【秘书多重角色的调试与优化11000字（论文）】

秘书多重角色的调试与优化案例分析报告目录TOC\o"1-3"\h\u941一、前言 一、前言秘书是为政府机构、公司、机构、团体或个人提供行政支持和综合服务的人。秘书作为组织的秘书或个人领导者，在“内部沟通、自上而下沟通、横向协调”中发挥着重要作用。随着时代发展，秘书逐渐成为当今社会政治、经济、文化活动中最为庞大的职业群体之一。秘书担任的许多角色并不是一个新角色，但它们并不容易被诠释。学术研究理论不仅对其主要特征、任务和职能有不同的看法，而且秘书在不同领域、不同部门的实际作用也不同。客观地讲，也存在着显示多样性的重要差异。不可否认，秘书作为一个社会角色是非常重要的，这一点不容忽视。作为具体的研究对象，各有特点。本课题的选题目的是通过实例研究秘书多重角色在公司企业中的调试，分析出秘书不同角色在公司企业中的具体工作，甚至包括对各种各样的角色之间如何转换做解释。本次选题意义主要在于研究秘书的多重角色以及秘书如何应对多重角色的融合和转变。该课题覆盖面聚焦于涉及国内企业，通过对中国电信南充分公司内秘书或类秘书岗位进行分析，讨论在具体公司中秘书的不同角色及其职责、定位、能力方面的需求，并力求对秘书的多重角色性进行准确的定位和有效的调试。二、相关理论概述（一）秘书的概念1.国外对“秘书”的定义自受秘书问世以来，出现了许多不同的观点，不同国家对这一概念有不同的理解。在美国，“今天的受托人不再只是行政人员或官员，因为越来越多的经理依靠他们的助手作为行政助理来消除日常和繁琐的专业任务。”“秘书已经成为决策者和管理层之间的桥梁。”我们在许多其他声明中看到了美国对部长的看法，他们管理文件和档案并接管行政事务。在英国，秘书原指处理国王信件、机密或国家重大事件的高级官员。英国的《牛津词典》秘书有三种描述。一个代表办公室或公司等的雇员，另一个代表高级官员，第三个代表负责政府机构事务的国务卿，那么秘书实际上是老板。在日本，秘书的定义包括东方文化传承和西方科学管理理念，大概有两层意思。一是指官职称谓，二是指公职人员职位的广义含义，员工帮助他们的上级处理各种任务。2.国内对“秘书”的定义第一，秘书是指政党、政府机关、公司、事业单位和社会团体的行政职能。例如：“（秘书）是社会主义国家工人的头衔之一。他的职责是在一般情况下支持管理，学习政策，与工作、文件、档案、信件和访问的各个方面保持密切联系。在政党和政府机构的此类工作中，公司和机构共同被指定为秘书，或者简而言之，代表秘书。”第二，杨树森说“秘书是为经理、主管或雇主提供直接支持和综合服务的雇员，并专注于精神工作。”第三，张清明、陈广胜发表的《关于秘书定义的思考》说道“在管理系统中，秘书通常更接近决策者，因为他们具有广泛的功能来交流信息、做出决策、建议、管理和支持决策者，以便有效地控制员工。”常崇义综合了上述观点，秘书被认为是特定经理的私人助理。虽然不同受托人的具体角色不同，但都通过直接帮助和服务领导者的方式服务他人。（二）秘书角色定位的概念和内涵角色，亦称“脚色”。原意是指传统戏曲中根据剧中人不同性别、年龄、身份、性格等而划分的人物类型。现在我们通用的角色是“社会角色”的简称，用来比喻一个人在社会群体中所处的地位以及由此所规定的社会职责。大家都知道的是，公司秘书角色意味着衡量和定义公司秘书在公共组织（通常指公司）中的角色和职位。秘书是如何在企业中进行自我定位的。秘书角色是指在对秘书角色的认可的基础上，衡量和识别秘书在公共机构中的角色。定位秘书的角色有两种不同的方式。一是个人自己的定位，二是组织或经理对秘书角色的定位，该职位进一步与角色期望和组织角色描述相关。秘书是否始终将自己视为秘书，是否了解社会对秘书角色的期望，对于秘书能否适应秘书角色至关重要。因此，秘书角色是秘书作为秘书角色的心理体验，是秘书工作中的一种心理活动。如果这些心理活动的重要性被低估和弱化，秘书本身就无法发挥秘书的作用，只是机械地执行秘书功能的“机器”，不可能成为优秀的秘书。即使是一个伟大的秘书，例如，人们说助理是“经理的保姆”，他们低估了秘书的工作，误判了工作的性质。秘书是一个“花瓶”，它降低了秘书工作的重要性。一个好的秘书不仅要具备良好的职业素质和过硬的操作技能，更要学会定位正确的角色，才能“事半功倍”。这是因为秘书每天工作量很大，社交也很广。通过端正态度，定义正确的角色，就可以避免“错误的角色分配”错误，处理复杂的人和事，才能为管理者提供准确、高效、及时的服务。（三）秘书人才在企业管理中的作用从工作内容来看，秘书工作具有综合性的特征。包含事务办理、会议操办、中介沟通、综合协调、文书工作、信息工作、督促检查等。从工作职能来看，秘书人员处于组织机构中枢位置，其办公事务、参谋智能、管理协调等每一项工作职能均关系整个组织的纵向沟通、横向联通、内外融通。于是，秘书人员必须具备宏观、综合的视野、姿态和格局。即使面对一项内容相对单一、所需技能较为简单的具体工作，同样须站在整个组织发展和利益的高度审视，甚至只有具备这种宏观视野，才能圆满完成工作。因此，秘书人员不仅要面对多样、广博的工作内容，也需要把握隐在工作内容背后的出发点、立足点，要具有宏观的站位和全局的视野。从工作关系来看，秘书工作中涉及的业缘关系也是综合的。除了把握与领导的关系这对最主要的关系外，秘书还需要进行多面向关系网络的良性构建。比如，上传下达过程中的纵向关系网络，综合协调过程中的横向关系网络，内外信息交换、互动过程中的组织内外关系网络。秘书人员要发挥“扭结”作用，有序、顺畅搭建全方位、立体关系网络，从而营构和谐、积极关系氛围，实现关系网络与自身工作的良性互动。因此，秘书人才在企业管理中的作用可以体现在以下几个方面：1.在信息准备过程中的作用信息是决策的依据和必要条件，没有信息，就没有科学决策。因此，收集信息就成为了秘书的一项重要工作。秘书进行市场调查是针对客观环境的数据收集和情报汇总，在调查的基础上对客观环境收集数据和汇总情报的分析、判断，为企业目标服务。2.在领导决策过程中的作用在领导的决策过程中，秘书不是主持者和表决者，而是重要的协助者，要为领导提供各种信息，设计多种决策方案和提出修改决策的建议。当领导酝酿决策方案时，秘书人员要围绕领导已定的决策目标，收集和处理有关的信息，充分调查研究，广泛听取各方面的意见，准确及时地向领导反映，并且协助领导去组织和协调各方面的力量，对各种备选方案反复进行比较、鉴别，将结果加以分析综合，报告领导供决策参考，为领导拟定备选决策方案。3.在决策实施过程中的作用决策在实施过程中，秘书是重要的协调角色。秘书处于中枢环节，又是领导的助手、参谋，在决策实施过程中，要有效地发挥其协调职能，保证决策实施顺利进行。在领导和员工，上级和下级之间，秘书要如实反映下级的情况和要求，全面传达贯彻领导人的指挥意图，使上下级之间保持协调统一。秘书的协调辅佐，在决策实施中对于保持组织的合力，确保决策方案的顺利实施，起着有效的促进作用。三、秘书多重角色在企业的调试——以中国电信南充分公司为例中国电信南充分公司是中国电信四川分公司的分支机构，该公司的主要业务是电信设施和固定网络服务的管理。基于固定电信网络的电信、语音、数据、视频和多媒体服务；操作系统集成、技术开发、服务、通信与信息服务相关信息咨询等。中国电信南充分公司的类秘书部门名称为：综合支撑中心，由8人组成。综合支撑中心主要负责以下四方面的工作，装移维测评满意率，故障处理及时率，公众用户满意度，营业厅服务提升，为公司的正常运作提供综合支撑。笔者通过记录实习过程中综合支撑中心经手的任务，将其按工作主要内容分为信息、辅助和沟通三大方面。再细化统计秘书扮演各角色的工作方向和数量，梳理工作流程，观察一线秘书如何在复杂的工作中做好角色调试。（一）信息准备过程中的作用分析在中国电信南充分公司实践工作中，秘书的信息性角色的一般工作为汇总和传递，所以必须对信息进行分类，形成信息框架，把信息准确传递到需要的地方。根据实习记录：装移维测评满意率负责人需要每周召开一次装维会议，进行相关数据通报和分析；对综合调度情况进行每日数据提取和通报，及时提醒综合维护和装维工作的进行。故障处理及时率负责人要及时向一线工作人员反馈故障存在情况，请其处理。表1信息性角色汇总统计情况信息角色工作量/件信息汇总工作部门信息交流工作2020.121372021.110122021.1118“亮剑行动”收集信息的工作流程及要求表现出了秘书在公司中做为信息流通节点的重要性。【事例】在2021年春促复盘小结中州公司对去年12月的工作进行了总结，顺便做好下面的工作的部署，开展“亮剑行动”，在活动开展过程中，秘书要做好数据的分发和管理。整理的数据管理方案如下：数据分发流程一、营销中数据由省政企部和省客经部确定专人提供并传递；二、省政企部专人点对点配发到州市公司政企部专人；三、州市公司按照客户群的归属分配县区分公司总支，区县公司设置专人做好营销数据管控及存放。数据管理要求一、各分公司做好下发数据的清单信息安全管理要求，确保清单按照权责进行管理；二、禁止使用纸质清单，特殊情况必须确保纸质清单可追溯、可回收、可销毁；若必须输出纸质清单时，每一份清单必须生成水印，水印打上客户经理名字，确保清单可追溯、可回收、可销毁；三、数据管理人员在数据传递时，每一份（每一次）清单必须要传递双方人员确认及签单，并提供纸质和电子表格或文档，用于手续留存和查询。事例分析：秘书在数据产生的过程中对数据行进高效而精确的检测，能为后期的任务执行和矫正提供足够的数据支撑，在真实数据下产生的方针政策才是具有针对性并行之有效，事倍功半达成目标。（二）领导决策过程中的作用分析制定援助决策是公司秘书部门的核心任务。在决策过程中，秘书处通过参与试点项目，在协助和配合管理层、收集信息、监测绩效评估或协助管理层方面发挥着重要作用。根据实习记录：故障处理及时率负责人要督促综合商对农村支局补齐装维人员，加强人员培训，严格考核到个人；督促综合维护要在规定时间内完成光缆故障处理，并在绩效中进行严格考核。公众用户满意度负责人需要及时跟进基站拆闲补忙、共享联通基站、重点区域微站补点覆盖、提升无线网络覆盖率和网络质量等方面的情况；及时处理问题基站小区，管控好零流量小区；组织好高光衰OBD箱的整治工作。装移维测评满意率，故障处理及时率，公众用户满意度，营业厅服务提升这四方面的负责人都要做好工作情况收集，经汇总分析后为公司下一步工作提供数据支撑。表2辅助性角色统计情况辅助性角色工作量/件资料收集参与活动活动总结2020.123322021.14232021.2332以下秘书收集产品信息并对信息进行分析的案例体现了秘书在决策过程中的辅助性。【事例】在决定开展“亮剑行动”之前，秘书借助老专家决策系统对两个应用（天翼看家，全屋WiFi），两个工具（橙分期，权益金）的提升发展情况进行全面分析。数据分析结果显示工具增量应用依然不足：\t"/item/%E5%8D%97%E5%85%85/_blank"营山县、\t"/item/%E5%8D%97%E5%85%85/_blank"蓬安县、\t"/item/%E5%8D%97%E5%85%85/_blank"仪陇县拉动新增宽带的占比低于60%。\t"/item/%E5%8D%97%E5%85%85/_blank"嘉陵区、\t"/item/%E5%8D%97%E5%85%85/_blank"南部县的增量比例不升反降。基于以上分析结果，制定方案提交给领导，领导综合考虑后决定开展“亮剑行动”，增兵拓渠。事例分析：秘书在工作中起到了为领导出谋划策的作用。现代秘书工作借助大数据对公司发展情况进行全面而深刻的把握，排除无关干扰，一定要看准主要原因，加以改正，提出直击要害的行动方案，有效提高工作效率。秘书对领导知识和能力也能提供一定的补偿。现代社会的发展，合作和渗透越来越广泛，独自一个人拥有的知识和能力再全面也无法有考虑不足之处，因此，秘书的存在在一定程度上填充了管理上的不足。（三）决策实施过程中的作用分析从公司整体上看，秘书所处的位置非常关键——是部门与部门之间、公司与其他社会组织之间的沟通枢纽，所以秘书应正确把握自己的岗位定位，重视各方面的工作，协调多边关系，看到自身的价值。根据实习记录：公众用户满意度负责人要带领营业厅做好涉诈频繁停机白名单用户解释和开通工作；做好存量用户的装维及维系服务，通过比算做好融合套餐资费宣传、增加用户认知度，在每个村子打造忠实客户，通过客户的良好口碑对电信业务进行正面宣传，逐步提升用户感知。营业厅服务提升负责人要对营业员工作进行安排和监督，及时处理用户投诉，前一天工单必须做到两两稽核，保证工单准确率，从而提高营业厅服务质量。沟通性角色工作量/件上下级沟通政企客户沟通投诉2020.12105302021.187352021.210527表3沟通性角色统计情况以下事例是笔者实习部门街道的越级投诉单，营业厅服务提升负责人通过核实事件全貌，找出客户与公司的冲突所在妥善处理，体现了秘书在工作中担任的公关角色。【事例】南充级投诉（工信部预警单）工单YJ00XXXXX788，请投诉处理人员尽快处理并请市县分管副总、总经理督办。谢谢！受理号码：153xxxx8009联系电话：153xxxx8009同YJ00XXXXX302跟进处理申诉日期：2021/1/8本人在办理从电信转出后，去南充县电信营业厅退出属于我自己未消费的剩余费用50元，工作人员告诉我要等七八天才能退出来，要申请上报，我尊重她们的规定，但是为什么十天后都无人回复我？我了解过三家运营商都有退还剩余未使用话费的规则，我又自己到营业厅去咨询，前台又说退不了，除非我办了张她们的新卡才能把钱转进去，不然退不出来，就这样又被她们诱骗开卡，结果没有几天新卡费用又莫名其妙扣完！这种欺诈加强迫消费行为让我越想越气，本人要求退还剩余话费50元，并要求工信部门对此电信营业厅的违规欺诈行为做出惩治！请相关部门尽快处理。用户本人已到营业厅，用户称在居住地\t"/item/%E5%8D%97%E5%85%85/_blank"营山县只有电信的信号，用户到YD厅店咨询买手机的事情时，对方营业员就直接拨打投诉电话要申请携转，现153XXXX8009已转到YD，但就因为居住地没有YD信号，所以用户又重新开了一张电信卡189XXXX3204，原153XXXX8009的余款50元已转到新开号189XXXX3204上，用户认可余款50元转到新号码上，该用户根本不识字，投诉单属YD营业员恶意投诉，请通管局对该行为做出考核惩罚。以下为用户签字手印，还有视频秘书在这个过程中就起到了沟通上下与沟通里外相结合的作用。从这个事件可以看出，虽然秘书没有突出的位置，但很多是幕后英雄，但由于与领导关系密切，往往在敏感的人际交往圈子中，成为重要的角色。秘书不仅要与各部门的人打交道，还要与各部门保持良好的关系，协调部门与领导之间的关系。与此同时，你也不能为了你的同事而忽略领导的命令。事例分析：在秘书的沟通性角色中，除了一般的公文手段进行上下级沟通，在面对来访者时也要给予热情高效的服务。而且以中国电信这种以服务为主的行业为例，快速处理客户的投诉就显得十分重要的。电信的投诉以省公司为主接收，省公司再根据问题所在的地区进行派单，每个县有主要负责人接收进行集中处理，处理完毕后在系统回复处理结果。执行这一整套流程为给客户一个客观的答复。秘书不光是为上级服务，同时也管理下属，秘书的对上对下和对外的沟通都是相互联系相辅相成的，所以秘书要协调各方关系。如下级出现失误应快速做出补救并向上级汇报，尽全力维持好本公司与其他的组织和个人的良好关系，并做好对下级做好监督工作，避免因下级的不良行为对公司形象造成难以挽回的伤害。四、秘书角色定位存在的问题以及原因分析秘书工作是一项非常复杂的繁重脑力劳动，在整个活动过程中，秘书心理活动频繁，智力活动也很紧张，两项活动的影响很大，这就要求秘书人员具有良好的心理素质，从上述中国电信南充分公司的案例分析可以看出，秘书角色定位存在的问题主要在以下几个方面：（一）存在的问题1.角色定位错位所谓角色错位，这是指文秘人员没有准确识别自己的身份，导致在工作中存在问题。今天，许多组织或行政部门的负责人完全依赖受托人，将所有任务委托给受托人。在这种情况下，有些秘书便自我膨胀起来，优越感、自豪感油然而生，以领导自居，待人待物居高临下，觉得自己是最优秀的，眼里容不下任何人。不是领导，却胜似领导，这种表现是一种明显的角色错位现象。2.角色定位失职不履行职责是指员工不认真负责，不按规定履行职责，对目标单位或服务造成损害的行为。秘书的失职不仅会给工作单位造成一定的损失，还会给领导带来不好的影响。例如，领导今天有一个很重要的上级召开的会议，由于秘书的原因，导致领导迟到，这会给领导带来什么，后果绝对不是秘书承担的起的。因此，秘书工作不允许失职，这也是秘书工作责任与工作能力不强的一种表现。3.角色定位越权结合上述信息准备过程中的案例可以看出，部分企业秘书职业素质偏低，情绪智力不平衡，情绪知觉、自我情绪管理、他人情绪管理和情绪利用水平较低，对自我概念缺乏清晰的认识，对自己、目标设定和成就缺乏自信和能力。越权，就是做了自己不该做的事情。秘书与领导是两种不同的职位，秘书工作与领导工作也是截然不同的。秘书不能行使领导的职权，他只能从旁协助。或许有些特殊情况，领导因为自身原因，让秘书全权处理某事，但是一般情况下，秘书不可擅做主张，以自己的想法为中心，大小事无论巨细，都不报告给领导，自己处理。4.角色定位渎职专业服务提供者（如医疗保健提供者）或政府机构的雇员在履行或行使职权时因疏忽职权、滥用职权或采取优惠待遇而造成伤害或损失并造成重大伤害国家、财产和公共利益。秘书的职位特殊，处于领导与机关、群众之间，工作上处于执行和决策之间。不是领导，但却可以以领导的名义下达指示或命令。由于这种特殊性，有些秘书道德感与自制力不强，受拜金主义、庸俗关系等不良思想的影响，利用职务之便，捞取私利。轻者违反规章制度和有关政策，重者触犯党纪国法。党纪国法是不允许秘书角色的渎职行为的。（二）原因分析1.秘书人员自身道德水平不高秘书的自身素质对于秘书工作而言极其重要，能够被赞扬被表扬的素质是做好工作的基础，个人品德素质以及专业知识能力越高，秘书的工作效率就越高，秘书的作用也就越大。要想把握好秘书这个角色，首先要求秘书提高自己的道德水平，德才兼备。秘书应该不断提高自我修养，知足常乐。不自私，不贪婪，不以权谋利，要廉洁奉公，抵制社会腐败现象。在现实生活中，秘书本身素质不高，缺乏道德感与自制力，爱慕虚荣，争权夺利。2.社会公众对秘书角色的认知偏差由于社会主义市场经济的变化，秘书处队伍逐渐发展壮大。秘书处在工商企业和部门中的作用越来越重要，许多秘书在秘书工作中表现出色，成为了工商机构和部门的负责人。于是，很多人把秘书处看作是部门的首长和未来的行政首长，甚至很多从事秘书工作的人也把它看作是跳板，因为他们认为自己是未来的管理者。因为这种想法，很多人，甚至连秘书自己，都没有给秘书一个准确的定位。3.对秘书工作和职能缺乏全面具体的了解从上述的案例分析可以看出，企业秘书在面对一些紧急情况时总是茫然不知所措，手忙脚乱，问题多多，危机公关没有合理的解决办法。由于秘书泛化的现状，秘书固有的危机公关功能实际上被削弱了。当危机发生时，秘书意识不到自己的职能，导致危机公关作用没有得到充分发挥，影响秘书的发展。如今，秘书只是每个公司每个部门的通用概念，有不同的名称和头衔，不同的公司有不同的需求，每个部门都有自己的侧重点。因此，秘书人员应对秘书工作和职能有一个全面的了解，对秘书工作的种类、秘书工作不同种类的特点、秘书工作各种类的相应职能有一个综合的认识，如果对秘书人员没有一个清晰的了解，在秘书工作中可能会出现各种问题。五、解决秘书角色定位中存在问题的对策前文已经就秘书角色把握不当这一现象进行了探讨，而且要想改善这一现象，保证秘书角色的正确定位以及企业或部门工作顺利进行，必须对上述问题采取相应政策，分为以下几个点：（一）完善专业知识储备当今时代，是充满机遇和挑战的时代,特别是科学技术正在成为决定未来经济发展进程的重要力量,各国综合国力的竞争日益表现为科技和经济力量的竞争。这是当今世界的一个重要发展趋势。在新世纪的征途中,会遇到许多从未遇到过的新事物、新知识、新情况、新问题,这迫切需要秘书人员努力提高自己,不断充实和丰富自己,增强面向新世纪所需要的知识水平。这包括：第一，要提高理论素质，学习社会主义市场经济的基本知识，深刻理解邓小平同志关干建设有中国特色的社会主义理论的重大意义，认真研究市场经济发展过程中的一切规律性的东西，增强改革发展的自觉意识，用理论指导实践，促进工作;第二，要提高政策水平，要注意学习现行的方针政策、法律、法规和规章，要密切结合工作需要和领导要求，了解重要政策订的各种依据，熟练掌握其基本精神，在工作中不断提高对政策、措施的理解能力和执行水平；第二，必须端正思想作风，坚持按党的原则办事，自觉抵制各种不良风气的影响，严守纪律，谦虚谨慎，公道正派，踏实认真地做好每一项工作。这种把自己与社会隔绝的作法，对做好秘书工作是十分不利的。新入职商务秘书要正确认识自己的工作岗位，商务秘书工作具有复杂性等特点，因此新入职商务秘书要不断加强自己的心理素质建设，才能更好的应对工作中及人际交往中出现的问题，让自己更自信的处理工作。新入职商务秘书主要加强自己的坚韧意志锻炼，训练自己的稳定情绪，应对任何紧急情况时不能慌乱。新入职商务秘书在工作上积极接受和采纳他人有益的建议,取长补短,共同进步。同时，我们也要密切关注我们周围的工作环境的变化，保持高度的敏感。我们应该积极请教同事解决和弥补工作中的失误，并判断领导人意图，从而使我们的人际关系网络更和谐统一和提升单位整体实力。（二）增强自觉做好秘书工作的责任感与紧迫感在秘书进行危机公关规程中，良好的协调能力也是必需具备的条件。组织将信息公布，再对信息进行搜集，二者之间的沟通需要依赖秘书部门，秘书部门搭建起了组织上级与下级之间、内部与外部之间沟通联系的桥梁。组织内部的秘书人员要发挥自身的作用，协调上下级关系，对于上级领导，要做好汇报工作，如实反映下级员工的意见和要求，并做好协助决策的工作，提出可靠建议；对于员工，要将组织的目标方向、管理理念详细讲述给员工，及时无误地传达上级的指示命令，尽可能避免产生不必要的误会，使组织上下树立起积极主动、团结互助的价值观念，组织全体人员凝聚成一个强有力的集体，向着统一目标，维护共同的利益，为追求组织的持续发展而共同努力。除了做好组织内部的协调工作，还要将组织的真实情况、制定的政策方案等一些信息，用一种通俗易懂的方式真实、准确无误地告知公众，便于公众轻松理解与接受。在危机公关中，秘书有的时候需要担任领导代言者这一角色，即代表组织向外界发布相关信息，此时秘书代表的是组织的形象，因此，秘书人员在掌握专业知识的基础上，还要具备灵活的应变能力，注重自己的穿着打扮、言行举止，帮组织树立良好的形象。发布信息也是要有技巧的，要尽量用通俗易懂的语言回答外界提出的问题，避免使用专业术语，避免用模棱两可的语言搪塞外界，更不可采取隐瞒、对抗、厌烦消极的态度。与外界沟通时切不可忽视自己的措辞，稍有差错就很有可能被媒体放大舆论风波或危机，另外还要注重言辞的语速和语调，保持语气与面部表情的一致性，以免造成不必要的误解，同时也能更清楚地表达出本意，以便提升说服力与影响力。（三）全面正确理解秘书角色对秘书角色把握不当的原因之一是对秘书工作和职能缺乏全面具体的了解，对秘书角色片面错误认识。针对这一问题，我们要全面正确理解秘书角色，从以下三个方面理解：第一，秘书服从于领导，听从领导指挥。无论是工商企业还是行政部门，秘书都要服从领导，要正确认识自身的地位。领导是上级，秘书是下级，领导是指挥者，秘书是服从者。除此之外，秘书还需休息，在工作中，两者是指挥与被指挥的关系，但两者的人格是平等的。秘书不应自卑，不该全面依附领导，秘书不是领导的仆人，如果秘书将自己摆在仆的这个位置上，就会大大降低其社会价值和社会地位，秘书在工作中也难以发挥其积极性、主动性、创造性。第二，秘书是领导的代表。由于领导本身工作比较忙，很多事情无法亲自去做，这种情况下，领导就会委派秘书代替自己去开会或去办理其他事情，这个时候，秘书仅仅是领导代表，不能借着领导的名义谋取私利。第三，秘书和组织其他成员是平等的。在工作中，秘书和其他职位的成员一样，都是普通员工。秘书人员不能因为自己是领导的助手，便自觉高人一等，要清楚，秘书与其他人员的地位和身份是平等的，没有特殊权利。通过以上三点，我们可以清楚的看到秘书角色的变化，秘书人员要时刻意识到自己的角色定位、角色规范、角色特点。全面