管理学课件-采购和应付账款控制

采购和应付账款控制

采购的定义

采购就是购买生产和生活所需的物资，其过程包括提出采购需求、选定供应商、谈妥价格、确定交货及相关条件、签订合同并按要求收货付款的过程。采购和应付账款业务采购计划采购验收应付账款处理会计记录付款处理应付账款处理付款处理应付账款处理付款处理验收应付账款处理付款处理验收应付账款处理一、材料采购成本在企业经营中占很大比重，且在很多行业有上升趋势。

◆极端例子：①石油精练业，原材料成本占销售额的80%；②制药业，原材料成本还不到30%。

采购管理的意义二、降低原材料成本是增加利润的基本途径。如：某企业今年的销售额为1亿元，其中物料成本占60%，人工成本占15%，税前利润为10%。该企业希望明年的税前利润能增加1百万，即从现有的1千万增加到1千1百万。有以下三种途径：

基本途径

现状改变幅度1、增加销售额1千万2、人工成本降低1百万3、物料成本降低1百万1千万/1亿=10%1百万/1千5百万=7%1百万/6千万=2%主要控制内容一职务分离制度

1采购需要申请必须由生产、销售等部门提出，具体采购任务由采购部门完成

2货物采购人不能同时负责货物的验收工作，以防止采购人员收受客户的贿赂，购买伪劣材料影响企业生产乃至整体利益付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务货物的采购、保管人不能担任账务记录工作，防止绕过验单，减少误记货物数量和金额的可能性5付款的审核人应同付款执行人职务分离6记录应付账款的人不能同时担任付款职务2货物和劳务请购制度请购单的提出：生产部门根据生产计划提出材料保管员比较库存数后同意3材料保管部门也可在库存降到最低存量时提出请购单的审批：

1采购人员检查该项采购是否在执行后又被重新提出，以及是否存在其他不合理的请购品种和价格。并对采购资金进行估算

2经采购人员同意的请购单交资金预算人员进行审批临时性物品的采购需要通常由使用者提出而不是经过仓储部门，由于这种需要很难列入计划中去，因此，请购单要详细说明采购的目的和用途，请购单须经使用者的部门主管审批同意并经预算负责人同意签字3订货控制制度应订购多少向谁发出购货订单何时发出购货订单选择供应商一般要考虑的条件1、设备能力2、质量保证3、财务状况4、成本结构5、供应商的价值分析开展情况6、生产作业计划与控制7、合同执行情况4购入货物的验收制度

收货部门的控制责任主要在收到货物的数量和质量方面，应根据购货订单的质量和数量要求独立地检验收到的货物

1对数量的检验

2对质量的检验5退货和折让的控制制度

由于退货和折让要求的提出和由此产生的调整大多属于非常规的、各具特点和偶然发生的事件，因此很难制定出适合于各种退货和折让业务的控制办法。为了弥补这方面的不足，可以设置专人定期向企业中各方面的人员进行调查以审查有关退货或折让发生后，各项记录的合理性6应付账款的控制（1）应付账款的记录必须由独立于请购、采购、验收、付款的职员来进行，以保证采购环节中的控制得到有效的实施，防止错误和欺诈行为的发生（2）应付账款的入账还必须取得和审核各种必要的凭证之后才能进行，这些凭证主要是供应商的发票，以及为核对发票的正确性的其他凭证（3）必须分别设置应付账款的总账户和明细账（4）对于享有折扣的交易，应将发票金额扣除折扣的金额后登记应付账款，防止日后付款时有人贪污折扣（5）每月月末来自供应商的对账单必须同应付账款明细账余额核对，这项工作应由财务经理或由其授权的、独立于应付账款明细账的职员来办理。7付款控制制度（1）防止未核准的款项被支付付款人应检查付款凭证和是否经授权人批准，任何付款都必须经财务经理签字批准，其次应审查支付款项是否具备与该款项有关并已得到审核认可的收货报告单对现金支付的交易对支票付款的交易（2）所有已确认的负债都应及时支付，以获得现金折扣的好处，同时加强同供应商的良好关系并维持企业的信用（3）正确的付款和记录案例1蒙达终于不蒙冤

据2001年3月9日的《新民晚报》报道，

1995年10月上海蒙达建筑公司突然收到一张莫名其妙的传票，从未与该公司有过接触的上海冶金实业总公司，拿着一张蒙达公司出具的担保书复印件，向法院起诉，要求蒙达公司承担担保责任，1996年5月，法院一审叛决担保有效，判决蒙达公司赔偿382余万元，蒙达公司不服，提起上诉却被驳回。蒙达公司反复核查，确定公司的确没有做过担保，经法院审理，案情如下：1994年2月，某厂委托代理人申某与上海冶金实业从公司签订了一份价值为520.5万元的钢铁购销合同，而申某支付了仅139万元后就将货物提走并失踪。最终审理结构该担保复印件为伪造。原来蒙达公司曾经委托朱某购买进口轿车，所以朱某持有蒙达公司营业执照复印件和去海关办理业务的便笺，申某的朋友拿着朱某的有关蒙达公司的材料，伪造出了附有蒙达公司印鉴章的空白便笺，并交给了申某。一国企高官贪污840万元

据2001年10月5日的《新闻晨报》报道，1998年2月至10月，沈某在担任北京市第六市政工程公司水电工程处期间，利用职务之便，向他人索要空白合同及空白商业销售发票，伪造了工程产品的购销合同，虚构了水电工程处从某厂购买382.6万元电缆的业务，并指令保管员填写虚假的入库验收单，有用两张空白发票平账，在此期间，沈某还分别将其所在单位共358万元的两张转账支票转入其女友刘某的账户1电缆的请购、审批和实际采购全由沈某一个人完成，没有达到上述不相容职务相分离的目的，为虚构合同创造了空间。2采购和验收没有形成牵制。3在采购的最后环节，即应付账款的控制上对于入账凭证的审核的不严密造成了入账依据不真实

此外，市政公司支票管理也存在漏洞。在支票支出时，都必须有其他必要凭证作为书名证据，在支票上写明收款人和金额，且由专人签发。在本案例中，沈某在将两张转账支票转入个人账户时，没有提供任何支票支出所需要的任何有效书名证据，造成公款变成私款。破除暗箱比价采购2000年10月的《财经新闻》报道：2000年8月3日，在山东莱州金仓矿业有限公司会议室中，正在举行钢球招标采购回，经过数轮投标，价格下降了37%，共节约资金15万元。金仓公司通过招标比价采购，使物资采购下降了10%—12%，仅2000年上半年就节支350万元。

莱州市工业企业特别是国有企业，把加强采购管理作为提高企业竞争力的突破口，全面推行比价采购和招标采购制度。按照规定：所有采购计划由供应部门汇总，生产、审计、供应部门审核，分管领导审批，供应部门根据批准的计划填报采购物资价格申报表，申报表中包括物资名称、规格型号、数量单价及比价情况，审计企管部门根据市场动态，对申报表进行审核，为制定采购价格提供依据，经经理（厂长）办公室同意后方可实施，对购进的物资，必须有质检部门进行严格的检查，达不到要求的，作为退货或折价处理，所有采购物资的支付款项，未盖审计专用章的，财务部门一律拒绝支付。莱州的很多企业充分利用多种信息渠道，广泛收集物资的质量、价格等信息，进行比质比价采购，做到同样产品比质量，同样质量比价格，同样价格比信誉，择优选择供货方

实行比质比价招标采购以来，金仓矿业有限公司采购价格下降了40%—50%，中策啤酒有限公司对大麦实行比价采购，一举节约90余万元。从抽样调查来看，51%的物资品种降低了采购成本，不仅如此，比价采购制的实施，还将原先集中的权利分散化，隐蔽的权利公开化。这项制度体现了以下几个方面内部控制问题：1采购计划的提出，由采购部门根据现有存货和生产情况提出采购申请，这样既能保证存货及时供应，又能保证存货不会过量存储采购申请有生产、审计和供应部门审核，这样就能防止供应部门由于没有其他部门监督而独断专行导致浪费，又能保证购货的合理性经过一系列的审核同意后，该采购的执行过程中，采购物资的质量必须有质检部门进行检查合格，同时审计企管部门还应该广泛收集各种信息，制定价格标准，这就可以防止采购人员虚报价格，从中牟取私利（4）在采购物资的货款支付部门，当采购物资不符合要求或者采购物资价格不合理时，财务部门可以根据质检部门和企管部门的通知拒绝付款，加大对采购的控制如何控制采购人员收取回扣2001年11月《新民晚报》的一篇文章，介绍了一些防止采购人员收取回扣的措施：加强教育

法制教育道德教育法律手段

与供应商和采购员签订廉政合同开放采购渠道

1在公司的供应部门的适当位置放一块告示牌，将公司总经理的名字及联系方式写在上面

2公司责成供应部门定期向供应商发出公开信，要求供应商定期对产品的质量，价格经常与公司联系，以此打破供应渠道的封闭性

3定期招标中，有的供应商没能中标，可由监督部门定期与其座谈，了解对方供货的价格和质量

4加强监督体系建设

1规模小的公司可由总经理定期抽查采购价格

2规模较大的，可安放“啄木鸟”，对一些大宗物资的采购进行监视

3有的采购人员，为了垄断供货渠道，稳定自己的非法收入——回扣，拒绝其他供应商的推销员来访，一旦发现这种情况，应及时严肃查处5轮换采购人员

对采购员进行调整，可避免“清车熟路”，“老朋友好办事”的现象出现6提高采购人员工资.案例点评：

1职工素质控制

2岗位责任制和岗位轮换制

3公司开方、透明采购渠道，建立供应商资料系统，实施比价管理

4加强监督体系某市煤业集团采购案例

某市煤业集团有限责任公司是一 家大型国有企业，采购费用巨额。该公司结合自身经营特点，通过实行物资采购比价管理，全年降低成本千余万元。一是大宗采购实行招标投标管理

为了确保招、投标的严谨，实事求是，公司专门成立了由招标人、采购人以及有关技术、经济、法律方面的专家组成的评标委员会，公司事先公布采购条件，由投标人竞标，然后在所有的招标商家中，按照公开、公正、公平、和诚实、信誉、效率的原则，由评委会表决选择中标者，并签订购销合同

二是一般采购实行报价比价管理。

公司制定了严密的物资比价管理规章制度，充分运用信息网络搜索市场价格行情，货比三家，择优采购三是建立完善的价格管理机制公司成立价格管理部，采购部门在采购前向价格管理部门上报所购物资的名称、规格、数量、价格等资料，而价格管理则通过电话询价，派员调查及信息网上查询等方式，初步确定供应商，经过三比，最终确定供应商，并分类编号，采购完毕，采购部门将发票及各种资料报价格管理部门复核，经审核无误之后，财务部门方可作账处理点评：采购循环中购货环节常见的弊端有：1购货渠道不适当，增加了购货成本2采购物资质量不过关，以此充好3采购人员损公肥私，接受客户贿赂4采购不及时，材料供应脱节5采购过于频繁，材料闲置，积压资金6采购费用过高

该公司采购数量多，金额巨大，大宗采购占相当比重，如果采购不合理，将使采购采用和风险大增。而订货报价是采购业务的核心，其中对供应商的选择又是保证材料成本和质量目标实现的重中之重。

因此，该公司的管理层将采购业务的关键点定位对订货价格的管理和对供应商的选择上。为了防止采购计划中的作弊行为，通常有效的做法是保证供应商之间公平的、充分的竞争。大宗采购的公开招标，一般采购的“物资采购比价管理”规章制度，都是为了保证供应商之间的竞争，保证选定的供应商以最低成本和最优质量供应材料，全年仅一 般性采购就下降了500余万元

过去公司的采购选择权、定价权、数量决定权、资金支付全集中于一个部门，这样容易产生舞弊造假，公司成立的价格管理部有效的弥补了这一缺陷。价格管理部负责采购审批与付款审核，这样就把采购审批与采购执行分开，付款执行与付款审批分开。通过价格监管，既提高了采购物资的适用性，防止了物料的闲置和积压，又堵塞了采购中吃回扣的现象连锁超市

近几年来，连锁超市得到了急剧发展。连锁超市的成功不仅在于价格相对低廉的热销产品，也不仅在于市场占有率的不断提高，而且另外一个重要方面即有效抵制了经济中的各种腐败。超市发展这么多年以来，类似私分回扣等腐败现象在这里生不了根，为什么在不少地区难以做到的东西在