如何做好招标文件解读

怎样做好招标文献解读雷启威中石化中原油建工程有限企业国际工程事业部序言伴随中国经济的迅速发展、全球经济一体化进程的加紧和国内市场趋于饱和，越来越多的中国企业为了实现自身可持续发展和参与全球竞争，在积极拓展国际业务，参与国际工程建设。石油工程建设行业在这方面走在国内施工企业的前列。拓展国际业务的一种重要手段就是参与国际项目招标，这是一种公正、安全和有效的途径。投标后能否中标，不仅取决于投标企业实力的强弱，还取决于投标人对招标文献的理解程度和对招标人需求的把握程度。国际项目招标一般用外语写成，大多数状况下是英语。因此可以说对招标文献的熟悉程度在某种意义上决定了投标方案和报价编制与否合理、与否有竞争力。因此招标文献解读是投标过程中很关键的一步。本文对怎样有效地解读招标文献进行了探讨。招标文献构成国际项目招标文献一般有许多文献，少的有数十个，多则达上百个，不过比较规范系统。一般来说，国际石油地面工程项目招标文献包括如下内容：投标须知（InstructionstoBidders）；工作范围（ScopeofWork）；协议协议（ContractAgreement）；协议条款（ContractTerms），包括通用条款（GeneralTermsandConditions）和专用条款（SpecialTermsandConditions）；技术规定（技术规格书）（TechnicalSpecification）；QA/QC规定文献；HSE规定文献；工程量清单（BOQ）或MTO；图纸；合用原则；其他文献。例如，沙特阿美企业（SaudiAramco）的招标文献一般可达800多种，有当地化用工、采购等规定文献。标书解读目的一般来说，招标文献解读重要是理解招标人的需求，其重要目的如下：理解项目性质、工期计划、截标日期、各类保函规定等关键事项；明确投标人的责任、工作范围和报价规定；明确投标书编制内容及规定；理解项目的技术规定，以制定合理的施工方案；理解工程中拟采用的材料和设备，以便进行市场询价；发现招标文献中的错误、模糊不清或互相矛盾之处，提请招标人澄清；发现招标文献（协议、技术文献等）中暗藏的风险和不利隐私，以便做出合理的应对措施；找出协议中具有的不合理规定或投标人要承担风险的条款，以便采用对应的对策，标书解读也是风险管理中重要的一步，通过解读来发现和识别招标文献中存在的风险，引起投标团体的重视，做好应对工作。招标文献的解读和精确把握是编制合格的技术标书和商务标书的前提，也是投标团体开始投标的第一步和关键一步，因此必须高度重视。标书解读规定国际石油工程项目招标时间一般在一种月，有的也许一种半月，在这短短的招标期间，要完毕所有的投标工作（考察、解读、采办询价、工期计划编制、工作量汇总和计算、人力设备资源计划编制、各类施工方案编制、质量方案和HSE方案编制、商务报价以及多种商务文献的准备以及后期标书装订递交等）殊非易事，因此必须在尽量短的时间内完毕标书解读。因此要控制好标书解读的时间，留给一种月时间内对于投标时间在一种月左右的项目，一般应在收到招标文献后5~7个工作日内完毕解读，接着召开标书解读会。标书解读原则上越细致越好。投标人员解读时应将阅读招标文献时发现的问题、重点、难点、不明确或含混不清或模棱两可的地方，要清晰各自负责解读的章节或专业，作好记录，写下自己的理解。有条理，有次序。这样有助于编写方案、人力设备资源计划和报价。标书解读内容投标人员要全面熟悉招标文献的内容，不要忽视任何一种细节。对招标文献的熟悉程度不够、对协议条件理解错误都也许给自己带来错误的判断，进而导致项目执行时的经济损失。在研究招标文献过程中发现招标文献有问题或者内容模糊的地方，应当以书面形式或在标前会议上向招标人提出质疑并规定予以明确的解释。通过研读招标文献必须掌握如下关键内容：有关投标须知和协议条款要核准下列日期:投标截止日期、投标有效期、由协议签订到动工的时间、总工期和阶段性工程工期的节点、工程保修期等；有关误期赔偿费的金额和最高限额的规定、提前竣工奖励的有关规定；有关保函或担保的有关规定、保函或担保的种类、保函额或担保额的规定、有效期等；有关付款条件，应弄清晰与否有预付款，其金额和扣还时间与措施，永久设备和材料预付款的支付规定，进度付款的措施，自签发支付证书至付款的时间，拖期付款与否支付利息，扣留保留金的比例、最高限额和退还条件；有关物价调整条款，应弄清有无对材料、设备和工资的调整规定，其限制条件和调整公式怎样；有关工程保险和现场人员事故保险等的规定，如保险种类、最低保险金额、保期等；有关不可抗力导致损害的赔偿措施与规定、中途停工的处理措施与补救措施；有关争端处理的有关规定；有关用工当地化的规定；有关分包商和当地供应商的规定；理解投标文献的格式及内容编制规定。有关投标人工作范围、责任和报价规定应当注意协议是属于单价协议、总价协议、还是成本加酬金协议。不一样的协议类型，承包人的责任和风险不一样；认真贯彻投标人工作范围，不应有模糊不清之处。例如，报价与否具有勘察设计补充工作，与否包括进场道路和临时水电设施，有无建筑物拆除及清理现场工作，与否包括监理工程师的办公室和办公、交通设施等；认真阅读BOQ或其他文献中的报价规定，熟悉工程量清单。熟悉工程量不仅是为了便于后期计算投标报价，并且是确定参与项目投标后在实行工程中查对每项工程量的根据，同步也是能否合理安排施工进度计划、选定施工方案的重要根据。当发现工程量清单中的工程量与实际工程量有较大差异时应向招标人提出质疑，祈求答复，不容许私自修改工程量。有关技术规范、质量和HSE文献、合用原则和图纸工程技术规范是按工程类型描述工程技术和工艺的内容和特点，对设备、材料、施工和安装措施等所规定的技术规定，有的则是对工程质量(包括材料和设备)进行检查、试验和验收所规定的措施和规定。应注意每项工作的技术规定及采用的规范。采用的规范不一样，其施工措施和控制指标将不一致，有时也许对施工措施、采用的机具设备和工时定额有很大影响，忽视这一点不仅会给投标决策带来困难，并且还会给未来的施工工作导致困难。要尤其注意技术规范中有无特殊施工技术规定、有无特殊材料和设备的技术规定、有无容许选择代用材料和设备的规定。若有，则要分析其与常规措施的区别，合理估算也许引起的额外费用。图纸分析要注意平、立、剖面图之间尺寸、位置的一致性，构造图与设备安装图之间的一致性。发现矛盾应及时提请招标人予以澄清并修正。要注意投标文献中的质量和HSE规定。例如，管道焊接与否100%NDT检查，与否需要智能通球，与否有严厉的环境保护规定等。质量和（或）HSE规定高会增长施工成本，从而导致更高的报价。研究招标文献首先要确定工作量与否与招标邀请函中简介的工作量一致，有无技术难点，投标风险是什么，尤其是对于维修项目和改造升级项目，更要精确确认招标文献中的工作量（投标团体要根据确认后的工作量再次对项目的可行性提出意见，并明确我司与否具有施工能力和资源。假如回答是肯定的，则可转入技术标书和商务标书的编制；假如回答与否认的，则应提请投议标管理委员会对项目投标可行性进行再论证）。有效的标书解读措施国际石油工程项目招标时间短，工作强度大，标书解读时间短。怎样在有限的时间内能做到全面熟悉招标文献，掌握招标人意图，发现问题和风险，为后续方案编制打下良好的基础。这规定有一种高效的解读措施。人员规定国际项目招标文献大多用英语写成，因此投标人员要具有良好的英语能力。国际项目造价一般在数千万美金乃是数亿美金，工程复杂，投标人员需要有丰富的经验。而实际上，从事国外项目的人员大多英语能力有限，不能完整、对的地理解标书。在这种状况下，投标团体应有一种英语能力很强的人（如没有，应聘任有石油工程项目翻译经验的翻译提供支持）全面解读招标文献，在团体组员碰到疑问时及时答疑解惑。合理分工国外招标文献一般很大，很有数十甚至数百个文献，任何一种人要在短时间内完毕标书解读是不也许的。因此要提高解读效率，投标团体必须分工合作。标书解读一般可进行如下基本分工：投标负责人要通读所有文献，以求对招标人的意图、规定、原则进行总体把握，有助于进行后续工程量、施工布署及报价审核；一般要安排一种语言能力好、有经验的人通读投标须知、项目及工作范围简介、协议条款、技术规定、QA/QC规定、HSE规定、BOQ等文献；负责协议的人员不仅要研读投标须知，还要精研协议通用条款和专用条款；商务人员要阅读投标须知、协议条款、工程范围和工程量文献以及项目简介，有时还规定阅读技术规定文献；计划编制人员至少要阅读投标须知、工程范围和工程量文献以及项目简介文献，必要时还应理解协议有关内容；各专业人员除了应熟悉项目及工作范围简介文献、技术规定、本专业图纸、原则、工程量等文献外，还应阅读QA/QC、HSE文献中与本专业有关的内容，由于这些文献中也许包括影响施工方案和报价编制的内容。标书解读方式投标人员在阅读招标文献时应做好记录。一般采用一种通用的模板，将自己在阅读过程中发现的问题、难点、要点、不清晰或难以理解或含混不清的内容记录在模板里，并进行阐明，提出自己的见解或问题。标书解读交流标书解读过程中投标人员就文献的内容进行交流。一般有两种方式：非正式交流和标书解读会。非正式交流非正式交流就是在标书阅读过程中投标团体组员间标书内容进行的探讨。投标团体组员可以随时就某个问题展开交流，各自阐明对标书的理解，到达统一意见，不能到达一致时可与投标负责人探讨，必要时作为澄清问题提出。标书解读会一般应在投标初期标书解读基本完毕后组织召开标书解读会，检查投标人员的解读成果。召开解读会有助于投标团体组员全面理解整个项目状况和招标规定，掌握投标中的难点和重点以及需要特殊注意的事项。负责招标解读会的人首先要制定一种会议议程。常用议程如下：投标负责人或其指定人员简要简介项目背景、性质和工程量等状况；商务协议人员简介解读商务协议文献后的所得，存在的重要风险和问题；专业技术人员简介各专业的工作量和技术规定，指出难点和要点，阐明工程量不清晰或反复的地方，工程的技术难度，以及处理方案等；最终就某些关键的商务、协议和技术问题展开讨论，提出应对措施。投标负责人安排专人负责会议记录，会后编写会议纪要，将投标组员的解读文献汇在一起，作为纪要的附件，与会议纪要一起上传到内网由投标人员共享，用作投标方案编制的参照。标书解读会的结束并非意味着标书解读完毕，投标人员应伴随投标工作的进展深入阅读招标文献，及时发现和处理问题。标书解读不良案例项目不一样，项目所在国不一样，标书内容也不一样，标书规定也不一样，商务协议和技术方面都会有所不一样，虽然项目性质类似或规模相称，标书的内容也不会完全相似。因此，不能应为有了同类或类似项目经验，就可以不阅读、不细读表述的详细内同，想当然地认为没什么差异。同样的项目有时由于项目地点不一样、所在国法律法规的变化、技术原则的进步、气候环境的不一样、环境保护规定而大相迥异。我们历史上曾经出现不少因没有熟读标书导致报价失误，中标后产生巨大风险的事例。下面就此列出几种案例，目的是但愿投标人员足够重视标书解读。我方承包的沙特阿美企业Manifa井场和管线施工项目，工作包括井场管线和井场设施的施工。由于投标人员没有注意到工作量是按订单形式下放的，误认为整个工程全有我方施工，采用了不平衡报价方略。成果有三家单位中标，业主将报价低的工作下放给我方，导致工程出现重大亏损。详细内容如下：在招标文献“Specific_Instuctions_to_Bidders”的A.INTRODUCTION第2段写道：“…SAUDIARAMCOhastherighttoissueReleasePurchaseOrders(ReleasePO)onanyworkingareatoone(1)bidderormore.”(翻译：沙特阿美企业有权将某个区域工程的同意采购单下达给一种或多种竞标人。)在协议ScheduleA“GENERALTERMSANDCONDITIONS”多次提到了“ReleasePO”，例如：“7. SAUDIARAMCO'SGENERALOBLIGATIONSSAUDIARAMCOshall,inaccordancewithandsubjecttothetermsandconditionsofthisContract:7.1 IssueReleasePOs.”（翻译：7.沙特阿美企业基本义务沙特阿美企业应根据并且遵守本协议条款：7.1下发同意PO。）注意：这里PO背面加了s，表明该项目有多种PO。充足阐明了这个项目的详细工程也许授予不一样的承包商。不过在招标阶段没人注意到这一点，认为只有一家中标人执行整个项目，因而作出了不平衡报价，对人力资源和设备计划考虑不周，成果是Manifa项目有多家企业中标，阿美企业将报价低的工程授予了我企业，导致项目严重亏损。沙特阿美陆上井场升级改造项目，工作内容重要是对既有井场进行升级改造，井场分布极为分散，从沙特首都利雅得附近一直到沙特南部，并且也是采用订单形式下放工作。投标人员没有认识到这一点，认为是一种全新项目，最终将报价削减了约二分之一左右（尚有某些其他原因），中标了。协议签订后准备开始执行，现场人员到各个现场考察后发现了这个问题，认为假如坚持执行协议会产生巨大亏损的风险，提议取消协议。最终在沙分企业和国工的努力下，与阿美企业协商，取消了该协议。虽然阿美企业对我方的信任度减少，不过防止了巨大的经营风险。（注：项目招标文献遗失，无法列出详细内容）沙特农业部净化水输送项目：由于技术规格书阅读不全面，甚至也许了漏看了管沟开挖、回填以及试压方面的规定：“Thelengthoftrenchtobeleftopenpriortolayingshallnotbemorethan200metresandnotrenchshallbeleftopenformorethan20daysunlesstheContractorhasobtainedthewrittenconsentoftheEngineer”(翻译：开挖且待铺设管子的管沟长度不得超过200米，管沟应在20天内铺管和回填，有得到工程师同意的除外)；和“Unlessotherwisestatedoragreedtestingshallbecarriedoutinlengthsnotexceeding1000meters.Thewholesystemshallbetestedandchlorinatedbeforethefinalconnectionsaremade.”(翻译：除非另行同意，试压管段不得超过1000米。整个系统