沟通控制程序

这里有一份程序文件1目的为了及时、准确地收集、传递及反馈质量和食品安全的有关信息，对信息进行管理，特制定本程序。2范围适用于公司内、外部信息的传递与处理。3职责——为沟通管理工作归口部门。----负责质量和食品安全信息的内外部沟通。3.3各部门负责工作范围内和对应相关方信息的收集、传递和交流。4工作程序4.1外部沟通为确保在整个食品链中能够获得充分的食品安全方面的信息，公司制定、实施和保持了有效的措施，以便与下列各方进行沟通。4.1.1与供方和分包商的沟通4.1.1.1-—负责与原料、辅料、包装物供方的沟通。---负责与监视和测量装置的检定和校准服务有关的沟通。---负责与产品委托检验方的沟通。4.1.2与顾客的沟通与顾客沟通的主要信息有：a） 产品信息（包括有关预期用途、特定贮存要求以及适宜时含保质期的说明书）；b） 问询、合同或订单处理及其修改；c） 顾客的抱怨及反馈。这些沟通由销售部负责，具体按《与顾客有关过程管理程序》、《顾客投诉处理程序》、《顾客满意度测量程序》和《销售代理商管理程序》的规定执行。4.1.3与上级主管部门的沟通4.1.3.1上级主管部门的要求由---负责接收，文件型的要求登记在《收文登记台帐》上，口头型的要求登记在《电话信息登记台帐》上；办公室根据信息要求传达至相关部门或向领导汇报，必要时使用《信息联络单》传递上级主管部门的要求。4.1.3.2产品的检测、食品安全卫生监督检查等信息，由质检部负责与上级主管部门沟通。4.1.3.3重大质量、食品安全事故信息由管理者代表/食品安全小组组长与上级主管部门沟通。4.1.3.4其他需要与上级主管部门沟通的信息由相关部门报党政办进行处理。4.1.4与其他相关方的沟通4.1.4.1体系认证机构的审核、认证信息由----接受后传达至经理及各部门。4.1.4.2对相关方施加影响的管理信息、法律法规信息由与相关方有业务往来的职能部门进行沟通。4.1.5通过外部沟通获得的重要质量和食品安全信息（尤其是来自顾客和主管部门的食品安全要求）应作为体系更新和管理评审的输入。4.2内部沟通4.2.1自上而下的沟通4.2.1.1总经理或其授权人根据建立的组织机构和职能的运作，通过会议、文件等方式，就管理体系的过程，包括顾客和法律法规要求、方针、目标及其完成情况，以及实施的有效性进行沟通，及时采取相应的措施，以确保管理体系的正常运作。4.2.1.2公司的例行会议、管理评审会议、内部审核的首末次会议、培训讲课等，参加人员应在《签到表》上签到，职能部门应做好会议记录，根据需要采用“会议纪要”、“简报”等形式及时做到“上情下达”。4.2.1.3公司的例行会议应每月至少召开一次，由总经理或其授权人主持，对下列各项进行交流、讨论和汇报：a） 顾客及相关方的质量及食品安全投诉、处理；b） 评审目标指标，汇报其完成情况；c） 合同履行情况；d） 体系运行监测情况；e） 纠正预防措施跟踪验证情况；f） 事故、事件报告调查与处理；g） 当月产品质量分析；h） 其它体系问题。4.2.2自下而上的沟通4.2.2.1各部门应建立报告制度，下级向上级汇报和请示工作；各部门负责人在本公司例会上汇报部门工作情况，以作为总经理进行决策的依据。4.2.2.2各部门应按有关规定，定期按时向总经理上报有关报表；总经理应及时将有关信息回复给各部门。4.2.3各部门之间的沟通4.2.3.1对于跨部门之间需要协调、沟通的事宜，按相关文件的规定执行；对文件没有规定沟通方法的信息，可以采用部门间传递《信息联络单》方式沟通，必要时由主管领导主持进行沟通。4.2.3.2各主管职能部门按规定的要求定期或不定期到现场检查工作，并填写相应的记录，针对问题及时在现场纠正或按《不合格品和潜在不安全产品控制程序》、《纠正和预防措施管理程序》的有关规定执行。4.2.4其他沟通方式质量和食品安全管理体系有关的各种信息沟通，亦可采用如下方式：a） 各种会议；b） 布告栏或板报；c） 通讯工具；d） 电子邮件等。4.2.5通过内部沟通过程，应确保总经理和食品安全小组及时获得包括但不限于以下方面的信息，以用于体系的更新和管理评审：a） 产品或新产品；b） 原料、辅料和服务；c） 生产系统和设备；d） 生产场所，设备位置，周边环境；e） 清洁和卫生方案；f） 包装、贮存和分销系统；g） 人员资格水平和（或）职责及权限分配；h） 法律