会议系统介绍

目录

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现状分析

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功能目标

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目标群体

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会议流程通过稳定的架构、更高的扩展属性，提供一体化及可扩展的会议系统解决现状分析会议类型多样化，如商务交流、大型的政务会议、收费会务，限人会务、发布会等，参会人员来自全国各地，给会务的组织管理加大了难度会议级别不同、参会代表人员众多、会务组织人员难以凭记忆对参会代表进行有效的身份识别和统计会议的频繁举行加剧会议管理的难度，简单的签到已经不能满足管理的需要，会给参会人员留下不良影响，影响会议效果传统管理方式不能保证准确性，且不便自动化统计传统管理方式对与会人员的身份识别有纰漏系统功能会议信息发布会议管理会议审核服务管理基础信息系统管理会议信息发布发布渠道：微信、QQ、MSN、短信、APP、微博、二维码发布方式：文字、图文、文字+URL链接、图文+URL链接，可以通过链接提交报名信息发布对象：面向客户、面向领导会议管理参会人员：管理参会人员信息会议信息：对发布信息进行管理会议类型：发布会、商务会、座谈会等会议室管理：对会议室进行分配和管理会议流程：管理会议进行流程查询统计：完成各相关人员对承办会议、参加会议、会议议题的查询统计的要求会议审核人员审核：统计收信人员查看信息数量、参加会议人员数量、参会人员是否具有参会资格参加会议：客户报道参加会议，验证参会人员身份，发放资料、证件等。如扫描二维码进入会议、二维码验证等会议结束：会议结束，对用户进行问卷调查、用户是否参加会后宴会等问卷调查：对参会人员进行问卷调查，参会人员可发表游记、评价和分享应急措施：做好日程的变动和会场的调整等应急措施，应变突发事件服务管理行程服务：安排参会人员行程，如是否进行接机/送机服务，会前组织者与当地交通部门协商制定通行车路线，印制和发送特殊车证住宿服务：安排参会人员住宿，包括住房类型、住宿付费方式旅游服务：会议结束后，是否参加旅行宴会服务：会议结束后，是否参加宴会，对参会人员进行审核基础信息完成各级机构系统管理员对系统运行基础信息的维护功能，主要包括常用的如会议类型、会议室、范本、席次图、数据字典、车辆、职务等公用基础信息的管理和维护系统目标随时了解会议室的当前状态和预定情况会议召开，相关的与会人员均会收到会议召开的短信通知，明确了时间、地点等关键信息会议行程安排从衣食住行到参加会议，可整体安排可部分安排，体现出系统的高耦合性对参会人员身份的识别会议体验效果的问卷调查提高会议管理效率目标人群目标客户：政府、企业、旅游公司、会晤公司、活动策划公司、临散客户目标人群：参会人员会议流程1会议信息发布2会议室分配3参会报名4人员审核5通知报道6行程安排7参加会议8问卷调查会议信息发布通过微信、QQ、MSN、短信、APP、微博、二维码等多种渠道发布举办相关主题会议信息，包括会议举行时间、地点、截止时间等，用户可通过打开发布信息的URL链接进行报名参会会议室分配对会议室进行分配，可对会议室的使用时间做了判断，如果存在同时同会议室使用的情况，发出提醒消息并进行相关的处理参会报名用户可通过发布信息的URL直接报名，也可去现场报名人员审核通过收信人员查看信息的数量，统计参会人员的数量，审核人员是否符合参会资格通知报道

审核通过的人员，收到会议召开的通知，明确了时间、地点等关键信息，并对参会人员作出行程安排，参会人员到达现场后进行身份识别并登记行程安排对参会人员的行程，从衣、食、住、行等方面做出安排，如参会人员是否需要接/送服务；对参加宴会的人进行身份识别；住宿的人住宿标准、是否需要付费等进行合理安排，保证参会人员的会议体验参加会议

控制会议进行流程，如对领导发言顺序、会议讨论话题、会议流程进行提示，参会人员可通过扫描二维码中途参加会议问卷调查