍生出计提合同印花税的功能。第二,合同管理台账应具备的几项功能:其一,合同总账管理,根据合同流水号记录合同签订的日期、标的或合同内容、相对方、经办人、合同记载的大致完成日期、合同总金额、已付款金额和占比、合同记载的付款方式、合同类型、印花税率等。其二,合同明细账管理,根据日常合同执行进度,流水记录每期支付的合同进度款,为简化录入并提高录入准确性,该台账的合同信息如合同名称、相对方、总金额等均可通过vlookup函数自动填充。其三,印花税计提,印花税是以经济活动中签立的各种合同、产权转移书据、营业账簿、权利许可证照等应税凭证文件为对象所征的税。其中合同作为印花税计提的重点,可通过合同管理台账准确计提,以减少财务人员计提印花税的失误可能。第三,建立相关表格。实现以上功能需建立四张表格:总账、明细账、印花税计提、印花税率,具体可参见后附案例。二、合同管理案例的介绍1、合同现代企业经营时期个体各内容及公式字段为“序号、合同号、合同签订日期、合同名称及标的、合同相对方、部门、经办人、合同记载完成日期、合同总价款、合同已支付金额、合同余款、完成情况、付款方式、备注、合同类型、印花税率、印花税额、印花税所属时期”,具体内容及公式见表1、表2、表3及表后说明。总账用到的公式(均以每表中的第一行数据为例进行说明):除以上5列内容外,其余列均根据合同实际情况录入。2、实现了本账的“与总账的互联”,实现了本账的“数据”和“比选”功能字段为“序号、日期、合同号、合同名称及标的、合同相对方、合同总金额、本期付款金额、累计已付款占总金额比例、第几次付款”,通过这张明细账,可与总账以“合同号”为关键字进行关联,将总账中的合同基本信息引入到明细账中,又可将本明细账中每个合同的每笔支付金额自动统计到总账中,实现了合同进度的实时把握,同时,又可通过“筛选”功能筛选出明细账每个合同共有几笔支付记录,实现总分结合,灵活查询的目的。具体见表4及表后说明。明细账用到的公式(均以每表中的第一行数据为例进行说明):除以上5列内容外,其余列均根据合同实际情况录入。3、创建流言表定义印花税种和税率,为计提印花税准备,见表5。4、根据所获合同的类型及时将合同有机结合起来,根据所处的各类合同的类型,自动算表1字段为“申报所属时期、申报日期、申报基数、类型、税率、税额”,通过该表与总账的两个关键字即“申报所属时期”和“类型”进行关联,用多条件求和函数自动将总账中合同金额汇总到本表的“申报基数”中,根据相应税率自动算出本月需计提缴纳的各类合同印花税,详见表6。申报基数为多条件求和函数,外部大括号并非手工录入,而需要在录入公式完成后按ctrl+shift+enter组合键完成,该函数应用得当将在财务工作许多方面提高工作效率。三、多条件和函数1、vlookup()函数。语法:VLOOKUP(关键字,被查找的数据范围<需关键字所在列起头>,返回数据范围匹配值的列数,false或true<精确匹配或近似匹配>)。示例如下,在明细账的D3单元格填写:=VLOOKUP(C3,总账!B:AN,3,FALSE)。式中:“C3”代表以明细账中C3合同编号关键字,“总账!B:AN”代表被搜索范围为总账中第B列到AN列,其中B列填写为合同号,“3”则代表返回B至AN列中的第3列单元格即“合同名称及标的”的结果,false代表精确匹配。2、多条件求和函数{=SUM((总账!$R$3:$R$10000=$A4)*(总账!$O$3:$O$10000=$D4)*总账!$I$3:$I$10000)}。这个函数在印花税计提表中申报基数单元格中,其中:总账!$R$3:$R$10000=$A4代表“总账”与“印花税计提”的“印花税所属时期”相匹配;总账!$O$3:$O$10000=$D4代表“总账”与“印花税计提”的“合同类型”相匹配;总账!$I$3:$I$10000代表自动求和满足前两个匹配条件