集团公司声像档案管理办法

2-3-集团公司声像档案管理办法第一章总则第一条为进一步提高**（集团）有限公司（以下简称集团公司）声像档案管理标准与规范，实现声像档案规范化管理，根据国家和档案行业标准《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-1995）等相关规定，结合集团公司实际工作，特制订本办法。第二条适用范围本办法适用于集团公司声像档案管理工作，所属各单位应参照本办法，结合自身实际，制定本单位声像档案管理制度。第二章声像档案的收集第三条声像档案主要包括照片、录音、录像等类型，不同类型档案均应详细记录时间、地点、人物、活动内容及摄录人姓名等信息，注重所收集档案的完整性。第四条收集范围（一）记录本单位主要职能活动和工作成果的声像材料1.上级领导人视察工作或从事其它活动形成的声像材料。2.外国贵宾来本单位访问、洽谈等活动中形成的声像材料。3.单位领导在重要活动中形成的声像材料。4.单位召开的重要会议（如党代会、职代会、团代会、先进表彰会等）和举行的重要活动形成的声像材料。5.模范先进人物在重要活动中形成的声像材料。6.单位参加市级以上展览会的展品照片、录像带，以及荣获市级以上奖励的文艺创作节日、体育运动项目和外地参加表演、竞赛等活动中形成的声像材料。7.单位荣获的市级以上领导机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书的照片。8.本单位人员参加国内外重要学术活动和被授予荣誉称号形成的声像材料。9.重要科技发明、荣获市级以上奖励的科研课题形成的声像材料。（二）反映本单位、本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的声像材料1.反映单位基建工程原貌，从奠基、开工典礼、工程建设施工过程（特别是隐蔽工程的施工过程）、竣工落成典礼等全过程建设活动中形成的照片、录像带、录音磁带等声像材料。2.重大人身、设备事故现场形成的声像材料。3.本单位名称牌匾的照片。4.本单位大型建筑、设备的照片。5.在不同时期录制本单位情况介绍或汇报的声像材料。（三）其它具有特殊意义和保存价值的声像材料第五条对反映同一内容的若干声像材料，可选取主要材料予以收集，主要声像材料应具备注意鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰等特点。第六条对存有真伪疑义的声像材料应采取必要措施进行鉴定。第三章声像档案的整理第七条整理原则声像档案的整理应遵循有利于声像档案保管利用的原则，应分类收集、按卷整理并分开存放。第八条整理要求（一）纸质照片:按年度-专题装册，每本相册内编制照片目录，照片按顺序固定在芯页上，并配有文字说明，形成照片册。对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。（二）数码照片:以张为单位，每一个专题建立一个文件夹，文件夹内容应包括数码照片图像文件及相应文字说明。照片应采用横写的格式进行编制，其格式为：照片/底片号-文字说明-互见号-摄制时间-摄制者。（四）文字说明：1.文字说明基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。准确揭示档案材料内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。2.文字说明应简洁、语言通顺，时间用阿拉伯数字表示。第九条保管期限声像档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年和30年。第四章声像档案的归档第十条归档要求（一）归档的声像档案材料应清晰、完整，质量良好。磁性载体档案材料应为原版、原件；照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、反映原貌、未加修饰剪裁，且底片和照片一并归档，其中数码照片应采用JPEG格式存储，分辨率不低于500万像素，并刻录光盘归档。（三）声像档案归档时，应填写移交目录清单，一式两份，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续，交接双方各保存一份。第十一条归档时间磁带、照片及底片、胶片等形式的文件材料应在工作结束后及时整理，声像档案一般在年终向档案部门归档。会议形成的声像档案，在会议结束后两个月内由会议主办部门负责归档。第五章声像档案的查阅利用第十二条档案部门应编制声像档案的案卷目录等检索工具，为查找利用提供方便。第十三条声像档案实行两套制，以复制件为主提供利用。声像档案借出应经形成部门同意后方可借阅，借阅期为7天。借出的声像档案不得在有磁场和不洁环境中保存，不得转借他人或擅自复制。第六章声像档案的库房保管第十四条声像档案应置于专业装具中，为便于保管，可按不同载体和规格分为照片、底片、录音带、录像带等编号存放，与声像档案同一内容的其他载体档案，应互相注明见某卷。第十五条保存声像档案的库房温度应控制在规定范围内：总体温度15～27℃，相对湿度45～60%。底片、胶片库温度应保持13℃～15℃，相对湿度应保持35％～45％；录音、录像带库温度应保持18℃～24℃，相对湿度应保持45％～60％。照片库温度应保持14℃～24℃，相对湿度应保持37．5％～67.5％。底片、照片应恒温、恒湿保存。长期贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于±2℃，相对湿度变化不应大于±5%。临时贮存环境，24小时内温度的周期变化不应大于±5℃，相对湿度变化不应大于±10%。第十六条声像档案库房应符合防火、防盗、防水防潮、防高温、防紫外线照射，防尘、防有害生物(霉、虫、鼠等)的要求，确保档案实体安全和信息安全。第十七条所有声像档案入库前必须进行全面检查，确认无误后，方能入库。贮存库房应保持整齐、清洁，遵守严格的使用和存放规则。第十八条定期检查声像档案库房保管情况。对长期保管且不常用的录音带、录像带，应每隔半年维护一次；对经常使用和污损的声像档案，要及时修补、复制。第七章声像档案的鉴定销毁第十九条由本单位档案机构会同业务机构逐一鉴定，并提出书面销毁报告，编制声像档案销毁清册，列明销毁声像档案的名称、档号、移交编号、年度、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。第二十条本单位负责人在声像档案销毁报告上签署意见，业务部门负责人在声像档案销毁清册上签署意见并签名盖章。第二十一条销毁声像档案时，应由档案机构和业务机构共同派员监销。第二十二条监销人在销毁声像档案前，应当按照声像档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的声像档案；销毁后，应当在声像档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。声像档案销毁材料报集团公司党委办公室备案。第八章声像档案的保密管理第二十三条应安排专人值班档案库房，未经批准，不得随意进出声像档案库房。归档的声像档案，未经鉴定批准，任何人不得私自抽出