档案管理制度

档案管理制度 管理制度1目的和范围本标准规定了档案工作管理职责、文件材料的形成与归档、档案的保管利用等。本标准适用于公司党群工作、行政管理、生产技术、经营管理、产品、科研、设备仪器、基建工2规范性引用文件凡是不注日期引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本标准。GB/T19000质量管理体系基础和术语3术语和定义GB/T19000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。3.1文件材料具有存查利用价值的文字材料、图纸、图表、计算资料、缩微胶片、影片、照片、录音录像带以及磁带等。3.2档案机关、团体、企业、事业单位和某些个人在政治、经济、科学、文化等实践活动中形成的具有查考利用价值的归档保存的文件材料。3.3案卷由互相联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。案卷内登录文件题名及其它特征并固定文件排列次序的表格，通常排列在卷内文件材料之前。3.5卷内备考表。3.6档号 档案管理制度 档案的编号，包括实体分类号、案卷顺序号。3.7实体分类号档案实体分类类目代号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。3.8案卷顺序号编号。4职责4.1总经理办公室是公司文书和财务档案工作的主管部门，负责公司档案的保管、利用服务、归档工作的业务指导及检查；负责公司文书、财务档案的科学管理，安全保密和有效利用。4.2技术中心是公司科技档案的主管部门。负责对底图档案的科学管理、安全保密和有效利用。4.3各设计部门负责产品设计、试验、检测、鉴定等文件材料的形成、积累、整理、归档及归档文件材料的更改、补充，对产品设计、试验、检测、鉴定等文件材料的齐全、完整、准确、系统负责。4.4设备厂是公司设备档案的主管部门。负责设备管理、维修、改造等方面文件材料的形成、积累、整理、归档，对归档文件材料的齐全完整、设备分室档案的科学管理和有效利用负责。4.5党、政、工、团各职能部门按其分工分别负责上级来文及本公司工作活动中形成的文件材料的收集、积累、整理及归档工作，对文件材料的齐全、完整与及时归档负责。4.6技术部对工艺技术档案的科学管理、安全保密和有效利用负责；对外购设备过程中产生的文件材料及随机文件材料的齐全完整与及时归档负责。4.7技术部、各生产厂(部)负责本部门在工艺技术管理、设计、试验研究等活动中形成的文件材料的收集、积累、整理、归档以及归档文件材料的更改、补充，对文件材料的齐全完整、准确系统、及时4.8技术部、建设开发公司分别负责所管辖范围内新建、改建基建工程及配套设施、房地产管理等方面文件材料的形成、积累、整理、归档及归档文件材料的更改补充，对文件材料的齐全、完整、准确、时归档负责。4.9安全环保与能源管理部负责动力设备及配套系统在管理、使用、改造中形成的文件材料的收集、4.10公司各部门(包括驻外公司、办事处)负责本部门在职能活动中形成的文件材料的收集、积累、4.11具有法人资格的子公司负责本公司档案管理的全部职能，对在本公司贯彻落实档案工作法规、业务规范和搞好档案科学管理及有效利用负责。 档案管理制度 5工作程序5.1文件材料形成的管理件材料形成、积累和建档任务；检查工作，同时检查文件材料收集、积累、管理情况；评定考核工作成建档工作。5.1.2各部门要把文件材料的形成、积累、立卷、归档工作列入各有关员工工作职责，纳入管理制度及工作程序，严格文件材料形成归档的过程管理，并对执行情况实施考核。5.1.3各部门要确定适应工作需要的专(兼)职档案员，监督、指导和协助本部门有关人员做好文件材料的形成、积累、日常管理及立卷、归档工作。5.2文件材料归档管理5.2.1归档范围与保管期限见“附录A”。5.2.2归档时间5.2.2.1党群工作、行政管理、生产技术、经营管理类文件材料于次年6月份之前归档；销售合同类文件材料在合同执行完一年内归档。进技术资料到公司验收后随即办理归档手续。5.2.2.3科研类文件材料在完成课题鉴定后三个月内归档，时间跨度较大的科研项目的文件材料可分5.2.2.4基建工程及技措技改项目在竣工验收后三个月内归档。5.2.2.5外购设备随机文件材料开箱时验收归档。5.2.3归档要求5.2.3.1凡是具有查考利用价值的文件材料都应按要求整理归档，不得以任何借口由部门和个人自行保存。设备、仪器随机图纸资料，要严格执行先归档后利用的原则。5.2.3.2凡归档的文件材料其用纸必须要优良，书写应当用碳素墨水或蓝黑墨水等耐久性材料，不得用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写，字迹线条必须清晰、便于识读。具有凭证、依据、法律的效用。5.2.3.4归档的文件材料一般为一式一份，重要的和利用频繁的文件材料可适当增加归档份数。一份 档案管理制度 5.2.3.5归档的文件材料除照片、声像、磁带、实物、胶片、磁盘外，均应由归档部门系统整理，立卷成册，案卷质量应按“附录B”的要求执行。照片、磁带、实物、胶片、磁盘等材料归档时，应附详5.2.3.6凡归档的文件材料均应办理正式移交手续，由归档部门出具移交清单一式二份，接收方审查验收无误后，双方在移交单上签字，移交单交接双方各执一份永久保存。5.3档案的修改补充5.3.1归档后的文件材料不得随意抽换或修改，但有下列情况，归档部门必须对已归档的文件材料及a)产品、设备、工艺、工装设计更改；b建改建；c)电力、煤气、蒸汽、压缩空气、上下水等线路或管网变更；d)其它影响档案准确地反映客观实际的情况。5.3.2技术文件材料的补充按本标准5.2.3.6的规定执行。5.4档案的保管与统计5.4.1档案必须放置在专门的档案库房内保存，并使用专门的档案柜架，照片、胶片档案应放置在木质柜内保存，录音录像磁带、计算机磁盘等特种载体档案，应放置在防磁柜内保存。5.4.2档案柜架应与有窗的墙面垂直摆放，柜背与墙壁之间应保持不少于10cm的距离，柜架要按从5.4.3库藏各类档案均应要求编目编号，按便于查找利用的原则排列存放。5.4.4库藏档案必须定期核查，保证档案帐(目录)、卡、物相符。5.4.5档案库房要做好防火、防潮、防尘、防燥、防盗、防虫蛀鼠咬等工作，不得在库房内养花种草、存放与档案无关的杂物。5.4.6非档案人员不得随意进入档案库房。因工作需要进入库房时，本公司员工需经档案人员同意，外单位人员要经保卫处批准，进出库房均应有档案人员陪同，并做好进出库房登记。5.4.7各类档案均要对收进、移出、库藏及利用人卷次等做好统计，要求原始记录齐全，统计数据准确可靠，档案分室年度统计结果应于次年1月报告总经办档案室。5.5档案的鉴定与销毁5.5.1库藏档案应定期进行鉴定，鉴定工作在公司主管领导或有关部门负责人领导下，由专业技术人：b)根据国家及本公司保密要求对档案密级进行审查调整；c鉴定销毁报告。5.5.2经过鉴定需要销毁的档案，要在列出清单、提出鉴定意见，报请公司主管领导批准后，方可销 档案管理制度 5.5.3销毁档案应有二人监销。销毁档案的清单应有监销人签字，永久保存。5.6档案的利用5.6.1各类档案均应编制必要的检索工具(目录、卡片、索引)，保证及时准确地为各项工作提供档案5.6.2库藏档案原则上不向外借，特殊情况需要借出时，非密级档案经档案人员批准；秘密、机密档案凭部门介绍信，经主管部门领导批准；绝密级档案由公司主管领导或保密委员会主任批准。5.6.3独份引进技术资料(包括进口设备随机材料)原本只能在档案室查阅，一般不借出。因工作确需，使用部门书面申请，经主管部门领导批准方可借出。同种多份设备技术资料，设备档案分室保存一5.6.5档案借出时间：文书档案一般不得超出二周，科技档案一般不超过六周，如工作需要不能按期归还，应说明理由并及时办理续借手续。5.6.6查借阅档案必须保证档案的完整、安全，不得转借、拆散、涂改、抽换、撕页、丢失和损坏，凡档案受损，视情节追究查(借)阅人的责任。5.6.7档案的复制：一般档案经档案人员批准；机密、秘密级文书档案复制由公司总经办领导批准；外提供的复制科技档案必须经公司主管领导批准。5.6.8职工调离本公司或退休离职时，应将所借档案还清。公司人力资源部应在调职巡回单上确认档案部门还清档案的签章，方可办理调离手续。5 档案管理制度 (规范性附录)文件材料归档范围及保管期限规定表A.1党群工作文件材料归档范围及保管期限序号归档范围保管期限1上级机关颁发的党务工作指示、决议、决定、通知、批复及领导讲话等文件材料1.1针对本公司的永久1.2重要的定期1.3一般的定期2上级机关对本公司工作检查、考核形成的文件材料2.1重要的定期2.2一般的定期3本公司贯彻执行上级党委指示、决定、通知形成的文件材料3.1重要的定期3.2一般的定期4本公司党委会、常委会、党委扩大会、党委生活会等会议记录永久5本公司召开党代会形成的会议文件材料永久6本公司党务工作调查、情况反映文件材料6.1重要的永久6.2一般的定期7本公司党务工作、政治思想工作计划、总结统计报表等文件材料7.1年度的永久7.2季度的定期8本公司党群机构设置、调整人员的决定、通知等文件材料永久9上级机关关于保密、机要工作的条例、指示、通知、批示定期10本公司关于机要、保密工作的规定、报告、通知永久11上级机关关于信访工作的指示、规定、通知、批示定期12本公司关于信访工作的规定、通知、报告等文件材料永久13上级机关对组织工作、党员干部工作的指示、规定、通知、批示定期6档案管理制度表A.1(续)党群工作文件材料归档范围及保管期限序号归档范围保管期限14本公司关于组织工作、党员干部工作的规定、通知、报告永久15本公司对党务干部任免、考核、奖惩等决议、决定、通知、报告永久16本公司关于组织工作、党员干部工作的计划、总结、统计报表16.1年度的永久16.2季度的定期17上级机关关于统战工作指示、通知、批示定期18本公司关于统战工作报告、规定、通知等文件材料永久19上级机关关于纪检工作的指示、通知、批示定期20本公司关于纪检工作的报告、规定、通知等文件材料永久21本公司关于纪检工作的计划、总结、统计、报表等文件材料21.1年度的永久21.2季度的定期22本公司纪委会会议记录永久23上级机关关于宣传教育工作指示、通知、批示23.1重要的永久23.2一般的定期24本公司关于宣传教育工作的报告、规定、通知等文件材料永久25本公司关于宣传教育工作的计划、总结、统计报表等文件材料25.1年度的永久25.2季度的定期26上级机关关于工会工作指示、通知、批示定期27本公司关于工会工作规定、通知、报告等文件材料永久28本公司关于工会工作计划、总结、统计报表等文件材料28.1年度的永久28.2季度的定期29本公司职工代表会、工会会员代表会等会议文件材料永久30本公司劳动竞赛方面的文件材料永久31本公司文艺、体育方面的文件材料7档案管理制度表A.1(续)党群工作文件材料归档范围及保管期限归档范围保管期限31.1重要的永久31.2一般的定期32上级机关关于共青团工作的指示、规定、通知、批示定期33本公司关于共青团工作的规定、通知、报告永久34本公司关于共青团工作计划、总结、统计报表等文件材料34.1年度的永久34.2季度的定期35本公司共青团委员会和团委扩大会会议记录永久36本公司共青团代表大会会议文件材料永久8档案管理制度表A.2行政管理文件材料归档范围及保管期限序号归档范围保管期限1上级机关关于行政管理、企业管理、体制改革工作的指示、规定、通知、批示重要的永久一般的定期2上级机关对本企业工作检查形成的文件材料2.1重要的定期2.2一般的定期3本公司关于行政管理、企业管理、体制改革工作规定、报告、通知等文件材料永久4.1年度的永久4.2季度的定期5上级机关关于人事干部工作的批示、通知永久6本公司关于人事干部工作的规定、报告、通知、报表等文件材料永久7上级机关关于离退休职工管理规定、通知、批示永久8本公司关于离退休职工管理的规定、报告、通知、报表等文件材料永久9上级机关关于监察、审计工作的指示、通知、批示定期10本公司关于监察、审计工作的规定、报告、通知、报表等文件材料永久12本公司关于武装保卫、治安工作规定、通知、报告、报表等文件材料永久13上级机关关于信访工作指示、通知、批示定期14本公司关于信访工作的规定、报告、通知、报表等文件材料永久15上级机关关于房、地产管理方面的指示、通知、批示定期久17上级机关关于安全、环保、劳保工作的指示通知、批示定期18本公司关于安全、环保、劳保工作的规定、报告、通知、报表等文件材料永久19上级机关关于医药、卫生、计划生育工作的指示、通知、批示定期20本公司关于医药、卫生、计划生育工作的规定、通知、报表等文件材料永久21上级机关关于生活福利、绿化方面的规定、通知、批示定期22本公司关于生活福利、绿化方面的规定、报告、通知、报表等文件材料永久9档案管理制度表A.3生产技术管理类文件材料归档范围及保管期限序号归档范围保管期限1年度生产能力测定方面的材料定期2年度生产大纲定期3技改计划方案、技术措施定期4经济技术指标定期5生产作业计划的编制、执行、调度工作等文件材料定期6安全检查整改措施执行情况材料定期7本公司颁发的各项经济责任制、规章制度、综合评比等文件材料7.1重要的定期7.2一般的定期8安全教育方面的材料定期9重大伤亡事故的请示、报告、批复及分析处理材料永久10安全生产工作的典型经验材料定期12全面质量管理的制度条例等定期13质量管理规划定期15计量工作中形成的各种文件材料15.1重要的定期15.2一般的定期16节能合理化建议及技术改造措施、方案定期17能源消耗定额定期18能源工作升级材料定期19能源工作奖惩材料定期20上级对劳动管理的有关指示，决定及本公司向上级的请示、报告与批复定期档案管理制度表A.3(续)生产技术管理类文件材料归档范围及保管期限归档范围案员工录用、复员安置、退职退休、停薪留职、调动、劳务出口、劳动保护等方面的规定、指示、决定、请示、报告及批复、合同、协议等工名册通知各种调整、改革工资制度方案、批复，各种奖励制度和规定上级及本公司关于设备、动力管理工作的指示、规定通知等文件材料档案、情报、信息及计算机网络系统等管理工作中形成的文件材料档案管理制度表A.4经营管理类文件材料归档范围及保管期限序号归档范围保管期限1生产经营决策方案及其依据性材料定期2有关工商企业管理登记方面形成的文件材料永久3公司总体改革方案定期4公司管理决策层的办公会、工作会、专业会议等形成的记录、决定、纪要等文件材料4.1重要的永久4.2一般的定期5上级机关颁发的经营管理方面的文件材料5.1重要的定期5.2一般的定期6公司创先评优、升级等活动中形成的申报资料、批文、合格证等文件材料定期7公司在兼并、联营、合资、投资等方面的文件材料7.1重要的永久7.2一般的定期8公司实行股份制和持有其它企业股份方面的文件材料永久9工业普查形成的文件材料9.1重要的永久9.2一般的定期定期.1年度的永久11.2季、月度的定期12经济技术指标完成情况统计报表12.1年度的永久12.2季、月度的定期13经济责任制承包合同、协议及执行评审材料定期档案管理制度表A.4(续)经营管理类文件材料归档范围及保管期限序号归档范围保管期限14产品销售方面的请示、报告、批复等文件材料定期15产品年度计划、总结及统计报表永久16产品出口创汇年度计划、总结永久17产品在国内外销售活动中形成的合同、协议、纪要、商务谈判记录等定期18产品样本及商标注册登记材料永久19售后技术服务形成的安装、开箱协议及执行中形成的文件材料定期20用户技术培训文件材料定期21市场调查及用户反馈材料定期22科研工作计划及统计报表永久23安全工作计划永久24设备管理费用计划及设备管理统计报表定期25原材料、物资供应计划25.1年度定期25.2季度定期26物资供应统计表26.1年度定期26.2季度定期27质量管理计划、总结、统计报表27.1年度永久27.2季度定期28能源管理工作计划、总结及统计报表定期29本公司财务管理工作计划、总结定期30本公司关于财务管理工作的规定、制度定期31上级有关部门颁发的财务、物价管理的规定制度定期32公司有关财务、物价的请示、报告、批复定期33劳动、人事、工资管理及职工培训工作的计划及各类统计报表永久档案管理制度表A.4(续)经营管理类文件材料归档范围及保管期限件材料档案管理制度表A.5产品类文件材料归档范围及保管期限123456789归档范围管理性文件(上、下级来往文函)市场调查从产品调研、设计、试制、批量投产到售后服务、改进设计等各阶段形成的全套产品图样及设计技术文件计标准文件关键技术问题、各种专题报告、技术总结有特殊要求的出国产品有关文件材料产品停止试验、开发的决议和总结材料产品图纸更改通知单及有关材料规程等)定额汇范告单量检测报告测记录(包括国内、国外)记录品质量用户反馈意见档案管理制度表A.6科研档案归档范围和保管期限序号序号归档范围保管期限1课题立项的申请报告及审批文件永久2课题任务书、委托书、合同、协议等长期3开题报告、方案永久4专题调查分析报告、研究方案、计划长期5原始记录、实验记录、图表、照片、分析计算数据等长期6设计文件、图纸、工艺要求、技术条件、材料规格长期7试验研究报告、阶段总结、技术鉴定验收报告永久8成果申报材料、审批材料、获奖证书及批准文件等永久9专利申报的有关材料及批准文件永久10成果转让合同永久12用户反馈意见长期长期14科研论文长期15科研成果(包括中途停止和失败)文件材料长期档案管理制度表A.7设备仪器文件材料归档范围及保管期限序号归档范围保管期限一引进、外购设备1引进、外购设备的可行性研究报告、技术经济效益预测、方案论证长期2立项、洽谈、考察、签约、人员培训等活动中形成的文件材料长期3申请资金和外汇的报告及批复文件长期4设备开箱、商检和索赔活动中形成的文件材料长期5设备开箱验收记录、随机文件材料及图样(包括原文和译文)长期6设备安装调试、试车记录、总结、竣工图样、精度检测、验收报告长期7设备操作及安全技术、维修保养规程长期8设备预检、维修保养、调整记录、履历表长期9设备运行记录及事故分析处理报告长期10设备报废鉴定书、申请报告及批复长期12设备管理目标、计划、总结长期13备件管理方面的文件材料长期14设备转让、固定资产折旧活动中形成的文件材料长期二自制设备1调查报告(可行性分析专题会议纪要)长期2技术任务书(设计任务书)长期3设计研制计划方案长期长期6设备组装、调试、试运行记录和检测报告长期7使用鉴定报告、验收报告长期8大修计划、记录、修改通知单长期9设备报废申请报告、批复和处理结果长期长期档案管理制度表A.7(续)设备仪器文件材料归档范围及保管期限三1234567四1234567归档范围重大革新、技措项目全部验收、鉴定文件材料锅炉、煤气、压缩空气、给排水设备及附属装备的总体布置图、工艺流程图、设计计算书等采暖)、煤气、压缩空气、给水等管网总体布置、设计书等各建筑单元室内外供电、采暖、煤气、给排水、卫生设备的管网竣工图及文件材料各单位室内外压缩空气管网布置图通讯、电力设备及附属设备的总体布置图及网络图、设计书锅炉、煤气、压缩空气、给排水设备配套的电力、照明、仪器、仪表的总体布置图、工艺、引进、外购仪器、仪表的可行性报告、洽谈、签约、人员培训、商检等形成的文件材料文件量标准器文件材料收文件材料量器具、仪器、仪表目录台帐档案管理制度表A.8基建工程文件材料归档范围及保管期限一12345二123三123四1234五12345归档范围函件告设计任务书、协议书、委托书及合同环境预测评价、调查报告工程地质、水文地质、堪察设计、堪察报告、地质图、堪察记录、化验试验报告、岩土样及地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观察记录水文、气象、地震等其他设计基础材料初步设计、技术设计、施工设计、总体规划设计的全套图纸及文字说明设计计算书、设计评价、鉴定及审批材料技术秘密、专利文件、关键技术试验材料征用土地批准文件及红线图，拆迁、补偿协议书承发包合同、协议书，招标、投标、租赁文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要料及构件出厂证明、质量鉴定报告档案管理制度表A.8(续)基建工程文件材料归档范围及保管期限序号归档范围保管期限6施工定位测量、地质堪察永久7岩土试验报告、基础处理、基础工程施工图永久8施工记录、日记、大事记永久9隐蔽工程验收记录永久10工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久12交工验收记录证明永久13施工总结、技术总结永久14竣工报告永久六竣工文件1竣工验收报告永久2全部竣工图永久3项目质量评审材料永久4工程现场声像材料永久5竣工验收会议决议永久七其它1建筑物、构筑物在维修、扩建、改建、拆除中形成的文件材料永久2下水管线设置总图及变更图永久3建筑设施