文书与档案管理-第一章

文书与档案管理

余铮为什么要学习文书与档案管理文书与档案管理无时无处不在课程性质和目的适用专业：秘书、涉外秘书专业

学时：68学时性质：是秘书、涉外秘书专业必修课程。目的：梳理文书学、档案管理的必备知识，培养学生文书与档案管理的专业技能，为将来就业奠定夯实的专业基础。第一章文书与档案工作概述1.1文书与档案1.2文书工作与档案管理1.3文书工作与档案管理的组织机构1.1文书与档案1.1.1文书1.1.1.1文书的含义

文书是人们在社会实践活动中为了传递、记载信息，而形成使用的具有应用性的和特定格式的文字材料，是以文字形式处理各种事务的凭证性工具。文书定义包含以下几方面基本内容：第一、文书形成的主体可以是各种社会组织，也可以是个人。第二、文书的形成是为了特定的目的。第三、文书是用一定的形式进行信息的表达和存载。1.1.1.2文书的作用1、传递信息。这是文书的首要作用。人们制作文书的目的就是要把一定的信息传递给接受者。2、凭证依据。文书真实地记录了社会实践活动，是人们追溯历史的凭证。主体的权威性影响凭证依据

的三个因素：内容的真实性载体的合法性形成文书的两大要素——表述方式和载体有一个发展变化的过程。表述方式：

载体：文书与档案知识库绢帛、器皿、碑石、竹木简册绳结、符号、图像文字绳、岩石（竹木、壳骨等）片纸张、磁盘、光盘等结绳记事

人类在文字产生之前，常用在绳索上打结来表达意思，传递信息，处理事件。中国、古埃及、秘鲁、波斯都有结绳记事的记录。

《易经·系辞》记载：“上古结绳而治，后世圣人易之以书契。”中国云南独龙族、傈僳族、怒族、佤族、瑶族、纳西族、普米族、哈尼族和西藏的珞巴族，在中华人民共和国成立前，也仍用结绳方法记日子。傈僳族用结绳法记帐目；哈尼族借债，用同样长的两根绳子打同样的结,各执其一作为凭证;宁蒗的纳西族、普米族常用打结的羊毛绳传达消息，召集群众。

德昂族的结绳记事刻契记事契刻的目的主要是用来记录数目。因为人们订立契约关系时，数目是最重要的，也是最容易引起争端的因素。于是，人们就用契刻的方法，将数目用一定的线条作符号，刻在竹片或木片上，作为双方的“契约”。这就是古时的“契”。后来人们把契从中间分开，分作两半，双方各执一半，以二者吻合为凭。古代的契上刻得是数目，主要用来作债务的凭证。甘肃省西宁县周家寨出土的仰韶期遗址的骨契图形西双版纳基诺族的刻木记事器物铭文海内三大重器（毛公鼎大盂鼎大克鼎）之一的大盂鼎，又称廿三祀盂鼎。通高1021mm；口径784mm；腹深490mm；重153.5kg。形制为：立耳；深垂腹，腹上部饰曲折角兽面纹；足上部饰外卷角兽面纹、出脊，足下部略呈蹄形。鼎内铸有铭文19行，共291字。铭文分为两个部分，分别记载了周康王对贵族盂的训诰和赏赐。真实地反映了当时的社会状况，具有极高的史料价值。

1.1.1.3文书、公文、文件的关系文件纸质文件文书非纸质文件照片文件电子文件声像文件私人文书公务文书其他文字材料公文共同点：本质属性相同，都是沟通思想、记载事情和表达意图的一种工具。区别点：文书，常指包括文件在内的各种文字材料。文件，据2000年颁布的《档案工作基本术语》中的定义：“文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。”所以，文件除了指文字、图表等文字材料记录之外，还包括其他各种载体形式的信息记录。公文是国家机关、企事业单位、社会团体在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的文字材料。行政公文一共有13种公文。也包括一些事务性文书。所以：

文件＞文书＞公文1.1.2档案1.1.2.1档案的含义根据《中华人民共和国档案法》（1996年修订）的定义：档案是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案定义包含以下几方面基本内容：

1、档案来源和内容的广泛性。这从档案主体和涉及内容的多样性反映出来。

2、档案是有价值的历史记录。说明了文件转化为档案的两个条件：

一是历史记录，即处理完毕的文件资料。二是有保存价值，即具有历史效用。三是按照一定规律保存起来。

3、档案形式的多种多样。随着社会进步和技术的发展，档案形式日益丰富。

4、档案的本质属性是原始记录性。是对实践活动的直接记录，而不是事后编写和随意收集。案卷档案上架案例：个人档案？姓名：李宇春性别：女英文名：Chris出生年：1984年

生日：3月10日星座：双鱼座职业：歌手身高：174cm

体重：50公斤血型：A型嗜好：唱歌跳舞学校：四川音乐学院

专业：通俗演唱性格：内外兼修爱好：唱歌，跳舞，睡觉

特长：唱歌喜欢的颜色：黑，蓝喜欢的卡通片:蜡笔小新

人生信条：年轻没有失败

曾获奖项：第七届全国推新人大赛四川赛区“新人奖”首届CCTV全国校园歌手大赛四川赛区“特别奖”首届校园歌手英文歌大赛“二等奖”连任33频道音乐互动栏目两任擂主■获奖

第七届全国推新人大赛四川赛区“新人奖”

首届CCTV全国校园歌手大赛四川赛区“特别奖”

首届校园歌手英文歌大赛“二等奖”

2005年中国湖南卫视“超级女声”全国总决赛冠军网络上流传着众多明星的“个人档案”，对照《中华人民共和国档案法》有关档案的定义，思考这些“明星档案”是不是法律意义的档案？1.1.2.2档案的类别文书档案科技档案专门档案

处理公务和私人事务而形成的档案。包括党政档案、人物档案及家庭档案。记述反映基本建设及生产技术和自然科学研究活动的技术文书材料。主要有：工程设计技术档案、生产技术档案、设备档案、自然科研技术档案，以及其他专门性技术档案，如地质、水文、气象档案等。

各单位在进行专门业务工作中形成的档案，主要有人事档案、会计档案、诉讼档案、声像档案。1.1.3文书与档案的区别

文书与档案是密不可分的有机整体，文书是档案的前身，档案是文书的延续，两者具有同一性，又各具特殊性。1、文书与档案的联系

1）两者记录和反映社会实践的功用相同。

2）两者在内容和格式上完全一致。

3）两者互为因果。2、文书与档案的区别

1）两者的性质和形式不同。

2）两者的目的和作用不同。

3）两者存在和发挥效用的时间不同。华盛顿媒体报道，美国著名黑人民权运动领袖马丁·路德·金生前的手稿、书信及私人藏书将进行拍卖。报道说，7000多件留有马丁·路德·金墨迹的拍品，记录了他1946年至1968年生命中最辉煌的时间，其中包括加了批注的著名演讲《我有一个梦想》的4页马丁·路德·金的底稿底稿，还有他1964年获诺贝尔和平奖时的演说词。此外，拍品还包括马丁·路德·金的1000多册私人藏书，以及约800张学生时代用来记事的卡片。有人估计，这些资料的价值达到3000多万美元。宣统元年(1909)清朝政府修缮内阁大库，将库内档案移出，准备焚毁。学部参事罗振玉见到，遂请张之洞奏准罢焚，将档案移归学部暂管。北洋政府建立后，教育部接管这批档案并交历史博物馆筹备处管理。1921年教育部与历史博物馆以经费困难为由，将大部分档案装了8000麻袋约15万斤，以银洋4000元售给北京同懋增纸店作重造纸张的原料。1922年2月，罗振玉在市上见到纸店出售的部分档案，以1200元买回，雇人进行检理，发现不少秘稿史册，如满、蒙文的辽、金、元事例，明代有关边务战事的题本稿，清初开国要略、皇帝的硃谕批折及各国的题表等。罗遂择其珍件加以汇刊编印《史料丛刊初编》10册。

1924年罗将大部分档案以1.6万元转卖给另一清朝遗老李盛铎。李盛铎挑选了档案中一些珍异史料，将其中的6万余件献给了伪满皇帝溥仪，其余部分以1.8万元转卖给中央研究院历史语言研究所。这时档案只剩12万斤,而且十分杂乱，一部分已破烂不堪无法整理，完整者仅五分之一。历史语言研究所经整理校勘，编辑出版了《史料丛刊》和《明清史料》多种。1936年该所将部分档案携至南京，后迁往台湾。留在北京的部分档案后由中国第一历史档案馆接收。

八千麻袋事件1.2文书工作与档案管理1.2.1文书工作1.2.1.1文书工作的含义文书工作是指围绕文书的撰制、传递、处理和管理而展开的一系列活动的总称。广义上讲，它包括从文书形成直至办理完毕，单位的领导、文书人员以及其他有关业务人员、秘书人员共同参与的一系列工作。狭义上讲，文书工作专指文书人员所从事的技术性和事务性的工作。1.2.1.2文书工作的内容和要求1）文书工作的内容主要包括三大环节：2）文书工作要求