档案管理实施细则

附件：松江电站工程建设局工程档案管理实行细则（试行）根据国家《重大建设项目档案验收措施》等有关规定，结合工程实际状况，特制定实行细则如下:一、职责工程档案要与工程建设同步管理,各参建单位的领导要高度重视工程档案的管理和归档工作,在工程建设过程中,把各自职责范围内建设项目文献材料的形成、积累、整顿、归档工作做好，保证档案资料的完整、精确和及时归档。建设单位负责组织协调和指导各参建单位编制项目竣工文献和整顿项目文献。按国家规范规定，完毕各自职责范围内的竣工文献的编制和项目文献整顿、归档工作。（一）设计单位要提交工程各阶段的勘测设计文献，提交所有设计修改告知单和设计总结。（二）施工单位负责编制、搜集、整顿、提交所有竣工图、施工、安装记录（含隐蔽工程及测量记录）、工程联络单、机组启动试运方案、试运记录、验收签证书、移交试生产前的消缺记录、质量等级评价表、继电保护整定单、施工总结等。（三）监理单位（部门）负责编制、搜集、整顿、提交工程监理业务范围内形成的各项监理事项（工程质量、工期、投资等）的所有文献材料和监理工作总结；负责定期深入施工现场，对各施工单位项目档案的搜集、积累、整顿、立卷、保管等工作进行检查和指导，保证施工单位项目档案完整、精确；负责对各施工单位提交的工程竣工档案资料进行审核并履行签字手续。（四）质量监督单位负责编制、搜集、整顿、提交工程质量监督工作中形成的各类质量监督文献。（五）移民监理单位负责搜集、整顿、提交在征地移民工作中形成的所有文献资料。（六）建设项目实行总承包的，各分包单位负责搜集、整顿分包范围内的档案资料，交总承包单位汇总、整顿。竣工时由总承包单位向建设单位提交完整、精确的项目档案资料。监理部门审查合格后，办理移交手续。（七）其他设备、技术、工艺及商检、索赔文献应由承接单位整顿；其他参建单位按工作职责范围搜集、整顿、提交有关的档案资料。二、项目档案的搜集（一）搜集归档范围但凡反应与项目有关的重要职能活动、具有查考价值的多种载体的文献资料（图纸、照片、录音、录像、光盘等），都应搜集齐全，归入项目档案。1、前期文献：流域水电规划、预可行性研究汇报、移民安顿初步规划、水库沉没实物指标、投资估算、选坝汇报及审查会议纪要、可行性研究汇报、批复、移民安顿包干协议、移民赔偿投资包干协议、后期扶持原则的同意文献等。2、招投标设计阶段：设计院编制的主体工程、永久设备和项目法人委托的其他工程的招投标文献。3、施工图设计阶段：所有施工图和施工预算。4、施工阶段：土建施工文献，设计变更资料，设备及管线、电气、仪表安装施工文献，原材料和施工质量保证文献，设备调整方案、措施、调试汇报和调试过程中的设备缺陷处理记录、调试试运质量验评表、调试工作总结；监理文献、质量监督文献、试生产文献等。5、阶段验收文献：阶段和单项工程验收鉴定书、总结，待验收工程已完和未完毕项目清单。6、试生产阶段：生产准备文献，企业技术原则（现场运行规程、操作及事故处理规程、管理制度与措施等）；机组整套启动及试生产期间的文献材料（试生产记录、设备缺陷及事故处理记录、分析、结论、试生产工作总结等）；设备命名，主系统启动及倒送厂用电方案，继电保护整定单等。7、竣工验收阶段：工程建设总结（各参建单位）、工程总体竣工验收文献和枢纽工程、库区移民、工程档案、劳动安全卫生、环境保护、消防等单项的竣工验收文献、竣工决算汇报、审计汇报、竣工验收鉴定书等。8、工程管理文献：如项目审批文献、土地征用文献（包括附图红线确认）等，按阶段搜集归档。详细归档范围和保管期限详见附录C（二）搜集时间各类文献均按文献资料形成的先后次序或项目完毕状况及时搜集；引进设备文献应首先由松江电站工程建设局登记、归档，再行译校、复制和分发使用。三、组织案卷（一）组卷原则组卷要遵照竣工文献和项目文献的形成规律，保持案卷内竣工文献和项目文献的有机联络，便于档案的保管和运用。（二）组卷规定1、案卷内竣工文献和项目文献内容必须精确反应生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实状况。2、案卷内竣工文献和项目文献要齐全、完整。3、案卷内竣工文献和项目文献的载体和书写材料应符合耐久性规定。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。复印、打印文献及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的规定。录音、录像文献材料应保证载体的有效性。电子文献应使用不可擦除型光盘。4、对于出厂的多种原始材料（含钢筋、水泥、焊条、混凝土等）的试验汇报、合格证、质量保证书必须是原件。5、项目文献的纸张应采用可以长期保留的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝图。6、文字材料幅面为统一原则A4（297×210mm）规格。不小于A4规格的折叠成A4规格，不不小于A4规格的要粘贴在70克以上白纸上，粘贴时原件下边及右边与白纸对齐。需装订的文献应留25mm的空白装订边。7、所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签订竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清晰、不得代签。（签字人必须用笔签字不能盖章，竣工图章的尺寸见下图，为红色。）竣工图章8、有修改内容的竣工图要注明变更的根据，（文字、数字一般用杠改，线条更改一般是划，局部图形变更可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。修改内容不能超过幅面的35%，若超过此原则应重新绘制竣工图。）签字手续要完备。各工程项目的竣工图和竣工文献要按《水电管理手册》第60页国家基本建设委员会《有关编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》（详见附录A）的规定编写、整顿。9、照片、录像带、电子光盘的编制（1）归档的声像材料必须是原版、原件；必须图像清晰，声音清晰，并加以文字阐明；对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。（2）磁性栽体档案必须由形成部门编写必要的文字阐明，阐明软件名称及对应的计算机硬件和软件环境，阐明形成时间和版本、加密的密码和原作者。（3）照片按照GB/T11821-《照片档案管理规范》的规定编制。录像带按照DA/T15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》的规定编制。电子光盘按照GB/T18894-《电子文献归档与管理规范》的规定编制。电子光盘的标签应做成圆形，同光盘大小一致，内圆直径为40mm。标签左侧阐明应用软件名称，标签右侧阐明运行环境，标签上方阐明光盘存储文献的内容、责任者和时间。四、案卷和案卷内竣工文献和项目文献的排列（一）产品类案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程度，或按其产品系列、构造排列。（二）科研类案卷按课题准备立项阶段、研究试验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。（三）基建类案卷按项目根据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。（四）设备类案卷按设备根据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文献材料、设备运行、设备维护等排列。（五）案卷内管理性竣工文献和项目文献按问题、时间或重要程度排列。（六）案卷内竣工文献和项目文献排列应文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。五、案卷的编目（一）卷内竣工文献和项目文献页号的编写1、案卷内竣工文献和项目文献均以有书写内容的页面编写页号。2、单面书写的竣工文献和项目文献在其右下角编写页号；双面书写的竣工文献和项目文献，下面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。3、成套图样或印刷成册的竣工文献和项目文献，自成一卷的，原目录可替代卷内目录，不必重新编写页号；与其他竣工文献和项目文献构成一卷的，应排在卷内文献材料最终，将其作为一份文献填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。4、卷内目录、卷内备考表不编写页号。（二）案卷封面的编制1、案卷封面印制在卷盒的正表面，内封面（即卷皮）样式详见附录B图2。2、案卷题名应简要、精确地揭示卷内竣工文献和项目文献的内容，重要包括项目名称或代字、代号及其构造、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人确定。3、立卷单位应填写负责竣工文献和项目文献组卷的部门或项目负责部门。4、起止日期应填写案卷内竣工文献和项目文献形成的起止日期。5、保管期限应根据有关规定填写组卷时划定的保管期限。6、密级应根据保密规定填写卷内竣工文献和项目文献的最高密级。7、档号应填写全宗号、项目代号、目录号、案卷号，中间以“－”隔开。全宗号为1107；项目代号是指科技档案所反应的产品、工程、课题、设备的代字或代号，前两位为工期代号02，后两位为工程代号（03为双沟水电站工程，04为石龙水电站工程）；目录号一般指分类目录号；案卷号是指科技档案按一定次序排列后的流水号。（三）案卷脊背的编制案卷脊背式样及规格详见附录B图3，填写措施同案卷封面填写措施。（四）卷内目录的编制1、卷内目录式样及规格详见附录B图4。2、序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内竣工文献和项目文献件数的次序。3、文献编号应填写竣工文献和项目文献的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。4、责任者应填写竣工文献和项目文献的形成部门或重要责任者。5、文献材料题名应填写竣工文献和项目文献的全称。6、日期应填写竣工文献和项目文献的形成日期。7、页号应填写每件竣工文献和项目文献首页上标注的页号，最终一件填写首尾页上标注的页号。8、卷内目录排列在卷内竣工文献和项目文献首页之前。（五）卷内备考表的编制1、卷内备考表式样详见附录B图5。2、阐明包括：案卷内竣工文献和项目文献的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要阐明的问题。3、立卷人应由责任立卷人签名。4、立卷日期应填写完毕立卷的日期。5、检查人应由案卷质量审核者签名。6、检查日期应填写审核的日期。7、互见号应填写反应同一内容而形式不一样且另行保管的档案保管单位的档号，档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。8、卷内备考表排列在卷内文献材料之后。（六）案卷的装订1、案卷可采用装订和不装订两种形式。2、案卷内不一样幅面的竣工文献和项目文献要折叠为统一幅面，破损的要先修复。幅面为国际原则A4型（297mm×210mm）。图样折叠时标题栏露在右下角。3、案卷内不容许有金属物。4、不装订的案卷，应在每份竣工文献和项目文献的右上角加盖档号章，式样见附录B图6。档号填写措施同案卷封面填写措施，序号填写措施同卷内目录序号填写措施。（七）卷内表格的制成材料卷内目录、卷内备考表宜采用70g/m2以上白色书写纸制作。六、归档时间及份数（一）归档时间各参建单位在承建项目实体完毕后的三个月内或按协议考核规定的规定期间内将项目文献向建设单位归档（有尾工的在尾工完毕后及时归档）。项目档案移交需编制项目档案移交清册，一式两份。一份由立卷单位保留，一份随项目档案移交松江电站工程建设局档案管理部门存档。清册内容包括：案卷目录、项目档案归档审定表。电子文献应填写《归档电子文献登记表》。（二）归档份数1、多种文字资料及对应的电子文献各三份；多种原始资料一份，复印件两份，对应的电子文献三份；竣工图纸及对应的电子文献各三份（电子文献应为AUTOCAD）；设备图纸及对应的电子文献各三份。归档的电子文档必须与纸质文献内容相符。2、反应项目工程基地原貌、施工、安装过程、管网布置、隐蔽工程、施工工艺、竣工建筑、竣工验收、构造物等的音像资料，每个单位工程的不一样阶段必须移交的工程照片应不少于四张，其中电子文献三份，纸质文献一份。七、编制竣工文献和项目文献的费用1、施工单位应向建设单位提交两套属于职责范围内形成的竣工文献，其费用由施工单位负责。如有特殊规定按规定或协议规定提供。2、因设计失误导致设计变更较大，施工图不能代用或运用的，由设计单位负责绘制竣工图，并承担其费用。因建设单位或主管部门规定变更设计，需要重新绘制竣工图时，由建设单位绘制或委托设计单位负责绘制，其费用由建设单位在基建投资中处理。八、其他阐明1、工程档案的整顿质量，是衡量工程建设各阶段（包括勘测、设计、施工、监理）工作质量的重要内容。假如工程档案整顿不合格，阐明某首先的工