营业管理部制度

营业管理部管理制度根据本部门工作内容及性质，结合具体业务的操作，特制定如下管理制度，具体考核办法参照每月考核表：1、售前工作国外业务：接到询价指令，产品支持及时系统内完成报价，紧急情况可口头报价，后督促询价人录入系统后补录报价信息；国内业务：接到落实配置及供货期指令，工厂对接专员及时完成工厂对接。2、销售审批：国外业务：形成销售接到销售审批单后，支持内勤协助1日内完成审批单信息完善进入审批流程，不因销售审批流程未完成造成供货期延迟。国内业务：国内业务内勤协助销售人员销售审批的办理，不因协调审核不利影响销售进程。3、代理产品工厂的沟通根据库存情况和销售情况，向领导做出合理性的建议，并依据领导的批准，从工厂下订单发运。制作并审核与工厂的采购合同，工厂签章完毕寄回合同，留存复印件，原件转至财务部，根据合同约定支付款项。负责工厂的流程操作，做好相关台账的工作，及时将相关资料向工厂返寄。签收工厂邮寄整机发票，整理转至财务部门。厂家政策申请、落实、结算。国外业务：各厂家三包注册系统录入完善；国内业务：对接服务，及时完成厂家三包录入。4、物流运输环节国外业务(根据货物供货期合理安排发运速度，不因物流人员安排不当耽误供货期)与物流公司协商确认物流手续及费用。联系物流公司,确定货运司机的车牌、车号、身份证号、电话号码，做货运委托书，传真至工厂，掌握在途情况，到达指定交货地点时，通知国外服务部进行交机确认。口岸报关手续、清关手续办理、报关单返回。口岸库房的设备及配件工具的保存、随车带货需保证包装完好，无散落件、随车带货需详细清单并确认分公司最终收到货物。国内业务与工厂确认发货时间，乌市物流员跟踪物流发运状况及大致到货时间，提前通知服务部安排人员准时接车并点检；5、销售出库：出库三要素：销售审批、合同签订、定金（预付款）收取，三要素无法满足的情况下不允许放车，如有违规按照考核表执行。6、样机申请及样机调拨：A、样机申请须经系统审批，审批通过后方可进行样机发运，无审批负责内勤不得擅自通知发车及下达订单；B、样机调拨须由营管部下达调拨指令，无调拨指令各分部不得擅自调拨样机，负责内勤严格把控。5、内部资料的管理采购合同：原件交财务备案，复印件留存备查，需在合同签订完次日完成合同传递。在原件未返回时先提供复印件，后补原件。销售合同的传递及备案：国外业务：销售合同签订完毕当天需将扫描件发回总公司对接人员邮箱（发财务、支持内勤、产品支持、债权部，业务副总及公司总经理），内勤做合同审核，有问题立即反馈国外分公司进行更改重签，合同原件国外分公司责任人保管原件。国内业务：销售合同签订完毕当天需将扫描件或照片传回总公司内勤处，内勤做审核，有问题立即反馈销售人员进行重签，如没有问题将合同扫描件转债权部及财务做账，合同签订完毕后按照规定的时间内要求补齐客户资料并邮寄回总公司，负责内勤收到合同并且完成盖章后，财务递交一份原件，债权部递交一份复印件，自己留存可以是复印件。销售其他相关资料：合同、客户资料、设备交付验收单、发票及合格证签收单等，原件交财务备案，复印件留存备查。合格证、随车资料或工厂对接文件等建制建档。相关资料依据内部分工，由各职人员根据公司管理规定进行编号建档，统一管理。档案资料严格保密并妥善保管，造成遗失、泄密等将追责；6、结算业务根据采购合同约定的付款条件及时间，按期在金德系统内申请付款，领导审核后，转至财务付款。针对应付款项，应定期进行公司内部对账，与工厂进行外部对账，确保账目清晰无误。货运费用的结算，购进整机及发出整机的货物结算，见对方提供的运费发票，与合同核对后，领导审核后，转至财务报销。产品的宣传及厂家费用支持申请产品促销展示会A、展会前：根据市场情况及销售需要，由销售部或分公司提前30天向总公司营业管理部提报展会申请，申请中需列明展会规模，参会人数、费用预算等内容，营业管理部需对分部所报展会计划进行初审后报上级领导审核，审核通过展会可正常进行；营管部对接内勤根据分部所提报展会计划，报备工厂并提报展会计划，跟踪工厂领导批复情况。（工厂原则上支持50%的费用，如果没有审批通过，此展会费用将全部由代理商或分部自行承担）；物料申请，分部根据展会所需提报物料计划，经渠道人员与上级领导沟通完毕后最终确定物料的发放数量及费用承担情况，由工厂对接内勤向工厂申请物料；B、展会后：展会完成7日内分部需按照要求提报展会报销材料，公司内部走正常报销流程；工厂报销由厂家对接内勤进行处理，按照工厂要求提供报销材料并跟踪费用拨付情况；2）门头或户外广告发布由分公司经理根据需求报计划给营业管理部经理；营管部经理报公司业务副总批示;营业管理部经理安排与工厂协商广告牌的制作内容,尺寸,费用等相关事宜；根据业务副总的批准意见与产品生产厂家协商结果进行立项;配合分公司确定广告牌制作公司进行制作。工作输出数据工厂对接专员：采购台账：每周五及每月最后一天提报部门负责人，次月5号前提报财务对账并签字留底；工厂对账：每月工厂对账单由财务签字盖章后留底；工厂库存核对表，每月按期提报并留底存档；商务政策兑现，需将提报给工厂的兑现明细和政策通知一同转财务做账；每月3号前将当月付款计划报部门经理处做汇总，提醒财务提前做资金调配。支持内勤：样机盘点表，规定每月28日前完成样机盘点，盘点表与财务对账并签字留底，完毕后需将盘点结果反馈给部门经理，如遇节假日需提前完成盘点；销售、库存表及订单跟进表：每周五及每月底提报部门经理，次月5日为对账日，与财务对账完成后签字留档；合格证电子台账，根据入库样机，及时入库并收集合格证统一归档；调拨单，支持内勤调拨完成后由部门经理签字及时转财务进行调拨审核。出库，设备出库后次日完成金德系统出库。整机物流台账-国外业务涉及，每月1号给产品支持及部门经理各发一份。业务内勤：客户信息表及数据分析报告，每周五及每月最后一天提报部门经理；欠款报表的及时更新，针对国外业务，每周五发至业务副总及部门经理。产品支持：采购台账：每月底提报部门经理，并与工厂财务及公司财务进行对账；工厂