管理计量学课件-管理信息系统调查与可行性研究

管理信息系统调查与可行性研究4.1系统调查的原则和方法4.1.1系统调查的原则在系统调查过程中应始终坚持正确的方法，以确保调查工作的客观性、正确性。一般来讲，系统调查的工作应遵循以下几个原则。1) 自顶向下全面展开2) 存在的必要性及改进的可能性3) 工程化的工作方式4) 全面铺开与重点调查结合5) 主动沟通和友善的工作方式4.1.2系统调查的方法调查的方法大致有4种，具体如下。1) 召开调查会2) 会谈3) 发调查表4) 参加业务实践4.2系统调查的步骤4.2.1初步调查初步调查的目的是为了论证建立一个新系统的必要性，提出初步设想，并对实现新系统的可行性进行分析。初步调查由领导小组指导下的系统分析师进行调查，其主要内容

如下。(1) 整个组织机构的概况：包括规模、历史、组织目标、人力、物力、设备和技术条件、管理体制以及领导层的情况等。(2) 现行管理信息系统的概况：它的功能、系统涉及的人员、技术条件、技术水平、管理体制(归哪一级领导)、工作效率和可靠性等。(3) 组织机构的对外关系：它和哪些外部实体有工作联系或从属关系，它们之间有哪些物资或信息的关系，哪些环境条件(包括自然环境和社会经济环境)对该组织机构的活动有明显的影响。(4) 管理信息系统在组织机构中的地位：它和组织的领导、管理部门以及各基层是怎样联系的，信息的收集和传输的渠道是什么，它能掌握哪些信息，不能掌握哪些信息，哪些部门向系统提出了信息要求。(5) 各方面对现行系统的情况及新系统的研制持怎样的态度：其中包括领导、管理部门、各基础单位、有工作联系的外单位以及现行系统本身，需要了解它们对现行系统是否满意以及各种看法的理由。(6) 开展管理信息系统研制工作的资源情况：组织为研制新系统可以投入多少人力、物力、时间以及现有设备的可用性。(7) 各方面对系统目标的看法。具体来说，初步调查可概括成三方面调查：组织机构调查、系统现状调查和业务信息调查，具体如下。1.组织机构调查要了解一个企业的整个活动，首先应从组织机构调查入手，其目的主要是了解企业组织机构的划分以及它们的相互关系，因为物质和信息流动是以组织机构为背景的。调查的结果可用组织机构图来表示。组织机构调查主要包括：企业概况调查、企业组织机构调查和企业特点调查。下面以某公司为例，具体讲解组织机构调查的方法。(1) 公司概况调查。其内容包括：①公司名；②成立时间；③行业种类；④地址；

⑤职工人数；⑥经营性质；⑦经营项目来源；⑧年经营额；⑨主要经营商品；⑩主要销售单位；⑪主要采购单位；⑫主要竞争对手；⑬法律依据。通过以上项目调查，可使我们对公司有一个大概了解。(2) 公司组织机构调查。组织机构调查结果用框图形式表示，如图4-2所示。(3) 公司特点调查。该公司的主要特点是：①主要经营的国家大项目所需设备，以进出口为服务对象；②横向联系项目少，多数属国家重点项目或对外承包的项目；③业务人员、采购人员流动性大；④由于业务人员、采购人员外出时间多，在单位时间少，必要的信息不能及时反映出来；⑤厂家拖欠款现象严重；⑥经常要向有关单位发催款通知书；

⑦经常要结算所欠款的利息。在组织机构调查中，画出组织机构图不是最终的目的，最终目的是通过组织机构图来确立哪些部门是最关键的、哪些部门应先建立系统，哪些部门可后建立系统、设备应配到哪些部门以及共需要多少设备等。图4-2组织机构调查结果2.系统现状调查在确定了基本方针，真实地了解系统化业务的现状，并掌握事务工作及管理工作上存在的问题之后，进行新系统设计前，必须对现行管理系统进行深入调查。调查的重点有以下4点。(1) 事务流程现状调查。主要包括：①收集并整理各部门使用的传票、传条；②调查这些部门信息产生的过程和如何处理(处理方式、涉及人员)及归档；③调查各部门的要求意见；④将调查结果制成事务流程分析图；⑤将收集的信息整理成输入数据、输出数据和台账数据，为今后的数据文件产生提供条件；⑥掌握事务流程现状后，从全公司的观点出发，防止双重作业和进行集中作业的情况；⑦有没有可能对事务流程做某些变动，使事务流向更趋于合理。(2) 代码体系调查。主要包括：①调查现行系统中使用的代码，并整理出现行系统代码明细表；②掌握代码体系以及个性等管理方面的问题；③将结果汇总成代码结构表。(3) 功能与信息的关系调查。这一调查过程要注意两点：①将选出的各种各样的功能用信息关联起来；②检查功能与信息内在联系以及关联的正确性。(4) 需求分析图。需求分析图要反映出4点要求，分别为：①明确系统现状调查阶段提出的要求和问题；②着眼于重要的问题；③明确系统的目标与实现此目标使用的具体手段的关系；④把以上结果汇总成需求分析图。图4-3为某销售部门为达到销售目标所构成的需求分析图。3.业务信息调查业务信息调查可以设计成各种各样的信息调查表形式，在设计信息调查表之前，应该对公司(或企业)的人、财、物的流向进行分类。业务信息大致可归纳为以下几类。(1) 输入信息：是指现行系统中购进材料和原料的传单、发票等。图4-3需求分析图(2) 输出信息：是指现行系统向外部提供的材料、货物、报表和账据等。(3) 保存信息：是指财会部门的账务汇总票据需要保存多长时间的信息。(4) 代码信息：是指各部门中所用到的产品号、工号和科目号等。业务信息调查的目的是要明确整个业务过程中信息流动的过程。信息调查的结果将成为系统分析阶段不可缺少的参考资料。有了上述初步调查结果，系统分析师可根据自己的工作经验以及对计算机技术的了解，从目标和方案、技术、经济及操作四个方面进行可行性分析，写出可行性分析结果。4.2.2详细调查必须对新系统的目标规模、范围和功能做进一步的描述设计，如果有不清楚或含糊不清的地方，系统分析师必须对系统方案所涉及的范围进行深入调查。要收到预期效果，在对各业务部门进行调查的同时，应收集有关部门所有的原始单据、凭证、各种报表、分析报告、上下级行文、规章制度、产品目录和技术文档等有关管理资料，并加以分类、汇总，作为详细调查的附件。详细调查的对象包括功能部门、业务部门和数据流程。1.功能部门调查在功能部门调查中，首先要了解系统方案中所涉及的有关功能部门，如财务处、人事处、科研处和业务处等，然后对这些独立部门进行详细的功能调查。在调查时，可用组织关系图来说明该部门的职责范围和功能。组织关系图的描述方法可按“自顶向下”的原则设计，如图4-4所示。自顶向下的结构是一个递增地组装结构的方法。从主控模块M1开始沿控制层次向下移动，把模块组合起来。以深度或宽度的方式，将属于或最终属于主控模块的模块纳入系统结构。例如，在图4-4中，若选择左边主路径，就先组合模块M1、M2和M5，接着是M8，然后再构成中间和右边的控制路径。图4-4自顶向下的结构图一般来说，功能部门调查中对组织机构的调查可分为线型组织调查和职能组织调查。1) 线型组织调查线型组织是按工作性质把组织机构分为若干单元。例如，开发部门，它下面设置系统设计组、程序设计组、信息控制组、运行组和硬件组，这些组直接在开发部门的统一领导下进行工作，如图4-5所示。2) 职能组织调查职能组织是按照工作职能来划分组织机构。例如，开发部门，从职能上来划分分成开发、运行和控制三大部分。其中：开发部分包括系统设计、程序设计和计划调度；运行部分包括机器操作、数据录入、终端操作和机器维护；控制部分包括信息收集、信息发出和档案管理，如图4-6所示。图4-5线型组织结构2.业务部门调查(1) 填写业务调查表。业务调查表的内容主要包括：①填表单位名称；②本单位职能；③业务范围描述；④业务顺序编号；⑤业务名称；⑥业务内容简要描述；⑦相关单位；

⑧本单位对现行系统要求有何变动。其内容可根据具体情况做相应变化。(2) 画出业务流程图。业务流程图一般以业务小组的功能为中心展开，实际上是在功能分析的基础上，对各功能进行具体化，以便了解各业务的输入、输出情况，所需的文件内容以及与其他业务功能的关系(具体内容请参见5.3节)。3.数据流程调查数据流程调查实际上是把业务活动中所涉及的输入/输出数据和信息进行整理与登记，并对业务活动中的中间存储形式也进行整理和登记的过程(具体内容请参见5.4节)。图4-6职能组织结构4.3管理信息系统的可行性研究4.3.1可行性研究概述可行性研究是指在当前组织内外的具体条件下，系统开发工作必须具备资源和条件，看其是否满足系统目标的要求。可行性研究要回答下列问题。(1) 目标和方案是否可行？(2) 技术能力上是否可行？(3) 系统开发运行环境是否可行？(4) 经济投资能力如何？(5) 系统需要多长时间才能建立起来？(6) 需要多少人力、物力？(7) 系统分析说明书是否符合现行系统实际情况？(8) 系统分析说明书对新系统的效益分析是否有依据？可行性研究最终要指出：提交的系统分析报告可行还是不可行？有没有必要修改？对此应做出明确的结论。4.3.2可行性研究的内容可行性研究包括以下几方面。1) 目标和方案的可行性目标和方案的可行性是指目标是否明确，方案是否切实可行、是否满足组织进一步发展的要求等。2) 技术可行性技术可行性是根据现有的技术条件，考虑所提出的要求能否达到，所需的物理资源是否具备、能否得到。一般来说，技术可行性包括以下几方面。(1) 人员和技术力量的可行性：即有多少科技人员，其技术力量和开发能力如何，有没有系统开发的可行性，如果本单位没人，有没有同其他单位合作开发的可能性。(2) 基础管理的可行性：即现有的管理基础、管理技术和统计手段等能否满足新系统开发的要求。(3) 组织系统开发方案的可行性：即合理地组织人、财、物和技术力量并进行实施的技术可行性。(4) 计算机硬件的可行性：包括各种外围设备、通信设备和计算机设备等的性能是否能满足系统开发的要求，以及这些设备的使用、维护及其充分发挥效益的可行性。(5) 计算机软件的可行性：包括各种软件的功能能否满足系统开发的要求，软件系统是否安全可靠，本单位对使用、掌握这些软件技术的可行性。暂时不能被本单位开发人员掌握的技术，一般应视为不成熟或是没有可行性的技术。(6) 环境条件以及运行技术方面的可行性。3) 经济可行性经济可行性，简单地说，就是指建立后的系统带来的经济效益是否超过其研制和维护的费用。一般来说，建立后的系统在经济效益上应大于花费在系统研制和维护上的费用；否则，在经济上来说是不可行的。经济可行性包括费用估计和经济效益估计。(1) 费用估计。费用估计是对系统开发、运行整个过程的总费用进行估计。系统分析、设计和实施阶段的投资属于一次性投资，而系统运行阶段的投资属于日常性费用。(2) 经济效益估计。信息系统的经济效益有两个方面：一是直接效益；二是间接效益。表4-1归纳了新信息系统可能带来的效益。表4-1新信息系统可能带来的效益直接收益例

子销量或利润增加信息处理成本减少运营成本减少所需投资减少运营效率增加信息技术基础上的产品开发过滤不必要的文件存货持有成本降低存货投资需求降低更少的损坏、浪费和闲置时间间接收益例

子改善信息获得性改善分析能力改善客户服务改善员工士气改善管理决策制定改善竞争地位改善商业形象更及时精确的信息联机分析处理和数据挖掘更及时的服务响应减少繁重的工作任务更好的信息和决策分析锁定客户的系统给客户、供应商及投资者以进步的印象4) 操作可行性操作可行性主要是指管理层、员工、客房供应商以及其他人员愿意且能够操作、使用和支持这个系统，即组织内外是否具备接受和使用新系统的条件。例如，如果新业务系统的软件难以操作，客户或员工可能会出现很多操作错误，那么他们就不会使用该软件。这样，操作可行性就无法通过。具体地，从组织内部来讲，管理信息系统的建立可能导致某些制度，甚至管理体制的变动。对于这些变动，组织的承受能力影响着系统的生存，尤其是从手工系统过渡到人机系统，这个因素影响更大。领导者不积极参与或旁观怀疑，中下层怕改变工作性质，由于惰性或惧怕心理而反对采用新技术，都是系统失败的关键因素。从组织外部来讲，管理信息系统运行后，报表、票证格式的改变是否为有关部门认可和接收将直接影响企业的营业额。对于涉及社会经济现象的系统，还应考虑原始数据的来源有无保证。4.3.3可行性分析报告可行性分析报告是系统分析师在这一阶段工作的总结，它反映了系统分析师对系统开发研制的看法。这个看法要提交给领导小组(或委员会)，然后召开会议讨论。如果可行性报告讨论通过，此时，这个报告就不再只是系统分析师自己的看法了，而是整个组织的领导、管理人员和系统分析师的共同认识。一