文件管理程序2

24．文献管理程序目的及范围：建立企业文献制作、审核、同意、发放、回收及更新、保留等程序，保证企业文献得到及时精确的处理和安全有效的运转。该程序合用于以上环节所波及的有关部门及个人。职责：总经理室负责企业文献管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文献延误的投诉；各部室资料员负责文献管理的详细工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档和销毁等。工作流程：3.1文献分类：3.1.1通用文献：指企业在生产经营活动中普遍使用的文献，分为内部文献、外来文献和外送文献。A.内部文献：即企业制作的只在企业内部使用的文献。如请示单、汇报、工作联络函、告知、会议文献、周记、制度文献等B.外来文献：即企业收到的由外单位制发的文献。如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C.外送文献：即企业制作的对外发出的文献。如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文献等3.1.2专用文献：指只在企业一定工作部门或业务范围内使用的专门文献。分为技术文献、财务文献、人事资料、协议文献和签价单和决算资料等。技术文献：即以图纸为关键的工程建设专用文献。如报批文献、原则图集、内业资料、图纸等。财务文献：即在企业会计工作中形成和使用的会计核算专业材料。如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务汇报等。人事资料：即企业员工在应聘、转正、考核等人事活动中形成的反应个人基本状况、工作体现的个人资料。协议文献：即在企业生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文献。如各类工程协议、设计协议、售楼协议等。签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文献。F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文献。3.1.3记录：即企业各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文献。如合格供应商名目、培训记录、各类签到表、登记表等3.2总规定：3.2.1文献处理必须做到及时、精确、安全。3.2.2内外行文规定做到格式统一、要素完整、文号分明。对外行文采用国家公文格式，内部行文按企业通例采用英文格式。（格式及详细规定详见第三层次文献《融侨集团文献处理措施》之第二章“文献格式”）3.2.3各部室资料员为企业文献流转的进出口，文献不容许由拟写人直接送领导者个人，因特殊状况必须越过传递的，应于事后按程序补办登记。3.2.4各部室资料员要做好文书立卷工作。每年年初，根据以往本部门文献的运转状况，估计当年也许形成的文献，拟制或修签订卷类目。3.2.5各部室资料员要建立本部门的文献清单。即根据3.2.4签订的立卷类目，将空白的文献清单置于该类目的最前面；随时将已发放完毕的文献按已编好的类目归入卷内，并按文献收进次序填写文献清单。3.2.6文献的管理一般要通过如下几种环节：编制：文献由有关部门或个人拟写，所在部室资料员进行编号登记；若以企业名义对外行文则由总经理秘书编号。同意：文献内容和发放范围由对应的同意人审核签发；需要多种部门同意的，须进行会签，签发时须注明签发时间；应用软件的使用权限需报送总经理同意。登记：收发文（除便条、简介信、回执等）应登记在对应的收文发文登记本上或直接在文献上签收并及时整顿文献目录。来图加盖受控分发号。用印：企业印章由总经理秘书保管，部门公章由各部室资料员保管。用印时，应以有关部门主管签发的文字或经部门经理签字的盖章联络单为根据。发放：各部室资料员根据同意的发放范围进行分发。制度文献换版时，由总经理室或有关部门根据发放清单发出新版文献。传阅：分为张贴传阅和传递传阅。张贴传阅指知晓性文献由发出部门的资料员在企业布告栏上予以张贴，各部门资料员在所在部门布告栏上张贴；传递传阅指需要传阅的文献由资料员加盖阅文章，填写需传阅人员名单，传阅人员阅毕签字。更改：技术文献需要更改时，应由公布该文献的个人或部门提出，并填写《文献更改申请单》，通过资料员报原审批人同意，并由原文献公布部门按原发放范围下发，同步作好登记。版本公布：制度文献换版时，由总经理室主任编制最新版本号；总经理室于每年6月份汇总各部室上交的法律法规清单及制度文献版本状况并予以公布。回收：文献持有人因离职或工作调动不再符合持有资格时，所在部门资料员负责及时收回。归卷：各部室资料员要做好平时归卷和定期归卷工作。平时归卷即随时将发放完毕的文献按事前编制的立卷类目归入卷内；定期归卷即一种较长时间段后，对手头的所有文献进行清理，对无存档价值的文献材料可备文献夹单独寄存。联合办理的文献原件由主办部门归卷，其他部门保留复印件。波及付款的协议和请示单原件由财务计统部保留。借阅：文献需要借阅或复印时，借阅人应填写《文献借阅登记表》或《图纸借阅登记表》。企业文献不外借给其他单位，如遇特殊状况，需经部门经理同意。保护：文献不管处在使用或是保留状态，都要注意保持字迹清晰、份数完整。归卷时，复写件、圆珠笔书写件或传真件等均应重新复印。归档：各部室按规定的归档时间将整顿过的有保留价值的文献向图书档案室移交，无归档或存查价值的文献，经鉴别和主管部门领导确认后销毁。在文献处理时限方面，一般文献2个工作日，加急文献1个工作日（加急文献可加盖加急章）。若超过时限，必须先告知文献发出部门，并阐明原因和估计文献处理完结时间。牵涉到较大审核工作量的文献在审计核算部、财务计统部等控制性部门的处理时间可根据实际需要合理延长，但必须将延长的时限告知文献发出部门。部门之间也应加强横向联络，发文部门应对已明显延误的文献进行追踪。在文献处理权限方面，部门经理和副经理之间因应进行合理分工。在正职经理出差或病假或因其他原因未能及时履行处理、签发文献职责时，由副经理替代，必要时可通过电话向正职经理请示，有若干个副经理的部门应明确指定常务副经理。总经理室指定专人将正式协议与会签的协议草案进行核定并签认，以省略各部室二次反复会签的环节。（详细做法参见《协议管理制度》）。总经理室负责对文献的传递、执行状况进行督查，受理各部室有关文献延误的投诉，并定期向总经理汇报；各部室可根据实际需要制定各类表单，但必须根据本程序提供的对应表单样式及要素进行调整；若需要增设程序以外的表单，在部门内部使用的需经部门经理审批同意，波及其他部门的需经波及部门主管同意并报总经室。电子邮件及传真收发时应进行登记和存盘，如需要电话确认的应在备注栏做好确认记录。3.3分类管理：3.3.1通用文献：A．内部文献：a．请示单：即各部室祈求总经理指示意见或同意事项时使用的陈说性文献，以固定的表单形式出现。经办人有时限规定的需在文中注明，各级审批人无法实现的需及时向经办人反馈。各部室资料员分发给经办人各部室资料员交部门经理审阅总经理秘书分发给各部室资料员总经理签发总经理秘书登记有关部室会签或所在部室经理签发所在部室资料员编号登记经办人拟写各部室资料员分发给经办人各部室资料员交部门经理审阅总经理秘书分发给各部室资料员总经理签发总经理秘书登记有关部室会签或所在部室经理签发所在部室资料员编号登记经办人拟写汇报：即各部室向总经理汇报工作状况时使用的陈说性文献，在我司，可视为请示单的补充形式。a)知晓性汇报：有关部门或个人拟写总经理审阅签发总经理秘书登记该部室资料员登记该部室经理审核签发有关部门或个人拟写总经理审阅签发总经理秘书登记该部室资料员登记该部室经理审核签发b）执行性汇报：部门经理安排执行有关部门或个人拟写总经理秘书盖章（必要状况下）部门资料员签收、存档总经理审阅签发总经理秘书登记该部室资料员登记该部室经理审核签发部门经理安排执行有关部门或个人拟写总经理秘书盖章（必要状况下）部门资料员签收、存档总经理审阅签发总经理秘书登记该部室资料员登记该部室经理审核签发告知：即总经理室或人力资源部规定全企业或有关部室理解或办理事项时使用的文献，一般企业层面的、指示性质的告知由总经理室发出，周知性告知由人力资源部发出。总经理秘书登记编号总经理委托有关个人拟写总经理或办公室主任签发总经理秘书公布并存档a）总经理室发文：总经理秘书登记编号总经理委托有关个人拟写总经理或办公室主任签发总经理秘书公布并存档人力资源部经理拟写或委托有关个人拟写b）人力资源部发文：人力资源部资料员登记编号人力资源部经理签发人力资源部经理拟写或委托有关个人拟写人力资源部资料员登记编号人力资源部经理签发人力资源部资料员公布并存档人力资源部资料员公布并存档d．工作联络函：即企业部门之间进行的一般平常工作联络时使用的告知性函件。有反馈需求的，须在文末写明此种需求和反馈时限。如有抄送部门，对方反馈时应同步将反馈状况函告抄送部门。部门资料员发给对方部门资料员，并存档一份部门经理签发部门资料员登记有关个人拟写部门资料员发给对方部门资料员，并存档一份部门经理签发部门资料员登记有关个人拟写对方部门资料员交部门经理审阅有关人员根据经理意见反馈或执行对方部门资料员交部门经理审阅有关人员根据经理意见反馈或执行e．会议性文献：即记载企业经理例会、专题例会、工程监理例会等会议的重要精神、重要状况及议定事项的一种文献。文献流程详见《会议制度》。周记：即各部室每周的工作总结及计划、存在问题的文字记录。部门资料员自存一份，送交总经理室四份部门资料员登记部门经理签发部门经理拟写或委托有关人员拟写部门资料员自存一份，送交总经理室四份部门资料员登记部门经理签发部门经理拟写或委托有关人员拟写总经理室编制目前版本号并根据同意的范围发放给各部门。总经理或管理者代表审核签发总经理室组织有关人员评审，并确定发放范围总经理室组织人员编写或修改制度文献：即企业对某项工作或某首先活动所制定的规定，具有约束力。制度文献作为一种规范，其编制、同意、发放、评审、更改、换版等均须严格受控。如质量手册由总经理同意，管理制度和程序文献由管理者代表同意。各部门内部使用的制度文献（第三层次文献）由各部室主管同意。总经理室编制目前版本号并根据同意的范围发放给各部门。总经理或管理者代表审核签发总经理室组织有关人员评审，并确定发放范围总经理室组织人员编写或修改在制度运行阶段，总经理室负责搜集和汇总反馈信息结合内外审、管理评审及制度平时运行状况，由总经理室组织人员进行评审并确定与否进行修改在制度运行阶段，总经理室负责搜集和汇总反馈信息结合内外审、管理评审及制度平时运行状况，由总经理室组织人员进行评审并确定与否进行修改B.外来文献：有关个人收到外来文献或通过入会、与信息站挂钩等形式收到外来文献法律法规：有关个人收到外来文献或通过入会、与信息站挂钩等形式收到外来文献资料员交所在部门经理审阅，并根据经理确定的发放范围向有关部门传递交所在部室资料员登记资料员交所在部门经理审阅，并根据经理确定的发放范围向有关部门传递交所在部室资料员登记各部室于每年各部室于每年6月份向总经理室上交法律法规清单。外部来文：如政府来文、供方来文、顾客来文等资料员根据经理指示分发并存档一份经理确定传递范围或指定专人经办资料员进行登记并交部门经理审阅个人收到外部来文后交本部室资料员资料员根据经理指示分发并存档一份经理确定传递范围或指定专人经办资料员进行登记并交部门经理审阅个人收到外部来文后交本部室资料员以部门名义对外发文的交本部门资料员登记编号和盖章、存档，以企业名义对外发文的，填写盖章联络函后交总经理秘书登记编号和盖章，并存档一份有关部门经理审阅承认有关个人拟写C．外送文献：如对政府、供方、顾客等发出的文献以部门名义对外发文的交本部门资料员登记编号和盖章、存档，以企业名义对外发文的，填写盖章联络函后交总经理秘书登记编号和盖章，并存档一份有关部门经理审阅承认有关个人拟写3.3.2专用文献：A．技术文献：a.图纸：详细管理详见《设计过程管理程序》b.施工专用文献：详细管理详见《施工管理程序》B．财务文献：详细管理详见《财务管理制度》C．人事资料：详细管理详见《人力资源管理体系》之《人事档案控制程序》D.协议文献：详细管理详见《协议管理制度》E．签价单：详细管理详见《工程造价管理程序》F．决算资料：详细管理详见《工程造价管理程序》3.3.3记录：记录归档前的管理严格按本程序执行，归档后则按《档案管理程序》管理。4.有关文献：4.1《融侨集团文献处理措施》（见第三层次文献《融侨集团档案工作手册》之《文献处理措施》）4.2《设计过程管理程序》4.3《施工管理程序》4.4《财务管理制度》4.5《协议管理制度》4.6《工程造价管理程序》5.有关表单：5.1发文登记表5.2收文登记表5.3文献清单/移交清单请示单登记表文献借阅登记表工作请示单工作联络函工作周记盖章联络单图纸收发登记表(见《设计过程管理程序》)图纸作废告知单(见《设计过程管理程序》)图纸借阅登记表(见《设计过程管理程序》)文献更改申请表编制：包秋霞日期：.4.22审核：林立强、陈卫斌日期：.4.28同意：林权日期：.4.30融侨/元洪房地产有限企业发文登记表类目名称：页号：页号文献编号责任者日期文献名称签收融侨/元洪房地产有限企业收文登记表类目名称：页号：页号文献编号责任者收到日期来件部门文献名称备注融侨/元洪房地产有限企业文献清单/移交清单部门名称：类目名称：页号：页号文献编号责任者文献名称日期备注移交人：移交时间：接受人：接受时间：融侨/元洪房地产有限企业请示单登记表页号：页号来件编号日期请示内容签收部门经办人签收备注融侨/元洪房地产有限企业文献借阅登记表融侨/元洪房地产有限企业文献借阅登记表借阅日期借阅部门借阅人名称文献名称份数用途偿还日期签收人备注工作请示单请示部门请示部门经理签字呈送部门请示内容附件部室会签意见