浅议机关事业单位档案管理中存在的主要问题及应对策略

浅议机关事业单位档案管理中存在的主要问题及应对策略

Summary：随着社会主义现代化进程的加快，各级政府向服务型政府的转型，各部门机构的工作也随之发生了变化。随着时代的发展，传统的档案管理手段已不能适应现代工作的需要，必须对档案管理进行调整与改革。机关事业单位的档案内容，包括社会公共事务、工作人员的经验等方面，目前，各机关事业单位正以崭新的面貌迎接新的时代，为改善一系列不合理、不科学、不先进的工作方式和形式而努力。Keys：机关事业单位；档案管理；问题；对策1机关事业单位档案管理的重要性1.1确保机关事业单位可持续发展对机关事业单位来说，档案记录的不仅仅是客观的资料，更是一个机构长期发展的证明。对各部门的档案数据进行深入的研究，有助于我们更好地把握其发展规律，为今后的工作决策提供一定的参考。同时，档案材料也是机关事业单位改革的一个重要基础。加强机关事业单位的档案管理，对维护职工权益、处理产权纠纷等具有重要意义。同时，它也为机关事业单位今后的发展方向提供了重要的依据。1.2展现机关事业单位的软实力在我国，档案管理工作是机关事业单位软实力建设的重要组成部分。机关事业单位的档案，不但记载了每个部门的决策、项目、人员的资料，而且还能完整地记载各部门的发展过程，为其营造良好的工作氛围打下坚实的基础。档案既反映了一个机构的发展历程，也反映了它的前途，它的历史价值、现实价值和未来价值是不容忽视的。1.3便于文书资料管理工作高效有序地开展文书工作在机关工作中占有举足轻重的地位，其工作的效率和质量与档案的管理密切相关。工作人员将各部门的工作开展情况、工作成效等相关信息进行整理、归纳，形成条理清晰、逻辑明确的文件，对单位内部的各种数据和信息进行全面化、集中化管理。这不仅可以推动各部门的工作有条不紊地进行，而且还可以为推动单位的内部改革提供有力的信息支撑，使改革更加规范、有序地进行，从而取得较好的效果。2机关事业单位在档案管理中存在的问题2.1档案管理意识不强在当前的形势下，很多工作人员对档案管理的认识和管理方式不够科学，管理观念也不强，这直接导致了档案管理工作的质量低下。首先，由于各业务单位职工对档案工作的认识存在误区，有相当数量的职工将档案管理视为一种单纯的工作，每天的工作就是整理、摆放、写文件，既不重视档案管理，也不配合工作。其次，由于管理人员的管理意识不够科学，在具体的管理工作中，往往忽视了档案的管理；档案是“活资源”，但没有充分利用，这对单位的长期发展是不利的。此外，由于机关事业单位的档案管理工作缺乏宣传，缺乏全员参与的基本工作态度，缺乏良好的工作氛围，给单位的管理工作造成了不利影响。2.2档案管理工作制度不健全目前，一些机关事业单位还没有建立完善的档案管理工作制度，致使档案管理工作出现流程比较混乱、责任无法落实等问题。首先，尽管参照《档案法》制定了事业单位的档案管理体系，具有一定的科学性，但是没有考虑到单位的具体情况，造成了档案管理工作的低质量。一些单位虽然已建立了档案工作制度，但由于工作人员的工作意识不强、制度缺乏灵活性，致使档案管理工作的制度形同虚设，经常发生档案工作不规范、不合理的现象。其次，由于各部门借阅档案的流程手续不够细致，往往造成档案失而复得或下落不明。此外，由于奖励与惩罚机制不健全、档案工作人员工作中存在疏忽，导致档案管理工作中存在的问题未能及时处理。2.3档案管理信息化水平低机关事业单位的档案工作信息化程度是当前制约其工作质量的重要因素之一，而其信息化程度低是当前各部门普遍存在的问题，使传统的档案工作方式与时代发展脱节，严重影响了单位的长远发展。首先，目前大部分单位还采用纸质文件管理，虽然一些单位实行了“无纸化”的管理，但是这种新型的“档案”管理模式还没有被广大职工所接受。一方面，一些档案工作者的思想观念比较古板、僵化，在日常工作中往往是死板的，对档案的操作与执行缺乏灵活性。另一方面，单位内部的资金往往用于其他主要事业，用于信息化建设的经费非常有限，而且所用的设备和仪器都很陈旧，没有及时更新，变成了一种“闲置”的东西，既浪费了经费，又没有提高工作效率，也不能满足机构的长远发展需要。另外，由于一些职工对信息化管理的认识存在偏颇，使得信息技术无法真正发挥其应有的作用。2.4档案管理人员素质较低档案管理人员的文化素质、专业能力、管理手段、价值观等都会对档案工作的成效产生一定的影响，这是制约档案工作高效发挥作用的重要因素。首先，一些机关部门缺少专职的档案管理人员，档案管理人员往往还承担了其他岗位的工作，有些没有经过专业培训，缺少对实际工作的专业理论知识，缺乏对工作的思考，工作方法不科学，经常会出现失误。其次，由于档案工作人员对档案数据的研究不够深入化，不能充分发掘档案的深层次价值，存在着效率和质量双重低下的问题，很多档案管理人员只想完成上级交代的本职工作，不想“勤研究”，也不想“多做事”。再次，由于档案管理人员的信息技术知识储备不足，现有能力不能满足档案工作信息化的需要，工作效率低，缺乏一支具有较强专业素质的档案管理队伍。3针对机关事业单位档案管理工作创新性策略3.1提升工作人员的思想意识与管理态度提高思想意识在档案管理的改革和创新中起到了很大的积极作用，而传统观念根深蒂固，要使其从根本上改变观念，推动观念的现代化。首先，由档案管理专职人员牵头，主要负责组织、策划和开展宣传工作，利用微信等新媒体进行深入宣传，并在公众号上宣传工作的必要性和重要性。机关事业单位档案管理要严格按照《档案法》和有关的法律、法规进行，同时还要经常组织培训，加强职工对档案管理的认识，积极参与、配合档案管理。其次，要消除其他业务部门职工之间的误会。比如，一些职工误以为档案工作内容简单、形式单一，可以组织其到档案局进行参观学习，通过观察专业人员的工作行为和工作内容，从根本上转变对档案管理工作的认知，使其在行动上更加配合工作。3.2制定科学的管理工作制度制度作为保证档案工作质量的准则，具有规范性和标准化的基本特征，具有一定的制约功能。为确保档案管理工作有制度可依，机关要建立健全工作制度。首先，《档案法》是机关档案管理工作的重要依据和前提。各机关事业单位因业务性质的不同，所管理的档案内容也不尽相同，各单位应根据自身业务特点和人员特点，制定出一套切实可行的档案管理体系。在修订和修改管理系统和规章时，应征求有关工作人员的意见和建议，并在本单位内部进行试行，以检验制度的可行性。其次，文件的安全直接关系到每个人、每个单位，也会带来社会问题。档案在借出过程中应妥善保存，其中既有电子文件，也有纸质文件，并对其进行定期检查，对存在的问题及时进行纠正和解决。3.3持续推进全方位、立体化的档案信息化建设信息化是时代的标志，是发展的新方向，是工作手段，是机关信息化发展的重要工具，机关事业单位信息化建设面临速度较慢的现实问题，要确保单位的信息化水平与时代发展同步，为档案管理工作提供信息化支撑。首先，把档案管理信息化工作融入到整个机构的整体发展计划中，并将其分为若干个小目标，以实现其终极目标。其次，经费是机关事业单位信息化的重要保证，为引进设备和引进技术提供了资金支持。要提高档案管理工作的信息化程度，就必须努力构建档案综合信息平台，实现档案的存储、查阅、共享等多种功能。同时，要加强对档案管理信息平台的检查、维护和更新，为档案管理工作的顺利开展创造有利条件，提供技术支撑。此外，各部门还可以通过加强协作，共享成功的档案管理经验，探索一条崭新的档案管理信息化之路，使档案的价值得到最大程度的发挥。3.4提升机关事业单位档案管理工作人员的综合素质职工的思想观念、职业素养、专业能力是单位创造价值的重要保证，是实现档案信息资源价值的重要保证，是提高职工综合素质的重要途径。首先，提高工作人员入职门槛是一个硬性的要求，要建立一个专业主管部门，防止工作中存在随意性、工作质量差等问题。在聘用专业的档案管理人员时，不仅要考察其专业技能，还要考察其责任心和对机关工作的理解程度。其次，要加大对档案管理工作人员的培训力度，从技术、信息两方面入手，聘请档案管理方面的专家到单位进行培训，同时借鉴国内外先进的档案管理经验，结合自身实际情况进行改革。结语综上所述，规范和有效地进行档案管理，是保证机关工作顺利进行的重要保证。机关事业单位领导干部要突破传统观念的桎梏，正确认识档案管理工作的重要意义，完善档案管理制度，推动档案管理信息化建设，加强档案管理队伍建设，保证档案管理工作高效优质开展，从而促进机关事业单位内部各项工作稳步推进。Reference[1]王高航.机关事业单位人事档案管理信息化路径研究[J].兰台世界,2023(01):76-78.DOI:10.16565/ki.1006-7744.2023.01.17.[2]魏贵华.关于标准化助力机关事业单位基建档案管理的思考[J].中国标准化,2023(01):138-140+150.[3]耿颖.机关事业单位财务档案信息化管理问题及策略探讨[J].商业观察,2022(34):57-60.[4]齐宏.新时期机关事业单