糖业公司文件及档案管理办法

文件及档案管理办法（一）文件管理制度1、建立文件发放台账。接收文件单位负责人要签字。该传达的要按要求及时传达。2、任何部门和个人不经允许不得复印正式发行的文件和资料，若因使用不当、遗失、或发现文件资料有缺页、破损、字迹模糊等现象，一次对部门主管和资料专管人员每人罚款30元。因以上原因需要修改、补发的，由文件使用部门提出申请向发放部门申请补发，由发放部门在收发记录中注明原因，破损文件收回，按照程序予以销毁。3、任何部门和个人不得在正式发行的文件及资料中任意涂改和书写任何文字、记号等，必须保持与存档的正式文件一样完整、干净，否则罚款30元。4、公司正式发行的文件电子版本及印刷材料一律不准外传，一经发现对责任单位主管罚款200元，同时工资下调一级，对当事人作停岗或待岗处理。5、各类文件根据分类，必须按照以上规定程序进行申请、撰写、审批、收发、登记，否则发现一次对责任单位负责人罚款50元。（二）会计资料的整理归档1、当月生成的相关会计资料，财务相关岗位人员在月底应分类整理齐全，并做好移交、归档，以防丢失。2、对不完善的会计资料，相关业务岗位人员应做好会计资料的催要、归档，使会计资料达到完整。（三）客户档案1、客户信息包含客户公司详细名称、公司地址、负责人、联系电话。2、客户信息资料由客服部档案员管理，客户信息资料一户一册，建立电子台帐，并经系统负责人核实。3、客户信息档案管理员对新增客户存档备案做到不漏项、不重复，否则，一例罚当事人20元。4、客户信息需要增添或改动，按客户提供的资料改动，客户信息混乱者，一次罚责任人10元。（四）档案管理制度1、档案室接收各部门移交的档案必须认真验收，并办理交接手续，并严格检查，如因交接手续不齐全、检查不认真造成的档案归档材料不完整者，每发现一次罚档案管理员20元。2、存放档案必须有专用柜架和专用档案盒，应按照类别和相应次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。否则，罚档案管理20元。3、按类别和次序编制目录和索引，以便于快速查找，无目录和索引者罚20元。每个档案盒的外面应标明内装文件的份数、类别名称等，字迹要工整、清晰，否则，发现一处罚20元。4、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜。5、存放胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在合适柜内。否则，罚20元。6、每月对档案室进行一次安全检查，按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体八防要求，及时排除档案保管中的安全隐患。无上述预防措施者罚50元。7、每年要对归档档案进行一次全面整理，认真核对，做到帐物相符，对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施。如因措施不力造成档案损坏者，罚档案管理员100元，情节严重者对档案管理员做待岗处理。8、档案室应配置调控温、湿度的设施和设备，符合档案安全存放的温度、湿度条件。（五）档案保密制度1、档案管理人员必须严格遵守职业道德、遵纪守法、保守本企业的机密。2、档案管理人员应适当区分文件的密级并划分范围，采取保密措施，对不同密级范围的档案采取相应的保管措施和借阅制度。3、档案管理人员不得私自将秘密文件、档案资料带出档案室，未经批准，不得将秘密档案、资料给无关人员阅读。在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。4、外单位需查阅机密以上档案须经公司总经理批准。5、不得与无关人员谈论涉密档案内容。6、经批准销毁的档案材料和不需要归档的文件，应指定专人进行销毁，销毁机密文件应登记造册，并有人负责监督销毁。否则，罚档案管理员100元。7、发现档案材料有丢失、损毁情况，档案管理员应及时向有关领导报告，采取必要的补救措施。8、违反上述保密规定而造成泄密者，罚档案管理员100元，严重者予以待岗处理。（六）档案鉴定销毁制度1、成立档案鉴定工作小组，由分管负责人、档案管理员和相关人员组成。2、各部门在文件材料归档时，应根据《档案保管期限表》，准确区分档案的保管期限。3、对保存期限届满的档案，先由档案管理员进行初步鉴定，提出鉴定意见，交档案鉴定小组审定。4、对经过鉴定小组审定应该销毁的档案，由档案管理员写出鉴定报告，连同档案销毁清册报总经理批准后销毁。5、销毁档案，应指定二人以上进行监督销毁。档案销毁前，监督人应认真核对要销毁的档案与销毁清册，档案销毁后，监督人应在销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期。6、销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现泄密或对单位造成损失的，按有关规定进行处理。7、档案销毁后，应将销毁清册，鉴定形成的材料及领导批示等，一并整理存入全宗卷，永久保存。8、如因违反上述档案销毁程序，给公司造成损失者，根据情节轻重对责任人处以相应的罚款，严重者予以停岗、待岗处理。（七）档案借阅制度1、借阅档案须办理登记手续，保密的档案须履行相应的手续经主管领导批准后方可借阅。2、档案一般不外借，原则上只能在档案室内查阅，因特殊情况需要将档案材料带出档案室的，须严格履行手续。确须外借的档案，须分管负责人同意，按时归还。3、所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案进行更改或涂写。对借阅档案时造成的档案丢失、损坏或泄密的，要追究当事者责任。4、借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。5、摘抄或复印档案材料的有关内容，须按有关规定，经主管领导批准后方可复制或摘抄。6、外单位人员借阅，须持有所在部门介绍信和本人工作证，并按规定办理有关手续，须经总经理批准，并按时归还。7、违反档案借阅制度和程序者，对档案管理员据情节轻重给予批评教育，严重者予以停岗、待岗处理。（八）归档制度1、归档文件材料的范围：凡是反映公司工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。具体包括：1.1各种质量手册。1.2各种程序文件。1.3各种规章制度。1.4各类图表、附件、记录、技术资料等。1.5各种证书、音像资料、重要的文字等。1.6公司“股东会、董事会、监事会”决议及相关资料。1.7其它与企业发展有关的各类文件等。2、归档文件材料的要求2.1归档文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。2.1归档文件材料要完整、系统、准确。2.2归档文件必须是原件。2.3保持归档文件材料之间的历史联系，区分不同保管期限，分类、编目。2.4文件材料的归档必须办理移交手续。3、归档文件材料的时间3.1各单位将应归档的资料每月20号前，由各职能部门负责人审定后，移交档案室。3.2项目建设文件材料应在项目竣工验收后当月归档。3.3外购设备的随机文件，在设备开箱验收后即应收集归档。3.4在设备安装、调试、使用、维修、改