行政管理培训课件

企业管理与实务2013年11月企业管理与实务2013年11月1提纲第一部分：理论篇第二部分：实践篇第三部分：操作篇提纲第一部分：理论篇2第一部分：理论篇第一部分：理论篇3一、管理概述（一）管理的涵义：管理是在特定的环境下，对组织所拥有的资源进行有效的计划、组织、领导和控制，以便达成既定组织目标的过程。一、管理概述（一）管理的涵义：4二、管理的发展阶段第一阶段：早期的管理思想第二阶段：泰勒的科学管理思想第三阶段：一般管理理论二、管理的发展阶段第一阶段：早期的管理思想5二、管理发展阶段第一阶段：早期的管理思想原始社会：狩猎古代:孙子兵法“田忌赛马”古罗马：中央集权帝国苏格兰：政治经济学家亚当斯密《国富论》英国：查尔斯、巴贝奇提出的劳动分工的7条高效率原因二、管理发展阶段第一阶段：早期的管理思想6二、管理发展阶段第二阶段:泰勒的科学管理“科学管理之父”弗雷德里克·泰罗（泰勒）

认为：“管理就是确切地知道你要别人干什么，并使他用最好的方法去干”，他所著(

《科学管理原理》

)。在泰勒看来，管理就是指挥他人能用最好的办法去工作。

二、管理发展阶段第二阶段:泰勒的科学管理7二、管理发展阶段第三阶段：一般管理理论亨利·法约尔

在其名著《工业管理与一般管理》法约尔认为：管理是所有的人类组织都有的一种活动，这种活动由五项要素组成的：计划、组织、指挥、协调和控制。这个学说影响了一个世纪，沿用至今。

二、管理发展阶段8三、管理的职能指管理承担的功能。现在最为广泛接受的是将管理分为四项基本职能：计划、组织、领导、控制。三、管理的职能指管理承担的功能。现在最为广泛接受的是将管理分9四、管理的对象人资金物资及设备时间信息四、管理的对象人10五、企业管理的内容目标管理：解决资源与目标匹配的问题。组织管理：解决权力与责任匹配的问题。流程管理：解决人与事是否匹配的问题。战略管理：解决企业核心能力的问题。文化管理：解决企业持续经营的问题.五、企业管理的内容目标管理：解决资源与目标匹配的问题。11六、企业行政管理的内容广义包括：行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理和财务审计管理四个方面，具体包括：组织机构的设计、工作岗位的设置、规章制度的制定和推行、日常事务的管理、操作流程的再造等。它具有管理、协调、服务三大职能。协调是核心、服务是根本。六、企业行政管理的内容广义包括：行政事务管理、办公事务管理、12第二部分：实践篇第二部分：实践篇13一、大秦帝国强在哪里？一、大秦帝国强在哪里？14一、大秦帝国强在哪里？历史梗概：公元前362年，秦国四面楚歌，国力虚弱。秦国危局如独木撑天，摇摇欲坠。六国在山东召集大会，准备分秦，内外堪忧，秦国的生死存亡，压在一个22岁的年轻君主身上。秦孝公渠梁清醒地认识到秦国的落后与六国亡秦之心，秦孝公手刻国耻碑，以剑断指，以血涂字，立于宫门，誓以变法强国。他大召天下贤士，六国学子，入秦为官。在与贤士的反复切磋度量之中，商鞅以他的法家思想折服了秦孝公。他的《治秦九论》更使秦孝公看到了秦国的未来希望。他们连谈三天三夜，决定实行变法，以法制国。并立下了“君臣相知，永不相负”的誓言。秦孝公拜商鞅为相，开始了君臣二十年的大变法（史称“商鞅变法”）。商鞅拜相后，颁布命令，禁止私斗，平民有战功可以封爵，取消封地，废除井田等一系列主张，变法使得秦国蒸蒸日上。农人力耕，百工勤奋，商市通达，民风日新，人人踊跃参军，准备杀敌立功，授官封爵。新法法制逐渐深入人心。变法持续了二十年，秦国的新军练成，国富民强，百姓勇于公斗，平民争立战功。一个强盛秦国最终一统华夏。一、大秦帝国强在哪里？历史梗概：公元前362年，秦国四面楚15一、大秦帝国强在哪里？大秦帝国强在依法治国制度的建立。商鞅变法成功，使秦国走上了富国强兵之路。经济上：改变了旧有的生产关系，废井田开阡陌，从根本上确立了土地私有制。政治上：打击并瓦解了旧的血缘宗法制度，使封建国家机制更加健全，中央集权制度的建设从此开始。军事上：奖励军功，达到了强兵的目的，极大的提高了军队的战斗力，为秦统一全国奠定了基础，对中国历史的发展起到了重要的作用。一、大秦帝国强在哪里？大秦帝国强在依法治国制度的建立。16二、滑铁卢之战败在那里？二、滑铁卢之战败在那里？17二、滑铁卢之战败在哪里？历史梗概：滑铁卢战役是拿破仑一世的最后一战。于1815年6月18日，由法军对英普军在比利时小镇滑铁卢决战。由于种种原因，英普军获得了决定性胜利。这次战役结束了拿破仑帝国。滑铁卢战役被称为是对欧洲历史起“转折作用”的一场大战，滑铁卢战役在历史上传为笑柄，而滑铁卢一词从此也成了失败的同义词。而失败的根源就在于被委以重任的格鲁希和副司令热拉尔。在组织管理、目标管理和沟通管理上都有缺失。二、滑铁卢之战败在哪里？历史梗概：滑铁卢战役是拿破仑一世的最18二、滑铁卢之战败在哪里？

滑铁卢之败，败在管理。

对于历史来说，滑铁卢已经不仅仅是个地名，而是失败的代名词。尽管是两个优秀的将军，尽管是两套优秀的作战计划，曾经横扫欧洲的军队却在滑铁卢之役中惨遭重创。有效管理的缺失，让拿破仑征服欧洲的雄心成为一个凄美的历史童话。

滑铁卢之败，败在组织。两种不同的声音，两个不同的命令，必然导致“后备部队要么踌躇不前，要么疲于奔命”。滑铁卢之败，败在沟通。如此重要之战役，两位将军战前过于轻视沟通，双方“互相没有对作战计划交换意见”，可是“两人的计划都要用另一将军率领的后备部队”。悲剧的上演已经不能用草率二字来概括了。没有有效的沟通，必然会导致组织的内耗，同时使组织的资源不能合理的利用。

二、滑铁卢之战败在哪里？

滑铁卢之败，败在管理。19三、海尔制造胜在哪里？三、海尔制造胜在哪里？20三、海尔制造胜哪里？海尔创立于1984年，经过28年创业创新，从一家资不抵债、濒临倒闭的集体小厂发展成为全球白电第一品牌。2012年，海尔全球营业额1631亿元，利润90亿元，利润增幅是收入增幅的2.5倍。据消费市场权威调查机构欧睿国际（Euromonitor）数据，海尔连续四年蝉联全球白色家电第一品牌。在创新实践中，海尔探索实施的“OEC”管理模式、“市场链”管理及“人单合一”发展模式均引起国际管理界高度关注，目前，已有美国哈佛商学院、南加州大学商学院、瑞士IMD国际管理学院、法国的欧洲管理学院、日本神户大学等商学院专门对此进行案例研究，海尔“市场链”管理还被纳入欧盟案例库。海尔“人单合一”发展模式为解决全球商业的库存和逾期应收提供创新思维，被国际管理界誉为“号准全球商业脉搏”的管理模式。三、海尔制造胜哪里？海尔创立于1984年，经过28年创业创新21三、海尔制造胜在哪里？海尔制造胜在管理。海尔发展的关键是有一套良好的管理机制。

三、海尔制造胜在哪里？22第三部分：操作篇第三部分：操作篇23一、准确定位、明确目标

猎杀骆驼有一位父亲带着三个孩子，到沙漠支猎杀骆驼。他们到了目的地。父亲问老大：“你看到了什么?”老大回答：“我看到了猎枪，还有骆驼，还有一望无际的沙漠。”父亲摇摇头说：“不对。”父亲以同样的问题问老二。老二回答说：“我看见了爸爸、大哥、弟弟、猎枪，还有沙漠。”父亲又摇摇头说：“不对。”父亲又以同样的问题问老三。老三回答：“我只看到了骆驼。”父亲高兴地说：“你答对了。”

一、准确定位、明确目标猎杀骆驼有一位父亲带着三个孩子，到沙24

制定目标而能产生效果，秘决就是“明确”二字，成功的目标，必须是明确的。进一步说，目标要具体化、要量化。对于企业而言，一个时期的战略目标必须是明确、具体的;对于一人团队来说，行动的目标也必须是明确的、具体的，只有这样，才能让全体成员明确下一步努力的方向，才能对全体成产生巨大的激励作用。一、明确目标制定目标而能产生效果，秘决就是“明确”二字，成功的目标，必25一、明确目标三问三明确一问：我是谁？明确角色二问：我该做什么？明确目标三问：我该怎么做？明确职责一、明确目标三问三明确26二、建立科学管理制度分粥的故事：有7个和尚住在一起，每天共食一锅粥，因人多粥少，争先恐后，秩序混乱，还互相埋怨，心存芥蒂。于是，他们想办法解决每天的吃饭问题———怎样公平合理地分食一锅粥。二、建立科学管理制度分粥的故事：有7个和尚住在一起，每天共食27他们试验了不同的方法：第一种方法，指定一个人分粥，很快大家就发现，这个人为自己分的粥最多，于是又换了一个人，结果总是主持分粥的人碗里的粥最多最好；二、建立科学管理机制他们试验了不同的方法：二、建立科学管理机制28第二种方法，大家轮流主持分粥，每人一天，虽然看起来平等了，但是几乎每周下来，他们只有一天是饱的，就是自己分粥的那一天。二、建立科学管理制度第二种方法，大家轮流主持分粥，每人一天，虽然看起来平等了，但29第三种方法，抓阄分粥，结果这位分粥的人，总是为自己和溜须拍马的人多分，搞得整个小团体乌烟瘴气。二、建立科学管理制度第三种方法，抓阄分粥，结果这位分粥的人，总是为自己和溜须拍马30第四种方法，轮流分粥，而分粥的人要等到其他人都挑完后才能取剩下的最后一碗。令人惊奇的是，采用此办法后，七只碗里的粥每次都几乎一样多，即便偶有不均，各人也认了，大家快快乐乐，和和气气，日子越过越好。分粥，本来是一项简单的小事。但是，俗话说“民以食为天”，分粥关系到7个人的切身利益，对管理者来说，又是一项大事。分粥的故事给今天的科学管理带来诸多启示：二、建立科学管理制度第四种方法，轮流分粥，而分粥的人要等到其他人都挑完后才能取剩31二、建立科学管理制度基本管理制度：包括人事制度、薪酬制度、工作流程、部门管理规定等等。这些制度之所以称为基本管理制度，是因为这是保证公司正常运营的基本保障，是必须的。比如说：招聘一个什么样的人担任什么样的岗位，需要制定怎样的薪酬制度，上下班时间、工作内容，还有，不同的部门要根据实际情况做一个部门管理规定等等。如果公司要做大做强，从一开始就应该形成公司的文字制度，并随着公司的发展而不断变化和完善。为以后公司发展成大公司了，进行制度管理的“法治”阶段打下基础。二、建立科学管理制度基本管理制度：包括人事制度、薪酬制度、工32二、建立科学管理制度“无规矩不成方圆”，人的天性中有自私自利的一面，因此必须要有适合的制度和机制去规范人的行为。什么是好的制度？适合的就是最好的。而所谓合适的制度，就是既符合人性又符合实际需要的制度。适合的制度没有最好，只有更好。要找到合适的制度，就要使制度在一个不断博弈的过程中持续创新、与时俱进，不断提升制度的实效和竞争力。二、建立科学管理制度“无规矩不成方圆”，人的天性中有自私自利33三、打造团结协作的优秀团队

《飞行的大雁》大雁有一种合作的本能，它们飞行时都呈v型。这些雁飞行时定期变换领导者，因为为首的雁在前面开路，能帮助它两边的雁形成局部的真空。科学家发现，雁以这种形式飞行，要比单独飞行多出12%的距离。三、打造团结协作的优秀团队《飞行的大雁》大雁有一种34三、打造团结协作的优秀团队启示：

合作可以产生一加一大于二的倍增效果。据统计，诺贝尔获奖项目中，因协作获奖的占三分之二以上。在诺贝尔奖设立的前25年，合作奖占41%，而现在则跃居80%。分工合作正成为一种企业中工作方式的潮流被更多的管理者所提倡。

三、打造团结协作的优秀团队启示：35四、做好日常行政管理工作日常行政工作主要内容及流程四、做好日常行政管理工作日常行政工作主要内容及流程36一、日常行政工作主要内容及流程（一）制度管理：公司行政制度的组织拟定、修订和完善；行政制度实施、检查、规范等。（二）档案管理：档案资料的收集、归档、保存、借阅、销毁和公司印章、证照管理等。（三）文件管理：公司文件的收发、处理、存档、内部文件的编号存档等。一、日常行政工作主要内容及流程（一）制度管理：公司行政制37一、日常行政工作主要内容及流程（四）接待管理：公司来客来访接待、来函、来电管理等。（五）会议管理：行政会议组织、会议记录、会议内相关事项跟进等管理。一、日常行政工作主要内容及流程（四）接待管理：公司来客来访38（一）制度管理一、制度的种类：1、公司制度：为规范公司运作或员工行为而制定的原则性要求。2、业务流程：为达到公司目标，贯彻公司制度而在实际工作中开展的一系列业务活动，以及彼此间的关系等。3、操作手册：包括工作规范、工作指南和工作标准等。是具体的实务操作中可依据或参考的技术性文档。

（一）制度管理一、制度的种类：39（一）制度管理二、制度制定流程：1、相关部门起草制度并征求意见2、递交交办公室审阅3、由办公室递交总经理审批4、总经理同意签字后返回相关部门发文实施（一）制度管理二、制度制定流程：40（二）档案管理一、档案管理内容：1、凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表，都必须及时归档，确保完整无损。2、档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。3、负责档案管理的人员必须坚持文书随时立卷的归档制度，并分门别类，做好收集、整理、立卷、归档工作。（二）档案管理一、档案管理内容：41（二）档案管理二、档案归档范围：1、行政综合类：包括重要的会议材料、制定的内部法规性、政策性文件、组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。

2、组织人事\教育培训类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、培训登记表等。3、会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表，政府主管部门下发的有关文件材料。

（二）档案管理二、档案归档范围：42（二）档案管理三、档案的种类：1、法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。2、企业的重大决议。包括总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

3、计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

（二）档案管理三、档案的种类：43（二）档案管理4、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、企业获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。5、汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

6、劳资人力资源资料。包括企业下属各部门的人力资源任命、人力资源调整、人力资源管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

（二）档案管理44（二）档案管理7、总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。8、批示性文件。包括企业各类计划指标、经营指标，以及企业各类命令、工作指示等。9、凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。（二）档案管理7、总结性文件。包括企业年度和月度工作总45（二)档案管理

10、声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文化娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

11、题赠性资料。包括上级领导和外协友好部门或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

12、技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。（二)档案管理10、声像制品资料。包括企业及下属各部门46（二）档案管理

四、档案管理的基本程序:

1、资料收集2、按种类整理3、鉴定资料完整性4、立卷编码归档5、装盒入柜保管

（二）档案管理四、档案管理的基本程序:47（二)档案管理五、公章管理：1、管理制度：公司印章指公司行政章、合同章及财务章，公章由公司财务办公室负责管理，未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用。因故需临时交接，须经总经理批准并严格办理交接手；

2、一般性介绍信及身份证明，须经综合管理办公室负责人或公章主管人员审核后，方可盖章。3、对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰；（二)档案管理五、公章管理：48（二）档案管理

4、公章禁止带出公司外使用，如因特殊需要，必须经总经理批准，由综合管理办公室人员携带前往，用后立即带回。5、公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时，必须经总经理同意。公章一般应在上班时间内使用，如无特殊情况，下班后停止使用公章。6、公章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事。没有总经理及相关负责人的签字，不得随意盖章。（二）档案管理4、公章禁止带出公司外使用，如因特殊需要49（二）档案管理7、公章管理人员应妥善保管公章，不得随意乱放。下班时间和节假日期间应采取防盗措施。8、盖章后出现的意外情况由批准人负责，如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责。（二）档案管理7、公章管理人员应妥善保管公章，不得随50（二）档案管理

六、公章使用流程：1、合同章使用流程：办公室登记编号后，由部门相关人员自行保管，并对合同章的使用负责。使用时部门经理批准，并在使用登记台帐上作好使用记录。2、公司公章使用流程：A申请人所在部门经理或主管上级向办公室提出申请;B印章保管人员审阅、了解用印内容;C印章保管人员对申请人资格进行核准并在《百信公章使用登记表》上登记，由印章保管人盖戳;

3、财务章使用流程：同公章使用流程。附：《********公章使用登记表》（二）档案管理六、公章使用流程：51（三）文件管理一、常用公文种类常用的公文种类：1、决议。经会议讨论通过的重要决策事项，用“决议”。2、决定。对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。3、公告。向内外宣布重要事项或者法定事项，用“公

告”。4、通告。在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。5、通知。发布规章和行政措施，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部，用“通知”。6、通报。表扬先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况，用“通报”。（三）文件管理一、常用公文种类常用的公文种类：52（三）文件管理7、报告。向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。8、请示。向上级机关请求指示、批准，用“请示”。9、批复。答复下级机关的请示事项，用“批复”。10、用于制定规范工作、活动和行为的规章制度，用“条例”。11、规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范，用“规定”。（三）文件管理7、报告。向上级机关汇报工作、反映情况、提出53（三）文件管理12、意见。对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见”。13、函。不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。14、会议纪要。记载、传达会议议