会议管理制度

会议管理制度第一条目的为进一步规范公司各项会议的内容和程序，加强会议管理，规范议事日程，提高会议质量和效率，提升公司总体运营管理水平，特制订本制度。第二条基本原则各项会议均应坚持会前通知、会时签到、会中记录、会后落实、过程监管的原则，以结果导向为目的。1、会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通和协调内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。2、注重会议质量，提高效率。会前应做好充分准备，对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。3、讲求实效，针对会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻和落实，必须取得具体成果或阶段性成果。4、严格会议纪律，会议组织单位应加强会议管理，做好会议安排，认真准备准时参会。第三条适用范围本制度适用于公司及各中心和部门的各项工作会议及临时性会议。第四条会议类型根据公司实际情况将主要会议归纳为以下五种类型：1、总经理办公会：由总经理或副总经理根据需要召开，主要研究公司重大事项及决策的会议。2、公司例会：由公司定期召集各职能中心、部门召开，主要制定及落实工作计划，协调和落实公司日常工作的会议，包括晨曦会、周例会、月度例会、月度绩效会议、月度人才分析会议、季度总结会、年中总结会和年终总结大会等。3、专项会议：是由相关中心及部门负责人组织的针对专项问题召开的办公会议。4、内部例会：是由各职能中心、部门自行组织召开的内部会议，包括各职能中心、部门的例会及晨曦会、培训会议等。5、临时性会议：是由公司或各职能中心、部门自行组织召开的临时性各种会议。在各类会议的安排上应遵循小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会的原则。各类会议的优先顺序为：总经理办公会、公司临时会议、公司例会、职能中心或部门例会和专项会议。（因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制）第五条总经理办公会议1、组织单位：总经理办公室2、会议时间：不定期，由总经理或副总经理根据需要确定。3、参加人员：公司中高层管成员，或根据会议议题确定的相关职能中心、部门人员参会。4、主持人：总经理或副总经理5、记录人：总经办（在总经办的工作职能尚未确定之前，先由公司常务中心代办，以下类同）指派专人记录6、会议内容议题可由公司中高管成员书面提出，或由公司各职能中心、部门相关人员提出书面建议后，由总经理或副总经理确定；公司领导成员对议题如有意见或建议，亦可书面在会议上提出。主要内容包括：（1）审议公司的发展战略、中长期规划、年度计划，审批重大投资项目、资产重组和对外合作项目等；（2）审议决定公司年度财务预决算和内部利润分配方案及弥补亏损方案等；（3）审议公司业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度等；（4）研究公司内部管理体制、组织机构设置与调整方案等；（5）研究公司重大改革方案和部署等；（6）审议通过公司重要规章制度等；（7）研究决定公司经营和管理中的重大问题等；（8）讨论公司年中/年度工作报告，听取公司各职能中心、部门的工作汇报；（9）总经理或副总经理认为应研究审议的其他问题等。7、组织流程（1）会议通知根据总经理或副总经理意见，总经办起草“会议通知单”，明确会议时间、地点、参会人员、会议议题、所需材料等内容，经总经理或副总经理签字确认后，由总经办提前三天将“会议通知单”发至各参会人员，需参会人员讨论的文件材料，总经办将其附于“会议通知单”后送予参会人员阅研。（2）材料收集各职能中心、部门应根据“会议通知单”的要求，整理本职能中心、部门会议材料，并按时报送至总经办，由总经办整理汇总，形成会议材料呈报公司领导审阅。（3）会议纪要由总经理或副总经理指派专人进行记录，议定事项形成《总经理办公会纪要》，经总经理或副总经理签字确认后，由总经办下发至相关职能中心、部门相关人员处。第六条公司例会1、召开周期：每周/月各召开一次2、组织单位：总经办3、会议时间：周例会固定于每周二上午十点（节假日顺延），月例会召开时间为次月3日（特殊原因或遇节假日顺延，将作另行通知）。每年7月为公司年中工作总结会议，次年一月为公司全年工作总结大会。4、参加人员：会议将分为常务会议及扩大会议两种，其中常务会议参加人员为公司各职能中心及各部门第一负责人；扩大会议包括公司及各部门管理人员。（会议通知中将列明会议类别及参会人员）5、主持人：公司总经理或副总经理6、记录人：总经办派专人记录。7、会议内容（1）主持人传达公司及中心和部门有关文件精神，通报重要事项。（2）各中心、部门负责人对照本周/月工作计划及完成情况，逐项检查计划完成情况，就未完成事项进行汇报分析其未完成的原因，提出解决办法并确定完成时间。（3）各中心、部门负责人就本周/月工作计划及完成情况提出本中心、部门下周/月工作计划安排，并在会议期间进行确认或调整；同时提出各项计划需要公司或其他中心、部门协调解决的事项和工作建议。（4）就本周/月资金计划执行情况进行说明，对超出预算部分进行说明，并确认下周/月资金计划。（5）公司领导分别对各中心、部门本周/月的工作情况逐一进行点评，并提出该中心、部门下月的工作重点及相关要求。（6）讨论其他有关事项；（7）会议主持人安排和部署下周/月公司整体工作并宣布议定事项。8、组织流程（1）会议通知周例会按照固定时间召开，月例会前三天由总经办通知，以公司内部网公告或其他形式发布会议通知，并要求参会人员在会议前两天提供会议材料，总经办通知参会人员，其中，年中工作会及年底工作会将提前一周发布会议通知。（2）材料收集本周/月及下周/月工作计划及完成情况以ppt形式做好例会基本会议材料，在下周一上报公司总经办，各中心、部门如有其它材料需在会议召开前两天送至总经办，由总经办汇总、整理，形成例会材料呈报公司总经理或副总经理，若未能按时送达，则视为未能完成上周/月全部工作；周/月计划要严格根据年中/度计划基础上分解制定。此外，周/月资金计划（本周/月资金计划执行情况及下周/月资金计划）也作为例会上报送材料。由财务管理中心在会前两个工作日统一报送总经办，并针对公司及各部门提供的资金计划提出意见。（3）会议纪要公司例会由总经办指派专人进行记录，当日议定事项形成《公司月例会会议纪要》，经总经办审核，总经理或副总经理签字确认后由总经办下发至各参会人员处。第七条专项会议1、组织单位：公司高管成员或各中心、部门第一负责人2、会议时间：不定期，由组织单位根据需要确定。3、参加人员：由组织单位根据需要确定。4、主持人：组织单位第一负责人。5、记录人：组织单位指派专人记录。6、会议内容：针对就组织单位提出的专项问题进行讨论、研究、确定等。7、组织流程（1）会议通知由会议组织单位提前与需参会人员沟通，并以“会议通知单”的形式至少提前一天下发至各参会人员处，同时将“会议通知单”抄送总经办备案。（2）材料收集专项会议所需相关材料由会议组织单位在“会议通知单”中注明，并收集汇总。（3）会议纪要会议议定事项形成《专项会议纪要》，由会议组织单位起草，各参会主要人员签字确认后下发，同时将一份副本送总经办统一归档备查。第八条内部例会1、组织单位：各部门第一负责人2、会议时间：原则上每天/周一次，具体由各中心、部门负责人确定，不得与公司会议相冲突。3、参加人员：各部门全体或主要人员。4、主持人：各中心、部门第一负责人。5、记录人：各中心、部门指派专人记录。6、会议内容（1）中心或部门负责人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作安排和面临的问题；（2）员工汇报昨日/上周工作情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和当日/本周工作安排；（3）与会人员讨论有关事项；（4）中心及部门负责人提出部门当日/本周工作要点、具体安排和有关要求等。7、组织流程（1）会议通知部门例会时间相对固定，可不做另行通知，如出现会议时间调整等情况，则由各部门负责人自行协调处理。（2）材料收集中心、部门例会会议材料以各中心或部门员工个人工作总结及工作计划为主，由部门负责人组织对相关材料的收集和整理。（3）会议纪要中心、部门例会则由其负责人指定专人负责记录、整理，经部门负责人签字确认后，由本部门指派专人负责日常归档、保管。第九条会议准备1、会议组织单位应提前准备好会议材料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交的资料等）；落实并布置会场，准备好会议所需的各种设施、用品等。2、公司召开的会议其务服务统一归总经办负责，各中心部门召开的会议会务服务则由召开单位负责。3、各部门召开会议需使用公司会议室的，应向总经办书面提出，由总经办统筹安排。第十条相关规定1、准时到会，并在《会议签到表》上签到；2、会议发言应言简意赅，紧扣议题及时间的把控；3、遵循会议主持人对议程控制的要求；4、属工作布署性质内容，原则上不在会上进行讨论性发言；5、遵守会议纪律；6、做好本人相关的会议纪录。第十一条会后跟进1、会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照各部门职责分工由组织单位跟进落实，会议主持人另有指定的，由主持人指定；2、会议跟进的依据则以会议决议、纪要、会议原始记录及《工作计划及完成情况一览表》为准；3、总经办负责公司级会议议定事项的督办和监管，定期检查会议决议、纪要及会议记录的落实情况，并以此作为考核当事人工作的重要依据；4、各部门会议、专项会议的跟进落实、督促检查工作由各部门或会议组织单位自行安排，相关的职能中心则对其工作进行定期检查。第十二条会议的保密1、与会人员要严格遵守保密纪律，除按规定履行的职责需要外，不得随意泄露会议内容、讨论和议决等。2、会议纪要为公司的机密档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照《公司文件管理制度》和《保密制度》的有关规定执行。3、对故意泄漏、传播会议有关情况的，将视负面影响的大小对责任人做出相应处罚。第十三条会议纪律1、会议的组织单位负责会议纪律的维护，准备签到表，组织参会人员签到，并有权对违反本制度的行为提出处罚。2、参会人员提前5分钟到达会场进行签到；会议开始时，组织人收回签到表；会后，组织人在签到表上标注迟到（注明到会时间）、未到和早退人员并送人资部做绩效考核。3、参会人员如不能按时出席，需至少提前一天以书面形式向组织会议单位请假，公司例会需向总经理或副总经理请假，否则会议组织单位应对其进行相应处罚。4、公司例会需各职能中心总监、部门经理理参加，如职能中心总监、部门经理因故不能出席，需指派本职能中心、部门其他人员代替，并提前通知总经办。5、迟到、早退、缺席（1）迟到：参会人员在会议规定召开时间后到达的，计为迟到。（2）早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前提前离开会场的，计为早退。（3）缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。无正当理由缺席会议的每次罚款500元；迟到或早退的每次罚款300元。凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。6、会场纪律（1）、与会人员均应严格遵守会场纪律：（2）、与会期间应将手机调至振动或关机，不得在会议期间接打电话，如必须接听，需向会议主持人请示，在得到允许后移步至会场外接听；（3）、会场不得随意走动，如有特殊情况需要离开，须向会议主持人请假并得到批准；（4）、会议召开期间若发表不同意见时，应本着对工作负责的态度进行提出，不得进行人身攻击；（5）、参会者应畅所欲言、各抒己见，允许持有不同观点和保留意见；若会上一旦形成决议，无论是否同意，都应认真贯彻执行；第十四条会议效果的考核1、考核范围公司例会只针对各职能中心总监、部门第一负责人进行考核；仅限于总经理办公会及公司级例会。2、考核内容对公司总经理、副总经理组织的总经理办公会、公司例会