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文档简介

员工档案管理规定规定概述员工档案是企业记录员工人事信息的一种方式，也是企业管理和运营的重要工具和基础。员工档案管理规定是企业内部管理的重要规范和指南，目的是为了规范员工档案的建立、维护和使用，同时保护员工的个人隐私和权益。档案的建立和维护1.建立档案的时机和内容员工档案的建立时间以员工正式入职为准，档案内容主要包括个人基本信息、员工任职信息、培训和教育信息、绩效考核信息、薪酬福利信息等方面。2.维护档案的方式和方法企业应当为每个员工建立单独的电子或纸质档案，并负责维护和更新员工档案。档案的维护应当遵循下列原则：数据的准确性：所有档案材料应当真实、准确，不得误导或欺骗；私密性原则：所有员工档案应当严格保密，不得泄露；完整性原则：所有员工档案应当真实、完整、准确，不能遗漏或删除重要信息。3.期限和存储企业需要根据相关法律法规、规章、劳动合同、规定和不同档案种类进行管理。期限和存储方式应当遵循以下原则：员工档案的保管期限为该员工的在职期间和离职后特定期限，期限根据不同类型的员工档案的不同，一般为5-15年；员工档案的存储形式应当为电子和纸质两种，电子存储应当存放在数据中心和服务器上，纸质存储应当存放在底层的保险柜中；员工档案存放位置应当明确，应当注明裁定人和存档日期。存储档案的保险柜应当时刻保持密闭，维持一定的湿度和温度。4.档案的借阅和使用档案在需要时，可由需要人员按要求进行借阅和使用。任何人不得随意借阅和使用员工档案。档案的借阅和使用应当遵循以下规定：借阅人员应当为与员工档案有关的人员，并填写借阅卡或借阅表，注明借阅的原因和时间，可能产生的费用由借阅人员承担；借阅人员应当妥善保管好借阅的员工档案，不得将其泄露给其他人；借阅归还时应当审核档案的完整性和准确性，以及借阅人员的身份信息。档案的保密和部分信息公开1.保密原则和措施员工档案中的个人信息，如姓名、年龄、出生日期、身份证号码、联系方式、家庭住址等属于个人隐私，必须严格保密。档案管理人员必须尽职保护员工的个人隐私，防止档案泄露。具有操作权限的人员必须签订保密协议，并严格遵守保密规定。2.信息公开员工档案中一部分信息可以进行公开，但必须遵循下列原则：公开时必须经过员工同意，或者当信息需要履行公共法律义务或法律条款规定时可以进行公开，但仅限于部分内容；公开的信息必须准确、及时，并且不损害员工的利益或名誉；公开的信息只能用于特定的合法目的。管理制度的监督和执行企业内部应当设立档案管理部门或委派专人负责档案的管理与维护。档案管理制度应当有专人监督实施，审查档案内容的真实准确性和完整性，以及管理制度的执行情况。如有档案信息的泄露和变造行为，应当及时处理，并严格追究责任。员工档案管理是企业人力资源管理的重要组成部分，是保障企业与员工合法权益的重要保障。

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