秘书学课件-办公室管理

秘书学第五章办公室管理一、办公室管理的意义和内容（一）意义有利于提高工作效率和质量；有助于确立单位良好的社会形象；有利于改善或克服“办公室综合症”。（二）办公室管理的内容1、办公环境的布局与布置；2、各种办公环境因素的控制；3、办公设备的管理。二、办公环境的布局与布置办公环境包括：领导的工作单元；秘书的办公单元；接待与开会的场所。（一）办公环境的布局1、办公室布局分室型：又叫封闭型或小办公室型，即秘书和领导各自有单独的办公空间，彼此相邻。一般为15到20平方米的房间。同室型：又叫开放型或大办公室型，即秘书和领导在同一间办公室工作。一般多为100至200平方米的大厅。分室型的优势：一是领导和秘书都有单独的办公空间，有利于工作效率的提高。二是便于建立秘书的挡驾制度。三是有利于领导展开某些机要性的活动。分室型的不足：在工作流程上会有倒退、交叉；不利于办公设备的共享。同室型的优势：一是空气流畅，空间相对宽敞，采光好；二是便于工作中互相配合，能有效地提高工作效率；三是使用办公设备相对独立，又便于联系，还节省空间；四是便于领导监督下属的工作；五是可以避免工作中不必要的倒退和交叉。同室型的不足：不利建立挡驾制度；不利于领导展开某些机要性的活动；不利于某些文件、资料的保密；（二）办公室的布置1、采用一大间办公室，对于光线、通风监督、沟通，比采用同样大小的若干小办公室为优。2、使用同一大小的桌子，可增进美观，并促进职员相互平等感。3、使同一地区的档案柜与其他柜子的高度一致，以增进美观。4、采用直线对称的布置，避免不对称，弯曲与成角度的排列。5、工作流程应成直线，避免倒退、交叉与不必要的文件移动。6、相关的部门，应置于相邻的地点，并使性质相同的工作便于联系。7、将通常有许多外宾来访的部门，置于入口处，倘不可能进，亦应规定访客须知，使访客不致于干扰其他部门。8、将饮水机、公告板置于不致引起职员分散心力及拥挤之处。9、应预留充分的空间，以备最大工作负荷的需要。10、应使工作方便工作者，而非工作者方便工作，并使工作者的移动，减至最小限度。11、主管座位位应于部属座位之后方，使主管易于观察工作地点发生的事情。12、使全体职员的座位面对同一方向，不可面对面。13、自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。14、勿使职员面对窗户，太靠近热源或坐在通风口上。15、采用不透明的玻璃当隔断。16、装设充分的电源插座，使办公室设备与机器够插用。17、将需要使用的嘈杂设备与机器的单位，进行防声处理，以避免影响工作。18、常用的设备与档案，应置于使用者附近。19、档案柜可背对背放置，也可置于墙角。20、倘若可能，应设置休息处，作为公余休息、自由交谈及用午膳处。（三）接待室、会议室的布局

接待室作用：一是出于礼貌；二是便于接待；三是便于保密。接待室不必过大，能放置二至三套沙发，同时能接待七八位客人即可。会议室视单位规模而定，一般以容纳二三十人开会为宜。接待室和会议室除桌椅、沙发、茶几之外，应比办公室讲究一些。三、办公室各种环境因素的控制（一）整洁一是要保持物体表面的清洁；二是保持物体的有序性。整齐有序的方法1、把废弃不用的办公用品彻底清除；2、报纸、文件、资料、书籍、杂志要有序排放；3、各种小件办公用品按功能分类，同类物品相对集中，固定在某一位置上；4、办公桌上不宜放置相片架和其他小玩意，要尽量显得简洁。（二）安静办公室噪音来源：一是室外噪音；一是室内噪音。防止和减少室外噪音的方法1、选址恰当；2、办公室的装饰材料要有隔音功能。控制室内噪音的方法1、自觉减少人为噪音；2、减低设备的噪音。（三）适宜的光线、空气和温湿度1、适宜的光线：自然光源和人工光源2、清新的空气；3、舒适的温湿度。（四）安全办公环境安全的内容1、人员的安全；2、财产的安全；3、避免火灾。常见的办公室安全隐患1、地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如离开办公室前不锁门；2、室内光线不充足，温度过高或过低，噪音大；3、办公家具的隐患：电脑键盘过高，难以用正确的姿态操作；4、办公设备及操作中的隐患，如电线磨损；5、工作中疏忽大意造成伤害的隐患，如站在带轮子的椅子上举放物品；6、火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头，灭火器前堆放物品。办公室的潜在安全隐患1、过度拥挤；2、办公家具和设备摆放不当；3、拖地电话线或者电线；4、档案柜、文件柜等挡了通道；5、家具或设备有突出的棱角；6、楼梯踏步破旧或损坏；7、楼梯上没有扶手或扶手已损坏；8、地板打滑。8、文件柜顶端堆放过多东西；9、在不会操作和没有指导的情况下使用设备；10、设备陈旧或破损；11、电路负荷太大；12、设备从桌上掉下来；13、抬举重物；14、安全出口被堵塞；15、许多废纸堆在办公室一角。对策一、要确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全检查；二、发现隐患，在职责范围内排除或减少危险；三、如果个人职权无法排除危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决；四、将异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录。四、办公设备和用品的管理（一）办公用具的种类1、办公室文具2