中国城市规划设计研究院信息工作发展与思考

中国城市规划设计研究院信息工作发展与思考

20世纪80年代中期，彼得德罗伦首次使用了“知识管理”（简称km）一词。之后的十年间虽然知识管理并未能够引起大家的高度重视,但是,随着信息技术的飞速发展,近些年来,知识管理已经引起了各界的广泛关注,并已经成为了继“企业再造”之后热门的管理话题之一。一项面向全球500强企业的CEO的调查结果显示,CE0们认为最能影响企业未来发展趋势因素,首先是全球化,其次就是知识管理。虽然知识管理从概念到实践的历史很短,但全球500强企业中已有70%实施了知识管理。知识管理可以简单地概括为:通过有效地组织智力资源和信息资源,通过共享、交流和挖掘等技术手段形成有效的知识以创造价值。知识管理以信息管理为基础,同时又有别于信息管理。如果将“信息”和“知识”比喻为“资源”和“资本”,那么“信息管理”就是对“资源”进行开发与配置,“知识管理”就是根据需求对“资源”进行挖掘、加工并形成“知识资本”以创造价值。值得一提的是,现代意义上的知识管理是建立在以当代信息技术为基础的信息化的基础之上的,如果没有信息化,知识管理就只能是一个概念。2005年5月17日,全国人大常委会副委员长、中国著名经济学家成思危在“2005财富论坛”上演讲时强调:“知识时代正在来临,我们将进入以知识经济为基础的知识社会。知识经济的特点之一就是知识成本将在产品及服务的成本中占据越来越大的部分”;“有人说在知识时代中,一些国家将成为头脑国家,它们创造并出口知识,而另一些国家则会成为躯干国家,只能引进并使用知识”。这说明知识积累、知识创造在我国已经引起了高层的关注。作为以知识和智力为主要资本的单位,中国城市规划设计研究院(以下简称“中规院”)非常重视信息化建设,通过多年来对信息管理的探索与实践,以及近几年对知识管理的理论研究,其正逐步探索出一条从信息管理迈向知识管理的信息化道路。1简要回顾中等规划法院信息发展到目前为止,中规院信息工作发展已经经历了3个阶段,而现代意义上的信息化则始于1999年。1.1传统信息工作是管理工作的重要组成部分在1999年之前,中规院的信息工作包括图书、档案、期刊、专题资料、声像资料的收集和管理,信息获取方式为卡片查询。在此阶段,中规院建立了国内规划院馆藏量最大的图书馆和档案室,并积累了较为丰富的传统信息管理工作经验,这也为日后的信息化工作奠定了很好的基础。例如,对专业图书分类标准的研究成果,在后来的“城市规划知识仓库(CCPD)”开发研究工作中就发挥了较为重要的作用。传统信息工作是信息工作的重要组成部分,一直延续至今并稳步发展。与传统信息工作并行的GIS应用、遥感技术应用研究工作也相继展开,但其与信息工作是分开的。1.2信息化阶段:数字和网络化的应用探索阶段随着网络技术和数据库技术的飞速发展,可获取的信息呈“爆炸”式增长,传统的信息获取方式和处理技术已经无法适应时代发展的需求,信息工作的数字化和网络化成为了必然的趋势。在此阶段,中规院信息化工作的核心任务是解决可靠数据源的建立、数据标准的制定、数据库的建设和信息共享平台的建设等问题。这一阶段是最为艰苦、最不易得到各方理解和支持,同时也是信息化最为关键的阶段,因为没有可以共享的信息,信息化就无从谈起。在数据源建立方面,中规院分别对期刊论文信息、图书信息、档案信息、互联网、多媒体信息、专题信息、空间信息等数据源进行了分析,并建立起了有效的信息获取渠道;在数据标准方面,开展了数据入库标准研究;在共享平台建设方面,主要在网站建设方面进行了较多的实践。通过数字化和网络化的实践,中规院信息工作进入了一个崭新的阶段—信息占有量快速增长,获取速度和共享程度均有较大的提高。更为重要的是,在此阶段,中规院形成了一支既了解城市规划专业需求又熟悉当代信息技术的队伍。但同时,GIS应用与遥感技术应用仍以“技术开发与研究”的形态存在,未能与信息工作有机地融合。1.3信息整合研究阶段以城市规划知识仓库(CCPD)开发研究成功和中规院局域网信息平台建设为标志,中规院进入了信息管理阶段。信息管理阶段的主要任务是数据分类标准研究和信息整合研究。在数据分类标准研究方面,中规院通过了建设部科研项目“城市规划知识仓库(CCPD)开发研究”,建立了城市规划数据的分类标准(非空间数据),并将其应用到了其后的产品和数据库开发之中。在信息整合方面,完成了同源信息分类建库工作。在此阶段,中规院通过合作与协作的方式,建立起了数字图书、数字档案、统计数据库、会议视频转播系统(视频信息库)等;通过数据分类和信息整合工作,进一步提高了信息获取效率,为进一步的信息挖掘打下了较好的基础。2获得的成就2.1为东南角区域和部门服务的信息服务中规院图书、档案、期刊等传统信息工作继续发展壮大,图书馆藏量持续增加。纸张化的专题信息服务在经过一段时间的停顿之后,得以恢复,如为建设部编译的《英国WESTMINST一体化规划成果》译文集、《ESDP欧洲空间发展战略》译文集和《提高城乡联系与协调经济发展国际会议》译文集及《城市规划行业大盘点》等专题信息得到了业内人士的高度肯定。2.2信息化、网络化信息服务,广泛推进了教育网络建设和业务服务在为行业服务方面,中规院主要通过“中国城市规划行业信息网”来实现。截至2005年底,网站共设立了16个频道,总信息量近100GB,日访问人次近千人。由于网站信息更新速度较快,追踪热点问题及时,目前已经成为了规划行业最有影响力的网站之一。在为中规院生产、科研服务方面,中规院主要通过局域网络平台来实现。中规院局域网络平台除有日常办公信息外,还包括了数字图书馆、数字档案馆、城市规划知识仓库(CCPD)、专题信息库、视频信息库等,并对这些信息实现了分权限浏览。电子化、网络化信息服务实现了传统信息服务所无法实现的功效。首先,电子化信息服务大幅度地增加了信息的积累。从2000年～2005年,中规院结构化入库的各类电子化信息资源的总量已经超过600GB,是中规院所有传统信息积累的数倍。其次,电子化信息服务提高了信息获取效率。以期刊论文查询为例,经实际测算,熟练的信息获取者采用网络查询的方式获取信息的速度比采用传统的查询方式获取速度至少要快30分钟/篇,并且这些信息均可通过网络进行检索。最后,电子化信息服务降低了隐形成本。仍以图书期刊信息的获取为例,据2003年的实际数据测算,降低的隐形时间成本达30余万元(不计算摘录、统计计算的时间成本)。2.3参与了两种研究,从基础数在开展信息服务的同时,中规院还根据自身的条件承担了一系列的课题研究工作,这不仅提高了信息工作人员的专业素质,同时也为专题化信息的挖掘积累了经验。例如,中规院2001年承担了建设部科研项目“城市规划知识仓库(CCPD)开发研究”(2),2002年承担了科技部科研项目“城市规划公众参与基础数据系统”;2003年承担了科技部科研项目“城市现代化建设标准体系研究”,2004年参与了联合国UNDP研究项目“中国城市问题观察”。这些项目因均与信息工作密切结合,故在成果完成后仍能持续跟踪研究。2.4根据专业需求,合理利用信息技术,是城市信息化工作的前提一支稳定的、学科构成较合理的复合型信息化工作队伍是信息化工作持续稳定向前推进的基本保障。信息队伍建设中,应特别注重对有城市规划专业背景的信息人员的培养—不能简单地围绕信息技术来开展信息化工作,而应根据专业需求合理利用信息技术。然而,在信息化初期,队伍建设是最为困难的事情,尤其是信息人员与一线生产人员在收入上存在巨大差距的情况下,如果没有“耐得住寂寞”的精神,队伍的凝聚力就会降低,持续性战略更是难以实施。随着工作的不断深入和成果的不断产出,中规院对信息化重要性的认识也在不断加深,电子化网络化信息服务人员的队伍也随之逐年壮大,人员构成也日趋合理。2005年,中规院将遥感和GIS业务与信息业务进行的整合更是具有战略意义,这使得中规院的非空间信息服务和空间信息服务得到了整合,为今后的信息挖掘和知识管理奠定了基础。3存在的问题尽管经过多年的探索与实践,中规院在信息化工作方面取得了一定的成果,但是也存在着不少的问题亟需解决。3.1地表内容的信息意识淡薄长期以来,信息情报工作在规划设计单位是作为一种“后勤服务”工作而存在的,信息工作被简单地理解为“收集并提供资料”,这明显地表现在全员性的信息意识还较淡薄上,突出的表现为—需要信息伸手要,用完之后放一边,资料散失无人管,重复收集看不见。中规院也同样存在这样的问题,这与信息工作的定位不准有非常大的关系。笔者认为,在进入知识经济时代后,应在全体员工中建立起“信息是资源、知识是资本”的理念,并将信息工作定位为重要的基础性的支撑部门。3.2智力资源与信息资源的整合存在困难经过前一时期的努力,中规院在信息资源的积累方面已经取得了很大的成效,但是,智力资源与信息资源的互动关系尚未建立,致使信息与知识挖掘力度不够、方向不准。同时,基于项目的信息协同平台没有建立,使得信息和挖掘出来的新知识不能得到充分共享,导致出现了信息相对过剩与知识相对短缺的现象。3.3遥感数据的共享一直以来,中规院对空间信息资源(包括矢量地形数据、遥感数据和栅格数据等)的管理多数是以项目组为核心的(少数所建立了集中的管理设施),这使得信息共享度差,并存在着数据损坏、缺失的巨大风险,迫切需要尽早解决。4知识管理的层面上述问题,仅在信息管理的层面是不能够得到很好地解决的,必须从知识管理的层面加以考虑。从2005年开始,中规院开始尝试在原有的信息管理体系基础上构建起新的知识管理体系。4.1总目标中规院信息化总目标可以概括为四句话:“分散信息集中化、无序信息有序化、信息资源知识化、知识资本效益化”。4.2知识体系中规院将知识管理体系设想分为三个层次加以构建。同时明确这一体系必须是自上而下的构建过程,否则便会失去方向,导致在工作上陷于低效。4.2.1根据实际需求,构建学科体系战略层需确定整体发展的目标,建立实现目标的制度支撑体系。就知识管理体系而言,首先,要明确学科知识体系(如基础理论、应用理论、应用技术等),因为学科知识体系如果不明确,就无法确定真正的需求在哪里;其次,要根据学科体系构建和实际的需求构建人才体系,当然,人才体系构建可以不局限于本单位,可以利用“外脑”,但必须纳入本单位的知识管理体系(中规院从2005年起开始了学科带头人的管理工作);再次,确定应用体系,如规划学科的应用体系包括了城镇体系规划、城市总体规划、城市详细规划等,只有这样才能有针对性地开展需求分析并建立相应的应用平台;最后,确定支撑体系,应该明白在怎样的人、财、物和机制的保障下该体系才能高效运转。近期工作的重点是建立起智力资本与信息资本之间的互动关系,这不仅仅是一个纯粹