人事档案管理的规章制度

人事档案管理的规章制度一、背景制度是企业运转中不可或缺的一环，而人事档案管理又是企业管理中极为重要的一环。人事档案管理的规章制度旨在建立一套合理、完善的档案管理制度，规范员工档案的建立、保存、使用和销毁，保障公司管理的规范化、科学化和合法化，为员工的福利保障和企业的长久发展提供有力的保障。二、管理主体和管理范围1.管理主体1.1.公司人力资源部是负责建立和实施本规章制度的主体。1.2.各部门负责自己部门员工档案的建立、保存和使用，公司人力资源部进行监督和管理。1.3.公司每年将对全公司员工档案进行全面检查，检查工作由公司人力资源部负责。2.管理范围2.1.本规章制度适用于公司所有员工的档案建立、管理和使用。2.2.员工档案包括招聘过程中的个人资料、考核记录、培训记录、劳动合同及其他合同、离职手续等相关资料。三、档案的建立1.建立原则1.1.员工档案必须真实、准确、完整，且应与员工实际情况相符。1.2.员工档案应按照国家相关的法律法规和公司规定的时间和流程进行建立。2.建立时间2.1.新员工加入公司后，应在一个工作日内建立档案。2.2.员工转正后，应及时将其个人档案转入正式档案。2.3.员工离职后，应在一个月内将其个人档案进行整理归档。3.建立内容3.1.员工档案应包括：招聘申请表、个人简历、身份证、毕业证书、学位证书、工作履历表、考核档案、劳动合同、保密协议、离职证明等内容。3.2.员工档案应按照时间顺序进行归档，每一部分内容均应标明归档时间。四、档案的保存1.保存期限1.1.员工档案的保存期限应按照国家相关法律法规进行规定。其中，基本档案原则上应当永久保存，其他档案的保存期限如下：劳动合同、保密协议、考核档案等应当保存至员工离职后2年。离职证明等应当保存至员工离职后5年。1.2.档案管理部门应当在档案存续期间定期对档案进行检查和整理，确保档案完整、正确、合法。2.档案的存放2.1.员工档案应当存放在具备防火、防水、防腐、防虫等保护措施的封闭式环境中。2.2.档案室应当部署监控设备，以确保档案室的安全。2.3.不得向外借阅档案，如需查阅应由经过授权的工作人员操作。五、档案的使用1.使用原则1.1.员工档案应当按照《中华人民共和国档案法》和国家有关规定执行，严格实行保密制度。1.2.任何人未经授权不得随意查阅、复制、使用员工档案内的资料。1.3.员工有权查阅自己的档案，但不得查阅其他员工的档案。2.使用流程2.1.员工的个人档案，由该员工的直接上级管理人员负责查阅和使用，需经过授权后方可进行。2.2.公司人力资源部负责审核和授权员工档案使用。2.3.员工申请查看自己的档案时，应当经过所属部门上级领导批准，填写申请表并签字，由人力资源部门负责审核后进行查阅。六、档案的销毁1.销毁依据1.1.员工档案的销毁应按照公司相关规定进行，必须经过授权才能销毁。1.2.员工档案的删除、销毁应当遵循国家有关保密、档案工作的法律、法规的规定。2.销毁方式2.1.员工档案应当在保存期限届满后进行统一的销毁。2.2.销毁应当由专人进行，应当采用切割、碾压等方式进行销毁，保证档案不易被复原、不泄密。七、责任追究任何人都有义务遵守本规章制度，若因违反规定给公司、员工带来损失的，应当依法追究责任。在档案的管理过程中，发现问题应当及时上报公司人力资源部，