HSE体系文件的结构及编写

-.-.-可修编-可修编.E概述〔1〕建立体系的过程就是结合企业性质和特点，将标准具体化为企业的安康、安全与环境治理文件是企业实施安康、安全与环境治理的规。HSE治理体系文件的构造参照ISO10013A的描述和体系设计案中文件层次的开发，HSE治理体系可分为三个层次，即：治理手册〔A层文件〕；程序文件〔B层文件〕；支持性文件〔C层文件〕；建议企业可以与ISO9000系列、ISO14000系列相符的现行治理体系，作为HSE治理体系的根底。可以在治理体系文件面实行HSE与质量和〔或〕环境的一体化。这样做可使质量治理体系文件、环境治理体系文件和HSE治理体系文件具有完整性，避开重复，便于实施治理。但是鉴于目前大多数企业落后的安康、安全与环境治理的现状，同时为了加强安康、安全与环境意识，突出重点，在建立HSE治理体系的初期仍建议企业编制独立的HSE体系文件。编写体系文件的原则写你要做的，做你所写的，记你所做的。即：标准要求的要写到，文件写到的要做到，做到的要有效。文件写完后确定要下发争论和修改，到达所写即所做。编写体系文件的根本要求1〕系统性企业应对其HSE治理体系中承受的全部要素、要求和规定，系统条理地制定各项针和程序；全部文件应按统一规定的法编辑成册；各层次文件应涉及HSE治理体系一个规律上独立的局部；各层次文件应做到接口明确、构造合理、协调有序。2〕法规性体系文件应在总体上遵循SY/T6276-1997标准，以及或上级有关法规要求；文件一旦批准实施，就必需认真执行；文件修改只能按规定的程序进展。3〕协调性体系文件的全部规定应与组织的其他治理规定相协调；体系文件应与有关技术标准、规相互协调。体系文件之间应相互协调。4〕见证性体系文件作为客观证据〔适用性证据和有效性证据〕治理者、相关、第三审核机构HSE对于审核来讲，HSE治理体系文件可作为以下面的客观证据。5〕惟一性①危急因素、环境因素已被识别；②有关活动的程序已被确定并得到批准；③有关活动处于全面的监视检查之中；④程序处于更改把握之中；⑤对一个企业，其HSE体系文件是惟一的理解；⑥通过清楚、准确、全面、简洁扼要的表达式，实现惟一的理解；⑦决不允针对同一事项的相互冲突的不同文件同时使用。6〕适用性①体系文件应依据企业规模、生产活动的具体性质实行不同的形式；②任体系文件都应依据标准的要求和企业的实际；③全部文件规定都应在实际工作中能得到有效的贯彻；④体系文件的详略程度应与人员的素养、技能和培训等因素相适应。体系文件编写的式自上而下依次开放式〔本文承受的式〕按承诺、针目标、治理手册、程序文件、作业文件的挨次编写，这有利于上一层次文件伴随着反复修改。自下而上的编写式按根底文件、程序文件、治理手册的挨次编写，这适用于原治理根底较好的企业，但如无总体设计案指导易消灭混乱。从程序文件开头，向两边扩展的编写式先编写程序文件，再开头手册和根底性文件的编写，实质是从分析活动，确定活动程序开头，有利于标准的要求与企业实际严密结合，也可缩短文件编写时间。EE治理手册编写〕HSE“索引”，对HSE治理体系的建立与运行的有特别意义，是HSE治理体系中的A层文件。治理手册在深度和广度上可以不同，取决于企业的性质、规划、技术要求及人员素养，大多数企业为了便于治理仍把治理手册、程序文件分开。1．HSE治理手册编写要求手册是政策性文件，应写清楚承诺、针和目标；手册应强调宣传性，便于公众承受，不侧重于操作性；手册力求简明，把主要把握环节描述清楚即可，不必写得太冗长。2．HSE治理手册的目的〔但不仅于此〕描述的企业的承诺、针和目标、程序和要求，呈现企业HSE治理体系重点解决的问题；总体描述和实施有效的HSE治理体系；向企业各级治理者呈现企业安康、安全与环境治理的总框架；明确各部门的职责与相互关系；HSE治理体系状况转变时，保证体系及要求的连续性；向各级治理人员供给查询所需文件与记录的途径；按HSE治理体系的要求和相应法培训人员；为审核HSE治理体系供给文件依据；供给改进的常规把握，促进治理活动；对外介绍HSE治理体系；证明其自身HSE治理体系符合合同中的相关规定。3．HSE治理手册编写前的主要预备工作确定承诺、针和目标；确定治理手册构造；职能完善和职责、权限确实定；资料收集与分析；落实手册编写的工作组织；制定编写手册的工作打算。4．资料的收集与分析1〕需要收集的主要资料企业机构现状；各部门职责和权限现状〔各部门确认的〕；各部门需要解决的工作接口问题和其他问题；现有的各种技术标准、规以及呼部门执行状况的说明；现有各种治理制度和作业程序以及各有关部门的执行状况的说明。2〕资料分析评价现有机构及职能是否完善，列出需完善的职能清单；评价工作接口现状，列出需争论、了解、解决的工作接口问题的清单；评价现有治理文件和作业文件的有效性，提出需增加、调整或作废的文件案。5．职能的完善和职责、权限确实定现有部门的职责和权限的调查；列出需要调整或补充的职责和权限的清单；提出调整或补充职责和权限的议案；有关部门争论，提出修改意见；由企业最高治理层争论打算；公布有关明确职责和权限的文件。6．落实手册编写的组织工作最高领导层有效介入，以便解决重大问题及跨部门的问题；各部门领导应参与手册的争论和审查，以便了解对本职工作的要求；应有一个生疏标准、生疏企业实际、责任心强，文笔好的统稿人。7．HSE治理手册的构造与容封面：①企业名称；②企业标准编号；③手册标题；④符合标准的版次；⑤手册的发行版本、手册编码、手册发放把握号。批准页：是最高治理者批准公布实施的命令，含最高治理者签字、批准公布日期和实施日期，声明手册是HSE治理体系的纲领性和证明性文件，是全体员工必需遵守的法则。、地理围和应用领域。名目：应列出手册各章、节的题目和页码，包括章、节、主要附录等。企业的概况：至少应涉及单位的名称、地址及通讯法。也可包括如生产经营、地理位置、主要背景、历史和规模等。手册说明，涉及手册本身的信息应包括：①现在公布或有效版本的编号，公布日期或有效期及相应容；②简述手册确实认和保持，明确容的审核人和审核期，更改和批准手册的授权人，可包括的审定法③简述标识、分发和把握程序，是部使用，还是可以对外，是否含有XX容；④负责手册实施人员的批准签字。术语和定义：手册应尽量使用公用术语和定义，但需要时可依据本企业实际规定不同含义的词，或对特定术语规定特定含义；承诺：明确提出企业的承诺，明确承诺的提出、评价、审定与监视程序。针和目标：明确提出企业的针和目标，针目标由最高治理者组织制定，并签名批准公布执行。明确针和目标的筹划、提出、评价、公布、实施与考核评审。组织机构、职责和权限：明确本企业部机构设置〔可给出企业机构图〕、各职能部门职责权限〔可给出职责安排图〕、隶属工作关系。HSE治理体系要素描述：是对HSE治理体系七大要素和涉及的形成文件的HSE治理件编号和名称。支持性资料附录：该附录可含有支持手册的资料，包括程序文件一览表，作业文件一览表，HSE记录一览表和手册更改记录表，HSE治理案清单，重要危急，危害与环境因素清单，在用法律、法规、标准名目等。8．手册的批准、公布和把握手册公布前，手册编写责任人应对手册的风格、容、格式、职责与接口进展审查；进展评定和评论。然后批准发行，并在全部文件中标出标准的识别标记。经批准的手册容发放的方法应保证全部使用者都能适当使用，按序列号为承受者提供文本能保证合理发放和把握，治理部门应保证企业每个使用者生疏手册中与其有关的容。应规定手册编制、把握和更改的方法。文件发行和更改把握对确保手册容格经过审批是至关重要的。EE程序文件编写按GB/T6583〔ISO8402〕将程序定义为：“为进展某项活动所规定和途径”。就是为了完成HSE来做；时、地以及如做；应承受什么材料、设备和文件；如对活动进展把握和记录。其容是描述实施HSE治理体系要素所涉及到的各职能部门的活动，是HSE治理体系文件构造中的B层文件。程序文件的作用和要求程序文件是对那些产生安康、安全与环境影响的活动进展筹划和治理所用的根本文件，是治理手册的支持性文件。每一个程序文件都应包含HSE治理体系中的一个规律上独立的容，可能是标准的一中规定。程序文件的有效实施才能表达HSE治理体系的功能，因此，程序文件的容和要求要活动容和对执行活动人员的水平、力气、技术与培训所到达的程序。程序文件实质是企业治理中科学的治理制度，是法规性文件，要强制执行，因此程序文件就有可操作性和可检查性。程序文件编写的5W1H原则What〔做什么〕；Who〔谁做，谁检查评价〕；Where〔在哪里做〕；When〔什么时候做〕；Why〔为什么做〕；How〔怎么做，依据什么，用什么法〕。3．程序文件编写前的预备编制程序文件明细表；现行文件的收集与分析；编制体系文件编写大纲；职能完善和职责、权限确实定；落实程序文件编写的工作组织。4．对现行文件的收集和分析收集企业现行的各种企业标准、制度和规定等文件，其中很多具有“程序”性质，但也都有其缺乏之处，应当以HSE治理体系有效运行为前提，以程序文件的要求为尺度，对这些文件进展一次清理和分析，摘其有用，删除无关，按程序文件容及格式要求进展改写。企业假设已经建立了ISO9000质量治理体系或ISO14000HSE治理体系与这两个体系充分融合，特别是培训、文件把握、记录治理、部审核和治理评审等，ISO9000程序或ISO14000程序根底上补充为好。5．落实企业程序文件编写的工作组织建立工作组织〔HSE体系办公室〕应考虑的问题：最高领导层的有效介入，以便解决文件审核中觉察的重大问题及跨部门的问题；应有一个生疏标准，生疏各部门实际工作的，责任心强，文笔好的初审班子；应有人统一规划和统稿。6．编制程序文件明细表依据企业的HSE治理体系总体设计案，按体系要素逐级开放，制定程序文件明细表，明确件，制定打算逐步完成。一个企业程序文件的多少，每个程序的详略、篇幅和容都没有定论，但在能够把握的前提下，程序文件个数和每一个篇幅越少越好；每一个程序之间要的连接，但要避开一样的容在不同的程序之间有较大的重复。编制体系文件编写大纲依据HSE治理体系总体设计案和程序文件明细表，编制体系文件编写大纲，大纲中要明确以下容：编写工作的组织部门〔如HSE体系办公室〕。针对每一个程序文件提出文件编写把握要点。明确每个程序文件编写部门、责任人员和进度要求。明确程序文件草稿的审核修改程序：①本部门领导组织在本部门部的审核修改；②征求程序中所涉及部门的意见；③编写工作的组织部门〔HSE体系办公室〕审核修改；④高层领导统一审核修改；⑤各部门领导和专家对每一个文件进展争论修改；⑥上述过程中一个需屡次反复的过程。[例3]程序文件编写任务安排表序序号1程序文件编写部门负责人初稿完成二稿三稿承诺治理程序针和目标治理程序针和目标治理程序组织机构与员工职责治理程序资源配置治理程序力气评价治理程序培训治理程序承包评定与监控治理程序合同治理程序选购治理程序体系文件把握程序技术文件和资料把握程序记录把握程序HSE信息治理程序风险评价与治理程序设施完整性治理程序设备治理程序个〕安全治理程序环境治理程序安康治理程序变更治理程序应急治理程序工程筹划治理程序HSE监测治理程序订正和预防措施治理程序部审核治理程序治理评审程序程序文件容和格式文件编号和标题：程序文件应统一编号，以便于识别。标题应明确说明开展的活动及其特点。：为了……制定本程序本程序规定了……本程序适用于……术语：指本程序中涉及到的并需说明的术语和名词。职责：指明实施程序文件的主管部门及相关部门的职责权限、接口及相互关系。程序容：列出开展此项活动的步骤，保持合理的编写挨次，明确输入、转换和输出的容；明确各项活动的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项因素由谁干，什么时间干，什么场〔地点〕干、干什么、怎么干、如把握，及所要到达的要求；需形成记录和报告的容；消灭例外状况的处理措施等，必要时辅以流程图。相关程序、文件和记录：指出需引用的或与本程序相关的程序、文件和记录。报告和记录格式。确定使用该程序所产生的记录和报告的格式，记录的保存部门和期限，写明记录的编号和名称。程序文件应得到本活动相关部门负责人同意和承受，以及相关对接口关系的认可，经过审批后实施。程序文件的批准、公布和把握程序文件公布前：①统稿人应对程序文件的风格、容、格式、职责与接口进展审查；②各部门领导会签以确认程序文件中的职责、权限、接口式和活动原则；③由最高治理者进展最终审查、批准发行；④在全部文件中标出标准的识别标记，加盖“受控文件”标识。经批准的程序文件的发放方法应保证全部使用者都能适应使用，按序号为承受者供给的容；[例4]某油公司体系文件把握程序1围为了确保各生产经营单位都能得到有效的HSE文件版本，制定本程序。本程序规定了体系文件的编制、发放、更改与的把握方法和要求。本程序适用于**油公司，HSE体系文件把握。2术语本程序承受SY/T6276-1997规定的术语。3职责HSE办公室是本程序的归口治理部门，负责治理手册和程序文件的把握治理。各部门负责相关HSE支持性文件的把握治理。4程序容体系文件的把握围体系文件的分级治理：a〕治理局体系文件按本程序进展把握；b〕各二级单位负责各自HSE体系文件的把握治理。体系文件的层次和把握。a〕体系文件分为三个层次：HSE治理手册；程序文件；支持性文件。b〕体系文件的把握：体系文件分为受控文件和非受控文件，分别加盖“受控文件”和“非受控文件”印章。HSE治理手册，用于对外联系业务时，加盖“非受控文件”印章，不作跟踪治理。治理局部使用时，加盖“受控文件”印单间，列入受控围。程序文件和作业文件，必需加盖“受控文件”印章。体系文件持有者应妥当保管，不得涂改、损坏、丧失。不准以任式向外单位供给或沟通。体系文件的编制HSE治理手册由HSE办公室编写。程序文件、支持性文件由HSE办公室组织有关部门编写。体系文件的审批HSE治理手册、程序文件由HSEHSE委员会审核通过后，治理局局长签发公布。支持性文件由编写部门负责人审查，HSE办公室审核，部门正职或主管副局长批准公布。体系文件的发放HSE治理手册和程序文件的发放，由HSE办公室统一治理。支持性文件的发放由有关部门治理，HSE办公室备案。a〕对体系文件加盖“受控文件”、“非受控文件”把握号标识；b〕负责编制“体系文件发放定额表”；c〕实施更改；d〕负责作废文件统一回收、销毁。HSE治理手册、程序文件〔合订本〕的发放，由HSE办公室按审定的定额发放。程序文件〔单行本〕的发放，由HSE办公室按审定的定额发放。支持性文件的发放，由有关部门按审定的定额发放。体系文件的更改和HSE治理手册和程序文件的修改HSE办公室组织有关部门对更改建议进展评审、报治理者代表审核，经局长批准后实施。支持性文件的更改，由主管部门提出更改意见，HSE办公室审核，经部门正职或主管副局长批准后实施。体系文件的a〕当治理局发生重大变更或文件更改屡次，体系文件需要时应有标识，第一版为A，其次版B，依次变更标识；b〕过期、作废的文件，均由文件发放部门统一收回登记，经主管部门负责人批准后销毁。保存的作废文件应加盖“保存资料”标记。相关程序、文件和记录相关程序相关文件记录EE治理作业文件编写1．作业文件的作用和要求作业文件是程序文件的支持性文件，一个程序文件可分解成几个作业文件，能在程序文件中交待清楚的活动，就不再编制作业文件；作业文件必需与承受要素的程序相对应，是对程序文件中整个程序或某些条款进展补充、细化，不能脱离程序另搞一套作业文件；、行业、企业的技术标准、规不作为作业文件，单独在“在用标准名目”中表达。在作业文件常包括活动的目的和围，做什么和谁来做，时、地以及如做，应承受什么法、设备和文件，如对活动进展把握和记录，即5W1H原则。作业文件的容是描述为实施程序文件所涉及到的各职能部门的具体活动。2．对现行文件的收集和分析企业现行的各种组织制度、规定方法等文件，很多具有治理作业一样的功能，但也都有其缺乏之处，应当以HSE治理体系有效运行为前提，以治理作业文件的要求为尺度，对这写。编制作业文件明细表依据HSE治理体系总体设计案，按体系要素逐级开放，以及程序文件的制定，制定作业同，其作业文件的多少也不尽一样。治理作业文件容和格式文件编号和标题：编号可以依据活动的层次进展编排，同一层次的作业文件应统一编号，以便于识别。标题应明确说明开展的活动及其特点。目的和适用围：一般简洁说明开展这项活动的目的和所涉及的围。职责：指明实施文件部门，职责、权限，接口及相互关系。治理容：是作业文件的核心局部。应更出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确输入、转换和输出的容，明确各项活动的接口关系、职责、协调措施，明确每个过程中各项活动由谁干、什么时间干、什么场合〔地点〕干、干什么、怎么干、如把握，以及所要到达要求，需形成记录和报告的容，消灭例外状况的处理措施等，必要时辅以流程图。更改：指明文件更改时所遵循的规定，如程序文件的更改影响该作业文件时应一起组织更改。相关程序、文件记录，指需用引用的或本作业文件相关的程序、文件和记录。报告和记录格式：确定使用该作业文件时所产生的记录和报告格式，记录的保存部门和期限，写明表格的编号和名称。治理作业文件必需操作性强，并得到本活动相关部门负责人同意和承受，以及有关部门对接口关系认可，经过审批后实施。[例5]特种设备安全治理规定1围为加强特种设备安全治理，依据原劳动部《起重机械安全监察规定》、《厂机动车辆安01/HSE5.9《安全治理把握程序》，制定本规定。本规定适用于治理局各类在用起重机械、电梯、厂机动车辆〔以下简称特种设备〕的购置、安装、修理、改造、使用、检验、监视检查和治理。2职责安全环保与技术监视处是本规定的归口治理部门。3治理容购置特种设备使用单位必需购置有省级以上劳动安全主管部门颁发的安全技术监视检验合格证书的产品。特种设备的购置必需经安全环保与技术晷处审查备案。特种设备的购置，执行01/HSE5.5.1《设备购置治理方法》。使用与治理特种设备的使用应遵守有关标准、规程和有关部门的安全治理规定。特种设备的使用必需符合以下条件：a〕经检验合格或根本合格，取得特种设备使用可证；b〕操作人员持有相应设备的特种作业人员操作证；c〕建立了设备定期维护保养、定期检查、操作规程和有关留意事项等安全治理规章制度及有关档案；无事故隐患；e〕无重大环境影响。特种设备使用单位每年应至少进展一次在用设备的全面检查，觉