文秘岗位相关专业知识秘岗位所需知识

文秘岗位相关专业知识秘岗位所需知识文秘在公司起着上传下达的作用。现代社会的发展，越来越需要高素质的文秘人材，所以我们要在提高自身素质的同时要有自己的想法和思路，不断接受新知识，培养自己的工作和社交能力，按照公司的规章制度办事，合理安排工作，提高工作效率。文秘专业知识介绍一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础。可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的基本功，是〃看家〃的本领。那末，怎样才干有效地提高文秘写作的能力呢?具体说来，主要应注意以下几点：首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并千方百计去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而艰难的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。美国著名的未来学家约翰•奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个新方向》一书中指出：〃在工业社会向信息社会过渡中，有五件?最重要?的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。这里所说的?读写技能?，首先就是足以对付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。〃与此同时:我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。爱因斯坦说过：热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到〃忘我〃、〃痴迷〃的程度，〃衣带渐宽终不悔为伊消得人蕉萃〃，〃每有会意，便欣然忘我‘，务的人员。目前我国秘书从业人员约达2300万人。我国外资企业秘书分三类：初级秘书——以接电话、发传真、收发信件等服务型为主；中等秘书（普通性秘书）——用英文写普通信函、起草和准备会议等。多为大专或者本科毕业。高级秘书（经理助理）——能起草重要的文本、懂法律、税务知识，有应急处理能力，有较强的语文素质和较高的应用写作能力。乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。其次，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。写作有没有规律可循、方法可求呢?我们的回答是肯定的。古人说：〃写作无秘雇作文有要道’，〃定体则无，大体须有’，这种认识是符合辩证法的。我们所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的普通规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。要提高文秘写作能力，还应故意识地选读一些，以作借鉴。鲁迅说过：〃凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着?应该怎样写?。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文;借鉴只是从中吸收营养，经消化后成为自己的东西;而不是生搬硬套，摹仿抄袭，〃依葫芦画瓢〃。最后，要勇于实践，坚持多练习、多修改。是一种技能，技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练，这是提高写作能力最有效的途径。如果只读不写或者少写，那就会眼高手低，所学到的确良知识，将无用武之地，写作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能补拙。惟独勤学若练，坚持不懈，才会熟能生巧，运笔自如，真正学到本领。作为文秘人员，多写多练固然重要，但每次拟稿时，还要进行子细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律，也是写文章责任心强的一种表现。文章频改，工夫自出。事实上，多一次认真修改，就多一份写作的体验，就多一项具体的收获。作为称职的秘书人员，要有高度的责任感，，养成修改文章的良好的良好习惯，虚心听取领导和同志们的意见，克服怕人挑〃刺〃的思想，对每一篇文章反复推敲，精思细改，这样写作能力才干迅速地提高。文秘必须掌握的电脑技巧一、红头文件的制作及标准1、进行页面设置的〃文件〃——‘页面设置〃选择〃页边距〃催，±：3.7厘米下:3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。选择〃版式〃附签，将〃页眉和页脚’设1成〃奇偶页不同’，在该则前打V。选择〃文档IW懈，〃字体设置”，〃中文字体"设置为〃仿宋〃；〃字号"设置成〃三号’，单击〃确定"按钮，选中〃指定行网格和字符网格〃符〃每行〃设置成"28〃个字符；〃每页〃设置成22〃行。然后单击〃确定〃按钮，这样就将版心设置成为了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。2、插入页号选择〃插入"——〃页码〃，"位置"设置为〃页面底端（页脚）〃，〃对齐方式〃设置为〃外侧〃。然后单击〃格式’按钮，〃数字格北设置为全角的显示格式，单击〃确定〃按钮，再次单击〃确定〃按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加之一条全角方式的短线;并将页码字号设置成〃四号〃；字体任意;奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。3、发文机关标识制作邮‘插入"——〃文本疑——'榭F菜单页明将^变成中，在Word20XX年版面上单击鼠标左键，浮现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——〃设置文本框格式〃，在这里来设置红头的属性。断〃颜色秘躲〃修，颜色”设1成〃无舅漱色〃。选择〃大小〃附签，〃高度〃设置成〃2cm〃温度设置成〃lS5cm〃。注用户可根据实际情况调节尺寸。选择〃版式〃附签，单击“高级〃按钮，水平对齐：〃对齐方式〃设置成〃居中〃，〃度量依据〃设置成〃页面〃；垂直对齐：〃绝对位置〃谴成顶边距〃，，下侧〃设S成25cm"—格改标准，’80cm〃—一上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击〃确定〃。选择〃文本框〃附签，左、右、上、下都设置成〃0cm〃，单击〃确定〃完成。文本框属性全部设置完成，单击〃确定〃按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成〃红色〃，字体设置成〃小标宋简体〃，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。4、红线制作首先将〃视图〃——〃工具栏〃——"绘图〃选中，单击〃绘图〃工具条的直线工具，鼠标会变成〃十〃字形，左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择〃设置自选图形格式〃，红线的属性在这里进行设置。选择〃颜色和线条〃附签，〃颜色〃设置为〃红色'；〃虚实〃设置为〃实线〃；"粗线"设置为〃225磅〃。选择"大小〃附签，〃宽度〃设置为〃15.5cm〃。选择〃版式〃附签，单击〃高级〃按钮，水平对齐：〃对齐方式〃设置成〃中‘，渡Sf椭’设置成负时，垂直脐‘绝对位置’设fi成项边田’，〃下侧’设置成一平行文标准，’①&方’一一上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。5、文号制作平行文文号：文号——三号仿宋、居中显示。上行文文号：文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人——三号仿宋字体;签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择〃插入〃——〃符号〃一〃符号〃附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击〃插入〃按钮即可。6、主题辞制作邮"表格〃——'插入〃——〃表格〃，选中表格，单击鼬祐键一表格属性一"表格〃做，〃对齐方式’设置为〃居中〃然后单击〃边框和&按钮，在〃预览〃窗口中将每行的下线选中，其它线取销，在表格中填写具体内容：主题辞用三号黑体;主题辞词目用三号小标宋;抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。7、保存成模板文件单击〃文件〃——〃保存〃，〃保存类型〃：选择〃文档模板(*dot)〃「文件名〃：给模板命名；〃保存位置〃：模板所在路径(普通不做，默认即可)。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是:选择"文件〃——〃打开〃，找到相应佝物路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击〃打开〃按钮调出模板即可进行修改。二、公文正文排版.依据模板建立新公文：嫡〃文伊一制建'一〃常用〃附签选中所需模板，单击确定，调出模板。2.制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：标题——二号小标宋字体，居中显示；主送机关——三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式；正文——三号仿宋字体；成文日期——三号仿宋字体，右空四个字的距离，〃。〃和六角符号的输入方法一致，不能使用〃字母G或者〃数字0〃代替。文号、签发人、主题辞■一按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题辞的相互位置调整好。三、用Word制作电子公章1、图章轮廓选择〃插入一图片一自选图形〃，在〃绘图〃工具栏中选择椭圆，按下Sfift键在文档中拖出一个圆，设置为〃无填充色〃，线条宽度为2磅，颜自必色，‘叠放妍"为每底层’。2、编辑文字在文档中插入艺术字，选择环形艺术字，输入内容后设置字体、字号，然后用艺术字周围的8个拖拉按钮把文字拖成圆形，并放在已经画好的圆内，可以用Ctrl键和方向键匡助挪移到准确的位置。并把艺术字设置成红色。3、插入五角星在〃自选图形一星与旗帜〃中选中五角星，然后在文档中画出一个大小适合的五角星，并设置成红色，挪移到圆中合适的位置，然后选中圆、艺术字、五角星，单击鼠标右键，选择〃组合〃，一个公章就制作出来了，要用时复制一个到目标处，是不是很正规啊！文秘小知识核心职能工作管理能依工作的轻重缓急排定优先级，妥善运用自己的时间与资源，有效管理工作流程及进度。认真负责确实达成工作职责及要求，能勇于承担自己的错误或者失败，不归咎他人并努力改善。主动积极不需他人指示或者要求能自动自发做事，面临问题即将采取行动加以解决，且为达目标愿意主动承担额外责任。顾客服务对顾客展现服务热忱，有效满足顾客需求、解决顾客问题，进而提高顾客满意度。诚信朴重为人坦诚、确实遵守组织规定与社会规范、信守承诺且言行一致。适变能力对工作内容或者环境的改变能够保持镇定，尝试了解改变的原因并以开放态度面对，有效调整行为且维持应有的工作表现。问题解决能够掌握问题核心，精确解读讯息做出结论，寻求适当解决方案，衡量利弊得失并采取实际行动以排除障碍。压力承受面临工作压力能够使用适当方法加以纾解，并维持应有的工作表现与人际关系。沟通协调能视谈话对象有条理地清晰表达想法，除确保对方专注聆听及充分了解，并可正确解读、响应、厘清他人所传达的讯息以取得共识。工作职责一、教学秘书工作职责：1、协助院领导抓好教学常规工作的安排，检查与工作。2、及时向院领导传达上级部门安排的各项任务及上报院的有关情况。3、协助院领导处理好日常的教学事务工作，并及时进行请示与汇报。4、负责采集撰写整理，管理各种教学信息和教学文件。5、负责教学档案的建立与管理工作，作到分门别类，有条理。6、作好各种文件的收发，登记与管理工作。二、生活秘书工作职责1、协助院领导抓好教学办公用品的供应与发放工作，监督办公费用的使用情况。2、协助院领导、班主任抓好劳动卫生工作。3、负责院办公室必须设施如教室、办公室门窗、桌、椅、照明设施、黑板等的维修和电话管理工作。为保证正常的教学秩序作好物质保证。4、负责全院教职工的考勤与学生考勤的汇总工作。5、协助院工会作好全院教职工的福利工作。6、协助院长用好院基金的使用管理工作，所有经费的支付与回收工作。7、作好教职工的生活服务工作如准备好开水、洗手水、内务整理等。8、作好院资料室的收发与报刊杂志的征订工作。特性从属性秘书工作不是独立的，是从属于领导的，是彻底按领导意图办事的。方圆性一是工作圆满，有较强的协调综合能力;二是圆熟能力，工作很熟练。三是圆通能力，不能没有原则，但也要通融，而又不能圆滑。辅助性办公室是办事机构，不是决策机构。忠于职守，守就是守本分，做好本职工作。要做到三不越：不越位、不越职、不越权。综合性概括起来是〃三三四四〃：第一个三是三个中心，即信息中心、协调综合中心和参谋办事中心；第二个三是三办十项工作，即办文（撰文、文书处理）、办会、办事（信息调研、协调、督查、信访、接待、机要、综合办理）；第一个四是四句话，即贯通上下，协调摆布，联系内外，综合办理。所以说办公室处于枢纽地位；第二个四是四个结论，即参政、管理事务、搞好服务、提高综合管理能力。综合管理能力实际上就是领导能力。行政文员行政文员工作涉及面较广，事务较繁琐，对完成工作的质量效率也有一定的要求。那末，行政文员应该具备的基本素质和技能要求有哪些呢？他应能独立操作计算机，熟练操作Word、ExcekPowerPoint等办公自动化软件及Internet邮件收发和处理技巧。熟练运用各类办公自动化