人力资源信息管理系统知识讲解

什么是人力资源信息系统

HRIS是组织进行相关人及人工作方面信息搜集、保留、分析和汇报过程，是取得人力资源决议所需相关及时信息有组织方法，它往往经过利用计算机或其它先进技术来促进决议过程。“系统”特指为实现特定目标而将各种分散活动组合成合理、有意义整体过程。人力资源信息管理系统知识讲解第1页人力资源信息系统复杂程度人力资源信息管理系统知识讲解第2页建立HRIS应着眼于企业实际HRIS是进行人力资源规划所必不可少，而且是当代企业HRM基础性工作。HRIS内容庞杂，有些信息采集成本较高，即使从理论上讲，HRIS越详细越好，但这势必增加了企业管理成本，达不到有效进行HRM目标。同时还要考虑企业发展时系统扩展性和使用过程中系统可修改性。因为任何一位职员信息都不是永远不变，随时需要更新。建立HRIS这一过程要考虑以下原因：1、企业发展战略及现有规模；2、管理人员对人力资源相关数据要求掌握详细程度；3、企业内部信息复制及传递潜在可能性；4、人力资源管理部门对HRIS利用程度和期望；5、其它企业人力信息系统建立和利用情况。人力资源信息管理系统知识讲解第3页HRIS所提供信息主要特征

1、及时。管理者必须能够取得最新信息。2、准确。管理者必须能够依赖系统所提供信息准确性。3、简明。管理者一次只能吸收一定量信息，系统不应该让主要信息被淹没。4、相关。管理者应该能经过系统取得特定情况下有较针对性信息。5、完整。管理者应取得完整，而不是部分信息。

假如缺乏上述特征之一，都会降低HRIS有效性并使决议过程复杂化。人力资源信息管理系统知识讲解第4页有效HRIS所产生若干主要报表和与经营相关预测

1、常规报表：按时间进度汇总经营数据。如每七天或每个月用人情况报表可能被送达总经理，而每个季度该报表可能被送达最高管理层。2、例外情况报表：着重强调在经营活动中十分严重、足以引发管理者注意改变。如人力资源经理可能对质量例外报表这类信息感兴趣，从而确定是否需要额外培训。3、按需提供报表：如含有5年工作经验、能讲流利西班牙语工程师数量是人力资源可能要求一个按需提供报表。4、预测：预测将一个模型应用于特定情况。管理者需要预测为满足企业产品或服务需求所需要员工数量和质量。人力资源信息管理系统知识讲解第5页HRIS功效

1、可为企业提供人力资源数据，方便企业制订发展战略，包含人力资源规划。2、可为人力资源决议提供信息支持。3、可为企业管理效果评定提供反馈信息。4、可为其它相关人力资源活动提供快捷、准确信息。人力资源信息管理系统知识讲解第6页HRIS所包含基础信息（1）◆自然情况：性别、年纪、民族、籍贯、政治面貌、体重、健康情况等。◆知识情况：文化程度、专业、学位、所取得各种证书、职称等。◆能力情况：表示能力、操作能力、管理能力、人际关系协调能力及其它专长种类与等级。◆阅历与经验：做过何种工作、担任何种职务及任职时间、调动证实和原因、总体评价等。人力资源信息管理系统知识讲解第7页HRIS所包含基础信息（2）◆心理情况：兴趣、偏好、主动性水平、心理承受能力等。◆工作情况：当前所属部门、岗位、等级、直接领导和下属、绩效及适应性等。◆收入情况：工资、奖金、津贴及职务外收入等。◆家庭背景及生活情况：兴趣情况及偏好、家庭职业取向及个人对未来职业生涯设计等。◆所在部门使用意图：提、留、调、降等。人力资源信息管理系统知识讲解第8页HRIS所包含基础信息（3）

依据上述信息，可综合开发许多有用二次信息。如人力分布、结构、主动性及冗员等。依据国外相关经验，250人以下组织，员工档案管理和索引卡系统十分有效，但对大型组织则需采取计算机，且需配置现有些人力资源管理经验，又懂计算机专门人员负责建立和管理人力资源信息系统。人力资源信息管理系统知识讲解第9页HRIS所包含基本模块1、资料备份、操作日志、用户（高层、中层、普通员工）权限管理（企业公告板、公共信息查询、个人信息查询、留言板等）、审批权限、预警系统等功效必须渗透到HRIS体系之中。2、基本信息模块：组织结构信息（支持虚拟组织建立、维护等）、员工个人基本信息、人力资源管理方面规章制度查询。3、战略模块：企业战略与人力资源战略结合、人力资源规划（人力资源需求和供给预测）。4、企业人力资源管理实践模块：招聘与甄选、培训与开发、绩效管理、薪酬管理、员工关系管理（社会保险及商业保险、考勤〈包含休假〉、劳动协议管理〈转正、离职、辞退、退休等〉、劳动争议处理）、人力资源调配管理（升职、降职、轮岗等）。5、报表管理模块（HR会计）：工资报表、社会保险报表、劳动协议报表等。人力资源信息管理系统知识讲解第10页HRIS举例（1）薪资福利预算选拔培训其它有权使用人或部门数据信息库行动方案与报表计算机程序信息输入绩效评定、、、、信息取得和存取异地或远程终端管理者人事部门人力资源信息管理系统知识讲解第11页HRIS举例（2）培训成绩申请表信息（聘用后数据）工作业绩汇报人事变动资料工资名单数据辞职、辞退数据医疗、事故统计个人偏好潜力评价处罚资料人力资源信息系统输入数据（类型）输出数据（类型）酬劳报表安全和健康报表职员福利统计人力资源开发报表变动和旷工统计人力资源计划技能贮备管理人才贮备总裁报表战略计划经营计划生产计划营销计划财务计划人事计划人力资源规划人力资源信息管理系统知识讲解第12页HRIS建立前沟通

建立人力资源信息系统，事先要进行周密策划，包含清楚地说明目标，充分地分析系统要求，并认真研究细节。应该尤其强调是：要帮助管理者和全体员工了解什么是人力资源信息系统，其用途是什么，它将怎样有利于企业等等。还要强调是，假如得不到将受到新系统影响那些人全力支持与合作，几乎是不可能成功。人力资源信息管理系统知识讲解第13页HRM业务职能需求书写流程1、各业务模块工作流程2、各业务模块所要到达目标3、各模块详细业务分解（1）基本信息搜集（2）信息处理：输入、存放、计算、查询、统计分析、各种报表产生等（3）数据进、出接口（4）数据管理权限、审批流程、预警系统等人力资源信息管理系统知识讲解第14页实施HRMIS思绪1、分步、分模块实施：先从集团开始，然后到经典子企业，在到各子企业以及海外分支机构；详细实施模块要结合企业现阶段人力资源管理水平，先实施能满足当前人力资源管理水平业务模块，然后在此基础上提升实施其它人力资源管理模块。2、集团层次实施模块能够和子企业实施模块不一样，如招聘模块，子企业普通应用极少，而集团层次应用就比较多，能够考虑分层和分模块相结合思绪。人力资源信息管理系统知识讲解第15页建立HRIS要详细地

考虑四个方面（1）1、系统规划：使全体人员充分了解人力资源信息系统概念；考虑人事资料设计和处理方案；作好系统发展时间进度安排；建立起各种责任制和规划制度等。2、系统设计与发展：分析现有统计、汇报和表格，以确定对人力资源信息系统中数据要求；确定最终数据库内容和编码结构；说明用于产生和更新数据文件保留和计算过程；要求人事汇报要求和格式；决定人力资源信息系统技术档案结构、形式和内容；确定计算机制作员工工资福利表格式及内容等要求；确定工资和其它系统与人力资源信息系统接口要求。人力资源信息管理系统知识讲解第16页建立HRIS要详细地

考虑四个方面（2）3、系统实施：考虑当前及以后系统使用环境以找到潜在问题；检验计算机硬件结构、所用语言和影响系统设计软件约束条件；确定输入—输出条件要求、运行次数和处理量；提供相关实际处理量、对操作过程要求、使用者教育情况及所需设施资料；设计数据输入文件、事务处理程序和对人力资源信息系统输入控制。4、系统评价：预计改进人事管理成本；确定关键管理部门人员对信息资料有何特殊要求；确定人们对补充特殊信息要求；对与人力资源信息系统相关组织问题提出提议；提出确保机密材料安全提议。人力资源信息管理系统知识讲解第17页HRIS资料秘密安全办法1、确保全部使用者在离开个人电脑以前—哪怕甚至是仅仅离开一个很短时间—都加上锁。2、提醒使用者不把他们口令给任何人。3、在一个有规律基础上改变口令。4、确保当前和替换拷贝、资料档案、软件和打印输出都恰当地被控制在这种程度—只有被授权