文件管控程序

编号P-DC-01昆山金科达明光电科技有限企业版本A修定日期/12/09文献标题版次1修定部门文控中心文献及资料管制程序页次1/8一、目的：为使我司质量体系能有效的运作，使质量系统所使用之文献迅速、对的流通，以保证各有关部门能适时获得合适且有效之最新文献。二、范围：我司所生产之产品自原物料采购、制造、检查、测试、储运、包装至出货等各阶段作业中，不管是我司内部或客户、供货商之有关资料均属之。三、权责：3.1质量系统推进小组：组织人员对文献进行编写及会审，并对文献的合用性审查。3.2文控中心：负责文献的登记、编码、发行、保管、作废、回收及销毁。3.3文献使用部门：负责管制文献、质量记录等文献数据的保管与维护。四、定义：4.1内部文献：企业质量手册（一阶文献）、程序文献（二阶文献）、作业指导书（三阶文献）及表单和记录（四阶文献）。4.2外部文献：非我司内部编制的文献，包括：外部原则、法规、图面、质量记录、机器设备及仪器的原始数据等。4.3一般文献：指除质量系统以外的企业内部一般行文（公告、签呈、会议告知、汇报等），为非受控文献，不列入文献编号原则。4.4D.C.C:文控中心。4.5电子媒体：我司质量管理系统之电子文文献均谓之。五、作业内容：5.1文献管制流程图，如附件一。5.2文献审批和会签：质量系统中之程序文献由指定部门制定后，交各有关部门会签意见交部门主管审核，最终送至管理者代表核准后交文控中心发行。5.3文献制定和更改：5.3.1内部文献制定及修订：5.3.1.1由各责任单位撰稿填写《文献制定、修订、废止申请单》，依内部文献及数据核决权限表申请同意。5.3.1.2内部文献及数据核决权限表：编号P-DC-01昆山金科达明光电科技有限企业版本A修定日期/12/09文献标题版次1修定部门文控中心文献及资料管制程序页次2/8文献名称制作/变更/废止审核会签核准质量(环境)手册管理代表管理者代表有关单位主管总经理程序文献有关单位制定部门主管/管理代表有关单位主管管理代表/副总规范、指导、操作文献有关单位制定部门主管有关单位主管副总/经理表单／记录有关单位使用部门主管有关单位主管经理5.3.2文献编号原则：5.3.1.1文献及资料的编号由文控中心负责，文控中心按编号原则编号由责任单位将文献打印出来，编号不能反复使用。5.3.1.2文献编号原则：5.3.1.2.1一、二阶文献编码原则：□－□□－□□流水号部门文献类别5.3.1.2.2三阶文献编码为一、二阶文献流水号增长一位。5.3.1.2.3四阶文献编码原则:□－□□－□□□□版次(1.2.3.4.5) 版本（A,B,C...Z）流水号部门文献类别编号P-DC-01昆山金科达明光电科技有限企业版本A修定日期/12/09文献标题版次1修定部门文控中心文献及资料管制程序页次3/85.3.1.2.4图纸编号:□－□□－□－□□□－□□ 版本/次流水号类别部门文献类别文文献类别：Ｍ：质量(环境)手册Ｐ：程序文献Ｗ：指导书/规范D：图面R:表单E:外来文献部门代号：QC:品保部RD:工程部MR:业务部PM:生管WI:生产部DC:文控中心SP:仓库/采购FA:财务课MA:管理部一阶文献：质量(环境)手册二阶文献：程序文献三阶文献：图纸、技术数据、作业指导书、原则、规范四阶文献：记录/表单5.3.3版本版次制定与修订：手册、程序文献或指导书之初次制定版本为第Ａ版，版次为1，尔后修订一次即变化该版次。当内部文献内容第5次修改，或有重大修改时，则重新更换版本，版本则为B版，版次为1。5.3.4内部文献修订时整份版次一起变更，修订部份用下划线标示。5.3.5SOP假如只变更其中一种工站时,可不进行整体版次的变更，只能对所修订页码进行变更.当有版次修改十次后,整份升级为B版.表单版本以Ａ为制定第一版，版次为1，尔后修订一次即变化该版次。修改5次后即更版本为第Ｂ版，版次为1，同一编号整份重新发行之。编号P-DC-01昆山金科达明光电科技有限企业版本A修定日期/12/09文献标题版次1修定部门文控中心文献及资料管制程序页次4/85.3.6章节段项的表达法：1.1.1.1第一项第一段第一节第一章5.4文献的登记发行：5.4.1体不清文控中心退回原单位）5.4.2文控中心将发行文献于《文献与资料管制一览表》上登记，并注明文献类别。5.4.3中心盖红色『文献发行章』，并注明发行日期，文控中心按实际需求发放到各有关部门。5.4.4领用部门在《文献分发/回收登记表》上登记后方可领出，由文控中心保留原稿，不须盖章。5.4.5申请表》，经单位主管或管理者代表审核后交文控中心依需求单位、数量进行补发。5.5文献修订及作废：5.5.1文献之修订作业：文献若有不合现实状况需修改、增订者，单位填写《文献制定、修订、废止申请单》，提出修订原因，会签有关部门后,交原拟案单位研议修改。修改完毕后文献审查、核准、颁布发行作业内容同文献制定作业。5.5.2发行章』后发行并登记，自新版文献发行之日起，旧版文献自行作废，由文献持有单位回交文控中心并在《文献发行/回收记录表》上登记，回收时应注意页数和内容与否符合及完整，文控中编号P-DC-01昆山金科达明光电科技有限企业版本A修定日期/12/09文献标题版次1修定部门文控中心文献及资料管制程序页次5/8心在旧版文献原稿每页盖红色『作废章』后保留，保留最终一次之版本文献，如其他单位需旧版文献作参照或它用时，需到文控中心借阅，只能在文控中心参照，不可带至现场，以免与新文献有混淆及误用的现象。5.5.3手册、程序或指导书之修订，以5.5.1行之。窗体修订时，则以《文献制定、修订、废止申请单》提出，但以抽换方式为之。5.5.45.5.5属工程技术类文献，由文控中心回收后销毁，不得外流，如为其他文献则在作废文献上划记，作为二度用纸。5.6外来文献的管控：5.6.1收单位交控中心登记，再依文献与资料的对应内容编号后盖『外来文献章』，其如无特殊管制规定，需登记《文献与数据管制一览表》根据需求发行给有关单位。5.6.2殊规定的，按其文献特殊规定进行管制。5.7特殊需求之文献发行：5.7.1写《文献申请表》经管理者代表核准后由文控中心配布，该文献发行前须盖『非受控文献章』，此类文献文控中心不进行回收，文献修订时不积极告知。5.8电子媒体之管理：5.8.1控中心并作备份以维持所有档案为最新版本。5.8.25.8.2关之电子目录中，如有需要亦可储存备份磁盘上。5.8.2编号P-DC-01昆山金科达明光电科技有限企业版本A修定日期/12/09文献标题版次1修定部门文控中心文献及资料管制程序页次6/8完毕。5.8.35.8.35.9文献之档案管理：5.9.15.9.25.9.3引必须清晰,易于查询.窗体记录类定期归档.并依文献清单保存期限进行保留。5.9.4改，三、四阶文献小部份修改有单位主管签名方可，且需全套文献一致。六、有关文献：无。七、有关窗体：7.1《文献制定、修订、废止申请单》R-DC-017.2《文献首页》R-DC-027.3《文献及数据管制一览表》R-DC-037.4《文献分发/回收登记表》R-DC-047.5《文献申请表》R-DC-057.6《目录》R-DC-06八．附件：8.1文献管制流程（附件一）。8.2各类文献用章（附件二）。编号P-DC-01昆山金科达明光电科技有限企业版本A修定日期/12/09文献标题版次1修定部门文控中心文献及资料管制程序页次7/8附件一、文献管制流程权责单位流程图使用窗体责任单位责任单位文控中心责任单位责任单位文控中心文控中心制定制定/修订/废止檔申请同意申请同意NG终止OKOK编号(废止文献回收)打印编号(废止文献回收)打印YESNG会签，核准NG会签，核准OK文献登记、盖发行章文献登记、盖发行章文献发放文献发放文献制定/修订/废止申请单依规定文献及数据管制一览表文献分发/回收登记表编号P-DC-01昆山金科达明光电科技有限企业版本A修定日期/12/09文献标题版次1修定部门文控中心文献及资料管制程序页次8/8附件二：各类文献用章附件一之一：文献发行章附件一之二：外来文献章附件一之三：非受控文献章附件一之四:作废章昆山金科达明光电科技有限企业文献制定、修订、废止申请单类别:□制定□修订□废止申请单位申请日期文件编号文件名称原制定单位意见原因阐明：会签单位意见签章总经办管理部业务部工程部采购/仓库生产部品保部核准审查制定NO：R-DC-01A1昆山金科达明光电科技有限企业 文件名称： 文件编号： 制定部门： 制定日期：部门经理室文控中心管理课业务部工程课资材课制造课品保课有关单位会签份数修订记录修订日期单据编号修订内容摘要页次版本／次核准审查制定发行章戳NO：R-DC-02A1昆山金科达明光电科技有限企业文献一覽表文献類別:項次文献編號文献名稱初次發行日期取消日期制定部門備注NO:R-DC-03A1昆山金科达明光电科技有限企业文献分發/回收記錄表文献類別:序號編號文献名稱版本/版次制定部門發行日期發行單位簽收人回收人回收日期第頁